CHƯƠNG III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT CHO CÔNG TY TNHH JOMA VIỆT NAM
III. 2.1: Giải pháp 1: Hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo tại công ty
Căn cứ của giải pháp: Hệ thống sổ sách và các báo cáo của công ty TNHH Joma Việt Nam còn sơ sài, nội dung còn chƣa mạch lạc rõ ràng và nhất là chƣa thể hiện đƣợc tính thống nhất cũng nhƣ hiệu quả phản ánh tình hình sản xuất chƣa cao.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng hệ thống các báo cáo trong đó các báo cáo thực hiện phải đƣợc trình bày một cách khoa học, đầy đủ, phản ánh đƣợc thông tin cho từng cấp quản lý tránh sự trùng lặp khó hiểu, thừa thông tin.
Nội dung của giải pháp: Báo cáo sản xuất hay báo cáo xuất nhập kho là tài liệu rất quan trọng của công ty. Nó giúp cho người quản lý có thể dễ dàng thấy được hoạt động đang diễn ra trong công ty.
Hệ thống các sổ sách, báo cáo sản xuất trong công ty là các tài liệu quan trọng cho việc theo dõi, kiểm soát các hoạt động sản xuất, nó vừa là công cụ kiểm soát và vừa là bằng chứng để xử lý các phát sinh trong sản xuất. Sau đây là một số mẫu báo cáo đề xuất cho công ty TNHH Joma Việt Nam:
o Báo cáo phòng trộn bột đề xuất nhƣ sau:
BÁO CÁO PHÒNG TRỘN BỘT Ngày: ………
Mã Tên Số tồn
đầu Công thức Số sản
xuất Số xuất
đi
Số tồn cuối
Kí tên
Kiểm tra
P000 PM Sữa chua PM yogurt 2; 3
P110 PM Bánh mỳ 7 loại hạt PM 7 grain bread 3, 9
P111 PM Bánh mỳ lúa mạch
PM whole wheat
bread 3, 9
P112 PM Bánh mỳ gối PM white bread 3, 9, 29
P113 PM Bánh mỳ đen PM rye bread 2; 4
P115 PM Bun PM bun premix 2á 3, 9, 11
P120 PM Bagel bình thường PM plain bagel 12, 24
P121 PM Bagel đa ngũ cốc PM multigrain bagel 12, 24
P122 PM Bagel quế PM cinnamon bagel 13
P130 PM Bánh footlong PM foot long bread 6
P131 PM Men bánh mỳ đen PM rye starter 21
P132 PM Bánh mỳ bơ tỏi PM Garlic Bread 15
P140 PM Đế bánh pizza PM plain pizza crust 3
P141
PM Đế bánh pizza lúa mạch
PM whole wheat
pizza crust 1
P170 PM Bánh Tortilla PM tortilla 6
P200 PM Bánh Waffle Waffle mix 1
P210 PM Bánh sừng bò PM croissant 12, 24
P220 PM Bánh Muffin PM plain muffin 9
P221
PM Bánh Muffin nhân socola
PM chocolate
muffin 9
P222
PM Bánh Muffin cám
gạo PM bran muffin 9
P230 PM Bánh chuối PM banana bread 9, 27
P240 PM Bánh nho xoắn PM raisin twist 6, 10
* Nhật ký sản xuất (sổ giao ca):
Nhật ký sản xuất hay sổ giao ca trước đây chưa được áp dụng tại công ty. Mỗi bộ phận sản xuất được cấp phát một cuốn sổ để các trưởng ca, quản lý bộ phận ghi lại tất cả các diễn biến hoạt động, tình trạng máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu, các công việc bàn giao cho các ca... Đây là tài liệu dùng nội bộ trong bộ phận và là công cụ để quản lý giao nhiệm vụ phát sinh cũng nhƣ kiểm tra công việc ở các bộ phận đó. Trong sổ này còn có nội dung: ghi chú bàn giao cho ca sau. Do các ca sản xuất ở công ty không liền nhau, vì vậy các ca thường không bàn giao trực tiếp với nhau, đôi khi có vấn đề phát sinh thì giải quyết chƣa kịp thời do không đƣợc cập nhật kịp thời. Mục ghi chú này do trưởng ca ghi chú: ví dụ như “cần sản xuất thêm bánh mỳ gối theo đơn hàng đặc biệt cho khách hàng L’s shop số 1 xuân diệu do ca đêm không đủ thời gian để sản xuất”.
