Phân tích, thiết kế lập bản mô tả và tiêu chuẩn công việc

Một phần của tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị nhân lực cho chi nhánh công ty TNHH một thành viên dịch vụ lũ hành saigontourist tại hà nội (Trang 23 - 27)

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

1.2. Nội dung công tác quản trị nhân lực

1.2.1. Nhóm chức năng thu hút nhân lực

1.2.1.2. Phân tích, thiết kế lập bản mô tả và tiêu chuẩn công việc

Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc, các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công.

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện?

Thực hiện như thế nào và tại sao? Các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc? Các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc?…

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn, giải thích cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

b. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc .

Quan sát: Là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ:

Các hoạt động lao động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của công việc.

Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫu phiếu được quy định trước.

Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu được các thông tin phong phú và thực tế về công việc; tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát. Đồng thời có một số nghề không thể dễ dàng quan sát được; cũng như các công việc chủ yếu có liên quan đến các hoạt động trí não và giải quyết vấn đề chẳng

hạn như các nghề chuyên môn và kỹ thuật có thể không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát.

Ghi chép các sự kiện quan trọng : Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.

Phương pháp này cho thấy tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau; tuy nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hóa và phân loại các sự kiện; đồng thời cùng gặp hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc. Phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Nhật ký công việc: Là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Phương pháp này có ưu điểm là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế, tuy nhiên độ chính xác của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúc nào người lao động cũng hiểu đúng những gì họ đang thực hiện. Đồng thời, việc ghi chép cũng khó đảm bảo được liên tục và nhất quán.

Phỏng vấn: Có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó . Qua phỏng vấn người lao động sẽ cho biết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào. Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫu phiếu được quy định trước. Phỏng vấn theo mẫu thống nhất giúp ta so sánh được câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng một công việc và có thể tìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn thời gian .

Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra): Người lao động sẽ nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng, các điều kiện có liên quan đến công việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó .

Đây là phương pháp phân tích công việc được sử dụng rộng rãi ngày nay. Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi, do đó thích hợp với việc xử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng lớn các thông tin .Việc thu thập thông tin có thể được thực hiện dễ dàng hơn các phương pháp khác và ít phí tổn.Tuy nhiên việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian và đắt tiền. Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi .

Hội thảo chuyên gia: Các chuyên gia (gồm những công nhân lành nghề, những người am hiểu về công việc, những người lãnh đạo cấp trung gian, các bộ phận) được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ các cuộc phỏng vấn cá nhân và các phương pháp trên. Ngoài ra, quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ cả những trách nhiệm và nhiệm vụ của chính những thành viên trong hội thảo. Tuy nhiên phương pháp này khá đắt và tốn nhiều thời gian.

c. Các bước tiến hành phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc bao gồm nhiều hoạt động, nhưng nhìn chung có thể chia ra làm bốn bước như sau:

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích: Danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc như hoạch định nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc …

Từ phân tích công việc, tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin liên quan tới công tác cụ thể, các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ công việc, các điều kiện làm việc. Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu về trình độ học vấn, kĩ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực, đặc điểm cá nhân… mà công việc đòi hỏi ở người đảm nhận. Đây là các thông tin quan trọng và là bằng chứng, cơ sở tiến hành các hoạt động nhân sự. Để quá trình phân tích công việc được chuẩn xác, ngoài khả năng chuyên viên phân tích đòi hỏi phải có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa chuyên viên phân tích và công việc, nhà quản lí trực tiếp và bản thân nhân viên làm công việc đó.

Một phần của tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị nhân lực cho chi nhánh công ty TNHH một thành viên dịch vụ lũ hành saigontourist tại hà nội (Trang 23 - 27)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(119 trang)