CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐÈO NAI
2.2 Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần than Đèo Nai
2.2.2 Hạch toán chi tiết tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp tại Công ty cổ phần than Đèo Nai
2.2.2.2 Hạch toán lao động
Hàng năm, trên cơ sở kế hoạch sử dụng lao động của năm đã được HĐQT phê duyệt, giám đốc công ty ban hành các quy chế về tuyển dụng lao động và tổ chức triển khai thực hiện.
Chỉ tiêu số lượng lao động của công ty cổ phần than Đèo Nai được phản ánh trên “ Sổ danh sách lao động” ( Bảng 2.6) của công ty, do phòng lao động tiền lương lập. Cơ sở để ghi vào “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc...
Việc theo dõi, ghi chép trên “ Sổ danh sách lao động” rất quan trọng, giúp người quản lý nắm bắt được số lượng lao động, chất lượng lao động phục vụ cho công tác quản lý. Nhân viên kinh tế căn cứ vào “ Sổ danh sách lao động”
để tính lương phải trả và các khoản chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Kế toán căn cứ vào “Sổ dánh sách lao động để kiểm tra đối chiếu việc tính lương của NVKT và việc tổ chức hạch toán lương tại Công ty.
Bảng 2.6: Trích “ Sổ danh sách cán bộ công nhân viên” của công ty đến tháng 1 năm 2008.
Số TT
Họ tên Chức vụ Giới
tính
Hệ số lương
Mức lương
Quê quán
1 Lê Đình Trưởng CTHĐQT Nam 7 Quảng Ninh
2 Trần Văn Triều Giám đốc Nam 6,03 Quảng Ninh
3 Đặng Hữu Côn P.Giám đốc Nam 5,02 Quảng Ninh
4 Ngyễn Văn Lộc P.Giám đốc Nam 4,32 Quảng Ninh
... ... ... …. ... ...
10 0
Nguyễn Kim Cúc Nhân viên Nữ 4,1 Nam Định
10 1
Lê Huy Cường Nhân viên Nam 3,26 Quảng Ninh
.... .... ... ... ...
( Nguồn : phòng lao động tiền lương ) CTHĐQT : chủ tịch hội đồng quản trị
b. Hạch toán thời gian lao động:
Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỉ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho từng người lao động.
- Các cán bộ công nhân viên thuộc khối văn phòng, đoàn thể công ty thực hiện làm việc 8h một ngày :
+ Sáng : Từ 7h đến 11h + Chiều : Từ 13h đến 17h
- Cán bộ công nhân viên khối công trường ,phân xưởng làm việc trên mỏ theo ca ( 1 CN/1 ca/1 ngày ): có 3 ca làm việc một ngày : Ca 1 : từ 8h đến 3h;
Ca 2 : từ 4h đến 22h; Ca 3: Từ 1h đến 6h
- Kết thúc giờ làm việc, công nhân thực hiện giao ca cho các công nhân thuộc ca làm việc tiếp sau mình. Công ty có xe đưa đón cán bộ công nhân viên từ bến xe lên mỏ làm việc.
Hàng ngày, bắt đầu mỗi ca làm việc, đốc công của từng phân xưởng, công trường nhận lệnh từ quản đốc tiến hành phat “phiếu nhật lệnh” (Phụ lục 6) cho từng công nhân.
- Cuối giờ làm việc, công nhân sẽ nộp lại “Phiếu nhật lệnh” để làm cơ sở chấm công. Căn cứ vào “Phiếu nhật lệnh” phát cho mỗi công nhân, danh sách công nhân đi làm trong ca do đốc công ghi, quản đốc tiến hành ghi công việc phải làm trong ngày vào “sổ nhật lệnh”( Phụ lục 7)
- Cuối mỗi ca, căn cứ vào “sổ nhật lệnh”, “phiếu nhật lệnh” phó quản đốc của từng công trường, phân xưởng, bộ phận sẽ tiến hành ghi chép thời gian thực tế làm việc, vắng mặt của từng người lao động trong phân xưởng mình vào “bảng chấm công” ( Phụ lục 8), tránh tình trạng trốn việc mà vẫn được phản ánh ngày công. Bảng chấm công phải có xác nhận của quản đốc.
c.Hạch toán kết quả lao động :
- Người lao động làm việc hàng ngày phải có đầy đủ “ Phiếu nhật lệnh”, “Sổ nhật lệnh “ ghi rõ số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành có xác nhận của cán bộ đi làm ca làm cơ sỏ trả lương cho CBCNV được chính xác.
