CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT
I.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất và các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất
I.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất
Có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng của kiểm soát hệ thống sản xuất nhưng nhìn chung có các nhân tố ảnh hưởng chính sau:
- Thiết kê bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất:
+ Bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất có phù hợp với quy mô, tình hình thực tế của đơn vị sản xuất hay không, ví dụ: thông thường ở các nhà máy quy mô trung bình và lớn thì bộ máy kiểm soát thường được phân làm 3 cấp (cấp nhà máy, cấp phân xưởng, cấp tổ đội sản xuất) mới đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, còn với quy mô nhỏ doanh nghiệp có thể kiểm soát qua 2 cấp mà vẫn đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong điều hành sản xuất.
+ Những người tham gia vào kiểm soát hệ thống sản xuất có được quy định trách nhiệm, quyền hạn và chế độ ƣu đãi một cách rõ ràng không? có đủ năng lực để đảm nhiệm công việc không?
- Thiết kế các quy định trong quản lý hoạt động kiểm soát: những văn bản quy định, mẫu báo cáo liên quan đến hoạt động kiểm soát.
- Trang thiết bị kiểm soát: các trang thiết bị trong quá trình kiểm soát sản xuất sẽ giúp kịp thời phát hiện các sai lệch, trục trặc trong hoạt động sản xuất, nâng cao độ chính xác của các thông tin kiểm soát. Ví dụ nhƣ: nếu có bộ đàm, và camera theo dõi hoạt động sản xuất, người điều động sản xuất trưởng trên văn phòng có thể phát hiện và điều khiển trực tiếp với điều động viên ở phân xưởng, và ngược lại, phân xưởng có thể xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên, hoặc nếu được trang bị
máy tính, phần mềm nối mạng từ phân xưởng lên văn phòng công ty thì việc xử lý dữ liệu sẽ chính xác và nhanh chóng hơn.
- Các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất: như khen thưởng, kỷ luật: điều này rất quan trọng vì khi xảy ra sự cố có liên quan đến trách nhiệm cho đối tƣợng rõ ràng mà không đƣợc xử lý thích đáng sẽ gây phản ứng coi nhẹ cho các trường hợp khác, dẫn đến mất kỷ luật, hoặc khen thưởng không đúng mức sẽ không kích thích được tính tự giác, sáng tạo đóng góp của con người tham gia vào quá trình sản xuất sẽ tạo ra sự chây ỳ, chậm phát triển của cả hệ thống sản xuất.
- Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kiểm soát với các bộ phận khác, trong một doanh nghiệp mọi hoạt động của các bộ phận khác nhau đều có liên quan chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng thì hệ thống của cả doanh nghiệp mới hoạt động tốt đƣợc. Ví dụ: nhà máy thực hiện chậm tiến độ một đơn hàng xuất khẩu do khách quan máy hỏng đòi hỏi sự phối hợp của bộ phận xuất nhập khẩu để thương thuyết về thời gian chẳng hạn...
- Chất lượng kế hoạch sản xuất tác nghiệp, và các định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, máy móc...). Nếu không có những chỉ tiêu kế hoạch, định mức cụ thể và chi tiết thì sẽ không kiểm soát đƣợc một cách toàn diện hoặc, ngoài ra các kế hoạch, bảng định mức không đúng với thực tế làm thông tin trong sản xuất bị xáo trộn không có thước đo và kiểm soát sẽ sai lệch.
- Triển khai thực hiện hoạt động kiểm soát: có một bộ máy kiểm soát phù hợp với đầy đủ các phương tiện hỗ trợ nhưng muốn nó hoạt động hiệu quả đòi hỏi các thành viên tham gia phải thực hiện đúng quy trình công việc, làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm, phải biết xử lý tình huống một cách khoa học nhanh nhạy đòi hỏi người làm công tác kiểm soát có trình độ chuyên môn.
Sự phản ánh trung thực khi phát hiện các trường hợp gây ra lỗi, không được bao che, trốn tránh trách nhiệm cũng là yêu cầu cần thiết trong xây dựng những chuẩn mực nghề nghiệp cho bộ máy kiểm soát. Ví dụ: những kiểm soát viên cấp phân xưởng và tổ đội thường có mối quan hệ gắn bó về mặt tình cảm do cùng nhau
làm việc trong cùng một địa điểm nên họ ngại va chạm, làm mất lòng người khác dẫn đến bỏ qua hoặc bao che cho những hành vi sai phạm. Hoặc khi máy móc bị dừng, sản phẩm bị lỗi do công nhân mất tập trung làm việc thường đổi cho tình trạng máy móc không tốt và trưởng bộ phận lại bao che cho họ.[1, 19-23]
I.4.2. Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất
Muốn có một hệ thống kiểm soát sản xuất hoạt động thực sự có hiệu quả đòi hỏi phải làm tốt các yếu tố sau:
- Hoàn thiện bộ máy kiểm soát bao gồm: Hoàn thiện phân cấp trong bộ máy kiểm soát, hoàn thiện các văn bản quy định phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể cho từng cấp, từng vị trí trong bộ máy.
- Trang bị hoàn chỉnh trang thiết bị kiểm soát và hỗ trợ kiểm soát như: Hệ thống thông tin giữa các phân xưởng và văn phòng nhà máy, (điện thoại, bộ đàm).
Trang bị máy tính cho từng phân xưởng và nối mạng nội bộ nhà máy nhằm cập nhật thông tin hàng ngày. Nếu quy mô nhà máy lớn có thể trang bị phần mềm kiểm soát sản xuất, camera theo dõi công nhân làm việc, thiết bị cân đong điện tử ở phân xưởng, máy chấm công (scaner)....
- Hoàn chỉnh các văn bản quy chế, quy định của nhà máy một cách khoa học (có chế tài xử phạt rõ ràng với những vi phạm và mức thưởng tương xứng với những thành tích nổi bật).
- Đào tạo chuẩn cho đội ngũ tham gia công tác kiểm soát tại các phân xưởng:
hiểu rõ về hệ thống sản xuất, tầm quan trọng của công tác kiểm soát sản xuất để nâng cao ý thức trách nhiệm, thực hiện các báo cáo, nhật ký làm việc một cách trung thực và khoa học.
- Hoàn thiện công tác hoạch định kế hoạch tác nghiệp sản xuất, các hệ thống định mức.
- Tăng cường các hoạt động phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả kiểm soát các hoạt động sản xuất. [1, 23-25].
Kết luận cuối chương I
Chương I đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến đề tài như:
• Khái niệm về hệ thống sản xuất.
• Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát hệ thống sản xuất.
• Các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả của hệ thống sản xuất: thiết kế bộ máy kiểm soát sản xuất, các văn bản, chính sách có liên quan đến quản lý hoạt động kiểm soát hệ thống sản xuất, các trang thiết bị kiểm soát, công tác lập kế hoạch trong hoạt động sản xuất và các công tác xây dựng định mức trong hoạt động sản xuất, trình độ và ý thức trách nhiệm, kỷ luật của đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện các nhiệm vụ kiểm soát hệ thống sản xuất, mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận khác nhau trong nhà máy nhằm hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát tiến hành nhịp nhàng....
• Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất.
Đây là những nền tảng lý thuyết quan trọng để sử dụng trong quá trình nghiên cứu, phân tích các hoạt động kiểm soát trong hệ thống sản xuất của Công ty TNHH Joma Việt Nam ở chương II.