động Marketing của Công ty :
Lập kế hoạch là công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch thế nào để có thể đánh giá được một cách chính xác khả năng thực hiện của Công ty là điều rất khó. Do vậy, thực hiện tốt công tác lập kế hoạch cần phải có độ ngũ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm. Ởí Công ty hiện nay việc lập kế hoạch tiêu thụ căn cứ vào tình hình tiêu thụ của năm trước và trên cơ sở dự đoán nhu cầu thị trường năm nay. Tuy nhiên, việc dự đoán này không dự vào kết quả của bộ phận Marketing cung cấp mà chỉ mang tính chất định tính. Mặt khác, lập kế hoạch để đánh giá tình hình thực hiện là một thủ tục kiểm soát được đề ra đối với các hoạt động ở Công ty, nếu công tác lập kế hoạch không khoa học thì thủ tục kiểm soát sẽ trở nên kém hiệu quả. Vì thế, các thủ tục kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sẽ không có hiệu quả nếu chỉ căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch mà không xem xét các yếu
tố khác. Một cách tổng quát đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ trong 3 năm sẽ có cái nhìn chính xác tình hình thực hiện so với kế hoạch tại Công ty :
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ
ĐVT: nghìn đồng
Doanh thu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Kế hoạch 1,200,000,000,000 1,300,000,000,000 1,400,000,000,000 1,600,000,000,000 Thực hiện 1,319,702,078,548 1,211,399,470,600 1,286,980,883,351 1,304,357,453,218 % hoàn
thành KH 109.98% 93.18% 91.93% 81.52%
Qua bảng phân tích trên ta thấy trong 3 năm 2001, 2002, 2003 đã không hoàn thành kế hoạch đề ra, chỉ có năm 2001 kế hoạch tiêu thụ mới hoàn thành. Điều này chứng tỏ vấn đề lập kế hoạch chưa được thực sự có hiệu quả, đã có sự bất hợp lý, thiếu khoa học trong công tác lập kế hoạch. Phỏng vấn ông Quang- phòng Tài Chính- Kế Hoạch- Đầu Tư cho biết : việc lập kế hoạch căn cứ vào kết quả hoạt động tiêu thụ năm trước, năng lực sản xuất của đơn vị, quan hệ với khách hàng, với thị trường, định hướng phát triển của Công ty mà không căn cứ vào sự điều tra, nghiên cứu thông tin về nhu cầu kháh hàng, nhu cầu thị trường một cách chu đáo. Chính điều này dẫn đến tình trạng kế hoạch không phù hợp với thực tế. Bên cạnh đó việc thực hiện kế hoạch phụ thuộc vào nổ lực bán hàng của nhân viên và một số chính sách Marketing, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng...Với đặc thù sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng thì vấn đề hoàn thành kế hoạch tiêu thụ phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm thị trường, chiến lược xâm nhập thị trường mà Công ty đã đề ra có thể ký kết được nhiều đơn đặt hàng, góp phần nâng cao sản lượng bán. Bởi vì khi đơn đặt hàng được chấp nhận thì đã thoã thuận xong về giá cả, phương thức thanh toán, quy cách hàng hoá..., vấn đề còn lại là triển khai sản xuất sao cho đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng và tiến độ giao hàng. Vì vậy cơ sở quan trọng cần được chú ý khi lập kế hoạch là dựa trên kết quả đánh giá từ các cuộc nghiên cứu thị trường do bộ phận Marketing cung cấp. Nhưng hiện nay bộ phận Marketing của Công ty chưa được tổ chức riêng biệt và hoạt động của nó chưa được chú trọng nên khi đánh giá thường bỏ qua nguyên nhân quan trọng này.
