CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐÈO NAI
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần than Đèo Nai
2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần than Đèo Nai
Phòng kế toán là một phòng ban chức năng của công ty, trong tổ chức của công ty cổ phần than Đèo Nai, phòng kế toán thuộc khối nghiệp vụ.
Phòng kế toán chiếm một vị trí quan trong công ty và chịu sự quản lý trực tiếp
của giám đốc. Hình thức tổ chức kế toán mà công ty cổ phần than Đèo Nai lựa chọn là hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất và quản lý chung của công ty. Công việc kế toán tại công ty chủ yếu thực hiện thủ công. Một số bộ phận có sử dụng kết hợp với kế toán máy như bộ phận kế toán chi phí, vật tư, thống kê. Tuy nhiên các bộ phận này vẫn kết hợp giữa kế toán trên máy và thủ công.
Phòng kế toán của công ty có 23 cán bộ công nhân viên, trong đó bao gồm :1 kế toán trưởng, 3 phó phòng, 18 kế toán viên. Các cán bộ phòng kế toán đều có trình độ cao : trình độ đại học : 14 người, trình độ cao đẳng : 9 người
Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong phòng kế toán : - Kế toán trưởng : (Phạm Quang Tuyến)
Là người quản lý và điều hành phòng kế toán. Kế toán trưởng phân công các công việc trong phần hành kế toán cho từng kế toán viên, quyết định các khoản chi tiêu lớn liên quan dến tài sản của Công ty, ký duyệt phiếu thu, chi, các sổ sách kế toán. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt và gửi báo cáo kế toán tài chính cho cơ quan thuế và các đối tượng quan tâm khác - Phó phòng phụ trách công tác kế toán 1 :
Phụ trách các bộ phận kế toán tổng hợp, thanh toán, tiêu thụ, công nợ, thanh toán lương. Đồng thời là người trực tiếp làm công việc kế toán tổng hợp , kế toán các khoản chi phí pải trả ( TK 335 ), chi phí trả trước ( TK 142 ), phải thu nội bộ ( TK 136 ).
- Phó phòng phụ trách công tác kế toán 2 :
Phụ trách các bộ phận kế toán vật liệu, TSCĐ, đầu tư XDCB, chi phí và giá thành.Là người trực tiếp làm công việc kế toán đầu tư ( TK 2411, 2412 ).
- Phó phòng phụ trách công tác thống kế :
Phó phòng phụ trách công tác thống kê và bộ phận thống kê có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thống kê cho các công trường, phân xưởng, tham gia công tác nghiệm thu khối lượng sản phẩm, kiểm kê kho thành phẩm, khối lượng sản phẩm dở dang của công ty, thống kê tổng hợp sản lượng, tổng hợp và truyền lên mạng nội bộ của tổng công ty. Phó phòng phụ trách thống kê còn làm nhiệm vụ lập báo cáo thống kê theo đúng chính sách chế độ quy định theo định kì.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
Nhiệm vụ cụ thể của kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là kiểm tra các chứng từ gốc liên quan đến các khoản thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt và các chứng từ về thu chi qua ngân hàng. Kết hợp với các kế toán công nợ, kế toán lương, thủ quỹ xác định các khoản công nợ phải trả cho khách hàng , ngân hàng, phải nộp Nhà nước (thuế ), phải nộp cho tổng công ty,…mở các sổ sách theo dõi, lập bảng kê, nhật kí và các báo cáo liên quan.
- Thủ quỹ :
Phụ trách tiền mặt của công ty. Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi của công ty. Hàng ngày, giao dịch và kiểm tiền, các giấy tờ có giá trị từ các nguồn thu cho vào két. Cập nhập và ghi chép các biến động tiền mặt của công ty vào sổ quỹ. Cuối kỳ, thủ quỹ thực hiện kiểm tra số liệu ghi trên sổ quỹ với thực tế còn lại trong két của công ty, kiểm tra đối chiếu lại chứng từ khi phát sinh các chênh lệch.