Sổ giao ca đề xuất nhƣ sau:
Nhật ký làm việc ca ... (Sổ giao ca) Ngày...
Trưởng ca:…..
Tình hình hoạt động trong ca:
- Tình hình làm việc của lò nướng 1:
- Tình hình làm việc của lò nướng 2:
- Tình hình làm việc của lò nướng 3:
- Tình hình làm việc của máy trộn 1:
- Tình hình làm việc của máy trộn 2:
Ghi chú bàn giao cho ca sau:...
Trưởng ca đêm (ngày):...
* Báo cáo sản xuất ca:
Báo cáo sản xuất khá rõ về nội dung chi tiết các sản phẩm sản xuất trong ngày.
Tuy nhiên phải bắt buộc người lập bản báo cáo là trưởng ca và có sự kiểm tra lại của quản lý sản xuất hoặc xác nhận lại khi giao cho bộ phận kho. Do trực tiếp làm việc trong ca của mình nên trưởng ca nắm bắt chắc chắn tình hình làm việc và các số liệu báo cáo có tính chính xác cao.
- Phế phẩm, sản phẩm hỏng kém chất lƣợng:...
Hỏng bán giảm giá 50%:... Tên nhân viên làm:
Hỏng không bán đƣợc:... Tên nhân viên làm:
- Tổng số lao động: ...
- Lao động nghỉ việc:...Lý do:...
Các yêu cầu, đề xuất của trưởng ca:...
Ghi chú bàn giao cho ca sau:...
Người nhận ca Người giao ca Ký tên Ký tên
* Báo cáo tình hình nguyên vật liệu theo tuần, tháng:
Hiện tại công ty chƣa có báo cáo này. Đây là một báo cáo rất cần thiết. Thực tế do công ty sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu để làm bánh cộng với số lƣợng nhân viên ít nên việc kiểm kê hàng ngày xem ra khó thực hiện. Việc thực hiện theo tuần là khá khả quan. Mỗi tuần phải kiểm kê các phòng của bộ phận sản xuất, mỗi tháng kiểm kê lại toàn bộ xưởng sản xuất, quán để xem lại nguyên liệu còn tồn.
Số liệu nhập vào xưởng thì có thể tổng hợp được từ phiếu xuất kho của kho cho xưởng và phiếu xuất kho cho từng quán. Từ đó có thể tổng hợp được số nguyên vật liệu đã dùng để sản xuất trong tuần, tháng.
Việc lấy báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu từ trong phần mềm MYOB khá dễ dàng và có thể xuất ra file excel. Báo cáo bán hàng có thể cho thấy số lƣợng nguyên vật liệu đã sử dụng để bán hàng. Từ đó so sánh số liệu trên thực tế và số liệu trong phần mềm để xem sự chênh lệch. Quản lý sản xuất phối hợp với quản lý điều hành tìm ra nguyên nhân đối với các nguyên liệu có lƣợng chênh lệch quá lớn. Sau đó tìm cách khắc phục hoặc tìm ra cách sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu tốt hơn.
Quản lý điều hành điều chỉnh lại số lƣợng nguyên vật liệu có trên phần mềm cho đúng với thực tế để lần kiểm kê sau có thể so sánh số liệu sát thực hơn.
* Báo cáo hàng hỏng theo tuần, tháng:
Báo cáo hàng hỏng được thực hiện theo tuần do trưởng ca lập. Báo cáo này sẽ thấy đƣợc sản phẩm nào hay xảy ra lỗi, nguyên nhân tại sao. Khi tìm đƣợc nguyên nhân có thể khắc phục bằng cách nào? Do máy móc hay do sơ ý của công nhân.
Dựa vào báo cáo hàng hỏng thì nên ghi chú lại các lỗi hay xảy ra để làm thành sách.
Sách này có thể dùng để đào tạo công nhân mới vào hay làm tài liệu tham khảo cho các kĩ thuật viên khi nâng cấp máy móc.
Damage Report – Báo cáo hàng hỏng
Tháng: ……. Năm ………..
