Sau khi đơn đặt hàng chấp nhận phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng đã thõa thuận xong với mức giá cụ thể nhưng Công ty vẫn có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh bừng việc giảm chi phí thuê tàu, lựa chọn hãng tàu nào có thể đáp ứng đúng lịch trình vừa đảm bảo đúng thời hạn và vừa đảm bảo lợi ích cho Công ty. Hiện nay chi phí xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí bán hàng, chi phí XNK bao gồm nhiều loại khác nhau: chi phí dịch vụ, chi phí vận chuyển, chi phí hải quan, chi phí bảo hiểm... Trong đó chi phí vận chuyển chiến tỷ trọng cao nhất. Vấn đề về thuê tàu vận chuyển ở Công ty chưa thực sự có hiệu quả. Phỏng vấn chị Vân cho biết: thuê tàu thường căn cứ vào mối quan hệ truyền thống với hãng tàu và một thực tế hiện nay cước phí tàu vận chuyển tại cảng khá cao. Tuy nhiên nếu thời gian giao hàng dài hơn thì Công ty thường vận chuyển bằng xe vào Tp. HCM, sau đó đóng containter chuyển hàng tại cảng HCM thì cước phí vẫn nhỏ hơn nếu giao hàng tại cảng ĐN. Công ty thường thuê các hãng tàu như: Wanhai, Huyndai... nên chất lượng vận chuyển luôn được đảm bảo. Trường hợp xuất hàng sang Châu Âu thì Công ty thuê xe vận chuyển vào Tp.HCM sau đó đóng container giao hàng lên tàu. Tùy theo lịch trình của từng hãng tàu nên có thể cập bến tại những cảng ở quốc gia khác rồi mới đến Châu Âu. Nhìn chung hiện nay Công ty có những thuận lợi về vận chuyển do có chi nhánh tại Tp.HCM, vì vậy sẽ giảm thiểu được chi phí tiêu thụ.
3.3 BÁO CÁO KIỂM TOÁN
Tất cả các vấn đề được trình bày ở trên là nội dung tiến hành mộst cuộc kiểm toán hoạt động tiêu thụ bằng việc sử dụng một số kỹ thuật như phân tích, điều tra thực tế, phỏng vấn. Nội dung kiểm toán đã đi vào đánh giá một số mặt trong hoạt động tiêu thụ tại Công ty XNKTSMT. Ơí đay việc đánh giá không chỉ nhằm đi vào việc xem xét tính hiệu quả mà còn quan tâm đến cả những chính sách, quy định áp dụng trong hoạt động của Công ty. Do điều kiện làm việc còn hạn chế nên công việc kiểm toán chỉ giới hạn trong một số nghiệp vụ kiểm toán nhất định, thông qua việc đánh giá nhược điểm của hệ thống KSNB tại Công ty, tiến hành đi sâu phân tích những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được trong toàn bộ hoạt động tiêu thụ. Qua toàn bộ quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với kết quả thực hiện các thử nghiệm mở rộng ta nhận thấy: Công ty đã có nhiều nổ lực trong việc tiếp nhận và triển khai thực hiện đơn hàng, vấn đề kiểm soát doanh thu, thu tiền, khiếu nại, xử lý của khách hàng được thực hiện tốt. Do đó nhiều khách hàng truyền thống luôn giữ mối quan hệ tốt đối với Công ty và còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Góp phần nâng cao năng lực sản xuất như: kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên cũng có nhiều điểm chưa hiệu quả, việc đưa ra các chính sách, quy định vẫn còn một số khía cạnh chưa có tính thuyết phục đối với người lao động. Một số chính sách tuy đã được đưa ra nhưng chưa thực hiện một cách cụ thể bằng văn bản và một số ít không được áp dụng trong thực tế. Mặt khác, vì tiêu thụ theo đơn đặt hàng nên vấn đề nghiên cứu thị trường hay lựa chọn khách hàng còn rất thụ động, bên cạnh đó hiệu quả của công tác xử lý của đơn đặt hàng chưa cao. Tất cả những điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả của họat động tiêu thụ. Do đó vấn đề đặt ra là phải có các giải pháp hợp lý để khắc phục những hạn chế trên. Sau khi tìm hiểu đánh giá hiệu quả hoạt động tiêu thụ tại Công ty XNKTSMT cùng với việc phân tích một số mặt tồn tại trên, phần này sẽ đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động ở Công ty. Cụ thể như sau:
