3.1 Thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với doanh thu
Khi tiếp cận với khách hàng, kiểm toán viên sẽ tiến hành việc phỏng vấn kế toán trưởng để có cái nhìn cơ bản ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo đánh giá thì hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là tương đối tốt do đó sẽ hạn chế đi các thủ tục kiểm tra chi tiết mà tập trung vào việc tiến hành các thủ tục phân tích về hệ thống kiểm soát nội bộ, tức là các thủ tục để tìm hiểu và đánh giá về việc có hay không việc thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát của công ty từ lúc bắt đầu phát sinh nghiệp vụ đến lúc kết thúc và ghi nhận doanh thu.
Biểu 7: Các bước trong quá trình ghi nhận doanh thu tại công ty BDA
STT Thủ tục Người phê duyệt
1 Tham ra đấu thầu và ký kết hợp đồng thi công các công trình.
Tổng giám đốc. 2 Tiến hành thiết kế, lắp ráp và thi công các công Các đội xây lắp.
trình.
3 Sau một thời gian, thường là sau một quý đối với các công trình lớn, và sau khi kết thúc và hoàn thiện công trình đội xây lắp sẽ tiến hành lập phiếu xác định giá trị đã hoàn thành của công trình gửi lên bộ phận kế toán.
Các đội xây lắp.
4 Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận phiếu xác định khối lượng hoàn thành của công trình, kiểm tra, tính toán, gửi lên cho Tổng giám đốc và chuẩn bị hóa đơn.
Bộ phận kế toán.
5. Tổng giám đốc phê duyệt, và sẽ gửi đến khách hàng để lấy xác nhận của khách hàng.
Tổng giám đốc. 6. Khi khách hàng đồng ý, bộ phận kế toán sẽ xuất
hóa đơn giá trị gia tăng và tiến hành ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán. Kế toán sẽ phản ánh vào nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản 131- phải thu theo đối tượng khách hàng.
Bộ phận kế toán.
7. Sau khi khách hàng thanh toán toàn bộ giá trị công trình và hết thời gian chạy thử và bảo hành sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.
Bộ phận tài chính.
Ngoài ra kiểm toán viên còn phải xem xét các chính sách liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán của công ty. Kiểm tra xem những chính sách trên có được phê duyệt của Ban giám đốc hay không. Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị lọc bụi tĩnh điện cho đối tác Nhật Bản sẽ được kiểm tra chi tiết vì chỉ có một khách hàng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Ngoài khoản doanh thu về xây lắp và xuất khẩu hàng, công ty còn có một số khoản doanh thu về các hoạt động tài chính, và thu nhập khác, nhưng tỷ lệ này chiếm không đáng kể. Đánh giá bước đầu, kiểm toán viên nhận
xét công ty đã áp dung chính sách nghi nhận doanh thu một cách nhất quán và phù hợp trong các năm qua.
Để xem xét và đánh giá cụ thể hơn vấn đề này, nhóm kiểm toán của ACA Group tiến hành lập biểu các công việc phải làm và kết quả.
Biểu 8: Thủ tục kiểm soát được thực hiện với doanh thu
STT Nội dung cần xác minh Kết quả
1 Các hợp đồng xây dựng và dấu vết sự phê duyệt của các bên liên quan, chi tiết các điều khoản trong hợp đồng đặc biệt là những chi tiết liên quan đến việc ghi nhận kết quả công việc.
Có
2 Có người chịu trách nhiệm về việc phê chuẩn thời gian cho nợ và giá trị nợ tối đa của khách hàng.
Có 3 Có người chịu trách nhiệm về việc lập và phát hành các hóa
đơn.
Có 4 Có người chịu trách nhiệm về việc phản ánh các nghiệp vụ
phát sinh lên sổ sách kế toán, đảm bảo tính đúng kỳ.
Có 5 Có người chịu trách nhiệm về việc có sự không thống nhất
giữa số liệu trên hóa đơn và số liệu trên hợp đồng, về việc có rắc rối nảy sinh nếu có sự không thống nhất giữa công ty và khách hàng trong việc đánh giá khối lượng công trình hoàn thành trong kỳ, dẫn đến chưa đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu.
Có
Kết luận Dựa trên các thủ tục trên, kiểm toán viên nhận thấy có đủ cơ sở để đảm bảo việc ghi nhận doanh thu trong kỳ về mặt thủ tục kiểm soát là hợp lý.