TT Tên sản phẩm Total Tổng Good Đạt Damage Không Damage % Reason Lý do
đạt % không đạt
Q000 Sữa chua Yogurt
Q010 Men bánh mỳ
đen Rye Starter
Q110 Bánh mỳ 7 loại
hạt 7 Grain Bread
Q111 Bánh mỳ lúa
mạch Whole Wheat Bread
Q112 Bánh mỳ gối White Bread
Q113 Bánh mỳ đen Rye Bread
Q114 Bánh Focaccia Focaccia
Q115 Bánh Bread Bowl Bread Bowl Q116 Bánh Ham bơ gơ Hamburger Buns
Q117 Bánh Hotdog Hotdog Buns
Q120 Bagel bình
thường Plain Bagel
Q121 Bagel đa ngũ cốc Multigrain Bagel
Q122 Bagel quế Cinnamon Bagel
Q123 Bagel cà chua Sun Dried Tomato
Bagel
Q124 Bagel ớt Pepper-Cheddar Bagel
Q130 Bánh footlong Footlong
Q131 Bánh footlong
lúa mạch Whole Wheat Footlong
Q132 Bánh mỳ bơ tỏi Garlic Bread
Q140 Đế bánh pizza Pizza Crust White
Q143 Đế bánh pizza
nhỏ Mini Pizza Crust
Q170 Bánh Tortilla Tortilla
Q211 Bánh sừng bò
bình thường Plain Crossaint
Q212 Bánh sừng bò
nhân táo Apple Croissant
Q213 Bánh sừng bò
nhân socola Chocolate Croissant
Q214 Bánh sừng bò
nhân cải bó xôi Spinach Croissant
Q215 Bánh sừng bò
ham phomai Ham&Cheese Croissant
Q220 Bánh Muffin
nhân táo Apple Muffin
Q221 Bánh Muffin
nhân socola Chocolate Muffin
Q222 Bánh Muffin cám
gạo Bran Muffin
Q230 Bánh chuối Banana Bread
Q240 Bánh nho xoắn Raisin Twist
Q250 Bánh quế Cinnamon Bun
Q260 Bánh scone
phomai Scone Cheese&Chives
Q261 Bánh scone bơ Scone Buttermilk
Q262 Bánh scone dâu Scone Mulberry
Q310 Bánh quy socola Chocolate Chip Cookie
Tub
Q320 Bánh quy bột yến
mạch Oatmeal Cookie
Q330 Bánh quy tuyết
tròn Snowball Cookie
Q340 Bánh quy gừng Gingersnap Cookie
Q360 Granola thanh Granola Bar
Q311 Bánh quy socola to
Chocolate Chip Cookie
LG
Q400 Bánh nanaimo Nanaimo Bar
Q401 Bánh ngọt
phomai Cheeecake
Q410 Bánh hạnh nhân Almond Round
Q411 Bánh dừa thanh Coconut Bar
Q412 Bánh chanh
thanh Lemon Bar
Q420 Bánh ngọt nhân
xoài Mango Crumb Cake
Q430 Bánh kem socola Chocolate Cream Pie
Q440 Bánh brownie Brownie
Q503 Bánh ngọt Black forest
Black Forest Cake 3
lbs
Q513 Bánh ngọt Cà rốt Carrot Cake 2 lbs
Q522 Bánh ngọt Socola Chocolate Cake 2 lbs
Q532 Bánh ngọt Mocha Mocha Cake 2 lbs
Q543 Bánh ngọt vanila Vanilla Cake 3 lbs
Q553 Bánh ngọt nhân
dừa Coconut Cake 3 lbs
Q610 Mỳ lasagna thịt Meat Lasagna
Q611 Mỳ lasagna rau Vegetable Lasagna
Q620 Mỳ macaroni pho
mai Macaroni and Cheese
Q710 Bánh quiche ham
phomai Ham&Cheese Quiche
Q711 Bánh quiche nấm Mushroom Quiche
Q712 Bánh quiche cải
bó xôi Spinach Quiche
Như vậy từ báo cáo trên có thể thấy nguyên nhân thường xuyên gây ra lỗi sản phẩm. Từ đó tìm cách khắc phục các nguyên nhân ấy. Nếu do tay nghề của nhân viên thì phải đào tạo lại. Nếu nguyên nhân do máy móc hay khuôn thì phải khắc phục ngay.
