CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
3.1 Đánh giá thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần than Đèo Nai
* Ưu điểm :
- Về tổng quan Công ty:
Công ty cổ phần than Đèo Nai là một Công ty chuyên khai thác và kinh doanh than lớn. Với bề dầy lịch sử phát triển, Công ty đã tạo dựng được vị thế, uy tín vững trãi của mình không chỉ trong ngành công nghiệp than- khoáng sản mà còn trên cả nước. Công ty đã xuất khẩu nhiều sản phẩm than ra các nước trên thế giới như Trung Quốc, Đông Nam Á, các nước Tây Âu.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty rất phát triển, tiền lương của công nhân viên không ngừng được tăng lên. Điều này tác động rất lớn đến tinh thần làm việc của công nhân mỏ. Để đạt được thành tích phát triển như trên đó là nhờ Công ty đã xây được một bộ máy quản lý rất hoàn chỉnh, hiệu quả với đội ngũ công nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ cao. Việc tiến hành cổ phần hóa vừa diễn ra đầu năm 2007 góp phần tăng vốn cho Công ty nhờ đó đẩy mạnh được sản xuất, nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Công ty luôn có chính sách khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động. Tổ chức công đoàn của Công ty rất phát triển và thực sự trở thành điểm tựa tinh thần của người lao động.
- Về công tác kế toán tiền lương :
Công ty luôn đặt quan điểm con người là yếu tố quyết định lên hàng đầu, bởi vậy trong công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán Công ty luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, hoàn thành đúng thời hạn, kịp thời hỗ trợ các phần hành có liên quan.
Tổ chức lưu trữ chứng từ tại Công ty được thực hiện đúng với quy định, có tủ riêng để lưu trữ chứng từ. Mở và theo dõi đầy đủ các sổ sách ,bảng biểu
trong hạch toán tiền lương. Thực hiện trích các khoản trích theo lương đúng tỉ lệ quy định.
Phòng kế toán tiền lương của công ty được tổ chức khá hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trình độ vững vàng, đáp ứng được yêu cầu công việc. Các nhân viên trong phòng kế toán tiền lương được phân công lao động rõ ràng, khoa học. Việc tổ chức quản lý trong nội bộ phòng kế toán hiệu quả và phù hợp với yêu cầu quản lý chung của công ty
Dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng, các bảng biểu, sổ sách được lập trung thực, hợp lý, đúng quy định cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán chi phí, cho phòng lao động tiền lương và phòng kế hoạch ( kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tiền lương kịp thời điều chỉnh và lập kế hoạch tiền lương cho các năm tiếp theo).
Việc luân chuyển chứng từ nhịp nhàng, chặt chẽ, hạn chế việc ghi chép trùng lặp mà vẫn đảm bảo đầy đủ.
Việc tính lương không phải do bộ phận kế toán thực hiện mà do các nhân viên kinh tế ở các công trường thực hiên, điều này giúp cho quá trình tính lương được bám sát với thực tế sản xuất, bám sát kết quả hoạt động sản xuất của công ty đồng thời giảm thiểu được khối lượng công việc cho phòng kế toán, đảm bảo được nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Giảm thiểu tình trạng trùng lặp chứng từ.
Công ty áp dụng quỹ lương khoán tới từng đơn vị trong Công ty căn cứ vào khối lượng sản phẩm hoàn thành, điều này giúp cho người lao động thấy được trực tiếp thành quả lao động của họ. Từ đó khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động.
Công ty thực hiện trích 3% trên tổng quỹ lương cho Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Đây là mức trích dự phòng trợ cấp mất việc làm cao nhất theo quy định của Nhà Nước. Điều này khiến cho người lao động yên tâm làm việc
hơn. Khoản BHXH chi trả cho CBCNV được Công ty thực hiện chi trước cho người lao động rồi sau đó mới nhận lại từ cơ quan BHXH. Việc làm này cho thấy Công ty thực sự rất quan tâm đến tình hình của người lao động.
* Nhược điểm:
- Công ty cổ phần than Đèo Nai là một công ty lớn, khối lượng công việc nhiều nên số lượng CBCNV của công ty cũng rất đông ( 3.750 người). Tuy nhiên, công tác tính lương tại các công trường phân xưởng của Công ty lại chủ yếu được thực hiện thủ công, máy tính chỉ dùng để hộ trợ tính toán đơn giản và kẻ bảng biểu khi cần thiết. Việc tính lương thủ công như vậy gây mất nhiều thời gian, công sức lại hay bị sai sót và nhầm lẫn. Đặc biệt các sai sót trong tính lương thủ công thì rất khó phát hiện. Trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ như hiện nay, rất dễ dàng để áp dụng phần mềm tính lương chuyên biệt mà Công ty lại không thực hiện thì thật đáng tiếc.