Những thuận lợi cho XKTS trong giai đoạn đến là nhu cầu tiêu thụ hàng thuỷ sản trên thế giới dự báo sẽ tăng dần cho đến năm 2010, những loại thuỷ sản Việt Nam đang phát triển mạnh về diện tích và sản lượng nuôi nay khá phù hợp với nhu cầu tiêu thụ của thế giới trong thời gian tới đặc biệt là tôm. Đây là điều kiênû thuận lợi cho Công ty trong việc nghiên cứu và xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường, đặc biệt là EU và Mỹ. Tuy hiên hiện nay, việc XKTS của Viện nam nói chung và của Công ty nói riêng còn gặp rất nhiều khó khăn do gặp phải những vấn đề về dịch bệnh và vệ sinh an toàn thực phẩm hay sự bất ổn về kinh tế và chính trị tại các nước nhập khẩu lớn đặc biệt là sự phục hồi về kinh tế của Mỹ và Nhật còn chậm. Ngoài ra trong thời gian đến các “hàng rào kỹ thuật” sẽ còn được nhiều nước tiếp tục thực hiện, trong khi đó vấn đề về dư lượng kháng sinh và tạp chất trong sản phẩm thủy sản XK cuả Việt Nam vẫn chưa khắc phục triệt để. Những cơ hội và những thách thức nói trên, Công ty XNKTSMT phải điều chỉnh đổi mới mô hình hoạt động của Ban Xuất phù hợp với xu thế kinh doanh bắt kip với nhữn chuyển biến của thị trường, từ đó tạo động lực thúc đẩy kim ngạch XKTS và làm tốt công tác tham mưu cho Giám đốc trên phạm vi toàn Công ty. Để thực hiện được điều đó cần nâng cao chuyên môn cho bộ phận Marketing của phòng Xuất khẩu. Thiết lập bộ phận Marketing riêng phòng xuất khẩu gồm 03 người: 01 người giữ chức tổ trưởng nghiên cứu Marketing và 02 người giữ chức trợ lý. Tổ trưởng phải được đào tạo kỹ về chuyên môn và có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh XNK, khi cần thiết phải ra nước ngoài để xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường và thiết kế chương trình quảng cáo phù hợp. Công ty có thể tổ chức lại phòng XNK như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG XUẤT KHẨU
Bên cạnh việc xây dựng bộ phận Marketing cho Ban Xuất thì Công ty nên chú ý công tác tổ chức tuyển chọn, tích cực đào tạo để Ban Xuất có đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ thị trường giỏi và chyên sâu. Khuyến khích CBCNV tự học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc trong tình hình mới.
3.3.2 Về công tác nghiên cứu thị trường
Trong bảng Báo Cáo Tổng Kết Hoạt Động 20 Năm của Công ty XNKTSMT có nêu định hướng thị trường tiêu thụ chính về XKTS của Công ty trong giai đoạn đến theo thứ tự ưu tiên lần lượt là: Mỹ, Nhật Bản, EU, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc và trong thời gian này cần vươn đến các thị trưpờng mục tiêu đó là: Đông Âu, Canada, Châu Phi, trong nước đặc biệt quan tâm đến các thị trường ở Hà Nội, Tp.HCM. với những định hướng như vậy thì công tác nghiên cứu thị trường và xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường cần phải được quan tâm hết mức bới các thị trường này tương đối khó tính như :EU, Mỹ, Nhật. Các bước tiến hành trong chiến lược thâm nhập thị trường này gồm:
- Thu thập thông tin về thị trường: Để thu thập thông tin một cách chính xác, hiệu quả, bộ phận Marketing của Ban Xuất nên tổ chức tốt công tác tìm kiếm thị trường, thu thập thông tin và cập nhập đầy đủ về khách hàng. Đối với những khách hàng chính để phân tích, dự báo, lập phương án kinh doanh trình lên lãnh đạo xem xét và xử lý. Các tài liệu tham khảo đó là: sách báo liên quan đến thị trường tìm năng, tạo nguồn thông tin sơ cấp cho việc nghiên cứu thâm nhập thị trường. Khi thu thập thông tin cần phân loại theo hai hướng thông tin có thể định lượng được và thông tin không thể định lượng được. Tùy theo từng loại thông tin mà sử dụng các phương pháp khác nhau, thông tin có thể định lượng được nên sử dụng các phương pháp thống kê, phương pháp toán học,... đối với những thông tin không thể định lượng được thì sử dụng phương pháp điều tra. Ngoài ra cũng cần phải tìm hiểu thêm thông tin về luật pháp XNK của thị trường mục tiêu để đề ra hướng xuất khẩu cho phù hợp. Công ty có thể sử dụng phiếu thăm dò theo mẫu sau để điều tra nhu cầu thị trường xã hội.
