chuyển chứng từ.
Mặc dù hiện nay tại Công ty Ban Nhập, Ban Xuất, phòng Tài chính- Kế hoạch - Đầu tư đều họat động tốt. Tuy nhiên giữa các phòng chưa có sự phối hợp chặt chẽ. Để đạt được mục tiêu đề ra là nâng cao hiệu quả họat động tiêu thụ thì cần phải tăng cường sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bộ phận để tìm được thị trường tốt, XK được nhiều mặt hàng với chi phí tiết kiệm nhằm tăng doanh số và hiệu quả. Phối hộ giữa Ban Xuất và phong Tài chính- Kế hoạch -Đầu tư trong việc mở L/Công ty và thanh toán công nợ. Nâng cao hơn nữa chất lượng kinh doanh, vừa mở rộng kinh doanh theo chiều rộng lẫn chiều sâu, thực hành tiết kiệm, đẩy nhanh vòng quay vốn và tăng hiệu quả họat động của đơn vị. Thường xuyên kiểm tra việc lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận có liên quan, theo dõi chặt chẽ nội dung các hợp đồng, thanh lý hợp đồng, tích cực công tác thu hồi nợ, giảm thiểu rủi ro.
Một hệ thống KSNB được xem là hữu hiệu phải tổ chức tốt từ khâu lập chứng từ cho đến khâu cuối cùng là bảo quản và lưu trữ chứng từ. Do đó sau khi thực hiện việc thanh toán, Công ty cần tổ chức việc lưu trữ chứng từ theo hướng sau:
+ Phân loại bộ chứng từ theo nhóm hàng XK, theo từng nhà nhập khẩu. Việc phân loại này nên được quản lý trên máy vi tính để thuận lợi cho việc tra cứu và sắp xếp.
+ Tiến hành đánh số các bộ chứng từ theo số hợp đồng kinh doanh, theo thời hạn ký kết hợp đồng. Nhân viên nào lập chứng từ gì sẽ đánh số chứng từ đó, sau đó lưu trữ cho riêng mình. Đồng thời các chứng từ này sẽ được tập hợp và lưu trữ theo từng hoạt động hợp đồng XK.
+ Nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng và phát triển từ thấp cho đến cao, quan điểm của người nhập khẩu hiện nay là phải đảm bảo 5R: Right product ( đúng sản phẩm), Right quanlity (đúng số lượng), Right price (đúng giá cả), Right time (đúng thời gian), Right source (đúng nguồn). Do vậy để đảy mạnh họat động XK Công ty nên tổ chức họat động tiêu thụ từ khâu tiếp nhận đến khâu giao hàng cho khách hàng, và từ đó có thể nâng cao doanh số, góp phần tăng lợi nhuận của Công ty.