Công ty chưa có văn phòng đại diện ở nước ngoài, cùng với việc chưa hình thành một bộ phận Marketing riêng biệt, nên công tác nghiên cứu thị trường ở Công ty gặp rất nhiều khó khăn và mang tính tự phát. Công ty chưa chú trọng vấn đề chào hàng hay quảng cáo sản phẩm mà chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng của khách hàng gởi tới. Chi phí quảng cáo chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí bán hàng, do đó thị phần của Công ty ở nước ngoài còn rất nhỏ. Hiện nay Công ty tập hợp chi phí bán hàng theo tháng bao gồm các khoản sau:
- Chi phí vận chuyển - Chi phí quảng cáo - Chi phí xuất hàng mẫu - Chi phí làm giấy tờ hải quan - Chi phí lưu kho và bốc xếp
Hầu như Công ty chỉ quan hệ làm ăn với khách hàn co mối quan hệ từ trước, Công ty thường tiến hành đặt hàng sản xuất sau khi đã chấp nhận đơn đặt hàng, chứ rất ít khi sản xuất xong rồi mới chào hàng. Thế nhưng công tác quảng cáo và Marketing không được chú trọng làm cho thị phần va ìdoanh số không được mở rộng. Nói chung những bạn hàng từ trước đến nay của Công ty đều có thái độ nghiêm túc và mong muốn duy
trì quan hệ lâu dài nên thủ tục thực hiện cho mỗi thương vụ đơn giản và ít tốn kém. Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty để đảm bảo tái sản xuất nhưng lại phụ thuộc quá nhiều vào bạn hàng này. Từ năm 1999, Công ty đã thâm nhập vào thị trường Bắc Mỹ, khối EU... Đây là những bạn hàng đầy tiềm năng, vì thế Công ty phải không ngừng quan hệ tốt với bạn hàng truyền thống và luôn phải phấn đấu giành thế chủ động trong việc lựa chọn thương nhân giao dịch.
3.2.3.2 Đánh giá hiệu quả của công tác xử lý đơn đặt hàng
Với đặc điểm tiêu thụ theo từng đơn đặt hàng như Công ty XNKTSMT thì giai đoạn này giữ vai trò hết sức quan trọng. Nó quyết định kết quả kinh doanh cũng như kết quả tài chính của Công ty. Muốn gia tăng doanh số, nâng cao lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho người lao động thì không có gì khác hơn là phải ký kết nhiều đơn đặt hàng với khách hàng. Do đó, vấn đề sử lý đơn đặt hàng như thế nào cho có hiệu quả, vừa đáp ứng được nhu cầu khách hàng và không ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty là điều mà lãnh đạo Công ty luôn quan tâm.
• lưu đồ mô tả công việc trong thủ tục xử lý đơn đặt hàng (trang bên)
• Thực hiện thủ tục phân tích hiệu quả của công tác xử lý đơn đặt hàng
Việc định giá bán ảnh hưởng rất lớn đến doanh số thu được. Hiện nay giá bán ở Công ty được xác định lúc xử lý đơn đặt hàng. Nhưng việc xác định giá bán cho đơn đặt hàng còn nhiều điểm chưa hợp lý. Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên phòng xuất khẩu yêu cầu xí nghiệp sản xuất sản phẩm theo số lượng, quy cách như trong đơn
Y u cầu nhận đơn đặt hângă
Không Xem xét năng lực đáp ứng
Thỏa thuận vâ ký đơn đặt hâng Tri øn khai vâ thực hi ûn ă ă
đơn đặt hâng
Có th ø thay đổi ă
trong quá trình thực hi ûn ĐĐHă
Nhận thay đổi t ư
phía khách hâng Nhận thay đổi t phía Công ty ư
Lập văn bản thông báo cho khách hâng Xem xét vâ đánh giá Chấp nhận KH Các thông báo có li n quană Đặt hâng sản xuất Lưu hồ sơ Th ôn g ba ïo ch o k ha ïch h ân g Ng ng ư Bộ phận giao dịch thị trư ng , emailơ Ban xuất Ban xuất Bộ phận giao dịch Ban xuất Bộ phận kỹ thuật
Không Ban xuất Bộ phận kỹ thuật Có K hô ng C ó Không Ban xuất Ban xuất Nhân vi n ă thị trư ng ơ Bộ phận kỹ thuật (ban xuất) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
đặt hàng và chờ người sản xuất đề nghị giá bán, sau đó cộng thêm một khoản lãi rồi quyết định giá bán cho đơn đặt hàng. Việc quyết định ký kết đơn đặt hàng tuỳ thuộc vào kết quả tính toán lãi hay lỗ của từng đơn đặt hàng, nếu lãi thì tiếp nhận, lỗ thì từ chối chứ không quan tâm dến các yếu tố khác của đơn đặt hàng như :, chi phí, quy mô đơn hàng...Do đó hiệu quả của công tác xử lý sẽ không cao.
