CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan lý luận về động lực và tạo động lực làm việc trong doanh nghiệp
1.1.4 Các biện pháp tạo động lực làm việc
Để tạo động lực cho người lao động hăng say làm việc trước tiên phải xác định được nhu cầu, mong muốn của người lao động đối với công việc là gì, đặc biệt là phải xác định được nhu cầu nào đang là ưu tiên hàng đầu của người lao động để từ đó có những biện pháp thỏa mãn nhu cầu đó một cách phù hợp.
1.1.4.1 Tạo động lực bằng việc sử dụng các yếu tố kích thích vật chất Hệ thống tiền lương thỏa đáng và công bằng
Sử dụng tiền lương để khuyến khích người lao động là hình thức kích thích lao động cơ bản giúp người lao động làm việc tốt hơn không vì mục tiêu cá nhân mà còn vì mục tiêu chung của tổ chức. Tiền lương luôn là vấn đề được mọi người quan tâm, nó không chỉ là phương tiện để người lao động có khả năng duy trì cuộc sống
mà nó còn là sự công nhận của doanh nghiệp, của xã hội về những đóng góp của người lao động vào tổ chức. Đối với doanh nghiệp thì tiền lương là khoản chi phí mà họ cần bỏ ra để trả cho người lao động còn đối với người lao động đó là phần thu nhập của họ.
Để tiền lương thực sự trở thành một công cụ tạo động lực cho người lao động thì hệ thống của doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Trước hết phải đảm bảo tuân thủ theo những qui định về tiền lương của nhà nước đó là tiền lương của người lao động không được thấp hơn tiền lương tối thiểu chung của nhà nước, người lao động phải được hưởng các chế độ phụ cấp, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm vào các ngày nghỉ và các chế độ khác theo qui định của nhà nước.
- Công bằng trong trả lương: Trả lương phải tương xứng với công sức của người lao động bỏ ra căn cứ vào vị trí công việc, mức độ phức tạp của công việc, phạm vi trách nhiệm của công việc và những yêu cầu về trình độ, kỹ năng kinh nghiệm của người thực hiện công việc. Đặc biệt hệ thống thù lao phải công bằng, nếu không nó sẽ triệt tiêu động lực lao động, công bằng đối với bên ngoài và công bằng đối với nội bộ.
- Tiền lương phải bảo đảm tái sản xuất mở rộng sức lao động: Có nghĩa là phải đảm bảo cho đời sống người lao động và gia đình họ một cách đầy đủ, không những đáp ứng được nhu cầu cơ bản mà còn phải có tích luỹ cho tương lai.
Khen thưởng phù hợp
Khen thưởng cũng là biện pháp tạo động lực cho người lao động. Hình thức khen thưởng thông qua tiền thưởng, phần thưởng dành cho những lao động có thành tích cao hơn so với mức quy định của từng đơn vị hoặc từng doanh nghiệp. Tiền thưởng ngoài tác dụng bổ sung thu nhập cho người lao động nó còn là phương tiện để đánh giá công lao, sức lao động, tinh thần trách nhiệm, thành tích của người lao động đối với công việc và doanh nghiệp. Người lao động được khen thưởng sẽ cảm thấy tự hào trước doanh nghiệp và đồng nghiệp do đó sẽ có động lực để cố gắng phấn đấu hơn nữa trong công việc.
Hệ thống khen thưởng được xây dựng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Khen thưởng phải gắn liền với kết quả thực hiện công việc của người lao động. Việc bình chọn, xét duyệt người được thưởng phải được tiến hành công khai, nghiêm túc, nhằm đảm bảo sự công bằng và chọn được đúng người xứng đáng.
Người được khen thưởng phải là những người như hoàn thành xuất sắc công việc được giao, có những phát minh sáng kiến đem lại nhiều lợi ích cho Công ty.
- Việc khen thưởng cần tiến hành kịp thời và đúng lúc, thời gian khen thưởng tiến hành sau khi người lao động có hành vi được thưởng càng sớm càng tốt.
- Phải làm cho người lao động thấy rằng những nỗ lực của họ trong công việc sẽ đem lại kết quả cao và với kết quả đó họ sẽ được nhận phần thưởng xứng đáng.
