CHƯƠNG III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT CHO CÔNG TY TNHH JOMA VIỆT NAM
III. 2.2: Giải pháp 2: Hoàn thiện bộ máy, cơ cấu tổ chức kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Joma Việt Nam
Căn cứ của giải pháp: Do bộ máy nhân sự của công ty TNHH Joma Việt Nam đã đủ các vị trí tuy nhiên phân bố trách nhiệm chƣa rõ ràng, còn chồng chéo đối với từng vị trí trong dây chuyền quản lý sản xuất nên khó phát huy đƣợc khả năng cũng nhƣ hiệu quả của từng vị trí.
Đội ngũ nhân viên ít đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức chuyên môn và kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động.
Mục tiêu của giải pháp: Phân công lại chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí trong bộ máy kiểm soát. Sau phân công, bộ máy nhân sự sẽ đảm bảo một hệ thống sản xuất hoạt động khoa học, chính xác đem lại hiệu quả kinh tế. Xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ, ý thức trách nhiệm cao và có cách thức tổ chức làm việc hợp lý.
Nội dung của giải pháp: Do hệ thống sản xuất của công ty là bán tự động nên phụ thuộc nhiều vào trình độ tay nghề của nhân viên. Việc đào tạo nhân viên trong công ty phải được tổ chức thường xuyên. Công tác kiểm tra kiến thức nghề nghiệp của nhân viên cũng phải đƣợc các cấp lãnh đạo của công ty thực hiện ít nhất là một tháng một lần. Các lớp nâng cao tay nghề của nhân viên nên đƣợc tổ chức định kỳ.
Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết tháng về sản xuất, có sự tham gia của công nhân để lãnh đạo biết đƣợc khó khăn, tâm tƣ nguyện vọng của công nhân.
Ví dụ như việc sản xuất bánh mỳ lúa mạch rất dễ bị ảnh hưởng của nhiệt độ môi trường. Khi nhiệt độ cao khoảng 38 độ C trở lên thì bánh làm ra rất dễ bị nứt vỡ.
Hiện tại công ty chưa thể lắp hệ thống điều hòa nhiệt độ cho xưởng. Do đó sách công thức hay các hướng dẫn thực hành cũng phải cập nhật thường xuyên, ghi rõ các thay đổi của nhiệt độ môi trường, độ ẩm... ảnh hưởng thế nào đến sản phẩm làm ra, đảm bảo nhân viên đƣợc đào tạo đầy đủ, tránh sai sót trong quá trình sản xuất.
Đây là công ty sản xuất thực phẩm nên vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm là rất quan trọng. Công ty có hệ thống các tiêu chuẩn về vệ sinh thân thể, vệ sinh nơi làm việc và phải thực hiện kiểm tra hàng ngày, hàng giờ trong quá trình sản xuất. Việc kiểm tra này có thể do tổ trưởng đảm nhiệm. Công ty cũng nên khám sức khỏe định
kỳ cho nhân viên mỗi năm 2 lần để đảm bảo vệ sinh cũng như sức khỏe của người lao động tham gia trong quá trình sản xuất.
Công ty nên áp dụng các việc đơn giản mà có tính giáo dục cao nhƣ: dán các hình ảnh về tiêu chuẩn trang phục khi làm việc tại các nơi dễ thấy nhƣ cửa ra vào phân xưởng và các tường trong phân xưởng làm việc để nhắc nhở nhân viên. Các câu khẩu hiệu về vệ sinh an toàn thực phẩm nhƣ: “luôn luôn giữ tay sạch sẽ, vệ sinh sạch sẽ chính bạn và nơi làm việc”... cũng nên đƣợc viết to và dán ở nơi công cộng.
Đề xuất hình ảnh miêu tả đồng phục Joma đƣợc dán trong công ty.
Ngoài ra, công ty TNHH Joma Việt Nam cần thiết phải xây dựng hoàn chỉnh bộ máy cơ cấu tổ chức kiểm soát hệ thống sản xuất hoạt động độc lập, bao gồm các chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn và cách thức hoạt động của bộ máy và đƣợc đề xuất nhƣ sau:
Vị trí Chức năng trước giải pháp Chức năng sau giải pháp 1.Quản
lý điều hành
Kiểm soát hoạt động chung của kho và xưởng sản xuất
Quản lý kho thông qua MYOB Giám sát kiểm kê và chịu trách nhiệm điều chỉnh mọi mặt hàng trong kho.
Công việc kiểm soát kho và xưởng sản xuất được nêu rất chung chung, không có phần kiểm soát mua hàng và phần bán hàng ở các quán.
