CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
1.8 Tổ chức sổ sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương công nhân viên
1.8.1 Hình thức Nhật ký- sổ cái
Nhật ký- sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế. Hình thức này được áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, số lượng TK sử dụng không nhiều, yêu cầu quản lý thấp, trình độ nhân viên kế toán không cao, ghi sổ bằng tay.
- Ưu điểm : dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với nhân viên có trình độ thấp
- Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp, không thuận tiện cho phân công lao động kế toán, khó áp dụng máy vi tính vào kế toán.
- Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức sổ Nhật kí – sổ cái :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.4 : Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật ký- Sổ cái
1.8.2 Hình thức chứng từ ghi sổ :
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết tiền lương
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí
chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 334, 338
Bảng cân đối số phát sinh
BCTC
Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương
Chứng từ ghi sổ là sổ Nhật ký tờ rời được mở tùy theo quy định của kế toán trưởng. Hình thức sổ này thường được áp dụng trong các Doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng TK nhiều, việc ghi chép sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy.
- Ưu điểm : Thuận lợi cho phân công công tác kế toán, dễ dàng cho việc áp dụng kế toán máy.
- Nhược điểm : Hình thức này thường gây trùng lặp khi ghi sổ nên hiệu suất công tác kế toán không cao, khi có nhầm lẫn thường khó phát hiện, kiểm tra, đối chiếu. Đòi hỏi nhân viên kế toán phải cẩn thận.
- Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức chứng từ ghi sổ
1.8.3 Hình thức Nhật kí chung :
Chứng từ gốc
Sổ nhật kí chung
Sổ cái TK 334, 338
Bảng cân đối số phát sinh
BCTC
Sổ chi tiết tiền lương
Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương Sổ Nhật kí
chi tiền
Sổ nhật kí chung là hình thức sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản. Hình thức này được áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, số lượng nhân viên nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao.
- Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm. Rất dễ áp dụng máy vi tính vào kế toán, giảm ghi chép trùng lặp.
Nhược điểm : Khó phân công lao động kế toán, không thích hợp với Doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1. 6: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương theo hình thức Nhật ký chung
1.8.4 Hình thức Nhật kí chứng từ:
Chứng từ gốc và bảng phân bổ tiền lương,
BHXH
Bảng kê số 4, 5
Nhật kí chứng từ số 7
Sổ cái TK 334, 338
Sổ chi tiết tiền lương và các khoản trích theo
lương
Bảng tổng hợp chi tiết tiền
lương Nhật kí chứng
từ số 2
BCTC
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các TK. Hình thức này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều.
- Ưu điểm : Tránh ghi trùng lặp giữa các sổ. Thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, đối chiếu kiểm tra chặt chẽ.
- Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi nhân viên kế toán có trình dộ cao.
- Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ hạch toán tiền lương theo hình thức Nhật kí chứng từ