Đồng thời hình thức thưởng đưa ra phải phải đa dạng và có ý nghĩa thỏa mãn nhu cầu nào đó mà cá nhân người lao động đang theo đuổi. Các tiêu chuẩn xét thưởng phải cụ thể, rõ ràng, hợp lý, không được quá khó dẫn đến tâm lý chán nản cho người lao động nếu không đạt được hoặc quá dễ dẫn đến tâm lý coi thường, không phấn đấu. Mức thưởng phải hợp lý, có tác dụng kích thích không được quá cao hoặc quá thấp.
Các chế độ phúc lợi hấp dẫn
Phúc lợi hay còn gọi là lương bổng đãi ngộ gián tiếp về mặt tài chính, đó là khoản tiền trả gián tiếp cho người lao động ngoài tiền lương và tiền thưởng nhằm hỗ trợ cuộc sống và tinh thần cho người lao động. Phúc lợi gồm hai phần chính:
Phúc lợi theo pháp luật quy định và phúc lợi do các Doanh nghiệp tự nguyện áp dụng, một phần nhằm kích thích động viên nhân viên làm việc và một phần nhằm duy trì lôi cuốn người có tài về làm việc cho Doanh nghiệp.
Phúc lợi theo pháp luật quy định ở đây là phần BHXH mà các Doanh nghiệp phải thực hiện cho nhân viên của mình nó bao gồm: Chế độ trợ cấp ốm đau; Chế độ trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; Chế độ hưu trí; Chế độ thai sản; Chế độ trợ cấp tử tuất.
Ngoài những chương trình phúc lợi do nhà nước quy định (BHXH) ở trong các doanh nghiệp thường có một số hình thức phúc lợi tự nguyện nhằm khuyến
khích nhân viên làm việc, an tâm công tác và gắn bó với cơ quan nhiều hơn như:
chương trình bảo hiểm y tế, trợ cấp độc hại, nghỉ mát, an dưỡng, khám sức khỏe định kỳ...
Các loại phúc lợi có ý nghĩa lớn trong việc đảm bảo cuộc sống cho người lao động cũng như góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, làm cho họ yên tâm làm việc, dành nhiều thời gian hơn trong công việc, gắn bó hơn với tổ chức từ đó đưa đến kết quả là tăng năng suất lao động.
1.1.4.2 Tạo động lực bằng việc sử dụng các yếu tố kích thích tinh thần Môi trường, điều kiện làm việc
Môi trường và điều kiện làm việc là nơi mà người lao động phải tiếp xúc hàng ngày, nó có ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc, sức khỏe, thái độ lao động và hiệu quả công việc của người lao động. Môi trường và điều kiện làm việc tốt sẽ làm cho người lao động yên tâm làm việc, có nhiều điều kiện để phát huy năng lực.
Ngược lại, môi trường và điều kiện làm việc không tốt sẽ khiến cho người lao động làm việc trong tâm lý căng thẳng, bất an, mệt mỏi cả về thể lực lẫn tinh thần, chán nản và bất mãn trong công việc.
Một môi trường làm việc thuận lợi là một môi trường thoải mái, đầy đủ tiện nghi, không gò ép, tập thể hoà đồng, bình đẳng, lãnh đạo quan tâm, không gian làm việc phù hợp, cung cấp đủ các trang thiết bị bảo hộ lao động đảm bảo đạt tiêu chuẩn nhằm bảo vệ sức khỏe của người lao động, đảm bảo cho người lao động luôn được làm việc trong môi trường an toàn, điều kiện sức khỏe tốt, tinh thần thoải mái... kích thích người lao động hăng say làm việc, sáng tạo.
Xây dựng một bầu không khí lao động tập thể thân thiện, hợp tác, chia sẻ thông qua các hoạt động làm việc nhóm như: tổ chức các phong trào thi đua, đoàn thể, các phong trào thể thao, văn nghệ, tham quan dã ngoại... Tại đó, người lao động có cơ hội tiếp xúc, giao lưu, hiểu hơn về nhau, trao đổi, học hỏi các kiến thức, kinh nghiệm từ những người khác, chia sẽ những niềm vui, nỗi buồn, những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Khi đó người lao động sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức với đồng nghiệp hơn, yêu thích công việc hơn, làm việc với tinh thần
thoải mái, có mối quan hệ thân thiết giữa những người lao động, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau vì mục tiêu chung của tổ chức.