- Hàng tháng, căn cứ thành tích đóng góp của từng công nhân, các đơn vị tổ chức phân loại thành tích A, B, C cho từng công nhân để làm căn cứ chia lương theo thành tích. Thành tích tốt nhất là A, sau đến B và C, được phản ánh vào “phiếu chấm điểm” ( Phụ lục 9)
Quản đốc NVKT Phòng kế toán Phòng LĐ- TL
Phi ếu nhậ t lện h
Sổ Nhật lênh Phiếu chấm điểm
Bảng chấm công Bảng chia KLSPHT Bảng chia lương Bảng thanh toán TL Sổ tổng hợp TL Sổ chi tiết TL Bảng phân bổ TL Sổ chi tiết TK 334
- Các chứng từ : bảng chấm công, sổ nhật lệnh, phiếu chấm điểm được chuyển đến cho nhân viên kinh tế của từng công trường. Trên cơ sở các chứng từ này, nhân viên kinh tế lập “ Bảng chia khối lượng sản phẩm hoàn thành”
( Phụ lục 10), “ Bảng chia lương” ( Phụ lục 11 ) trình giám đốc ký duyệt và chuyển lên phòng kế toán lương và phòng lao động- tiền lương của công ty.
Kế toán tiến hành lập “bảng thanh toán tiền lương” ( Phụ lục 12) , “Sổ tổng hợp tiền lương” ( Phụ lục 13 ) và “bảng phân bổ tiền lương” ( bảng 2.6 ) d. Quy trình luân chuyển chứng từ trong hạch toán chi tiết tiền lương với người lao động
Tiền lương của công nhân tại Công ty được thanh toán qua thẻ ATM tại ngân hàng Công thương Quảng Ninh. Công việc thanh toán tiền lương cho CBCNV của Công ty được chia thành 2 kì :
+ Kì 1 : tạm ứng lương vào ngày 10 hàng tháng.
+ Kì 2 : Thanh toán hết số tiền lương tháng trước cho cán bộ công nhân viên thường vào ngày 20 của tháng
* Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương tại các công trường, phân xưởng của Công ty :
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán chi tiết tiền lương tại các công trường, phân xưởng của Công ty theo sơ đồ sau :
KLSPHT: Khối lượng sản phẩm hoàn thành
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán chi tiết tiền lương - Phiếu nhật lệnh : Phụ lục 5
+ Nội dung :, phản ánh các công việc phải làm trong ngày, các điều kiện an toàn của từng công nhân.
+ Luân chuyển: Do quản đốc ( có các phó quản đốc giúp việc ) ghi hàng ngày. Phiếu này được phát đến từng công nhân vào đầu mỗi ca làm việc. Cuối ngày, công nhân phản ánh kết quả làm việc của mình vào phiếu nhật lênh và nộp lại cho quản đốc để làm cơ sở chấm công tính lương.
+ Cơ sở lập : Dựa trên công việc thực tế cần phải làm của từng công nhân, điều kiện làm việc thực tế trên mỏ, các quy chế, quy định về an toàn bảo hộ lao động của Công ty.
+ Tác dụng : Theo dõi tình hình làm việc, kết quả làm việc của từng công nhân. Là cơ sở để chấm công và vào “ Sổ nhật lệnh”.
- Sổ nhật lệnh : Phụ lục 6
+ Nội dung : Phản ánh số công nhân đi làm trong ngày của từng tổ sản xuất, các công việc cần phải làm của từng tổ, các biện pháp an toàn cần thực hiện trong ngày.