Tổ trưởng Marketing
Trợ lý 2 Trợ lý 1
Bộ phận
thủ tục Bộ phận kỹ thuật MarketingBộ phận giao dịchBộ phận Bộ phận văn thư thanh toánBộ phận Phó ban xuất khẩu
1. Liệu thị trường đó có thể tiếp nhận sản phẩm của Công ty một cách đáng kể không?
2. Nếu có thể thì mức độ tiêu thụ sản phẩm đó là bao nhiêu? 3. Tình hình cạnh tranh ở thị trường đó ra sao?
4. Tại thị trường đó có những trung tâm phân phối nào?
5. Hiện có những nguồn phân phối nào và các nguồn đó hoạt đông ra sao? 6. Những đòi hỏi về pháp lý (nếu có) đối với việc kinh doanh tại đó? 7. Triển vọng lâu dài của thị trường?
Kết quả của việc trả lời các câu hỏi sẽ cho Công ty biết có nên tiếp cận thị trường đó hay không, đồng thời xây dựng được sản lượng tiêu thụ tại thị trường đó và lập kế hoạch tiêu thụ phù hợp.
- Mặt khác vấn đề chào hàng thích hợp cũng phải được bộ phận Marketing xem trọng. Chào hàng là hình thức giới thiệu sản phẩm cũng như phong cách làm việc của Công ty, vì vậy trong vấn đề này bộ phận Marketing phải xây dựng cách chào hàng khác nhau tùy theo mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng. Đối với bạn hàng truyền thống thì nội dung chào hàng xây dựng đơn giản không cần cầu kỳ vì đối tác đã hiểu phần nào về sản phẩm của đơn vị. Ngược lại đối với các bạn hàng mới thì khâu chào hàng được chú ý, nội dung thư cần viết trân trọng, lịch sự, tạo ấn tượng tốt với khách hàng về Công ty, có thể in cả những mẫu sản phẩm để gửi cho đối tác kèm theo nội dung của thư chào hàng.
- Mục tiêu của quá trình tiêu thụ là bán được hàng với chi phí thấp đem lại hiệu quả cao. Chính vì thế cần phải nghiên cứu quá trình phân phối sao cho hiệu quả, tiết kiệm được những chi phí không cần thiết. Bản câu hỏi khi tìm hiểu về vấn đề này như sau:
1. Đối với mặt hàng thủy sản thì thị trường đó được cung ứng bằng cách nào? 2. Những Công ty chủ yếu nào đang thực hiện phân phối sản phẩm này? 3. Các Công ty khác đang làm gì trong lĩnh vực nghiên cứu này?
4. Người mua thích gì?
5. Cần thu hút vào đây những kinh nghiệm phâm phối nào của nước sở tại?
Bên cạnh việc xem xét về thị trường, kênh phân phối, Công ty cần xem xét luật XNK đối xới sản phẩm hải sản của một số nước để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết đơn đặt hàng, loại sản phẩm nào được hưởng thuế ưu đãi, loại nào không được hưởng thuế ưu đãi...
3.3.3 Nâng cao hiệu quả xử lý đơn đặt hàng
Tại Công ty XNKTSMT, việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tương đối tốt, Công ty luôn chú trọng đến vấn đề tài chính của đối tác để đề ra phương thức thanh toán thích hợp. Tuy nhiên trong việc áp dụng chính sách về điều kiện giao hàng còn nhiều hạn chế. Cụ thể như :
Về điều kiện giao hàng: Công ty chỉ áp dụng giá CFR và giá FOB. Để có thể ký kết được nhiều đơn đặt hàng hơn thì Công ty nên áp dụng linh hoạt các điều kiện giao hàng tuỳ theo các khách hàng ví dụ như: đối với các khách hàng có đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam, Công ty nên sử dụng điều kiện giao hàng FCA- giao cho người vận chuyển, người vận chuyển này do người mua chỉ định, có thể đênú kho hoặc đến tại một địa điểm nhất định tại Đà Nẵng để nhận hàng, hay khi xuất hàng sang Châu Âu do phải vận chuyể hàng vào Tp.HCM mới đóng container nên khoảng cách về không gian xa, Công ty có thể áp dụng điều kiện giao hàng FAS- giao hàng dọc mạng tàu - nó cũng như FOB nhưng Công ty không phải chịu chi phí trong việc bốc hàng lên tàu, gây tốn kém về chi phí bán hàng cho Công ty.