Bố trí, sắp xếp công việc
Cùng với thời gian, yêu cầu của sản xuất kinh doanh ngày càng thay đổi đòi hỏi công việc cũng phải được thiết kế, thay đổi lại cho phù hợp nhằm tạo thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, sau một thời gian làm việc, người lao động sẽ quen và thành thạo trong công việc, nhưng nếu công việc cứ lặp lại sẽ dẫn đến tạo cho người lao động có tâm lý nhàm chán, không có động lực cố gắng làm việc. Do đó đặt ra yêu cầu phải thiết kế và thiết kế lại công việc nhằm tạo ra sự mới mẻ trong công việc và đem lại sự hứng thú với công việc cho người lao động. Thiết kế và thiết kế lại công việc cũng là một biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu tự hoàn thiện của người lao động, tạo điều kiện cho người lao động phát huy năng lực.
Bên cạnh công tác thiết kế công việc cũng cần phải quan tâm đến công tác bố trí công việc nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa người lao động và công việc vì nếu bố trí không hợp lý sẽ không phát huy được năng lực của người lao động dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực đồng thời còn tạo ra tâm lý chán nản, sự bất mãn của người lao động, ghét bỏ công việc và thậm chí là sự rời bỏ doanh nghiệp. Để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, phát huy được năng lực, trình độ, kinh nghiệm của người lao động vào công việc nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đòi hỏi phải có sự bố trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường của bản thân người lao động, phù hợp với những kiến thức kỹ năng mà họ được đào tạo. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành luân phiên thay đổi công việc cho người lao động, chuyển người lao động từ một công việc này sang làm một công việc khác, nhằm tránh sự nhàm chán trong công việc, đồng thời tạo điều kiện cho người lao động học hỏi được những kinh nghiệm trong những lĩnh vực khác, tạo ra sự mới mẻ, thách thức trong công việc cho người lao động.
Đào tạo, phát triển nghiệp vụ và triển vọng thăng tiến
Kinh nghiệm của các Công ty trên thế giới đã cho thấy rằng Công ty nào chú ý đến việc đào tạo và huấn luyện nhân viên trong Công ty thì rất thành công trong kinh doanh.
- Đào tạo bao gồm các hoạt động nhằm mục đích nâng cao tay nghề hay kỹ năng của một cá nhân với một công việc mà hiện tại họ đang làm.
- Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên các kỹ năng trình độ để họ đủ sức theo kịp cơ cấu của tổ chức khi nó thay đổi và phát triển.
Như vậy thực hiện chính sách đào tạo và phát triển là một yêu cầu của doanh nghiệp khi muốn đáp ứng các xu thế chung của sự phát triển của xã hội.
Các hình thức đào tạo như đào tạo mới, đào tạo lại, nâng cao tay nghề nghiệp vụ cho người lao động sẽ một phần đáp ứng được đòi hỏi của công việc và một phần sẽ đáp ứng được nhu cầu thăng tiến của người lao động. Tuỳ theo từng mục tiêu đào tạo cụ thể cũng như dựa vào đối tượng cần được đào tạo hay phát triển thì sẽ lựa chọn được các hình thức đào tạo thích hợp.
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là giúp các tổ chức sử dụng hiệu quả các tiềm năng của nguồn nhân lực thông qua việc trang bị cho người lao động các kiến thức về chuyên môn cũng như nâng cao ý thức làm việc của người lao động nhằm giúp họ thực hiện tốt công việc của mình và nâng cao khả năng thích ứng với công việc trong tương lai của họ.
Qua quá trình đào tạo, người lao động sẽ có cách nhìn mới về công việc của họ và đây là cơ sở để phát huy khả năng sáng tạo trong công việc của người lao động. Đào tạo và phát triển tạo ra sự gắn bó giữa ngưòi lao động với doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của lao động.
Thăng tiến và tạo điều kiện thăng tiến cho cấp dưới là những phần thưởng và sự công nhận đối với những người đó rằng họ có thể hoàn thành trách nhiệm được giao. Thăng chức lên một vị trí cao hơn hoặc uỷ quyền thêm 1 nhiệm vụ là một hình thức khen thưởng và động viên mạnh mẽ cho người có vinh dự này. Theo ý nghĩa của học thuyết công bằng J.S.Adams, người lãnh đạo muốn nhân viên cấp dưới cống hiến hết mình cho doanh nghiệp thì anh ta cần làm tốt nhiệm vụ phát hiện và đề bạt nhân viên xứng đáng mà có nhiều đóng góp hiệu quả cho doanh nghiệp.
