CHƯƠNG III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT CHO CÔNG TY TNHH JOMA VIỆT NAM
III. 2.4: Giải pháp 4: Hoàn thiện hệ thống thông tin kiểm soát tại công ty
Căn cứ giải pháp: Hệ thống thông tin kiểm soát tại công ty còn thiếu tính đồng bộ, có sơ hở trong quá trình truyền tin dẫn đến sai sót trong việc thu thập thông tin.
Mục tiêu giải pháp: Xây dựng hệ thống thông tin kiểm soát đồng bộ, đầy đủ tại tất cả các điểm cần thu thập và xử lý thông tin, hệ thống truyền tin nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Nội dung giải pháp: Hệ thống thông tin kiểm soát sản xuất bao gồm có cách thức thu thập thông tin, truyền tin, các phương tiện xử lý thông tin và truyền tin, nó là phương tiện hoạt động của bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất. Để có thể hoạt động tốt cần trang bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và được sử dụng một cách hợp lý nhằm đem lại nguồn thông tin trong sản xuất một cách kịp thời và chính xác, giúp các nhà quản lý kiểm soát đƣợc tình hình bao quát của cả hệ thống và có những biện pháp tác động vào nó bất cứ lúc nào cần thiết làm cho hệ thống hoạt động nhịp nhàng trơn tru đúng với kế hoạch đã đề ra.
Trước giải pháp công ty chỉ có 10 bộ máy tính, có thiết bị bán hàng POS tuy nhiên chƣa nối mạng để có thể truy cập trực tuyến, có điện thoại và máy fax số lƣợng trên còn hạn chế và chƣa đƣợc kết nối đồng bộ. Công ty cũng chƣa trang bị máy chấm công và hệ thống camera theo dõi.
Tổng hợp các thiết bị đƣợc lắp đặt trong bảng sau:
Tên Số lƣợng
Địa điểm Ƣớc tính giá thành
Mục tiêu
Máy tính kết nối internet
15 bộ Văn phòng: 06 bộ
Kho: 03 bộ Xưởng sản xuất:
01 bộ
Mỗi quán: 02 bộ
7.500 USD
Kết nối đồng bộ hệ thống bán hàng tại các quán với văn phòng. Khi đó ở văn phòng người quản lý hoàn toàn có thể theo dõi các số liệu bán hàng, báo cáo doanh thu một cách kịp thời. Đồng thời kết nối hệ thống này với kho trung tâm để thủ kho có thể theo dõi tình hình hàng hóa tại từng quán và có kế hoạch đặt hàng kịp thời.
Thiết bị bán hàng POS
04 bộ 02 bộ cho mỗi quán
8.000 USD
Máy chấm công
03 bộ Xưởng + kho:
01 bộ
Mỗi quán: 01 bộ
900 USD Kiểm soát giờ làm việc của nhân viên.
Lấy dữ liệu ra dễ dàng và theo dõi trên máy tính.
Camera kết nối máy tính
07 Bộ Xưởng sản xuất:
02 bộ Kho: 03 bộ Mỗi quán: 02 bộ
Từ 6.000 – 8000 USD
Kết nối mạng để theo dõi trực tuyến.
Chống mất cắp tại các vị trí nhƣ: thu ngân, bếp, kho...
Kiểm soát ra vào của nhân viên.
Điện Tùy thuộc yêu Nâng cao tính chính xác trong
thoại, fax, máy in...
cầu và có thể trang bị dần.
quá trình liên lạc giữa các vị trí.
Đề xuất cách thức thu thập thông tin và truyền tin trong hệ thống kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH Joma Việt Nam
Các vị trí quản lý ở các bộ phận sản xuất liên lạc với nhau qua bộ đàm, liên lạc với phòng kho qua điện thoại.
Đơn đặt hàng từ quán cà phê, ngoài đặt qua điện thoại thì nên fax hay email về kho. Nhƣ vậy sẽ tránh đƣợc tình trạng sai sót trong quá trình đặt hàng qua điện thoại.
Nhân sự Công tác chuyên môn Kiểm soát HTSX
Loại báo cáo (Và phương tiện
truyền tin)
Thời gian Quản lý
kho
-Kiểm tra báo cáo
- Phân tích thông tin, ra các quyết định chỉ đạo
Tổng hợp sản xuất (Điện thoại)
Hàng ngày Trợ lý
kho
- Nhận báo cáo từ các bộ phận - Tổng hợp báo cáo
- Nhận đơn đặt hàng từ quán và kiểm tra lƣợng hàng tồn ở đại lý bán buôn -> lên kế hoạch sản xuất
Báo cáo sản xuất tổng hợp, ngày và định kỳ
10 am 3pm
Quản lý điều hành
- Kiểm tra báo cáo
- Ra các quyết định khẩn cấp khi vƣợt ngoài tầm kiểm soát của thủ kho hay quản lý sản xuất
- Tổng hợp các báo cáo, xem xét tình hình khác thường. => Báo cáo lên cấp trên tìm hướng giải quyết.
- Báo cáo xuất nhập kho
- Báo cáo sản xuất - Báo cáo hàng hỏng sx
- Báo cáo hàng hỏng, gần hết hạn kho
Hàng ngày
Tất cả các báo cáo trước khi được gửi tới phòng kho qua mạng vi tính nội bộ phải được in ra và được quản lý kiểm tra, có đầy đủ chữ ký của quản lý, người thực hiện và người lập báo cáo. Các báo cáo được lưu tại các nơi làm báo cáo.
Lợi ích của giải pháp: Hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác, cách thức truyền tin dễ hiểu, dễ thực hiện sẽ tăng hiệu quả của các hoạt động kiểm soát hệ thống sản xuất, nhất là việc lên kế hoạch hàng ngày tại bộ phận kho và việc đảm bảo kế hoạch sản xuất tại bộ phận sản xuất. Thêm nữa việc truyền tin chính xác sẽ đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng tại các địa điểm bán hàng của công ty.