CHƯƠNG 2 28 QUẢN TRỊ MỤC TIÊU BẰNG CÔNG CỤ OKRs TẠI MỘT SỐ CÔNG TY
3.2. Định hướng và mô hình tham khảo cho các doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs
3.2.3. Chu kỳ thực hiện một quy trình OKRs điển hình
Các mốc thời gian để triển khai quy trình thực hiện phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs trong một chu kỳ có thể được mô phỏng qua bảng dưới đây:
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Thời gian thực hiện Nội dung thực hiện OKRs Bước 1 – 2 : Từ 4 đến 6
tuần trước khi bắt đầu một quý
Thảo luận OKRs cho quý 1 và cả năm (mức độ công ty) Lãnh đạo cấp cao bắt đầu thảo luận OKRs của công ty.
Nếu thiết lập OKRs cho quý 1, đây cũng là lúc đặt ra kế hoạch năm để dẫn hướng cho công ty.
Bước 3: 2 tuần trước khi bắt đầu một quý
Trao đổi về OKRs cấp công ty cho cả năm và quý 1 Thông qua lần cuối OKRs cấp công ty và trao đổi OKRs này với tất cả nhân viên trong công ty.
Bước 4 – 5: Bắt đầu một quý
Trao đổi với nhóm về OKRs cho quý 1
Dựa trên OKRs cấp công ty, các nhóm phát triển OKRs của nhóm và chia sẻ trong các buổi họp.
Bước 4 - 5: 1 tuần sau khi bắt đầu một quý
Chia sẻ với nhân viên OKRs cho quý 1
Một tuần sau khi OKRs nhóm được bàn bạc, nhân viên bắt đầu chia sẻ OKRs cá nhân. Bước này đòi hỏi sự trao đổi giữa quản lý và nhân viên để thống nhất và bám sát vào OKRs của bộ phận.
Bước 6: Trong suốt một quý
Nhân viên theo dõi và trao đổi thường xuyên
Nhân viên đo lường và chia sẻ tiến độ công việc, trao đổi thường xuyên với quản lý. Theo định kỳ, nhân viên đánh giá họ sẽ hoàn thành đầy đủ OKRs như thế nào. Nếu không thể, họ phải chủ động hiệu chỉnh lại.
Bước 7: Gần kết thúc một quý
Nhân viên đánh giá và chấm điểm OKRs cho quý 1 Khi sắp hết quý, nhân viên chấm điểm cho OKRs của mình, tự đánh giá và nhận định giữa công việc và OKRs như thế nào.
Bảng 3.3: Các mốc thời gian thực hiện quy trình triển khai OKRs tại doanh nghiệp Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Một chu kỳ thực hiện OKRs điển hình được mô tả như hình dưới đây:
Hình 3.2: Một chu kì OKRs điển hình
Nguồn: okrs.vn (2020)
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Giai đoạn 1 (Bước 1 – 2): Từ 4 đến 6 tuần trước chu kì
Tại giai đoạn này gần như bước 1 đã hoàn thành và công ty đã xác định chọn OKRs để quản trị mục tiêu. Bước 2 của quy trình OKRs được triển khai từ giai đoạn này. Đây là thời điểm tổ chức cần suy nghĩ về OKRs của công ty cho quý tiếp theo.
Ban lãnh đạo cao nhất phân tích các ưu tiên cho quý tiếp theo và cùng nhau đưa ra bản thảo chiến lược. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị đặt OKRs cho quý 1, đây cũng là thời điểm để lập kế hoạch hàng năm, điều này sẽ giúp định hướng cho công ty, giúp các mục tiêu quan trọng đặt ra luôn đi theo chiến lược.
Các mục tiêu của công ty không nên chỉ xuất phát từ giám đốc điều hành (CEO) hay từ ban quản lý cấp cao. Doanh nghiệp nên thu thập ý kiến đóng góp và phản hồi từ tất cả các cấp của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp ban lãnh đạo có thêm góc nhìn đa chiều từ phía những người nhân viên và làm tăng sự tham gia của họ với mục tiêu chung của tổ chức.
Giai đoạn 2 (Bước 3): 2 tuần trước chu kì
Hoàn thiện các bộ OKRs cấp công ty (OKRs của giám đốc) và truyền đạt tới toàn thể công ty. Sau khi ban lãnh đạo cấp cao đã thống nhất được bộ OKRs cấp cao nhất, người chủ doanh nghiệp hoặc CEO sẽ công bố bộ OKRs của công ty đến tất cả thành viên trong tổ chức. Họ cần phải nói rõ lý do vì sao tổ chức cần thực hiện bộ OKRs này trong quý tiếp theo. Ai cũng cần được biết lý do đằng sau những bộ OKRs của tổ chức để những người nhân viên có thể hiểu được tổ chức của họ đang hướng tới điều gì và từ đó dễ dàng hơn trong việc hình thành bộ OKRs của cá nhân.