Người được thăng chức sẽ có quyền lực, quyền tự quyết cao hơn, sẽ được nhiều người tôn trọng hơn, do vậy việc được thăng chức sẽ giúp con người ta làm thoả
mãn, đáp ứng phần nào đó nhu cầu lớp cao của bản thân mình mà học thuyết nhu cầu Abraham Maslow đề cập, dễ dàng thấy rằng triển vọng thăng tiến là một nhân tố động viên có nhiều tiềm năng. Việc thăng tiến phải được đảm bảo rằng nó dựa trên công trạng, thành tích và kết quả thực chất hơn là những yếu tố trục lợi khác, như do thân quen, biếu xén quà cáp... Những điều kiện trên là những điều kiện hiện hữu, tất cả nhân viên trong công ty có thể đánh giá được vì thế nếu doanh nghiệp có một hệ thống thăng chức không phù hợp và không công bằng sẽ gặp phải nhiều khó khăn bởi không được sự chấp nhận của đồng nghiệp và cấp dưới mặc dù chỉ bằng những biểu hiện trong tư tưởng mà đôi khi không được diễn đạt bằng lời. Vì thế, việc đánh giá thăng chức phải được xem xét kỹ lưỡng, đồng thời thực sự bản thân người đó phải có đủ năng lực và thành tích. Việc thăng chức là gia tăng địa vị và quyền lợi phải được dành cho nhân viên nào đó có đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp, việc thăng chức phải dựa trên sự công bằng, khách quan khi so sánh các nhân viên tiềm năng, các ứng cử viên với nhau.
Hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc
Khi kết quả thực hiện công việc của người lao động gắn với những gì họ nhận được họ sẽ cảm thấy thoải mái bởi lẽ nó đảm bảo sự công bằng giữa những người lao động trong tổ chức.
Đánh giá kết quả công việc là công cụ quan trọng kích thích người lao động hăng hái làm việc, là cơ sở để đảm bảo sự công bằng trong trả lương và các hoạt động khác. Đồng thời qua kết quả đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp người lao động biết được mức độ hoàn thành công việc để từ đó người lao động cố gắng đạt kết quả cao hơn nữa. Do đó việc đánh giá kết quả lao động cho người lao động là đòn bẩy tạo động lực cho người lao động.
Công tác xây dựng uy tín và văn hoá công ty
Hoạt động này nhằm tạo ra một không khí làm việc thoải mái và dễ chịu cho người lao động, tạo ra các mối quan hệ gắn kết giữa lãnh đạo – nhân viên, nhân viên – nhân viên. Được sống trong một môi trường tâm lý xã hội mà ở đó bản thân người lao động được quan tâm, chia sẻ và coi trọng thì họ sẽ hết lòng phục vụ tổ chức.
Trong một tập thể lao động luôn có cấp trên, cấp dưới, có nhà lãnh đạo, nhân viên. Mối quan hệ trong tập thể lao động không chỉ là mối quan hệ giữa những người cấp trên với cấp dưới hay ngược lại mà là mối quan hệ giữa con người với con người trong tập thể. Mối quan hệ này sẽ bộc lộ trong suốt quá trình làm việc, ảnh hưởng đến hoạt động của người lao động trong tổ chức. Quan hệ đồng nghiệp thân thiện sẽ tạo ra sự hỗ trợ trong công việc, người quản lý trực tiếp biết lắng nghe sẽ tạo cơ hội cho các sáng kiến mới được phát huy, lãnh đạo cấp cao có thái độ quan tâm sẽ khiến người lao động thấy bản thân được đánh giá cao trong công việc… Tất cả những điều đó sẽ giảm thiểu áp lực tâm lý trong lao động; tạo ra sự gắn bó của người lao động với công việc, với tổ chức. Một tổ chức không tạo được cho nhân viên một không khí làm việc thoải mái, mọi người vui vẻ, cởi mở, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc thì dù có được trả lương cao đến đâu cũng không thể có được sự hăng say, nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc.
Như vậy môi trường văn hóa và uy tín trong doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc tạo ra động lực cho người lao động làm việc tích cực hơn và gắn bó hơn với tổ chức.