Về phương thức thanh toán : Để thuận tiện nhanh gọn trong vấn đề thanh toán Công ty cũng nên áp dụng thêm các phương thức thanh toán khác, ví dụ như đối với bạn hàng tin tưởng lẫn nhau thì nên sử dụng phứơng thức thanh toán D/A (chấp nhận
thanh toán đổi chứng từ). Trong trường hợp này, Công ty có trách nhiệm gửi hàng cho khách hàng và gửi toàn bộ chứng từ hàng hóa cho ngân hàng phục vụ mình, sau đó Ngân hàng này bằng các động tác nghiệp vụ sẽ giao cho ngân hàng đại lý ở nước khách hàng thu tiền hàng (khách hàng có tài khoản tại Ngân hàng này). Nếu áp dụng phương thức tín dụng chứng từ thì Công ty cần phải chú ý kiểm tra tính chân thực của L/C để tránh trường hợp khách hàng lừa gạt Công ty bán hàng.
Ngoài ra để đỡ tốn kém thời gian trong việc xử lý những đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên xử lý đơn đặt hàng cần xem xét nó có thể trở thành đơn đặt hàng hay không hoặc khách hàng chỉ đòi hỏi để có bảng báo giá. Công ty có thể tham khảo cách nhận biết thư hỏi hàng thực sự như sau:
1. Thư phải bằng tiếng Anh 2. Trong thư hỏi bằng giá cả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Trong thư có yêu cầu giao hàng.
Ngoài cách nhận biết thư hỏi mua hàng, Công ty nên tìm hiểu thêm cách phân tích một lá thư nước ngoài để nâng cao hiệu quả xử lý đơn đặt hàng. Hình thức của một lá thư có thể cho phép xác định tầm cỡ của lá thư đó. Các yếu tố cần xem xét trong một lá thư bao gồm:
1. Thư đánh máy vi tính hay viết tay, nếu là thư viết tay thì không bao giờ hỏi mua hàng thực sự.
2. Thư có tiêu đề doanh nghiệp hay không ? các thư của cá nhân hay Công ty mà không có tiêu đề doanh nghiệp thì khó có thể dẫn đến đơn đặt hàng , thường đó là thư hỏi xin catalogue.
3. Tiêu đề có telex hoặc fax, email, số tham chiếu tài khỏan hay không? Nếu thiếu các mục này thì khó có thể là thư hỏi mua hàng thực sự.
Bên cạnh đó, để tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra cũng như đối chiếu các đơn đặt hàng khi cần thiết, Công ty nên lưu đơn đặt hàng theo thứ tự ABC của tên nước. Công việc này giao cho 1 nhân viên của bộ phận Marketing phụ trách. Danh mục này có được lưu trên máy tính nên truy cập nhanh, giảm bớt thời gian tìm kiếm.
3.3.4 Hoàn thiện công tác phối hộ giữa các phòng ban, bảo quản và lưu chuyển chứng từ. chuyển chứng từ.
Mặc dù hiện nay tại Công ty Ban Nhập, Ban Xuất, phòng Tài chính- Kế hoạch - Đầu tư đều họat động tốt. Tuy nhiên giữa các phòng chưa có sự phối hợp chặt chẽ. Để đạt được mục tiêu đề ra là nâng cao hiệu quả họat động tiêu thụ thì cần phải tăng cường sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bộ phận để tìm được thị trường tốt, XK được nhiều mặt hàng với chi phí tiết kiệm nhằm tăng doanh số và hiệu quả. Phối hộ giữa Ban Xuất và phong Tài chính- Kế hoạch -Đầu tư trong việc mở L/Công ty và thanh toán công nợ. Nâng cao hơn nữa chất lượng kinh doanh, vừa mở rộng kinh doanh theo chiều rộng lẫn chiều sâu, thực hành tiết kiệm, đẩy nhanh vòng quay vốn và tăng hiệu quả họat động của đơn vị. Thường xuyên kiểm tra việc lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận có liên quan, theo