3.2 Thực hiện các thủ tục phân tích tổng quát doanh thu
Sau khi tiến hành đánh giá và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty BDA, thực hiện các thủ tục kiểm tra việc hệ thống này có hoạt động không, Kiểm toán viên tiến hành phân tích một cách tổng quát khoản mục doanh thu tại công ty. Quá trình phân tích dựa trên hai hướng là phân tích ngang và
phân tích dọc. Phân tích dọc là việc so sánh chỉ số doanh thu của công ty qua các thời kỳ, qua đó tìm hiểu và đánh giá về bước phát triển của công ty, kiểm tra xem doanh thu có bị tăng lên một cách bất thường không, tìm hiểu nguyên nhân nếu có sự tăng lên bất thường này. Phân tích ngang là phân tích các chỉ số liên quan đến khoản mục doanh thu trong kỳ, bao gồm phân tích các tỉ suất tài chính và phân tích thành phần các khoản mục về những khoản thu của khách hàng bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu tài chính và các khoản thu khác.
Bảng 9: Doanh thu của công ty trong những năm gần đây
Năm Doanh thu Chênh lệch %
2005 53.589.356.215 … …
2006 62.145.254.122 8.555.879.910 15,96 2007 124.325.258.787 62.180.004.665 100,06 Qua bảng phân tích trên có thể thấy là công ty đã có một bước tăng trưởng vượt bậc về doanh thu, tăng trưởng năm 2007 là 100,06% so với năm 2006 tức là tăng lên gấp đôi. Điều này gây ra sự nghi ngờ của kiểm toán viên về việc ghi nhận doanh thu của công ty, do công ty sắp tới sẽ tham ra thị trường chứng khoán nên việc báo cáo tài chính của công ty được làm đẹp bằng cách ghi tăng doanh thu là hoàn toàn có thể xảy ra. Kiểm toán viên tìm hiểu và được biết là năm nay công ty do càng ngày thương hiệu càng có uy tín nên nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn hẳn năm ngoái, ngoài ra việc xuất khẩu máy lọc bũi tĩnh cũng mang lại một khoản thu không nhỏ nên việc tăng trưởng vượt bậc của doanh thu là hợp lý. Ngoài ra Kiểm toán viên cùng kiểm tra các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu đầu kỳ xem có sự hạch toán sai kỳ từ kỳ trước sang kỳ này không. Kiểm toán viên không phát hiện được có sự sai sót này, và đánh giá việc doanh thu phát triển là phù hợp với thực tế.
Bảng 10: Các tỉ suất tài chính của công ty
Tỷ suất doanh thu trên tổng tài sản 1,03 Tỷ suất doanh thu trên vố chủ sở hữu 2,78 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 0.09
Các tỷ suất tài chính của công ty là tương đối tốt so với các doanh nghiệp trong cùng ngành xây lắp cũng như các doanh nghiệp trong cùng tổng công ty, điều này chứng tỏ công ty đang trải qua thời kỳ làm ăn tốt và có hiệu quả.
Mặc dù là một doanh nghiệp xây lắp, nhưng trong năm nay công ty đã bắt đầu xuất khẩu được một mặt hàng được xem là có giá trị gia tăng rất cao và rất có ý nghĩa trong ngành xây lắp, đó là sản phẩm thiết bị lọc bũi tĩnh. Từ trước đến nay sản phẩm này hoàn toàn phải nhập ngoại với giá thành tương đối cao, việc Công ty BDA tự sản xuất được sản phẩm này được xem là một thành công lớn, có thể giúp các công trình trong tương lai nâng cao được tỷ lệ nội địa hoá. Hiện nay doanh thu của việc xuất khấu sản phầm này là trên 43 tỉ, chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của toàn công ty. Chắc chắn trong tương lai tỷ lệ này còn tăng cao hơn do công ty sẽ tiêu thụ sản phẩm này trong nước, giúp đa dạng hoá doanh thu cho công ty.
Bảng 11: Tỷ lệ các thành phần doanh thu
Chỉ tiêu Số tiền %
Tổng doanh thu 124.325.258.787 100 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 124.113.739.053 99,83 Doanh thu tài chính 126.254.236 0,10
Thu nhập khác 85.265.498 0,07
Qua bảng phân tích trên ta có thể thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm một tỷ lệ gần như tuyệt đối, đây cũng là đặc điểm chung của các doanh nghiệp trong ngành. Doanh thu tài chính chủ yếu nằm ở lãi gửi ngân hàng, công ty BDA có hợp đồng kinh tế liên quan đến ngoại tệ với đối tác Nhật nhưng chênh lệch tỷ giá trong kỳ là không đáng kể và đã được kế toán phản ánh chính xác do đó doanh thu tài chính của doanh nghiệp chiếm tỷ lệ không đáng kể. Đối với các khoản thu nhập khác thì chỉ chiếm 0,07% tương đương với 85
triệu, các nghiệp vụ liên quan đều có đầy đủ chứng từ hóa đơn và đều là hợp lý nên không có sai phạm liên quan đến các khoản này. Kiểm toán viên tập trung kiểm tra chi tiết các khoản được ghi nhận là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, được phản ánh vào tài khoản 511 và được chi tiết theo đối tượng.