Muốn cho hoạt động tiêu thụ phát triển thì việc tiếp nhận hay từ chối đơn đặt hàng không phải chỉ căn cứ vào doanh thu hay lợi nhuận thu được mà phải xem xét đến hiệu quả sử dụng đồng vốn cho sản xuất kinh doanh, trong nhiều trường hợp, căn cứ vào lỗ hay lãi không phải là cơ sở hợp lý để ký kết đơn đặt hàng vì có thể đơn đặt hàng có lãi nhưng hiệu quả không cao. Hiện nay công tác xử lý đơn đặt hàng được chia cho các bộ phận liên quan và nguyên tắc xuyên suốt trong quá trình xử lý là cân đối giữa nhu cầu khách hàng và năng lực đáp ứng của Công ty. Trong quá trình xử lý Công ty đã linh hoạt trong phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng. Phỏng vấn chị Vân - nhân viên thanh toán quốc tế phòng xuất khẩu cho biết : phổ biến ở Công ty là giao hàng theo điều kiện FOB và CFR, nhưng hầu như CFR là chủ yếu. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ được sử dụng chủ yếu.
Tuy nhiên, trong quá trinh xem xét đến khả năng tài chính của đối tác và có thể vận dụng linh hoạt các phương thức thanh toán trong ngoại thương như: phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu..., không nên sử dụng cứng nhắc các phương thức thanh toán như đã đề ra trước đây để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và do đó có thêø ký kết được nhiều hợp đồng hơn nữa, gia tăng doanh số và lợi nhuận cho Công ty
3.2.3.2 Đánh giá hiệu quả của việc xuất hàng giao cho khách
Khi có kế hoạch xuất hàng, kho thành phẩm có trách nhiệm nhận kế hoạch xuất hàng của phòng xuất khẩu chuyển xuống và thực hiện đối chiếu số lượng các đơn hàng trong kho xuất theo kế hoạch xuất hàng đồng thời phải thông báo đến các xí nghiệp liên quan, Ban Xuất nếu không đảm bảo về số lượng thành phẩm giao hàng theo kế hoạch xuất hàng. Nếu có sự cố về hàng hóa không đủ xuất thì xí nghiệp phải thông báo cho phòng xuất khẩu biết trước 24 giờ so với ngày xuất của kế hoạch xuất hàng. Đây là nội dung của kế hoạch xuất hàng được quy định tại Công ty theo đó khi thủ kho thành phẩm thấy đơn hàng nào không đủ số lượng thì báo ngay cho phòng xuất khẩu biết để tiện theo dõi và xử lý kịp thời, đồng thời thông báo đến cho khách hàng. Việc giao hàng đúng thời hạn, số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa theo đúng hợp đồng là điều mong muốn của chính Công ty và điều này sẽ góp phần giữ thiện chí làm ăn lâu dài của khách hàng với Công ty. Tuy nhiên theo kết quả điều tra thu thập được thì ở Công ty hiện nay, tính kịp thời của công tác giao hàng chưa được thực hiện triệt để, hiện tượng giao hàng không đúng thời hạn theo như hợp đồng đã ký kết vẫn thường xuyên xảy ra. Nguyên nhân của việc giao hàng trễ hẹn là do tiến độ sản xuất chậm so với kế hoạch đề ra và do thời tiết xấu. Phỏng vấn chị Vân- nhân viên phòng xuất khẩu cho biết : sản phẩm hải sản có tính mùa vụ, do không ổn định về thời tiết nên dễ bị hư hỏng, chất lượng dễ bị hạ. Bên cạnh đó khi giá cả biến động làm cho Công ty và xí nghiệp sản xuất phải trì hoãn lại để thõa thuận mức giá cũng gây ra hiện tượng sản xuất chậm tiến độ. Tuy nhiên, nguyên nhân này có thể khắc phục được. Cả hai nguyên nhân trên đều ảnh hưởng đến chất lượng của công tác giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của Công ty, đến mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách. Nếu không khắt phục được sẽ đánh mất quan hệ với bạn hàng và làm cho thị phần giảm sút, kết quả tất yếu là làm cho số lượng đơn đặt hàng bị giảm theo. Do đó cần phải quan tâm hai nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời và hợp lý nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
Nhìn chung, công tác kiểm tra, kiểm soát về kế toán đối với bộ phận xuất hàng, cụ thể ở kho thực hiện tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác kiểm
soát nội bộ, cần có sự phối hợp của bộ phận bảo vệ trong việc theo dõi xuất hàng. Hiện nay công tác bảo vệ chưa được quan tâm đúng mức trong việc quan sát quá trình giao nhận hàng hóa.
