Chương 1: TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan lý luận về công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
1.1.4. Nội dung của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
a. Hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ lao động, với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Quá trình hoạch định nhân lực
Thông thường quá trình hoạch định nhân lực được tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Dự báo nhu cầu và xác định khả năng nhân lực hiện tại.
Nhu cầu nhân lực phải được xác định theo một cơ cấu lao động tối ưu về số lượng, chất lượng, đặc điểm lao động cần có cho từng loại lao động (trực tiếp, gián tiếp), cho từng bộ phận, từng ngành nghề và tổng hợp chung nhu cầu lao động toàn doanh nghiệp.
Để đánh giá hiện trạng nhân lực, doanh nghiệp dựa vào việc thống kê, đánh giá lại đội ngũ lao động về số lượng, chất lượng.
Bước 2: Sau khi đã phân tích khả năng nhân lực sẵn có và dự báo nhu cầu trong tương lai, doanh nghiệp sẽ tính toán, cân đối giữa nhu cầu và khả năng. Có thể xảy ra ba trường hợp sau :
Trường hợp 1: Nhu cầu bằng khả năng.
Trường hợp 2: Thừa lao động (khả năng > nhu cầu).
Trường hợp 3: Thiếu lao động (khả năng < nhu cầu).
Với mỗi trường hợp trên, doanh nghiệp sẽ đề ra các chính sách, kế hoạch và chương trình thích hợp.
Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình.
Để đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng lao động với các phẩm chất và kỹ năng cần thiết và sử dụng có hiệu quả nhất nhân lực đó, doanh nghiệp không phải chỉ chú trọng các công việc thuộc về tuyển dụng, tinh giản biên chế, mà còn phải thực hiện phối hợp các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác như đào tạo và phát triển, đãi ngộ và phúc lợi, động viên, kích thích người lao động…
Bước 4: Kiểm tra và đánh giá.
Mục đích của bước này nhằm kiểm tra xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không: đánh giá tiến trình, mức độ đạt được ở mỗi giai đoạn, từ đó điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Hình 1.1. Mô hình của hoạch định nhân lực
Phân tích môi trường
Xác định mục tiêu.
Dự báo phân
tích công việc .
Phân tích hiện trạng nhân lực
Dự báo xác định nhu cầu
nhân lực
Phân tích cung
cầu
Chính sách
Kế hoạch chương
trình thực hiện
Thực hiện công việc quản lý nhân lực
Kiểm tra, đánh
giá
b. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong doanh nghiệp nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Nội dung, trình tự phân tích công việc
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở các tài liệu: sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Xác định các công việc đặc trưng quan trọng, những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc, nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi phân tích các công việc tương đương nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo từng loại công việc và khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập phân tích công việc như: phỏng vấn, bản câu hỏi, quan sát…
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc, qua lãnh đạo, những người giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
1.1.4.2. Tuyển dụng nhân lực, bố trí nhân lực a. Tuyển dụng lao động
Đây là một quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và quyết định tiếp nhận nhân lực của một cá nhân tổ chức nhằm đảm bảo yêu cầu, mục tiêu đề ra phù hợp với yêu cầu của pháp luật [20]. Như vậy, khái niệm này đã bao gồm cả 2 khâu: tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực, vì tuyển mộ nhân lực chỉ là quá trình tìm kiếm, thu hút nhân
lực, còn tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá, lựa chọn và quyết định nhân lực phù hợp với yêu cầu đặt ra trong quá trình tuyển mộ. Mục tiêu của việc tuyển dụng nhân lực là lựa chọn được nhân lực phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, góp phần hỗ trợ, thúc đẩy doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra, góp phần hạn chế gián đoạn sản xuất, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và tạo tâm lý làm việc ổn định cho người lao động đã được tuyển dụng.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Phân tích đánh giá nhu cầu
Lập kế hoạch tuyển dụng
Tổ chức tuyển dụng
Đánh giá ứng viên
Quyết định tuyển dụng
Một số tiêu chuẩn không
phù hợp
Khắc Tõ phôc
chèi
Hợp đồng thử việc
Đánh giá kết quả thử việc
Hợp đồng chính thức
No No
ChÊm dứt hợp
đồng No
Yes
Yes
Hình 1.2: Quy trình tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp [20]
Việc xây dựng quy trình tuyển dụng hợp lý sẽ giúp cho các doanh nghiệp bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần hoàn thành các mục tiêu kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực khác của doanh nghiệp, tạo tiền đề cho việc bố trí, sử dụng, đào tạo và phát triển nhân lực. Đồng thời tạo không khí thi đua, cạnh tranh trong nội bộ những người lao động, người lao động hiểu rõ hơn và được định hướng bởi: triết lý, quan điểm của nhà quản trị, mục tiêu doanh nghiệp.