* Đối với bộ phận kho thì có các điều chỉnh như sau:
- Tạo thẻ kho cho tất cả các mặt hàng trong kho:
Mẫu thẻ kho đơn giản nhƣ sau:
Item Code A110 Item Name BREAD FLOUR 22.5kg
Bột mỳ
Unit kg Store Room
dd/mm/yy
Starting
Balance In Out Location
Ending
Balance Checked By Reviewed By Notes Ngày Số tồn
Số
nhập Số
xuất Xuất đi Số tồn cuối Ng.thực hiện Ng kiểm tra Lưu ý
Thẻ kho là một tài liệu rất quan trọng trong kho. Nó thể hiện đƣợc tất cả sự xuất nhập và địa điểm đi đến của mặt hàng trên. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho người quản lý. Khi kiểm kê kho, nếu thấy có sự sai lệch giữa thực tế và phần mềm thì có thể dùng thẻ kho để kiểm tra lại.
Nên lưu ý với thẻ kho: Huấn luyện nhân viên quen với việc sử dụng thẻ kho trong xuất nhập hàng. Đây là điều rất quan trọng và là kĩ năng thiết yếu của nhân viên kho.
Trong kho cũng có rất nhiều các mặt hàng, một số mặt hàng tương tự nhau hoặc tên khó nhớ. Vì vậy thẻ kho phải ghi thật rõ ràng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh tên của mặt hàng. Thẻ kho phải đƣợc treo ở những nơi dễ thấy, dễ lấy để cập nhật.
Trợ lý kho có thể đi kiểm tra thẻ kho hàng ngày đối với các mặt hàng có tần suất xuất nhập lớn. Khi có sai lệch giữa thẻ kho và số lƣợng thực tế thì phải báo cáo lại ngay cho thủ kho để tìm cách giải quyết.
* Báo cáo tổng hợp hàng ngày của nhân viên kho:
Đây là báo cáo có tính bao quát nhất về tổng thể hoạt động sản xuất của công ty.
Nó cũng là nguồn số liệu để lập báo cáo tuần, tháng, quý, năm hay bất cứ báo cáo nào liên quan đến sản xuất, báo cáo tổng hợp sản xuất đƣợc nhân viên phòng kho tổng hợp hàng ngày từ các báo cáo sản xuất phân xưởng do thủ kho phân xưởng tổng hợp đƣa lên.
Đối với việc giao hàng ra các điểm bán buôn, quán.
Cần phải làm 2 tờ hóa đơn giao hàng cho mỗi địa điểm, khách hàng giữ 1 và trở về kho 1 hóa đơn. Do điểm bán buôn của Joma là bán theo hình thức kí gửi, mọi sự hết hạn hay số lƣợng hàng gửi đi đều do nhân viên Joma chịu trách nhiệm.
Sổ theo dõi lƣợng hàng hóa còn tồn tại các điểm bán buôn nhƣ sau:
Hàng ngang là tên các địa điểm bán buôn, hàng dọc là tên loại sản phẩm. Mỗi ngày nhân viên giao hàng sẽ ghi lại số lƣợng hàng còn tồn trên giá tại các địa điểm bán buôn, sau đó trợ lý kho có thể biết đƣợc lƣợng hàng nên giao ngày tiếp theo.
Ngày………..
BẢN THỐNG KÊ LƢỢNG HÀNG TỒN TRÊN GIÁ BÁN BUÔN Người giao hàng:………
Tên sản phẩm 1 XD LTK G3 E5 AN LLQ TDM
Chocolate chip
Oat meal
Granola
Banana Cake
Raisin twist
Snowball
White bread
Wholewheat bread
7 Grain bread
Hot dog
Hamburger
Để giúp ích cho việc theo dõi hàng hóa gửi đi từng địa điểm bán buôn, người quản lý cũng có thể sử dụng tính năng hóa đơn lập lại (Recurring invoice) trong phần mềm. Đây là chức năng cho phép mặc định số lƣợng hàng hóa trung bình gửi đi mỗi địa điểm hàng ngày. Nhân viên chỉ phải chỉnh sửa một chút cho hợp với lƣợng hàng tồn mỗi ngày mà thôi.
Lợi ích của giải pháp: Hệ thống sổ sách rõ ràng, thể hiện đƣợc trách nhiệm của từng bộ phận cũng như của người quản lý giúp cho công ty tránh được lãng phí, thất thoát trong quá trình sản xuất. Đặc biệt là thẻ kho giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý hàng hóa trong kho.