+ Lưu chuyển : Sổ nhật lệnh do quản đốc quản ánh( có các phó quản đốc giúp việc ) và phải có chữ kí của tổ trưởng các tổ sản xuất. Sổ được ghi hàng ngày, cuối tháng được chuyển đến cho NVKT làm căn cứ xác định lương.
+ Cơ sở lập : Dựa trên phiếu nhật lệnh do công nhân nộp lại.
+ Tác dụng : Quản lý và theo dõi số lượng lao động, quá trình làm việc của từng tổ sản xuất. Là căn cứ để đối chiếu so sánh với “bảng chấm công”, là chứng từ để xác định lương cho công nhân.
- Bảng chấm công : Phụ lục 7
+ Nội dung : Phản ánh số ngày làm việc thực tế, nghỉ ốm, học họp, nghỉ phép của từng công nhân. Công ty hiện đang áp dụng 2 mẫu bảng chấm công: Bảng chấm công dùng cho khối văn phòng và bảng chấm công dùng cho khối công trường, phân xưởng. Bảng chấm công được mở chi tiết cho từng người trong tổ và được để ở nơi mọi công nhân có thể theo dõi được..
+ Lưu chuyển : Bảng do phó quản đốc ghi hàng ngày, có sự theo dõi của quản đốc cuối tháng được chuyển đến cho NVKT làm căn cứ tính lương.
+ Cơ sở lập : Dựa vào sổ nhật lệnh, phiếu nhật lệnh, các chứng từ như : giấy nghỉ phép, giấy nghỉ ốm…để ghi vào các dòng phù hợp theo các ký hiệu đã được quy định.
+ Tác dụng : Theo dõi chi tiết ngày làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép, học họp của công nhân. Là căn cứ để tính lương cho CNV.
- Phiếu chấm điểm : Phụ lục 8
+ Nội dung : Do đốc công và các công nhân trong tổ mình quản lý cuối tháng bình bầu, phân loại thành tính của từng người trong tổ theo 3 loại thành tích là A, B, C.
+ Lưu chuyển : Phiếu chấm được lập vào cuối tháng. Sau khi chấm điểm, đốc công nộp lại cho quản đốc, quản đốc ký duyệt và chuyển đến cho NVKT làm cơ sở tính lương.
+ Cơ sở lập : Căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của từng thành viên trong tổ, thành tích đóng góp của từng thành viên, sự chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc…
+ Tác dụng: là cơ sở để tính tiền lương, tiền thưởng cho công nhân phiếu chấm điểm là một hình thức để Công ty khuyến khích tinh thần làm việc của công nhân.
- Bảng chia khối lượng sản phẩm hoàn thành : Phụ lục 9
+ Nội dung : Do nhân viên kinh tế lập, quản đốc và các cán bộ đại diện của phòng lao động tiền lương, phòng kế hoạch, phòng kế toán hàng tháng xuống kiểm tra. Bảng này được lập cho từng tổ, phản ánh khối lượng sản phẩm hoàn thành trong tháng của từng người trong tổ đó.
+ Lưu chuyển : Bảng chia khối lượng sản phẩm hoàn thành được NVKT lập thành 3 bản và chuyển lên giám đốc ký duyệt. Giám đốc ký duyệt xong sẽ chuyển lại cho NVKT. NVKT lưu lại một bảng, một bảng gửi lên phòng kế toán và một gửi lên phòng kế hoạch.
+ Cơ sở lập : NVKT dựa trên Sổ nhật lệnh, Bảng chấm công, phiếu chấm điểm được quản đốc chuyển đến vào cuối tháng.
+ Tác dụng: Theo dõi khối lượng công việc hoàn thành, so sánh với kế hoạch từ đó có hướng điều chỉnh khi cần thiết. Làm cơ sở để xác định kế hoạch sản xuất cho các tháng tiếp theo và là căn cứ để chia lương cho từng thành viên trong tổ sản xuất.
- Bảng chia lương : Phụ lục 10
+ Nội dung : Phản ánh số ngày làm việc thực tế, tình hình tiền lương, tiền thưởng, các khoản thu nhập khác, các khoản phải trừ, phải nộp của từng công nhân trong từng tổ.
