CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
2.1 Khái quát về Chi nhánh Công ty TNHH MTV dịch vụ lữ hành
2.1.3. Cơ cấu và mô hình tổ chức của Công ty
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
GIám đốc Phó giám đốc
Phòng tài chính kế toán Phòng điều
hành Phòng nhân sự-
hành chính Phòng du lịch
nội địa Phòng du lịch
nước ngoài Phòng vé máy
bay Phòng hướng
dẫn Phòng vận
chuyển
* Ban Giám đốc
- Giám đốc Công ty là người lãnh đạo chung do tổng Công ty bổ nhiệm có nhiệm vụ quản lý chỉ đạo thực hiện mọi công tác hoạt động quản lý kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý, bổ nhiệm, lựa chọn, đề bạt khen thưởng, kỷ luật đối với tất cả mọi thành viên trong Công ty.
- Phó giám đốc là người tham mưu đắc lực giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện những nhiệm vụ được giám đốc phân công.
* Phòng Nhân sự - Hành chính
Tổ chức tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc quản lý các mặt công tác: Tổ chức - Cán bộ - Lao động - Tiền lương - Đào tạo - Quản trị hành chính - Thanh tra pháp chế - Thi đua, tuyên truyền, khen thưởng, kỷ luật - Y tế… đảm bảo đúng chế độ chính sách và kịp thời.
* Phòng Tài chính - Kế toán
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn của Công ty theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, không trái với pháp luật nhằm bảo toàn và phát triển nguồn vốn của Công ty. Bên cạnh đó, phòng tài chính còn có chức năng tham mưu về công tác tài chính, kế toán, thu thập các thông tin kinh tế… từ đó giúp Giám đốc định hướng kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty.
*Phòng Du lịch Nước ngoài
Phạm vi hoạt động nghiên cứu của phòng này là khai thác thị trường du lịch nước ngoài như: Mỹ, Pháp, Đức, Bỉ, Hà Lan, thị trường Đông Bắc Á và Đông Nam Á…xây dựng và thực hiện các chương trình du lịch cho người Việt Nam đi du lịch tại thị trường nước ngoài. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm đón các đoàn khách nước ngoài tới Việt Nam. Đây là một thị trường khách rất lớn của Công ty. Hàng năm thị trường này chiếm lĩnh trên 60% tổng số lượt khách cũng như tổng số khách của Công ty.
* Phòng Du lịch Nội địa
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tìm kiếm các bạn hàng mới thông qua việc tham gia các hội chợ.
- Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra sản phẩm mới của Công ty.
- Duy trì các mối quan hệ của Công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phương án mở rộng chi nhánh, đại diện của Công ty trong và ngoài nước.
- Đảm bảo hoạt động thông tin giữa Công ty lữ hành với các nguồn khách.
Thông báo cho các bộ phận liên quan trong Công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết trong việc phục vụ khách phối hợp theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
* Phòng Điều hành
Phòng Điều hành trực tiếp giao dịch với các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch: khách sạn, nhà hàng, các cơ sở cung cấp dịch vụ vận chuyển: taxi, tàu hoả, máy bay…tại các điểm du lịch.
Phòng điều hành có những nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình cung cấp dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai toàn bộ công việc đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển…
đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (Ngoại giao, Nội vụ...). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch (khách sạn, hàng không, đường sắt..). Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, giải quyết mọi yêu cầu của khách du lịch được ghi trong hợp đồng cụ thể là chương trình du lịch của khách đã mua và những yêu cầu khác phát sinh như: thay đổi chương trình du lịch của khách, mua thêm dịch vụ, kéo dài tour, gia hạn visa, giấy phép và theo dõi lịch trình của từng đoàn khách. Phối hợp với các bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các Công ty gửi khách và các nhà cung ứng dịch vụ du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
- Đồng thời phòng điều hành nhanh chóng thông báo kết quả chuẩn bị cho chương trình việc thu xếp các dịch vụ cho khách để phòng thị trường biết và có điều kiện thuận lợi trong việc giao dịch với các hãng gửi khách khi họ cần những thông tin hoặc những yêu cầu cụ thể vấn đề gì trong chương trình thuộc tour du lịch của khách.
* Phòng Hướng dẫn
Chức năng chủ yếu của phòng hướng dẫn là đưa đón và hướng dẫn khách du lịch đến Việt Nam và đưa khách Việt Nam đi nước ngoài theo chương trình đã ký kết phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp, tiến hành các hoạt động học tập và bồi dưỡng đội ngũ hướng dẫn viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng nhu cầu hướng dẫn viên của Công ty.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong Công ty để tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất. Hướng dẫn viên phải thực thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng qui định của Công ty.
- Là đại diện trực tiếp của Công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn hàng, các nhà cung ứng.Tiến hành hoạt động quảng cáo, tiếp thị thông qua hướng dẫn viên.
* Phòng vận chuyển
- Công việc chủ yếu là vận chuyển khách du lịch theo chương trình mà khách đã mua dịch vụ của Chi nhánh. Tổ xe có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh và phục vụ khách trong lĩnh vực vận chuyển, quản lý và sử dụng các đầu xe đảm bảo đạt hiệu quả và an toàn
- Có trách nhiệm kiểm tra bảo dưỡng và đề xuất thay thế các liên quan đến xe ôtô nhằm đảm bảo chất lượng xe an toàn, sạch đẹp khi phục vụ khách.
* Phòng vé máy bay
- Là đại lý vé máy bay cho Hãng hàng không quốc gia Vietnam Airlines và một số hãng khác như: Cathay pacific, China Airline, China Souther Airlines, Thai Airway, Singapore Airlines, Malaysia Airline, Quatar Airlines…
- Tiếp khách tại quầy, sử dụng hệ thống đặt giữ chỗ cho khách hàng, tư vấn tới khách hàng đường bay và giá cả hợp lý. Cập nhật thông tin bảng giá mới nhất và thông báo tới các phòng du lịch…