Chương 4. Thực trạng chuyển giao tri thức tại ELCA
4.5 Lựa chọn phần mềm hiện thực
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ việc hiện thực kho tri thức. Các phần mềm này được chia thành hai nhóm gồm: nhóm các phần mềm thương mại và nhóm các phần mềm mã nguồn mở. Do không khóa luận này không được hỗ trợ về tài chính nên nhóm phần mềm mã nguồn mở sẽ được xem xét. Idealware là một tổ chức phi lợi nhuận chuyên thực hiện những nghiên cứu kỹ lưỡng và khách quan về những phần mềm để giúp các tổ chức đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm khôn ngoan nhất.
Theo Idealware (2010) thì bốn phần mềm mã nguồn mở hỗ trợ quản lý nội dung thông dụng nhất trên thế giới gồm: WordPress, Joomla, Drupal và Plone.
Phương pháp được dùng để lựa chọn phần mềm là phương pháp xử lý phân tích phân cấp AHP (Analytical Hierachy Process). AHP là phương pháp định lượng giúp lựa chọn phương án tối ưu dựa trên các tiêu chuẩn cho trước. Mỗi phương án của bài toán quyết định đa mục tiêu này sẽ ứng với mỗi phần mềm mã nguồn mở trên đây. Dựa vào tài liệu đánh giá và xếp hạng phần mềm của Idealware (2010), tác giả đã cùng trưởng phòng IT tiến hành lựa chọn những tiêu chí đánh giá phù hợp nhất với bối cảnh của phòng IT. Kết quả thu được là có ba mục tiêu để đánh giá bao gồm: tính dễ sử dụng, tính hữu dụng và đặc tính kỹ thuật. Trong mỗi mục tiêu đánh giá này sẽ còn có những tiêu chuẩn đánh giá thành phần. Sơ đồ các mục tiêu đánh giá được mô tả như hình 4-3 ở trang kế tiếp.
Hình 4-3: Các mục tiêu đánh giá phần mềm mã nguồn mở
Tỷ số sắp hạng các tiêu chuẩn do nhà ra quyết định thiết lập mà cụ thể ở đây là do trưởng phòng IT quyết định. Tính hữu dụng được đánh giá cao nhất vì trưởng phòng IT rất coi trọng tính ứng dụng thực tiễn của kho tri thức. Yếu tố tính dễ sử dụng quan trọng hơn so với đặc tính kỹ thuật vì trưởng phòng IT quan tâm tới sự tiện lợi và dễ dàng trong việc tương tác, quản lý công cụ. Đặc tính kỹ thuật không đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm vì trưởng phòng IT hoàn toàn tin tưởng vào khả năng cài đặt, cấu hình và vận hành phần mềm của các nhân viên IT trong phòng - những người sẽ trực tiếp đảm đương nhiệm vụ xây dựng kho tri thức về mặt kỹ thuật. Bảng 4-3 dưới đây minh họa cho kết quả đánh giá mức độ ưu tiên cho các đặc điểm so sánh do trưởng phòng IT quyết định.
Bảng 4-3: Bảng so sánh mức độ ưu tiên các đặc điểm so sánh
Đặc điểm so sánh Tính dễ sử dụng Tính hữu dụng Đặc tính kỹ thuật
Tính dễ sử dụng 1 2 2
Tính hữu dụng 1 2
Đặc tính kỹ thuật 1
Đặc điểm so sánh Dễ quản lý công cụ Dễ chỉnh sửa nội dung Giao diện linh động, rõ ràng
Dễ quản lý công cụ 1 2 1
Dễ chỉnh sửa nội dung 1 3
Giao diện linh động, rõ ràng 1
Đặc điểm so sánh Cấu trúc trang web linh động
Chức năng web 2.0 và
kết nối cộng đồng ảo Hỗ trợ vai trò người dùng và dòng công việc
Cấu trúc trang web linh động 1 2 2
Chức năng web 2.0 và kết nối cộng đồng ảo 1 2
Hỗ trợ vai trò người dùng và dòng công việc 1
Đặc điểm so sánh Tính
bảo mật
Dễ dàng cài đặt
Dễ dàng cấu hình
Khả năng mở rộng và tích hợp
Hỗ trợ từ cộng đồng người dùng mã nguồn mở
Tính bảo mật 1 5 4 2 2
Dễ dàng cài đặt 1 1 2 1
Dễ dàng cấu hình 1 2 1
Khả năng mở rộng và tích hợp 1 3
Hỗ trợ từ cộng đồng người dùng mã nguồn mở 1
Dựa vào bảng so sánh các đặc điểm của 4 phần mềm (xem phụ lục 3), tác giả tiến hành nhập dữ liệu ưu tiên cho mỗi đặc điểm (xem phụ lục 4) và giải bài toán. Hình 4-4 dưới đây mô tả mức độ quan trọng của đặc điểm so sánh giữa các phần mềm được lượng hóa bằng phần mềm Expert Choice.
Hình 4-4: Giải bài toán bằng Expert Choice
Các tiêu chuẩn được đánh giá dựa trên các đặc tính so sánh, mức độ ưu tiên do các nhà ra quyết định lập. Kết quả giải bài toán như hình 4-5 bên đây. Phần mềm Plone với điểm số cao nhất là 0.91 đã được lựa chọn để hiện thực kho tri thức.
Hình 4-5: Kết quả lựa chọn Tóm tắt chương
Công ty ELCA Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm hoạt động theo hình thức dự án. Phòng IT có nhiệm vụ hỗ trợ cho các dự án.
Vấn đề chuyển giao tri thức hiện tại ở công ty nói chung và ở phòng IT nói riêng là:
Chưa có công cụ hỗ trợ lưu trữ, đăng tải và chia sẻ một cách an toàn, tiện lợi.
Việc truy cập, tương tác với tri thức khó khăn và tốn nhiều thời gian.
Lãng phí thời gian giải quyết vấn đề cũ do tri thức chưa được chuyển giao.
Công cụ CNTT được lựa chọn phải có các đặc tính sau: hỗ trợ chia sẻ và phân phối tri thức giữa các nhân viên IT, cung cấp một nơi lưu trữ tài liệu tập trung và thống nhất, nội dung được lưu trữ phải thiết thực và gắn với công việc của nhân viên IT.
Tổng hợp những phân tích về đặc tính kỹ thuật trong tài liệu của Idealware (2010) và ràng buộc về quy chế hoạt động của bộ phận IT, tác giả tiến hành đánh giá phần mềm mã nguồn mở bằng phương pháp AHP. Kết quả cuối cùng là phần mềm Plone phiên bản từ 4.0 trở lên đã được lựa chọn. Plone là một phần mềm mạnh mẽ và ít lỗi vì vậy nó đáp ứng được hầu hết các nhu cầu từ đơn giản tới phức tạp.