+ Lưu chuyển : Do NVKT lập vào cuối tháng, rồi chuyển lên cho giám đốc ký duyệt. Giám đốc sau khi ký duyệt sẽ chuyển lại cho NVKT. NVKT nhận bảng đã được ký duyệt thực hiện lưu lại một bảng, chuyển một bản cho phòng kế toán, một bảng cho phòng lao động tiền lương.
+ Cơ sở lập : NVKT căn cứ vào bảng chấm công, bảng chia khối lượng sản phẩm hoàn thành, các chế độ về tiền lương, hình thức tính lương của Công ty, lương khoán cho từng công trường, phân xưởng trong tháng để tiến hành lập bảng chia lương.
+ Tác dụng : Là căn cứ để lập “quyết toán tiền lương” và “bảng thanh toán tiền lương”, lập kế hoạch tiền lương cho các năm.
- Bảng thanh toán tiền lương: Phụ lục 11
+ Nội dung : Phản ánh tiền lương, các khoản thu nhập khác, các khoản phải trừ của từng công nhân. Được lập cho từng công trường, phân xưởng và đóng thành sổ theo từng tháng. Phần trang đầu tiên của sổ này là quyết toán tiền lương ghi rõ tổng tiền lương phải trả của công trường, các khoản phải trừ, và các khoản còn phải trả cho công nhân của công trường đó, có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và người lập biểu.
+ Luân chuyển : Do kế toán tiền lương lập hàng tháng, sau khi lập xong lưu lại một bảng, một bảng chuyển xuống cho phòng kế toán chi phí làm cơ sở để lập bảng phân bổ tiền lương, một bảng chuyển đến phòng lao động tiền lương làm căn cứ tiến hành trả lương cho CNV.
+ Cơ sở lập : Dựa vào bảng chia khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng chia lương do NVKT chuyển đến.
+ Tác dụng : Theo dõi tình hình tiền lương của từng công nhân, là căn cứ xác định tiền lương phải trả. Là cơ sở để lập “ Sổ tổng hợp tiền lương”, “ Sổ chi
tiết tiền lương”, “ Bảng phân bổ tiền lương”, “ Sổ chi tiết TK 334”. Là cơ sở để hạch toán tổng hợp tiền lương toàn Công ty.
Sổ lương doanh nghiệp Đơn vị : CT. Khoan Tập đoàn công nghiệp than – khoáng sản Việt Nam
Công ty cổ phần than Đèo Nai
QUYẾT TOÁN TIỀN LƯƠNG CÔNG TRƯỜNG KHOAN Tháng 1 năm 2008
Đơn vị tính : Đồng.
Tổng số thu nhập : 731.524.000 ( bảy trăm ba mươi mốt triệu năm trăm hai mươi tư nghìn đồng )
Tổng số các khoản trừ : 177.442.980 ( Một trăm bẩy mươi bảy triệu bốn trăm bốn hai nghìn chín trăm tám mươi đồng )
Tổng số còn lĩnh : 554.081.020 ( Năm trăm năm mươi tư triệu không trăm tám mươi mốt nghìn không trăm hai mươi đồng )
Tổng số quá mức : Không Kế toán
( kí,họ tên)
Ngô Thị Quý
Kế toán trưởng ( kí,họ tên)
Phạm Quang Tuyến
Cẩm Phả, ngày 26 tháng 4 Giám đốc
(Kí, họ tên )
Trần Văn Triều
- Sổ tổng hợp tiền lương : Phụ lục 12
+ Nội dung : Là sổ tổng hợp tình hình tiền lương toàn Công ty trong một tháng. Sổ này cho biết chi tiết tiền lương, các khoản thu nhập khác, các khoản phải trừ của từng đơn vị trong Công ty.
+ Luân chuyển : Sổ tổng hợp tiền lương do kế toán tiền lương lập, kế toán trưởng ký xác nhận sau đó chuyển lên giám đốc ký duyệt. Sổ sau khi ký duyệt
được chuyển lại phòng kế toán tiền lương để lưu trữ và chuyển một bản xuống phòng kế toán chi phí, một bản chuyển đến phòng lao động tiền lương.
+ Cơ sở lập : Dựa vào các bảng thanh toán tiền lương của các công trường, phân xưởng, phòng ban.
+ Tác dụng: Theo dõi tình hình tiền lương theo từng công trường, phân xưởng và toàn Công ty. Là cơ sở để hạch toán tổng hợp tiền lương toàn Công ty.
- Sổ chi tiết tiền lương : Bảng 2.7
+ Nội dung : Lập cho từng công nhân, phản ánh tình hình tiền lương, tiền thưởng, BHXH, các khoản phải nộp, các khoản phải trừ của công nhân đó..
+ Luân chuyển : Sau khi phòng lao động tiền lương hoàn thành các thủ tục với ngân hàng về việc trả lương cho CNV, phòng kế toán tiền lương sẽ tiến hành lập “ Sổ chi tiết tiền lương”, rồi chuyển cho NVKT để phát đến tận tay từng công nhân trong công trường, phân xưởng mình.
+ Cơ sở lập : Dựa vào bảng thanh toán tiền lương các công trường, phân xưởng.
+ Tác dụng : Thông báo chi tiết tiền lương cho từng công nhân viên của Công ty. Là cơ sở để phản ánh vào Sổ chi tiết TK 334, 338. Là căn cứ để hạch toán tổng hợp tiền lương toàn Công ty.
- Bảng phân bổ tiền lương: Bảng 2.6
+ Nội dung: Phân bổ tiền lương theo từng khoản mục chi phí.
+ Luân chuyển : Do phòng kế toán chi phí lập, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm.
+ Cơ sở lập : Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và Sổ tổng hợp tiền lương.
+ Tác dụng : Là cơ sở để tiến hành hạch toán tổng hợp tiền lương, vào bảng kê số 4, 5, Nhật kí chứng từ số 7,
* Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán chi tiết tiền lương tại khối văn phòng :
Số lượng chứng từ cần sử dụng trong hạch toán chi tiết tiền lương tại khối văn phòng không nhiều và phức tạp như đối với khối công trường, phân xưởng. vì số lượng nhân viên ít hơn, thời gian làm việc đều đặn theo quy định Nhà nước. dễ xác định công và tính lương.
Hàng ngày, căn cứ vào tình hình thực tế, trưởng phòng các phòng ban chấm công cho nhân viên của phòng vào Bảng chấm công – Phụ lục 8. Cuối mỗi tháng, căn cứ vào mức chấm điểm công việc hoàn thành và quyết định của giám đốc về mức lương được hưởng trưởng phòng các phòng ban lập Bảng chia lương (Phụ lục 10) của phòng mình. Sau đó chuyển lên phòng kế toán tiền lương của công ty.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền lương vào sổ chi tiết các TK. Cuối tháng, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, sổ tổng hợp tiền lương và chuyển giám đốc kỳ duyệt. Sau khi nhận lại bản đã được giám đốc ký duyệt, kế toán tiền lương thực hiện lưu trữ một bản, một bản chuyển cho phòng kế toán chi phí, một bản chuyển cho phòng lao động tiền lương. Lập sổ chi tiết tiền lương cho từng nhân viên trong các phòng ban và chuyển cho các trưởng phòng phát lại cho từng nhân viên trong phòng mình. Kế toán chi phí căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương ( Phụ lục 11) để lập Bảng phân bổ tiền lương toàn công ty ( Bảng 2.6).
Tâp đoàn CN than – khoáng sản Việt Nam Công ty cổ phần than Đèo Nai
Mẫu số 11L ĐTL– DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/ 3/ 2006 của bộ trưởng BTC
Tháng 1 năm 2008 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Ghi có TK Ghi nợ TK
TK 334 - phải trả người LĐ TK 338- phải trả phải nộp khác
Lương Khác Cộng có TK
334
3382 3383 3384 Cộng