3.2.3.3 Đánh giá hiệu quả của việc lựa chọn hãng tàuvận chuyển
Sau khi đơn đặt hàng chấp nhận phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng đã thõa thuận xong với mức giá cụ thể nhưng Công ty vẫn có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh bừng việc giảm chi phí thuê tàu, lựa chọn hãng tàu nào có thể đáp ứng đúng lịch trình vừa đảm bảo đúng thời hạn và vừa đảm bảo lợi ích cho Công ty. Hiện nay chi phí xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí bán hàng, chi phí XNK bao gồm nhiều loại khác nhau: chi phí dịch vụ, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan, chi phí bảo hiểm... Trong đó chi phí vận chuyển chiến tỷ trọng cao nhất. Vấn đề về thuê tàu vận chuyển ở Công ty chưa thực sự có hiệu quả. Phỏng vấn chị Vân cho biết: thuê tàu thường căn cứ vào mối quan hệ truyền thống với hãng tàu và một thực tế hiện nay cước phí tàu vận chuyển tại cảng khá cao. Tuy nhiên nếu thời gian giao hàng dài hơn thì Công ty thường vận chuyển bằng xe vào Tp. HCM, sau đó đóng containter chuyển hàng tại cảng HCM thì cước phí vẫn nhỏ hơn nếu giao hàng tại cảng ĐN. Công ty thường thuê các hãng tàu như: Wanhai, Huyndai... nên chất lượng vận chuyển luôn được đảm bảo. Trường hợp xuất hàng sang Châu Âu thì Công ty thuê xe vận chuyển vào Tp.HCM sau đó đóng container giao hàng lên tàu. Tùy theo lịch trình của từng hãng tàu nên có thể cập bến tại những cảng ở quốc gia khác rồi mới đến Châu Âu. Nhìn chung hiện nay Công ty có những thuận lợi về vận chuyển do có chi nhánh tại Tp.HCM, vì vậy sẽ giảm thiểu được chi phí tiêu thụ.
3.3 BÁO CÁO KIỂM TOÁN
Tất cả các vấn đề được trình bày ở trên là nội dung tiến hành mộst cuộc kiểm toán hoạt động tiêu thụ bằng việc sử dụng một số kỹ thuật như phân tích, điều tra thực tế, phỏng vấn. Nội dung kiểm toán đã đi vào đánh giá một số mặt trong hoạt động tiêu thụ tại Công ty XNKTSMT. Ơí đay việc đánh giá không chỉ nhằm đi vào việc xem xét tính hiệu quả mà còn quan tâm đến cả những chính sách, quy định áp dụng trong hoạt động của Công ty. Do điều kiện làm việc còn hạn chế nên công việc kiểm toán chỉ giới hạn trong một số nghiệp vụ kiểm toán nhất định, thông qua việc đánh giá nhược điểm của hệ thống KSNB tại Công ty, tiến hành đi sâu phân tích những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được trong toàn bộ hoạt động tiêu thụ. Qua toàn bộ quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với kết quả thực hiện các thử nghiệm mở rộng ta nhận thấy: Công ty đã có nhiều nổ lực trong việc tiếp nhận và triển khai thực hiện đơn hàng, vấn đề kiểm soát doanh thu, thu tiền, khiếu nại, xử lý của khách hàng được thực hiện tốt. Do đó nhiều khách hàng truyền thống luôn giữ mối quan hệ tốt đối với Công ty và còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Góp phần nâng cao năng lực sản xuất như: kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên cũng có nhiều điểm chưa hiệu quả, việc đưa ra các chính sách, quy định vẫn còn một số khía cạnh chưa có tính thuyết phục đối với người lao động. Một số chính sách tuy đã được đưa ra nhưng chưa thực hiện một cách cụ thể bằng văn bản và một số ít không được áp dụng trong thực tế. Mặt khác, vì tiêu thụ theo đơn đặt hàng nên vấn đề nghiên cứu thị trường hay lựa chọn khách hàng