Mặc dù mỗi công trường đều có một nhân viên kinh tế riêng nhưng nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi và ghi chép thủ công nên việc lưu chuyển chứng từ từ dưới mỏ than lên văn phòng Công ty còn chưa được nhanh chóng, đôi khi bị chậm trễ.
- Công ty bao gồm nhiều bộ phận, nhiều công trường, phân xưởng với các nhiệm vụ khác nhau và do đó, cách quản lý cũng khác nhau. Tuy nhiên, khi tiến hành hạch toán tiền lương, Công ty không mở các TK chi tiết riêng cho các bộ phận, các công trường, phân xưởng mà chỉ phản ánh qua 1 tài khoản chung. Như vậy, gây khó khăn khi muốn xem xét tình hình lao động, tiền lương của từng một bộ phận cụ thể. Đồng thời, với cách phản ánh không chi tiết như vậy công tác hạch toán tiền lương cũng không hỗ trợ được nhiều cho công tác quản lý lao động.
- Quy trình khai thác than được chia thành nhiều công đoạn có phụ thuộc lẫn nhau ở một mức độ nhất định. Thông thường, khi công nhân bộ phận
khoan, nổ mìn làm việc thì một số bộ phận khác như bộ phận công nhân bốc xúc đất đá, bộ phận gạt lại rảnh rỗi và thường tập trung nghỉ phép vào thời gian này. Hoặc khi bộ phận gạt đất, bốc xúc đất đá làm việc thì bộ phận khoan nổ lại ngừng hoạt động. Như vậy, việc nghỉ phép của công nhân Công ty thường diễn ra đột xuất, không đều đặn giữa các tháng trong năm phụ thuộc vào điều kiện khai thác của mỏ, trữ lượng than khai thác được sau mỗi lần khoan nổ, kế hoạch sản lượng, kế hoạch tiêu thụ của năm đó. Khi nghỉ phép công nhân viên vẫn được hưởng lương nghỉ phép. Tuy nhiên, Công ty lại không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân. Điều này vi phạm nguyên tắc chi phí phù hợp với thu nhập trong kế toán vì lương nghỉ phép của CNV chắc chắn sẽ phát sinh nhiều ( do số lượng công nhân đông ).
- Trong Sổ tổng hợp tiền lương và bảng thanh toán tiền lương của Công ty, có sử dụng khoản mục “ lương sản phẩm” trong cột “tổng tiền lương và thu nhập được nhận”. Tuy nhiên, trên thực tế, Công ty không chỉ áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm mà còn áp dụng cả hình thức trả lương theo thời gian : lương theo hệ số cấp bậc công việc và lương theo hệ số thành tích. Việc để khoản mục “lương sản phẩm” như vậy trên Sổ tổng hợp tiền lương là chưa phản ánh hết thực trạng tiền lương của Công ty, dễ gây hiểu lầm là Công ty chỉ áp dụng một hình thức trả lương duy nhất là lương sản phẩm. Mặt khác, khoản mục “ Kinh phí công đoàn” trên “Sổ tổng hợp tiền lương” và “Bảng thanh toán tiền lương” là không cần thiết vì KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì chứ không trừ vào tiền lương của CNV.
- Mặc dù Công ty chỉ thực hiện trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm một lần vào cuối năm nhưng hàng tháng, Công ty vẫn tiến hành trích trước quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm thông qua TK 335. Tuy nhiên, trên “ Bảng phân bổ tiền lương của Công ty lại không phản ánh khoản trích trước quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm này. Khi phản ánh các khoản mục có liên quan
TK 335 trên Bảng kê số 5, Nhật ký chứng từ số 7, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết TK 335.
- Công ty cổ phần than Đèo Nai có số lượng công nhân lớn, hoạt động công đoàn rất phát triển. Trong khi đó, điều kiện làm việc tại mỏ than của Công ty lại phụ thuộc nhiều vào thời tiết và dễ xảy ra tai nạn. Vì vậy, việc thực hiện trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty là rất quan trọng. Việc tổ chức công tác hạch toán tiền lương tại công ty khá đầy đủ, hoàn chỉnh. Tuy nhiên, đối với hạch toán các khoản trích theo lương, Công ty lại không lập sổ để theo dõi riêng tình hình trích lập, sử dụng và nộp cấp trên nên gây hạn chế cho việc quản lý các khoản trích này.