Điều hành các hoạt động chung của toàn bộ Kho, Xưởng sản xuất, đảm bảo hoạt động giao hàng diễn ra tốt đẹp.
Đảm bảo hoạt động sản xuất của xưởng, ra quyết định làm thử sản phẩm mới hay các quyết định liên quan đến sản phẩm.
Quản lý kho thông qua MYOB, đảm bảo mọi công thức chạy Autobuild trong MYOB luôn được cập nhật.
Giám sát kiểm kê và chịu trách nhiệm điều chỉnh mọi mặt hàng trong kho.
Kiểm tra việc mua hàng, đảm bảo đúng giá và đơn vị.
Phối hợp với nhân viên mua hàng trong trường hợp cần thương thảo với nhà cung cấp.
Cập nhật các form cho quán, xưởng sản xuất, và kho khi có mặt hàng mới và sản phẩm mới.
Phân tích giá của thành phẩm.
Hiểu được hệ thống bán hàng ở quán (POS), có khả năng lấy được báo cáo bán hàng hàng tháng và cập nhật menu
đối với các sản phẩm mới hoặc khi có sự thay đổi giá cả.
Lập báo cáo bán buôn hàng tuần, tháng cho cấp trên.
2. Thủ kho
Giám sát hoạt động hàng ngày của các phòng kho.
Giám sát hoạt động hàng ngày của các phòng kho.
Giám sát kiểm kê và chịu trách nhiệm điều chỉnh mọi mặt hàng trong kho.
Chịu trách nhiệm về việc thu tiền của khách hàng bán buôn.
Các nhiệm vụ chung chung trong kho, không phân chia rõ ràng, cụ thể. => Thủ kho không thể bao quát hết các nhiệm vụ liên quan đến kho, không có các báo cáo rõ ràng hàng ngày, hàng tháng gửi lên cấp trên.
Đào tạo và huấn luyện nhân viên, cố vấn, đánh giá và phát triển nhân viên cấp dưới.
Giám sát hoạt động hàng ngày của các phòng kho.
Hỗ trợ và duy trì mức tồn kho thích hợp và kiểm soát các sản phẩm dễ bị mất mát.
Đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty.
Giám sát việc vận chuyển và tiếp nhận hàng hóa.
Giám sát và theo dõi các thành phần sử dụng trong sản xuất hàng ngày.
Đối chiếu và xác nhận đơn đặt hàng sản xuất hàng ngày.
Theo dõi và báo cáo hiệu quả và năng suất kết hợp giữa hàng tồn kho với nhu cầu của xưởng sản xuất.
Phối hợp nguyên liệu, theo dõi / báo cáo lại các mặt hàng vỡ, hư hỏng và mất mát.
Xem xét, theo dõi, và xác định đầy đủ mức hàng tồn kho tốt để giảm thiểu nguy cơ xảy ra thiếu hàng nhưng cũng
giảm chi phí tồn kho cho công ty.
Báo cáo cho quản lý / giám sát hàng ngày tình hình hàng hóa trong kho.
Thực hiện phân tích tuổi thọ hàng hóa hàng tuần và báo cáo các sản phẩm gần hết hạn.
Quản lý phân phối sản phẩm đến các cửa hàng Joma và khách hàng bán buôn.
Quản lý và ghi lại tất cả các giao dịch gửi đi.
Chịu trách nhiệm về việc thu tiền của khách hàng bán buôn.
Kiểm soát lượng hàng tại các địa điểm gửi hàng bán buôn và quán Joma.
Chú ý cao vào dịch vụ khách hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất, phải chứng tỏ được mình là đại diện của Joma.
Thực hiện kiểm kê và chuẩn bị báo cáo kiểm kê theo lịch từ quản lý.
Tạo ra và xem xét báo cáo hàng ngày / hàng tuần.
Trợ lý kho
Giám sát việc nhập, xuất hàng cùng với nhân viên kho.
Lên kế hoạch sản xuất và kế hoạch giao hàng bán buôn.
Chạy autobuild thành phẩm và tạo hóa đơn bán hàng.
Giám sát việc nhập, xuất hàng cùng với nhân viên kho.
Lên kế hoạch sản xuất và kế hoạch giao hàng bán buôn.
Chạy autobuild thành phẩm và tạo hóa đơn bán hàng.
Sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho an toàn và hiệu quả nhất.
Sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho an toàn và hiệu quả nhất.
Đảm bảo vệ sinh trong kho
Giúp đặt hàng cùng với nhân viên kho Kiểm tra thẻ kho hàng ngày.
Nhân viên kho
Xuất nhập hàng hóa hàng ngày.