3.3 Thực hiện kiểm tra chi tiết doanh thu
Trong kỳ, phát sinh rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, thường thì một hợp đồng được ký kết sẽ được ghi nhận doanh thu làm nhiều lần theo khối lượng công việc hoàn thành. Do đó đối với từng hợp đồng, kiểm toán viên phải kiểm tra chi tiết từng lần ghi nhận doanh thu cho đến khi thanh lý hợp đồng. Việc kiểm tra chi tiết trong trường hợp này gắn với việc kiểm tra hóa đơn gốc, đối chiếu với biên bản quyết toán khối lượng công việc hoàn thành, kiểm tra việc có hay không sự phê chuẩn của các cấp có thẩm quyền và đặc biệt là sự chấp nhận của khách hàng. Biên bản quyết toán khối lượng công việc hoàn thành sẽ do bộ phận xây lắp lập, trình Ban giám đốc phê duyệt sau đó gửi cho khách hàng kiểm tra và ký. Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận kế toán sẽ xuất hóa đơn và tiến hành ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán. Việc kiểm tra chi tiết cũng rất chú trọng đến các công trình đang thi công dang dở, đảm bảo doanh thu ghi nhận phải phù hợp và đúng kỳ.
Quá trình kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu đã phát hiện được có một nghiệp vụ trong đó công ty đã xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu trong kỳ nhưng chưa được sự phê duyệt của khách hàng, do đó chưa đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu. Kế toán trưởng cho biết là do sự chậm trễ trong việc gửi biên bản đến cho khách hàng vì đội trưởng của đội xây lắp bận nhiều việc nên chưa có sự xác nhận của khách hàng, và vào hai ngày hôm sau thì mới có xác nhận này. Kiểm toán viên nhận thấy việc ghi nhận khoản này vào tài khoản 511 là vẫn hợp lý nên quyết định không xuất toán nghiệp vụ này ra khỏi khoàn mục doanh thu.
Tuy nhiên trong thư quản lý gửi cho công ty đã phản ánh tình trạng này, đề nghị công ty khắc phục và cẩn thận hơn trong việc nghi nhận này.
Chi tiết việc kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu
Biểu 12 : Kiểm tra chi tiết doanh thu xuất khẩu máy lọc bụi tĩnh
Objectives : Đảm bảo doanh thu trong thực tế đã phát sinh
Work done : Đối chiếu giữa hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế xuất nhập
khẩu, phiếu xuất kho.
Chứng từ Nội dung TK đốiứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có {a} {b}
50124 15/04/2007
Doanh thu XK máy lọc bụi
cho Alstom 13105 2.546.214.458 v v 50135 20/06/2007 Doanh thu XK máy lọc bụicho Alstom 13105 6.214.254.936 v v 50138 3/8/2007
Doanh thu XK máy lọc bụi
cho Alstom 13105 3.231.002.408 v v 50142 10/9/2007 Doanh thu XK máy lọc bụicho Alstom 13105 7.822.948.423 v v 50148 15/10/2007 Doanh thu XK máy lọc bụi 13105 9.254.289.077 v v
cho Alstom
50149 18/10/2007 Doanh thu XK máy lọc bụicho Alstom 13105 7.878.214.500 v v 50161 24/11/2007 Doanh thu XK máy lọc bụicho Alstom 13105 6.178.565.398 v v
{a}: Có đủ hợp đồng chứng từ liên quan. {b}: Số tiền là khớp, ngày tháng chính xác.
Biểu 13: kiểm tra chi tiết doanh thu các hoạt động xây lắp
Objectives : Đảm bảo doanh thu trong thực tế đã phát sinh
Work done : Đối chiếu giữa hoá đơn bán hàng với hợp đồng xây dựng, biên bản xác nhận
khối lượng công việc hoàn thành.