Quy trình tuyển dụng nhân lực có thể thực hiện qua các bước như xác định nhu cầu tuyển dụng, phân tích đánh giá nhu cầu (xem hình 1.2), trình tự các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng, nhu cầu tuyển dụng thường phát sinh khi doanh nghiệp tiến hành cải tiến dây chuyền công nghệ, mở rộng sản xuất, sắp xếp lại các bộ phận sản xuất, phòng ban... hay đơn giản chỉ để nhằm nâng cao chất lượng các công việc đang thực hiện trong doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích đánh giá nhu cầu, dựa vào các yêu cầu tuyển dụng, tiến hành xem xét, đánh giá tình hình thực tế tại các bộ phận đó như chỉ tiêu kế hoạch được giao, khối lượng công việc của từng bộ phận, tình hình nhân sự thực tế tại các bộ phận, sau khi xem xét đánh giá: nếu nhu cầu thực sự chưa cần thiết, lập báo cáo, trình bày rõ nguyên nhân và thông báo tới các đơn vị là không đồng ý tuyển dụng.
Nếu nhu cầu thực sự cần thiết, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng: thông báo tuyển dụng: về nội dung và hình thức phải rõ ràng, chi tiết, hình thức thông báo phải đa dạng (phương tiện thông tin đại chúng, trường đào tạo, trụ sở doanh nghiệp, các tổ chức tư vấn, giới thiệu việc làm v.v...), sẽ giúp cho việc lựa chọn nhân sự được chính xác, thuận lợi. Tổ chức cần xem xét, lựa chọn xem vị trí công việc nào nên lấy người bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy người bên ngoài tổ chức.
+ Nguồn nội bộ (bên trong): bao gồm những người lao động đang làm việc cho doanh nghiệp đó. Việc thực hiện tuyển dụng từ những người lao động bên trong
doanh nghiệp sẽ tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên cho các vị trí cao, tạo động cơ tốt cho tất cả mọi người lao động trong tổ chức. Tiết kiệm được thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
+ Nguồn bên ngoài: là những người lao động mới đến xin việc, đang không làm việc cho tổ chức. Khả năng thu hút nguồn nhân lực phụ thuộc vào cả doanh nghiệp lẫn các yếu tố ngoài doanh nghiệp. Yếu tố doanh nghiệp: chính sách lao động, tiền lương, cơ hội phát triển, uy tín, thương hiệu doanh nghiệp v.v... Yếu tố môi trường: tỷ lệ thất nghiệp, cạnh tranh nhân lực v.v... Nguồn nhân lực bên ngoài được lựa chọn sẽ tạo ra các ý tưởng mới, nhưng có thể mất nhiều thời gian đào tạo, hướng dẫn làm quen với công việc, làm giảm động lực làm việc của những người có năng lực trong tổ.
Bước 4: Tổ chức và triển khai kế hoạch tuyển dụng (gọi tắt là tổ chức tuyển dụng)
Tiến hành thông báo và phân phối kế hoạch tuyển dụng tới các bộ phận có yêu cầu tuyển dụng, chọn nguồn cung cấp hồ sơ, nhận và chọn lọc hồ sơ: nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân, so sánh với bảng tiêu chuẩn công việc, phát hiện những điểm không rõ ràng trong hồ sơ, lập danh sách các ứng viên phù hợp nhất v.v... Tổ chức tuyển dụng cần dựa vào đối tượng tuyển dụng để có các hình thức tuyển dụng phù hợp, chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn hoặc thi viết, thông báo địa điểm thi tuyển tới các ứng cử viên, chuẩn bị cơ sở vật chất, mời cán bộ tham gia phỏng vấn, tuyển dụng nhân lực, tiến hành tổ chức thi tuyển.