Thực hiện sơ chế một số sản phẩm nhƣ: cắt, thái, đóng gói..
Sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho an toàn và hiệu quả nhất.
Xuất nhập hàng hóa hàng ngày.
Thực hiện sơ chế một số sản phẩm nhƣ:
cắt, thái, đóng gói..
Sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho an toàn và hiệu quả nhất.
Đảm bảo vệ sinh trong kho
Đặt hàng và giao hàng khi cần thiết Ghi chép vào thẻ kho cẩn thận Quản
lý sản xuất
Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất
Đảm bảo rằng các sản phẩm đƣợc sản xuất đúng thời gian và có chất lƣợng tốt.
Ƣớc tính chi phí hay tính giá thành sản phẩm.
Cải thiện tiêu chuẩn vệ sinh.
Giám sát quá trình sản xuất và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
Bố trí công việc hàng ngày cho công nhân trong xưởng.
Giám sát và động viên đội ngũ công nhân.
Đảm bảo sản xuất có hiệu quả.
Đảm bảo rằng các sản phẩm đƣợc sản xuất đúng thời gian và có chất lƣợng tốt.
Ƣớc tính chi phí hay tính giá thành sản phẩm.
Cải thiện tiêu chuẩn vệ sinh.
Giám sát quá trình sản xuất và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
Bảo trì thiết bị và đề xuất cải tiến thiết bị khi cần.
Giám sát các tiêu chuẩn sản phẩm và thực hiện chương trình kiểm soát chất lượng
Liên lạc giữa các phòng ban khác nhau, khách hàng và nhà cung cấp.
Làm việc với các nhà quản lý để thực hiện các chính sách và mục tiêu của công ty
Đảm bảo rằng sức khỏe và an toàn lao động cho công nhân viên.
Giám sát và động viên đội ngũ công nhân.
Xác định nhu cầu đào tạo và nhân viên, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên.
Giám sát quá trình tuyển dụng.
Hỗ trợ trong việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới cho các giám đốc.
Tư vấn và hỗ trợ cho kho và bộ phận mua hàng theo yêu cầu.
Trợ lý sản xuất
Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất
Bố trí công việc hàng ngày cho công nhân trong xưởng.
Báo cáo lại với quản lý sản xuất các vấn đề phát sinh.
Bố trí công việc hàng ngày cho công nhân trong xưởng.
Giám sát toàn bộ quá trình sản xuất Giám sát việc ghi báo cáo sản xuất.
Đảm bảo sản xuất đúng kế hoạch.
Báo cáo lại với quản lý sản xuất các vấn đề phát sinh.
Phối hợp với trợ lý kho trong quá trình sản xuất – giao nhận hàng hóa.
Có quyền đề xuất các hình thức khen thưởng hay xử phạt nhân viên.
Nhƣ vậy giải pháp phân công rõ ràng và cụ thể nhiệm vụ cho từng vị trí trong bộ máy kiểm soát. Chú trọng nhiều hơn đến việc hoàn thành các báo cáo và nhật ký hàng ngày hay ghi chép thẻ kho. Việc này giúp các nhân viên của từng vị trí có một cái nhìn rõ ràng về công việc cụ thể của mình nhƣ: báo cáo cho ai, công việc cụ thể
hàng ngày là gì? Các cấp quản lý tăng cường quản lý thông qua các báo cáo hàng ngày, hàng tuần.
Lợi ích của giải pháp: Sau khi thực hiện giải pháp trên thì bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Joma Việt Nam đã đảm bảo hoạt động một cách độc lập và đƣợc ban lãnh đạo công ty kiểm tra, tổng kết và đánh giá hiệu quả hoạt định kỳ qua các chỉ tiêu về sản xuất, kinh doanh, chi phí, và các chỉ tiêu khác nhƣ các sai phạm, kỷ luật, khen thưởng, các sự cố lớn phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch. Các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, các chi phí hay lãng phí phải được bộ máy kiểm soát chặt chẽ và báo cáo lên ban giám đốc một cách thường xuyên và sát sao. Nhờ bộ máy nhân sự tốt mà giảm thiểu đƣợc các lãng phí, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế và tăng đƣợc lợi nhuận cho công ty.
Các công nhân trực tiếp sản xuất đƣợc bồi dƣỡng chuyên môn, am hiểu hơn về các sản phẩm do mình làm ra. Công nhân có ý thức tốt hơn về an toàn lao động, đảm bảo đủ bảo hộ lao động khi làm việc. Vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm cũng đƣợc tuân thủ nghiêm ngặt hơn, từ các công nhân cho đến các cấp quản lý.