Chứng từ Nội dung TK đốiứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có {a} {b}
50114 14/01/2007 Doanh thu xi măng Hải Phòng 13112 2,504,145,500 V V 50115 31/02/2007 Doanh thu xi măng Thăng Long 13114 1,478,252,110 V 50117 31/02/2007 Doanh thu xi măng Hải Phòng 13112 1,784,154,632 V V 50118 31/03/2007 Doanh thu nhà máy thép Việt-Ý 13108 4,452,636,100 V V 50119 31/03/2007 Doanh thu xi măng Thăng Long 13114 396,566,000 V V 50121 31/03/2007 Doanh thu nhiệt điện Uông Bí 13110 2,397,841,250 V 50122 31/03/2007 Doanh thu thuỷ điện Sơn La 13104 1,884,821,200 V V 50123 13/04/2007 Doanh thu nhiệt điện Vũng Áng 13109 856,989,120 V V 50127 20/04/2007 Doanh thu xi măng Hải Phòng 13112 1,489,002,630 V V
50128 31/04/2007 Doanh thu nhà máy khung nhôm 13126 1,126,969,350 V 50129 31/04/2007 Doanh thu nhiệt điện Uông Bí 13110 3,784,859,900 V 50130 31/04/2007 Doanh thu xi măng Thăng Long 13114 1,478,544,200 V 50132 31/05/2007 Doanh thu công ty Sữa ZiZi 13117 2,478,996,000 V 50133 31/05/2007 Doanh thu nhà máy thép Việt-Ý 13108 9,932,242,100 V V 50134 18/06/2007 Doanh thu nhà máy khung nhôm 13126 989,254,100 V V 50136 24/06/2007 Doanh thu xi măng Thăng Long 13114 2,664,859,633 V V 50139 4/8/2007 Doanh thu nhà máy Ngọc Tín 13118 4,454,569,932 V V 50140 31/08/2007 Doanh thu công ty Sữa ZiZi 13117 1,222,848,500 V V 50141 4/9/2007 Doanh thu thuỷ điện Cửa Đạt 13107 2,308,979,600 V V 50143 11/9/2007 Doanh thu xi măng Bút Sơn 13112 1,863,360,000 V 50144 31/09/2007 Doanh thu nhiệt điện Uông Bí 13110 840,620,500 V V 50146 31/09/2007 Doanh thu thuỷ điện Sơn La 13104 1,236,147,470 V V 50147 13/10/2007 Doanh thu nhiệt điện Vũng Áng 13109 2,233,142,780 V V 50150 19/10/2007 Doanh thu nhà máy Ngọc Tín 13118 985,240,600 V 50151 19/10/2007 Doanh thu nhà máy khung nhôm 13126 748,631,100 V V 50153 22/10/2007 Doanh thu thuỷ điện Cửa Đạt 13107 1,124,788,903 V V 50154 31/10/2007 Doanh thu nhà máy thép Việt-Ý 13108 3,776,250,000 V V 50155 31/10/2007 Doanh thu xi măng Bút Sơn 13112 1,363,692,678 V V 50156 31/10/2007 Doanh thu xi măng Sông Thao 13119 560,200,000 V 50157 31/10/2007 Doanh thu nhiệt điện Uông Bí 13110 145,693,302 V V 50158 4/11/2007 Doanh thu công ty Sữa ZiZi 13117 2,458,779,500 V V 50160 21/11/2007 Doanh thu nhà máy thép Việt-Ý 13108 4,658,212,957 V V 50162 31/12/2007 Doanh thu xi măng Sông Thao 13119 879,556,000 V 50163 31/12/2007 Doanh thu xi măng Bút Sơn 13112 2,471,112,552 V V 50164 31/12/2007 Doanh thu nhà máy Ngọc Tín 13118 469,882,045 V V 50166 31/12/2007 Doanh thu nhiệt điện Vũng Áng 13109 1,780,802,000 V 50167 31/12/2007 Doanh thu thuỷ điện Cửa Đạt 13107 2,565,969,000
50168 31/12/2007 Doanh thu thuỷ điện Sơn La 13104 3,139,636,585 V v {a}: Có đủ hợp đồng chứng từ liên quan.
{b}: Số tiền là khớp, ngày tháng chính xác.
3.4 Thực hiện kiểm toán chi tiết các khoản phải thu của khách hàng
Do đa số các công trình đều thanh toán theo nhiều đợt, do vậy kiểm tra chi tiết doanh thu phải gắn liền với kiểm tra chi tiết các khoản phải thu khách hàng. Nếu Kiểm toán viên kiểm soát được những khoản phải thu khách hàng thì đồng thời cũng kiểm soát được tương đối khoản mục doanh thu. Để đảm bảo tính khách quan cũng như hiệu quả thực tế của việc kiểm tra này, đối với các khoản mà khách hàng đã thanh toán trong kỳ, kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm