CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
1.2. Nội dung công tác quản trị nhân lực
1.2.3. Nhóm chức năng tạo động lực và duy trì nhân lực
1.2.3.1. Công tác đánh giá thực hiện công việc
a. Khái niệm và tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc Khái niệm
Theo Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân: "Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống
và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động."
Trong bất cứ một tổ chức dù lớn hay nhỏ đánh giá thực hiện công việc luôn luôn tồn tại cho dù đôi khi mọi người không nhận ra nó một cách chính thức. đánh giá thực hiện công đơn giản nhất là những lời nhận xét góp ý của trưởng nhóm về việc thực hiện công việc của các cá nhân trong nhóm. Còn với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính thức thì việc đánh giá sẽ được thực hiện định kỳ, bằng những phương pháp khoa học mà người quản lý đã lựa chọn từ trước để tiến hành so sánh tình hình thực hiện công việc của từng người lao động với tiêu chuẩn ban đầu, từ đó có những kết luận về mức độ làm việc của từng người lao động.
Vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc.
đánh giá thực hiện công việc là một công việc rất quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực. Việc đánh giá thực hiện công việc không những có ý nghĩa thẩm định kết quả thực hiện công việc của người lao động mà còn mang ý nghĩa công nhận thành tích đóng góp của họ trong một thời gian xác định. đánh giá thực hiện công việc luôn tác động đến người lao động và doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp: đánh giá thực hiện công việc của nhân viên giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, vì nếu được thực hiện thường xuyên công tác này giúp phát hiện sự dư thừa hay thiếu hụt về chất và lượng nguồn nhân lực nếu có, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng khủng hoảng nguồn nhân lực.
Bên cạnh đó, đánh giá thực hiện công việc giúp truyền đạt những mục tiêu, chiến lược của v tổ chức đến từng phòng ban, nhân viên, gắn kết mục tiêu phát triển của tổ chức và mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên, đảm bảo sự nhất quán giữa hành vi công việc của nhân viên
và chiến lược của tổ chức. Cung cấp các thông tin cơ bản cho doanh nghiệp khi quyết định về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực.
- Đối với người lao động: Giúp cho nhà quản lý và nhân viên xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc. Nhân viên biết được các nhận xét, đánh giá của lãnh đạo về việc thực hiện công việc, về năng lực của mình từ đó xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những tồn tại trong việc thực hiện công việc, tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới trong việc thực hiện công việc để đạt mục tiêu đề ra.
b. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá
Để đánh giá thực hiện công việc cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản là:
+ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
+ Sự đo lường theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn thực hiện công việc.
+ Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực.
Các yếu tố này quan hệ mật thiết với nhau và cùng tạo nên một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hoàn chỉnh.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
"Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng."
Để có thể đánh giá có hiệu quả và chính xác thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh được kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc. Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể hiện dưới dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách có hệ thống cho từng công việc nhưng có doanh nghiệp thì chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất
thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới. Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các tiêu chuẩn bằng miệng là nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự phát triển của mình, ngoài ra nó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý lao động.
Tiêu chuẩn đánh giá của hệ thống đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để ra các quyết định quan trọng khi phát triển hệ thống đánh giá. Quyết định quan trọng là lựa chọn loại tiêu chuẩn để đánh giá. Tùy vào từng mục tiêu đánh giá cụ thể doanh nghiệp sẽ xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá phục vụ cho mục tiêu đánh giá đó, nhưng nhìn chung các tiêu chuẩn này thường được lựa chọn từ các nhóm tiêu chí sau:
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên đặc điểm cá tính;
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên hành vi đo lường phạm vi mà một nhân viên thực hiện các hành vi cụ thể, có liên quan trong khi thực hiện công việc;
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên năng lực bản thân;
Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên kết quả thực hiện công việc.
Như vậy, các nhà quản lý cần phải xây dựng được các tiêu chuẩn một cách khách quan và hợp lý. Có hai cách để xây dựng các tiêu chuẩn đó là :
- Chỉ đạo tập trung: Theo cách này thì người lãnh đạo là người đưa ra các tiêu chuẩn và phổ biến cho người lao động thực hiện.
- Thảo luận dân chủ: Theo cách này thì cả người lãnh đạo và người lao động cùng bàn luận và thống nhất đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Đo lường sự thực hiện công việc
Yếu tố này là trung tâm của quá trình đánh giá. Kết quả của đo lường phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động theo các đặc trưng hoặc các khía cạnh công việc đã được xác định trong tiêu chuẩn. Như vậy để tiến hành đo lường được người quản lý cần xác định:
Điều gì cần được đo lường trong công việc của người lao động: Kết quả thực hiện công việc hay hành vi thực hiện công việc ...
Đo lường bằng phương pháp nào: So sánh hay cho điểm theo các thang bậc được thiết kế riêng cho từng loại công việc ...
Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc
Điều này được thể hiện dưới hình thức một cuộc trao đổi trực tiếp giữa người đánh giá và đối tượng đánh giá. Qua đây, người đánh giá sẽ khái quát lại toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên trong kỳ đánh giá, đánh giá và nêu ra cho họ hướng phát triển trong tương lai.
Cuộc trao đổi này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó là cầu nối giữa người lao động và tổ chức. Đó là một cuộc thảo luận chính thức giữa người lãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá. Thông qua kết quả đánh giá người lãnh đạo sẽ nắm được những ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện công việc của người lao động. Từ đó, cung cấp cho người lao động biết về các quyết định quản lý như quyết định về thù lao, đào tạo hay vị trí làm việc ... sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi kết quả thực hiện công việc của họ từ đó họ sẽ có những biện pháp thiết thực để hoản thiện bản thân mình hơn trong công việc.
Cuộc trao đổi này, nó không chỉ có ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định đối với họ về thù lao, vị trí làm việc, kỷ luật hay về nhu cầu đào tạo phát triển mà còn giúp cho người lãnh đạo và người lao động hiểu nhau hơn.
Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực hiện phải đáp ứng các nhu cầu sau:
Tính phù hợp: Yêu cầu này đòi hỏi có sự liên hệ rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức.
Tính nhạy cảm: Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khả năng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành công việc.
Tính tin cậy: Hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho đối với một người lao động bất kì, kết quả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau phải thống nhất với nhau về cơ bản.
Tính được chấp nhận: Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải được chấp nhận và ủng hộ bởi người lao động.
Tính thực tiễn: Để có thể thực hiện được trên thực tế, các phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và người quản lý.
Tính đạo đức: Do chủ thể và đối tượng của việc đánh giá là con người – tổng hoà của các mối quan hệ - nên tính đạo đức cũng được đề cập đến trong hệ thống đánh giá của một tổ chức. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc ngoài việc chính xác, công bằng còn đảm bảo định hướng phát triển nhân viên.
Các lỗi cần tránh trong đánh giá
Lỗi thiên vị: Người đánh giá sẽ mắc lỗi thiên vị khi họ ưa thích một người lao động nào đó hơn những người lao động khác.
Lỗi xu hướng trung bình: Những người đánh giá ngại đương đầu với thực tế, không muốn làm mất lòng những người khác thường có xu hướng đánh giá tất cả mọi người ở mức trung bình.
Lỗi thái cực: Lỗi này sẽ xảy ra khi người đánh giá tỏ ra quá nghiêm khắc hay quá dễ dãi trong đánh giá.
Lỗi định kiến do tập quán văn hóa: Ý kiến của người đánh giá có thể bị sai lệch do ảnh hưởng của tập quán văn hóa của bản thân.
Lỗi thành kiến: Người đánh giá có thể không ưa thích một tầng lớp hay một nhóm người lao động nào đó và không khách quan trong đánh giá.
Lỗi ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: Ý kiến của người đánh giá cũng có thể bị chi phối bởi những hành vi mới xảy ra nhất của người lao động.
c. Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Phương pháp xếp hạng luân phiên (Ranking method)
Nội dung: Phương pháp xếp hạng luân phiên là phương pháp đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên rất đơn giản và được áp dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp nhỏ. Theo phương pháp này, "tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ người có kết quả yếu nhất đến người có kết quả giỏi nhất hoặc ngược lại, từ người giỏi nhất đến người yếu nhất về những điểm chính như thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc"
Ưu điểm: Sử dụng phương pháp xếp hạng luân phiên có ưu điểm là đơn giản khi thiết kế và việc đánh giá cũng dễ thực hiện, không mất nhiều thời gian và công sức của người đánh giá, do đó làm giảm chi phí đánh giá thực hiện công việc. Phương pháp này dễ đánh giá do dễ dàng phân biệt 2 thái cực giỏi nhất và tệ nhất. Nó cũng giúp loại được các khó khăn khi muốn duy trì các tiêu chuẩn trong một đặc tính.
Nhược điểm: Phương pháp này dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thiên vị, mặt khác các tiêu thức đánh giá chung chung, do đó các doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, công việc đa dạng thì rất khó áp dụng phương pháp này.
Phương pháp so sánh (Comparisons method)
Nội dung : Phương pháp so sánh là phương pháp đánh giá dựa trên sự so sánh thực hiện công việc của người lao động với đồng nghiệp của họ.
Với phương pháp này, nhà quản trị đánh giá thực hiện công việc của nhân viên bằng cách so sánh nhiều khía cạnh khác nhau của các nhân viên trong cùng bộ phận, những người làm những công việc giống nhau từ đó đưa ra kết quả đánh giá.
Ưu điểm: Sử dụng phương pháp đánh giá so sánh có ưu điểm là đơn giản
khi thiết kế và việc đánh giá cũng dễ thực hiện, không mất nhiều thời gian và công sức của người đánh giá, do đó làm giảm chi phí đánh giá thực hiện công việc.
Nhược điểm:
- Dễ mắc các lỗi chủ quan, thiên vị khi đánh giá.
- Dẫn đến so sánh, cạnh tranh, mất đoàn kết trong nội bộ nhân viên.
- Chịu ảnh hưởng của các yếu tố chủ quan.
Phương pháp phân bổ bắt buộc (Forced distribution ethod)
Nội dung: đánh giá thực hiện công việc bằng phương pháp phân phối bắt buộc là biện pháp phân loại các nhân viên trong một nhóm thành các loại khác nhau theo các tỷ lệ nhất định. Sau khi phân loại theo các tỷ lệ đó, ta có cái nhìn chung về sự thực hiện công việc của nhân viên toàn công ty.
Chẳng hạn:
10% số nhân viên phải được đánh giá là “tốt”
10% số nhân viên phải được đánh giá là “kém”
20% số nhân viên phải được đánh giá là “khá”
20% số nhân viên phải được đánh giá là “yếu”
40% số nhân viên phải được đánh giá là “trung bình ”
Ưu điểm: Sử dụng phương pháp phân phối bắt buộc để đánh giá thực hiện công việc có thuận lợi là đơn giản, dễ thực hiện, khi muốn áp dụng việc thăng thưởng hay tăng lương cho nhân viên thì phương pháp này tỏ ra rất có tác dụng. Phương pháp này còn tránh được lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi, nghiêm khắc của người đánh giá, do đó việc đánh giá trở nên chính xác hơn.
Nhược điểm: Việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động bị hạn chế do phương pháp chỉ xếp nhân viên vào một thứ hạng chung trong nhóm chứ không đánh giá tình hình thực hiện công việc của họ.
Đồng thời phương pháp này cũng không có tác dụng khuyến khích sự cộng tác và đoàn kết trong tập thể.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng (Critical Incident method) Nội dung : Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá thông qua quá trình quan sát và ghi lại bằng cách mô tả hành vi xuất sắc hoặc yếu kém có liên quan đến việc thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố công việc. Đối với phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải theo dõi nhân viên được đánh giá liên tục và ghi chép lại tất cả các hành vi quan trọng xuất sắc hoặc các sai sót của nhân viên.
Ưu điểm:
- Thuận lợi cho việc phản hồi thông tin giữa người đánh giá và người được đánh giá.
- Làm cho người được đánh giá thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của mình, do nhân viên có tâm lý rất nhớ các sự kiện quan trọng. Qua quá trình đánh giá họ sẽ thấy được mặt mạnh, mặt yếu kém trong hành vi công việc của mình.
- Tránh được các lỗi chủ quan khi đánh giá: người đánh giá sẽ tiến hành ghi chép vào bảng theo dõi thường xuyên liên tục nên tránh được các lỗi trong quá trình đánh giá.
Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian, chi phí, công sức: do người đánh giá phải ghi chép thường xuyên, liên tục nên rất tốn thời gian và công sức. Có khả năng bỏ sót thông tin trong quá trình theo dõi.
- Ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên vì trong quá trình làm việc hằng ngày nhân viên có cảm giác như đang bị theo dõi, tạo nên cảm giác dè chừng, không tự nhiên trong làm việc góp phần ức chế tâm lý làm việc của nhân viên.
Phương pháp bản tường thuật
Nội dung: Phương pháp đánh giá bản tường thuật là phương pháp đánh giá mà nhà quản trị căn cứ vào các bản tường thuật của người đánh giá để đánh giá nhân viên. Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải mô tả, tường thuật bằng văn bản rõ ràng, cụ thể các điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng của nhân viên được đánh giá.
Ưu điểm:
- Đánh giá hầu hết các khía cạnh liên quan đến nhân viên đươc đánh giá: hành vi, năng lực chuyên môn, thành tích công việc ...
- Kết quả phục vụ nhiều mục đích khác nhau: nâng bậc, khen thưởng…
- Quá trình đánh giá không bị giới hạn,tạo tâm lý thoải mái cho người đánh giá.
Nhược điểm:
- Thể hiện rất lớn tính chủ quan, thiên vị của người đánh giá.
- Tốn nhiều thời gian, chi phí và khó thực hiện.
- Đòi hỏi chuyên môn, kinh nghiệm của người đánh giá rất cao vì kết quả đánhgiá phụ thuộc vào người đánh giá.
Phương pháp mức thang điểm (Rating Scale ethod)
Nội dung : Phương pháp mức thang điểm (Rating Scale method) hay còn được gọi là phương pháp mức thang điểm vẽ bằng đồ thị (Graphic Rating Scale method): là phương pháp đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên dựa trên các Bảng tiêu chuẩn đánh giá với hình thức cho điểm.
Tuỳ theo mục tiêu cần đánh giá mà các nhà quản trị nhân sự và bộ phận quản lý trực tiếp nhân viên sẽ đưa ra các hạng mục đánh giá sau đó xây dựng các bảng đánh giá với các tiêu chuẩn đánh giá và thang đo cụ thể, thang đo có điểm từ thấp đến cao hoặc từ kém đến xuất sắc và chuyển cho các cán bộ đánh giá. Cán bộ đánh giá sẽ căn cứ vào bảng đánh giá này để cho điểm, cho ý kiến về mức độ thực hiện công việc của nhân viên được đánh giá.