Giai đoạn 3 (Bước 4 – 5): Đầu chu kỳ
Các nhóm họp bàn và hình thành nên OKRs của trưởng nhóm. Dựa trên OKRs của công ty, các nhóm sẽ phát triển những bộ OKRs của riêng họ và chia sẻ chúng trong các cuộc họp. Trong những cuộc họp nội bộ nhóm, mỗi nhóm sẽ đề ra những mục tiêu mà nhóm cần đạt để có thể đóng góp vào OKRs của công ty.
Lúc này cần trả lời những câu hỏi như:
OKRs nào của công ty có liên quan tới hoạt động của nhóm?
Nhóm có thể làm được những gì và cần phải làm gì để đóng góp vào OKRs đó?
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
OKRs của công ty sẽ được thực hiện thông qua các OKRs nhỏ hơn do mỗi nhóm tự tạo dựng. Do đó, cần phải có sự thảo luận rõ ràng giữa các nhóm, xác định sự liên kết để đưa ra những bộ OKRs phù hợp cho mỗi nhóm. Lưu ý rằng OKRs của nhóm tức là OKRs của trưởng nhóm.
Giai đoạn 4 (Bước 4 – 5): 1 tuần sau khi bắt đầu chu kì
Thiết lập bộ OKRs cho từng nhân viên. Một tuần sau khi các OKRs nhóm được truyền đạt, nhân viên sẽ tạo OKRs của riêng họ. Bước này đòi hỏi sự thương lượng, đàm phán giữa quản lý và nhân viên thường là trong các cuộc họp 1:1.
Thông qua việc trao đổi về bộ OKRs với người quản lý, nhân viên có thể xây dựng OKRs thực tế với khả năng của bản thân dựa trên những định hướng từ nhóm và công ty. Đồng thời, người quản lý cũng hiểu rõ được tiềm năng và mong muốn của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp hơn.
Để hình thành được bộ OKRs của cá nhân, ngoài việc đàm phán và dựa vào định hướng của người quản lý, người nhân viên cũng cần trao đổi với các đồng nghiệp của mình và hình thành các liên kết chéo hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Giai đoạn 5 (Bước 6): Trong suốt chu kì
Theo dõi tiến độ và kiểm tra. Trong suốt quý, tất cả mọi người từ người lãnh đạo cao nhất đến toàn bộ nhân viên đều phải thực hiện nghiêm túc việc Check-in để theo dõi tiến trình. Việc check-in nên được diễn ra đều đặn và định kỳ hàng tuần.
Thông qua các buổi check-in hàng tuần, người sở hữu OKRs sẽ liên tục đo lường và theo dõi kết quả OKRs của mình, đồng thời có sự trao đổi thường xuyên với quản lý.
Việc trao đổi, phản hồi diễn ra liên tục trong suốt thời gian thực hiện OKRs, nhằm cập nhật sát sao tiến độ cũng như đưa ra sự điều chỉnh cho phù hợp nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới sự thành bại của OKRs.
Việc theo dõi và kiểm tra tiến độ không phải chỉ dựa vào những con số, mỗi cá nhân cần đánh giá khả năng đạt được OKRs (điểm tự tin). Điểm số thấp nhưng mức độ tự tin hoàn thành OKRs cao, chúng ta vẫn có thể yên tâm về kết quả. Nếu điểm tự tin không tốt, bạn cần điều chỉnh lại kế hoạch hoặc thậm chí là điều chỉnh chính OKRs.
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Giai đoạn 6 (Bước 7): Gần cuối chu kì
Chủ sở hữu OKRs tự chấm điểm và phân loại OKRs của mình. Đến cuối quý, mỗi người sẽ tự tổng kết và chấm điểm OKRs của họ, thực hiện tự đánh giá về những gì mà họ đã làm trong quý. Họ sẽ thu thập dữ liệu và nhìn nhận lại những vấn đề với OKRs của mình, là cơ hội để suy nghĩ về những thành công và kinh nghiệm mà mỗi người đã nhận được. Điểm thấp khiến chúng ta nhìn sâu hơn vào các vấn đề dẫn tới thất bại, điểm cao cho chúng ta biết điều gì đã giúp chúng ta thành công. Điều này giúp tổ chức đưa ra được những quyết định sáng suốt về những mục tiêu tiếp theo mà tổ chức cần đạt được.
Một chu kỳ OKRs phổ biến là một quý (3 tháng), đây là một khoảng thời gian hợp lý không quá dài cũng không quá ngắn và chu kỳ này hoạt động tốt cho các tổ chức doanh nghiệp. Mỗi cá nhân cũng có thể đặt ra những chu kỳ ngắn hơn hoặc dài hơn tuỳ thuộc vào tổ chức và chiến lược kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, hãy nên nhớ rằng chu kỳ OKRs càng ngắn thì chi phí thiết lập OKRs phải càng nhỏ, nếu chu kỳ OKRs càng dài thì sự không chắc chắn trong kinh doanh phải càng thấp.
Luận văn thạc sĩ Kinh tế