- Bộ phận kế toán công nợ :
Theo dõi tình hình huy động vốn và tình hình thanh toán công nợ với từng nhà cung cấp, từng khách hàng. Theo dõi các khoản thanh toán với ngân sách Nhà Nước, các cơ quan quản lý khác như BHYT, BHXH, KPCĐ…Tiến
Kế toán trưởng
hành lập các bảng kê, các Nhật ký, các báo cáo liên quan theo định kỳ và đúng chế độ quy định.
- Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước :
Theo dõi các TK 333, 138, 338 .Có nhiệm vụ kết hợp cùng các kế toán liên quan kiểm tra các chứng từ hoá đơn đầu ra, đầu vào theo đúng quy định, lập các bảng kê khai, tính toán các loại thuế gửi cho cơ quan thuế quản lý ( Cục thuế Quảng Ninh ). Lập các sổ sách theo dõi ,bảng kê , nhật kí cho các Tk mà mình phụ trách theo đúng chế độ quy định.
- Bộ phận kế toán thanh toán lương :
Gồm 04 người, có nhiệm vụ kết hợp cùng phòng lao động tiền lương kiểm tra, giám sát việc phân chia lương và các khoản phải trả khác đối với công nhân viên của công ty theo đúng chế độ quy định. Lập quyết toán tiền lương và bảng tổng hợp tiền lương. Tiến hành các giao dịch cần thiết với ngân hàng Incombank trong việc trả lương qua thẻ ATM cho CNV.
- Bộ phận kế toán vật liệu : (theo dõi các Tk 152) :
Có nhiệm vụ giám sát tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu về số lượng và giá trị của toàn bộ kho vật tư trong công ty. Mở các sổ sách theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình biến động vật liệu và phân bổ chi phí sản xuất
- Kế toán TSCĐ, công cụ dụng cụ :
Quản lý, theo dõi các TK TSCĐ, mua sắm vật tư ,xây dựng dở dang, hao mòn TSCĐ ( TK 211,214, 241) và các TK đối ứng liên quan, quản lý theo dõi các TK công cụ dụng cụ, hao mòn công cụ dụng cụ (TK 153, 242) và các TK đối ứng liên quan. Nắm bắt kịp thời những thông tin và chế độ chi phí sửa chữa nhỏ, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa nâng cấp, thanh lý TSCĐ
- Kế toán chi phí, tính giá thành:
Nhiệm vụ của kế toán viên ở vị trí này là quản lý theo dõi các TK chi phí TK 621, 622, 627, 635, 641, 642, tính giá thành sản xuất và nhập kho thành
4 2
Phó phòng phụ
trách kế toán 1 Phó phòng phụ trách
kế toán 2 Phó phòng phụ trách
thống kê
Bộ phân kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán vốn bằng tiền
Bộ phân kế toán công nợ , tiêu thụ
Bộ phân kế toán thanh toán lương
Bộ phận kế toán ĐTXDCB
Bộ phận kế toán chi phí –giá thành
Bộ phận kế toán TSCĐ và CCDC
Bộ phận kế toán vật liệu
Bộ phận thống kê tổng hợp sản lượng, thời gian sử dụng máy móc thiết bị
Các bộ phận ,phòng ban có liên quan như các phân xưởng, phòng lao động tiền lương, nhân viên kinh tế, các công trường….
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Bích Chi
phẩm. Quản lý theo dõi các tài khoản trích trước, trung gian ( TK142). Lập các báo cáo giá thành thành phẩm, chi tiết chi phí. Kết chuyển chi phí để tính lãi ,lỗ kinh doanh trong kì của công ty.
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần than Đèo Nai
b. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty cổ phần than Đèo Nai
* Chính sách kế toán áp dụng chung tại công ty
* Kì kế toán, niên độ kế toán : Công ty cổ phần than Đèo Nai xác định kì kế toán là năm, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm.
* Hạch toán tiền và ngoại tệ : Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán của công ty là tiền Việt Nam đồng( VNĐ ), phương pháp quy đổi ngoại tệ của của công ty là theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
* Hình thức sổ kế toán là hình thức nhật kí chứng từ.