Bước 5: Quyết định tuyển dụng: nhìn chung, sau khi kết thúc quá trình đánh giá nhân viên, bộ phận quản lý phải lập hồ sơ và trình cho những nhà quản lý cấp cao, chịu trách nhiệm về tuyển dụng nhân lực theo Điều lệ công ty quy định (Giám đốc hoặc phó giám đốc...). Hồ sơ có thể bao gồm: phiếu đánh giá ứng viên, hồ sơ cá nhân của ứng viên, công việc dự định bố trí (phù hợp với kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp), mức lương đề nghị, loại và thời hạn hợp đồng lao động.
Bước 6: Hợp đồng thử việc: bên cạnh việc ký các hợp đồng thử việc (quy định rõ về mức lương, thời hạn v.v...), cần phải thực hiện các công việc nhằm để hội nhập
nhân viên mới nhằm giúp người tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận công việc, hoà nhập với tập thể.
Bước 7: Đánh giá kết quả thử việc và ký hợp đồng chính thức: sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên phải viết báo cáo kết quả thực hiện công việc trong thời gian thử việc. Cán bộ quản lý có thể đánh giá kết quả thử việc qua các tiêu chí như mức độ tiếp thu, khả năng thích ứng trong công việc, mức độ linh hoạt trong công việc, thái độ làm việc, khả năng hoà nhập với tập thể, kỹ năng sắp xếp công việc v.v...
Sau khi đánh giá đề xuất với bộ phận quản lý ký hợp đồng chính thức, hoặc chấm dứt hợp đồng nếu không đạt các tiêu chí đã đề ra. Nhìn chung, việc ký hợp đồng chính thức hay chấm dứt hợp đồng phụ thuộc nhiều vào bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên trong thời gian thử việc [20].
b. Bố trí nhân lực
Là việc nghiên cứu việc thu hút sắp xếp, bố trí người lao động vào các vị trí làm việc khác nhau, phù hợp với trình độ chuyên môn cũng như khả năng của người đó để họ có thể phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của mình [7]. Như vậy, với khái niệm bố trí nhân lực này nó sẽ bao gồm 2 hoạt động chính đó là: hoạt động định hướng (hay còn gọi là hòa nhập) đối với người lao động khi bố trí họ vào vị trí làm việc mới và hoạt động bố trí lại lao động qua thuyên chuyển, đề bạt và xuống chức.
Mục tiêu của việc bố trí nhân lực là sắp xếp người lao động vào từng công việc phù hợp nhất từ đó đem lại hiệu quả cao trong công việc. Bố trí nhân lực có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp vì tạo điều kiện cho người lao động mới rút ngắn thời gian làm quen với công việc, hiệu quả công việc cao do người lao động có sự đồng lòng, tự nguyện cao, giảm được các chi phí liên quan đến nhập việc, việc bố trí lại lao động trong doanh nghiệp (biên chế nội bộ) sẽ đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh và làm cho các nhu cầu trưởng thành, phát triển của cá nhân phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Biên chế nội bộ doanh nghiệp bao gồm thuyên chuyển, đề bạt và xuống chức [10].
1.1.4.3. Đào tạo và phát triển nhân lực
Đào tạo và phát triển nhân lực là một quá trình cung cấp các kiến thức, kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai [20]. Đào tạo nhân lực giúp bù đắp cho người lao động những thiếu hụt trong học vấn, truyền đạt cho người lao động những khả năng và kinh nghiệm thiếu hụt trong lĩnh vực chuyên môn, cập nhật kiến thức, mở rộng tầm hiểu biết, giúp người lao động hoàn thành tốt những công việc được giao (chú trọng vào công việc hiện tại) còn phát triển nhân lực nhằm đảm bảo về chất lượng, số lượng lao động và hình thức đãi ngộ thông qua việc làm, biểu hiện thông qua thăng tiến, đề bạt vào các chức vụ công tác cao hơn, những công việc quan trọng hơn, phát triển nhân lực hướng đến công việc tương lai.
Đào tạo và phát triển nhân lực giúp người lao động hoàn thiện, tiếp thu các kiến thức, kỹ năng mới nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Thực hiện đào tạo và phát triển nhân lực sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bảng 1.1. Phân biệt công tác đào tạo và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp Tiêu chí Đào tạo nhân lực Phát triển nhân lực Mục tiêu Khắc phục sự thiết hụt về kiến thức và
kỹ năng hiện tại Chuẩn bị cho tương lai
Phạm vi Cá nhân Cá nhân và tổ chức
Thời gian Ngắn hạn Dài hạn
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực - NEU) Đào tạo và phát triển nhân lực là hai quá trình có mối liên hệ mật thiết với nhau và được gọi chung là tổ chức quá trình đào tạo nhân lực. Việc tổ chức quá trình đào tạo nhân lực được thể hiện qua lưu đồ dưới đây (xem hình 1.3).
Bắt đầu
Xác định nhu cầu đào tạo Lập kế hoạch đào tạo
Xem xÐt, phê duyệt
Tổ chức đào tạo
Lập ch-ơng trình đào tạo
Chọn đối tác ký hợp đồng
Đánh giá
kết quả
Đánh giá
kết quả
Chứng nhận Chứng nhận
KÕt thóc
No Yes
No No
Yes Yes
Trong DN Ngoài DN
Hình 1.3: Quy trình tổ chức quá trình đào tạo và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp [20]
Các bước trong quy trình tổ chức đào tạo và phát triển nhân lực có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân lực: trong doanh nghiệp, nhu cầu đào tạo và phát triển căn cứ vào các kế hoạch và mục tiêu chiến lược, tác nghiệp trong tương lai của doanh nghiệp, nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật, sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị trong doanh nghiệp, nhu cầu nâng cao kiến thức, khả năng làm việc, nguyện vọng của người lao động.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo: căn cứ vào nhu cầu đào tạo, chủ trương, chính sách đào tạo và phát triển nhân lực của doanh nghiệp. Bộ phận quản lý (tuỳ theo
chức năng nhiệm vụ được giao, ví dụ: phòng tổ chức đào tạo) tiến hành lập kế hoạch đào tạo dựa trên các yếu tố như đối tượng đào tạo, địa điểm đào tạo, chương trình đào tạo, hình thức đào tạo: đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo lại, đào tạo định kỳ hay đào tạo đột xuất, thời gian đào tạo, kinh phí đào tạo và nguồn kinh phí, cách thức tổ chức đào tạo: đào tạo trong doanh nghiệp và đào tạo ngoài doanh nghiệp.
Bước 3: Xem xét và phê duyệt: để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lược lâu dài và có tính hiệu lực, hiệu qủa. Bộ phận quản lý sẽ trình Ban Giám đốc xem xét các nhu cầu đào tạo, kế hoạch đào tạo sau khi đã được xác định, nếu:
- Trường hợp thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào tạo không phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, Ban Giám đốc sẽ có ý kiến phê duyệt để tiến hành việc xác định lại nhu cầu đào tạo hay kế hoạch đào tạo hoặc cả nhu cầu và kế hoạch đào tạo.
- Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng người, đúng việc, kế hoạch đào tạo khả thi, thì Ban Giám đốc duyệt chấp thuận và cho triển khai thực hiện.
Bước 4: Tổ chức đào tạo: căn cứ vào quyết định phê duyệt kế hoạch đào tạo của Ban Giám đốc, Bộ phận quản lý tham mưu cho Ban Giám đốc về 2 nội dung quan trọng nhất trong bản kế hoạch đào tạo đó là cách thức tổ chức đào tạo và phương pháp đào tạo.
Bước 5: Đánh giá kết quả thu được từ quá trình đào tạo: kết thúc quá tình đào tạo tổ chức đánh giá kết quả và chứng nhận đã qua đào tạo. Đối với những kết quả chưa đạt yêu cầu sẽ phải tổ chức đào tạo lại.
1.1.4.4. Đánh giá thực hiện công việc
Các chương trình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên được sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi cạnh tranh trên thị trường gay gắt, các doanh nghiệp bắt buộc phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc.
Đánh giá nhân viên thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh vơi các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.