* Hạch toán TSCĐ : Nguyên giá của TSCĐ được xác định tuân thủ theo nguyên tắc : thời điểm xác định nguyên giá là thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, giá thực tế của TSCĐ được xác định dựa trên các khoản chi tiêu hợp lý được dồn tích trong quá trình hình thành TSCĐ. TSCĐ của Công ty được hình thành chủ yếu qua mua sắm. Phương pháp khấu hao TSCĐ mà công ty lựa chọn là phương pháp đường thẳng.
* Hạch toán hàng tồn kho : Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì của đơn vị là phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp song song.
* Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán - Tổ chức chứng từ kế toán:
+ Chứng từ kế toán của công ty được tổ chức thống nhất, đúng thẩm quyền, in ấn theo đúng các quy định của Bộ Tài Chính. Việc bảo quản chứng từ được thực hiện cẩn thận , sắp xếp hợp lý, có chỗ để lưu chứng từ riêng.
+ Công ty tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến, nên việc luân chuyển chứng từ cũng phải tuân theo hình thức quản lý này, tức là mọi chứng từ đều phải thông qua kí duyệt của giám đốc.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật kí chứng từ sổ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
+ Quy trình luân chuyển chứng từ bắt đầu từ nhu cầu của các phòng, được phòng tổng hợp thành đơn đề nghị ( tạm ứng, xuất vật liệu, mua hàng, bán hàng...) và trưởng phòng phê duyệt, sau đó, đơn đề nghị này sẽ được trình giám đốc kí duyệt, rồi chuyển đến kế toán phần hành tập hợp chứng từ, phân loại và xin chữ kí của kế toán trưởng từ đó lập các chứng từ đặc trưng. Trên cơ sở các chứng từ đặc trưng này vào sổ sách kế toán.
- Hệ thống tài khoản kế toán :
Từ năm 2006 trở về trước, tại công ty cổ phần than Đèo Nai đã áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính cùng với các văn bản sửa đổi bổ sung. Từ năm 2007 trở đi, công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
- Hình thức sổ kế toán
Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán là nhật kí chứng từ. Hình thức ghi sổ này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh với quy mô lớn của công ty.
Hệ thống sổ kế toán được sử dụng tại Công ty là : + Các Nhật ký chứng từ từ số đến số 10.
+ Các bảng kê từ số 1 đến số 11 ( không có bảng kê số 7 theo quy định của Nhà Nước ), trừ bảng kê số 3 vì Công ty không tính giá NVL, CCDC theo phương pháp hệ số giá.
+ Các sổ kế toán chi tiết, sổ cái các TK + Các bảng phân bổ số 1, 2, 3
Trình tự ghi sổ kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau :
4 5
Báo cáo tài chính
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Bích Chi
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty cổ phần than Đèo Nai + Công tác kế toán của công ty chủ yếu được thực hiện thủ công. Một số bộ phận có sử dụng phần mềm kế toán như bộ phận kế toán chi phí, vật tư, thống kê nhưng là phần mềm đơn giản, mang tính chất hỗ trợ, vẫn phải kết hợp với kế toán thủ công.
+ Hàng ngày : kế toán căn cứ vào những chứng từ hợp lệ để ghi vào nhật kí chứng từ và các bảng kê có liên quan. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong các bảng kê, nhật kí chứng từ thì phải ghi vào sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó vào các bảng kê, nhật kí chứng từ liên quan
+ Cuối tháng: căn cứ vào chứng từ gốc, sổ chi tiết để ghi vào bảng phân bổ, từ bảng phân bổ và bảng kê ghi vào nhật ký chứng từ liên quan, từ nhật kí chứng từ ghi vào sổ cái. Căn cứ vào sổ cái, thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với nhau, giữa các nhật ký chứng từ với bảng kê, giữa các sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết số liệu.
+ Cuối năm, tổng hợp số liệu, tiến hành lập các báo cáo tài chính - Hệ thống báo cáo tài chính :
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty cổ phần than Đèo Nai được trình bày theo quyết định 15/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01- DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN