CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG VÀ CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HÀ NAM
3.3 Một số giải pháp tăng cường công tác tạo động lực làm việc của Công ty
3.2.2 Giải pháp thông qua yếu tố tinh thần
3.2.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác bố trí, sắp xếp công việc
* Cơ sở đề xuất giải pháp
Theo khảo sát được tổng hợp tại Bảng 2.13 cho thấy công tác bố trí, sắp xếp công việc của Công ty không tạo được sự đồng thuận, ủng hộ cho người lao động.
Nó mắc phải những nhược điểm như không khoa học, logic, vẫn còn có sự chồng chéo. Vì vậy, muốn công tác bố trí, sắp xếp công việc đạt hiệu quả, công ty cần tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kỳ, xem xét lại để xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí để phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của từng nhân viên.
* Mục tiêu giải pháp: Hoàn thiện công tác bố trí sắp xếp công việc bằng việc phân tích công việc, để phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên, tăng sự hài lòng trong công việc của nhân viên và tăng động lực làm việc cho họ.
* Nội dung giải pháp:
- Cán bộ quản lý của công ty nên chú ý hơn tới việc bố trí nhân lực, đảm bảo công việc phù hợp với năng lực sở trường, và nguyện vọng của người lao động, tạo điều kiện cho họ phát huy khả năng. Đối với lao động lâu năm nên tìm cách tạo hứng thú làm việc qua những công việc mới hay công việc có tính thách thức. Lưu ý khi chuyển CBCNV sang làm công việc khác thì cần phải giải thích rõ cho họ hiểu về tình hình hoạt động của công ty cũng như lý do chuyển đổi họ sang công việc đó để tránh sự hiểu lầm từ phía người lao động, dẫn đến giảm động lực lao động. Bên cạnh đó cũng cần phải có biện pháp đào tạo lại để họ thích nghi với công việc mới.
- Tổ chức khảo sát, lấy ý kiến tất cả CBCNV tại các phòng, ban, xí nghiệp trong công ty về cách sắp xếp, bố trí công việc hiện tại đã hợp lý chưa, cần kiến nghị, chỉnh sửa, hoàn thiện bổ sung gì không. Sau khi thu lại ý kiến khảo sát, Ban nhân sự công
ty sẽ kiểm tra, tổng hợp, từ đó báo cáo với lãnh đạo công ty để điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ cho lao động phù hợp hơn, hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.
- Trong quá trình làm việc, người lãnh đạo, quản lý bộ phận cần phải chú ý, phát hiện những mặt mạnh, điểm yếu của nhân viên cấp dưới, cũng như biết được sở trường, năng khiếu và trình độ kỹ năng của họ để giao việc phù hợp nhất, phải biết được những điểm hạn chế của CBCNV để có kế hoạch đào tạo bổ sung kỹ năng, chuyên môn thích hợp để CBCNV hoàn thành tốt công việc được giao. Phân công công việc đúng người, đúng việc giúp cho nhà quản lý có được hiệu quả làm việc cao nhất từ CBCNV của mình.
- Việc sắp xếp, bố trí công việc cần phải căn cứ vào bản mô tả chi tiết công việc và bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện để có thể sắp xếp phù hợp với trình độ của người lao động và đảm bảo đúng người đúng việc. Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc không chỉ được sử dụng để sắp xếp, bố trí công việc hợp lý mà nó còn được dùng làm cơ sở để tuyển dụng, đánh giá giá trị công việc và xếp ngạch lương, đánh giá thực hiện và hoàn thành công việc, phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức và phân công lao động... Bản mô tả công việc sẽ phát huy được công dụng hữu ích của nó khi được xây dựng dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc theo các nguyên tắc xây dựng tổ chức.
Thực trạng hiện nay tại Công ty hiện nay chỉ có GĐ, PGĐ, phòng tổ chức hành chính là có bảng mô tả công việc, còn hầu hết các bộ phận khác không có. Vì vậy, ban lãnh đạo nên xây dựng kế hoạch cụ thể, phổ biến cách thức thiết lập bảng mô tả công việc đến tất cả các bộ phận cơ sở, để cả cán bộ quản lý lẫn người lao động đều có thể nắm được nội dung, khối lượng công việc của mình, đảm bảo chất lượng công việc được nâng cao.
Để xây dựng được bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đúng cần có các nội dung sau:
Bảng mô tả công việc:
+ Phần giới thiệu về tên công việc: bao gồm có chức danh công việc mà người lao động đảm nhiệm, mối quan hệ báo cáo, mã số, ngày phê duyệt…
+ Phần tóm tắt công việc: phải nêu được bản chất và đặc trưng của công việc + Phần chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê một cách cụ thể toàn bộ nhiệm vụ phải thực hiện theo mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ
+ Phần quyền hạn : nêu các quyền hạn mà người lao động đảm nhận công việc có thể được giao để thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện:
+ Điều kiện về trình độ chuyên môn: xác định chính xác yêu cầu của công việc cần trình độ nào, các đòi hỏi về ngoại ngữ, vi tính cũng như các kỹ năng cần thiết khác để thực hiên công việc
+ Điều kiện về thể lực, tinh thần tâm lý : nêu các yêu cầu về thể lực và các phẩm chất mà người lao động cần có để đáp ứng các yêu cầu của công việc
+ Trách nhiệm đối với máy móc, thiết bị và các công việc của người khác.
+ Thông tin thu thập tử phân tích công việc có thể sẽ được sử dụng để so sánh mức độ phức tạp giữa các công việc khác nhau trong công ty cũng như tầm quan trọng của nó để thực hiện việc trả lương theo đúng công sức mà họ đã bỏ ra.
- Sắp xếp, bố trí công việc cũng cần phải dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phải được lập kế hoạch rõ ràng cụ thể, tránh tình trạng bố trí, sắp xếp bừa bãi dẫn đến tình trạng có vị trí thừa lao động, có vị trí lại thiếu lao động.
Điều đó sẽ gây ra tâm lý chán nản cho người lao động do không có việc làm hoặc không được làm công việc theo đúng chuyên môn, sở thích của mình.
* Kết quả dự kiến của giải pháp
Theo tác giả, khi áp dụng các giải pháp này, ban lãnh đạo sẽ có cơ sở để dựa vào đó sắp xếp và bố trí công việc hợp lý, đúng người đúng chuyên môn, giảm thiểu được tình trạng ngồi nhầm vị trí, không phát huy được tính sáng tạo và hiệu quả công việc của người lao động tại Công ty. Hơn nữa tạo cho người lao động trong Công ty có hứng thú, động lực đối với công việc mà mình được phân công và thực
hiện. Từ đó người lao động có thể phát huy hết trình độ cũng như các khả năng và các kỹ năng của họ.
3.2.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển tay nghề, nghiệp vụ
* Cơ sở của giải pháp: Do thực trạng điều tra tại công ty cho thấy công tác đào tạo, phát triển tay nghề nghiệp vụ cho người lao động của Công ty còn rất nhiều nhược điểm: chi phí dành cho đào tạo thấp, chương trình đào tạo chưa khoa học, thiếu chính xác trong việc xác định nội dung đào tạo phù hợp...
* Mục tiêu của giải pháp: Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nhân lực, củng cố, nâng cao cả về văn hóa lẫn trình độ cho người lao động, giúp Công ty có được một đội cũ CBCNV có trình độ, có văn hóa, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng vững mạnh.
* Nội dung của giải pháp Chú trọng đào tạo về văn hóa:
Do đặc thù của ngành CTĐT chủ yếu là lao động phổ thông nên trình độ văn hóa của công nhân viên lao động là rất thấp. Vì thế việc nâng cao trình độ văn hóa cho người lao động sẽ là một lực đẩy nhằm tăng cường ý thức, trách nhiệm và vai trò của người lao động đối với công ty. Tuy vậy, ý thức người lao động trong vấn đề này là chính, vì đào tạo văn hoa là hình thức đào tạo mang tính dài hạn, nên không nằm trong hoạt động đào tạo thường niên của công ty. Do đó, công ty chủ yếu là khuyến khích, kết hợp với các chính sách hỗ trợ thỏa đáng nhằm nâng cao ý thức tự giác học tập văn hóa của người lao động.
Đối với Ban giám đốc bằng nhiều biện pháp tham gia, thậm chí tranh thủ giải thích làm rõ lợi ích của công ty nếu nhân viên có trình độ văn hóa nhất định. Đồng thời, Công đoàn tham gia cùng Ban lãnh đạo công ty tìm biện pháp khắc phục những khó khăn về thời gian sản xuất kinh doanh và thời gian học văn hóa của nhân viên.
Nhưng điều quan trọng hơn là làm rõ mối liên quan đến năng suất, chất lượng sản phẩm và sự điều hành, tổ chức quản lý của công ty, nếu nhân viên không được quan tâm nâng cao về văn hóa thì hệ quả là công ty sẽ hoạt động khó khăn, đồng
thời kéo theo người lao động cũng sẽ không tự giác học văn hóa; mà thực trạng đó sẽ không thể tồn tại được trong bối cảnh kinh tế hiện nay.
Từ việc làm rõ nhận thức, quan điểm trong việc phổ cập văn hóa cho nhân viên nói trên, công ty cũng nên chủ động xây dựng quy chế học tập, quy chế khen thưởng một cách công khai để hướng dẫn cho công nhân viên phối hợp với ban Giám đốc Công ty cùng thực hiện như:
- Quyền lợi của nhân viên đi học, về mặt thời gian không bị trừ vào thời gian SXKD, công tác. Nếu học ngoài giờ thì phải được chăm lo về vật chất, tinh thần tùy theo điều kiện của Công ty.
- Trong quá trình học tập của nhân viên, nếu đạt xuất sắc và khá, tiên tiến, thì đưa vào quy chế khen thưởng để thưởng, kể cả thưởng đột xuất cho nhân viên học tập tốt.
- Thường xuyên trợ cấp khó khăn cho nhân viên đi học để tạo điều kiện cho họ tích cực học tập và học tập đạt yêu cầu, qua đó cũng nhằm độc viên anh chị em nhân viên khác tham gia.
Đối với những trường hợp nhân viên lười học hoặc vi phạm nội quy học tập thì tùy theo mức độ vi phạm để xem xét kỷ luật, song cái chính là giáo dục, động viên nhân viên khắc phục mà phấn đấu trong học tập để vươn lên.
Hoàn thiện chức năng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ và phát triển tay nghề Định hướng đào tạo, bồi dưỡng phát triển tay nghề nghiệp vụ tại công ty phải được xem là một chức năng quan trọng, công ty nên theo dõi quá trình phát triển chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng làm việc của CBCNV ở mỗi bộ phận để làm cơ sở cho việc hoạch định, tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng.
Cân nhắc giữa chi phí đào tạo và hiệu quả sử dụng nhân viên sau đào tạo để lập kế hoạch đào tạo thích hợp với mỗi công việc. Đồng thời, Công ty nên có kế hoạch luân chuyển nhân viên giữa các tổ, các đội theo từng nhóm ngành nghề để nhân viên hiểu biết hơn về công việc của nhau. Từ đó, đề ra chương trình đào tạo có hiệu quả.
Vấn đề đào tạo và phát triển nhân lực tại công ty gồm 2 nội dung chính là đào tạo mới và đào tạo nâng cao tay nghề (đào tạo lại).
- Đào tạo mới đảm bảo cho công ty có đủ số lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu đề ra, việc xác định nhu cầu đào tạo và lên kế hoạch đào tạo mới là rất cần thiết.
- Đào tạo nâng cao tay nghề cũng có thể khuyến khích người lao động không ngừng học hỏi nâng cao trình độ tay nghề của mình. Hàng năm, Công ty nên tổ chức các cuộc thi như thi thợ giỏi cho người lao động để họ có động lực phấn đấu vì lợi ích của chính họ cũng như lợi ích của Công ty.
- Nếu không xét đến các yếu tố thay đổi do mở rộng sản xuất, thay đổi máy móc thiết bị... thì bình quân mỗi năm Công ty có khoảng 8,3% (xem bảng 2.7) trong tổng số lao động chuyển đi do nghỉ hưu, nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ chế độ, chuyển công tác khác... Vì vậy, việc lập kế hoạch đào tạo nhân lực để thay thế cho số lao động này nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về lao động khi cần thiết là rất quan trọng.
Để xác định được nhu cầu cụ thể về số lượng lao động cần đào tạo thì Công ty cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất, năng suất, chất lượng lao động để lập kế hoạch về nhu cầu lao động cho Công ty.
- Khi tiến hành đào tạo, Công ty cũng cần có công tác kiểm tra, đánh giá giai đoạn tiếp thu đào tạo. Việc đánh giá ở giai đoạn này tương đối dễ dàng, bằng cách đề nghị giáo viên hướng dẫn cho kiểm tra giữa và cuối kỳ. Công ty sẽ xem xét trên cơ sở các kết quả này để đánh giá về những kiến thức nghề nghiệp, những kỹ năng mà nhân viên đã lĩnh hội và tiếp thu được qua đào tạo.
* Lợi ích (kết quả dự kiến) đạt được của giải pháp: Trình độ văn hóa cũng như tay nghề nghiệp vụ của đội ngũ lao động trong Công ty được nâng lên đáng kể.
Nhóm lao động có trình độ chuyên môn thấp, trình độ văn hóa cấp cơ sở hay trung học phổ thông có cơ hội được thăng tiến lên trình độ cao hơn, năng suất lao động và chất lượng công việc tăng, kéo theo sự tăng lên của thu nhập. Điều này không chỉ tốt cho bản thân người lao động mà còn kéo theo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng đi lên.
3.2.2.3 Giải pháp hoàn thiện chức năng đánh giá thực hiện công việc của người lao động
* Cơ sở của giải pháp: Theo khảo sát thì công tác đánh giá người lao động hàng tháng hiện nay vẫn còn mắc một số lỗi như: lỗi xu hướng trung bình và lỗi thiên vị. Nguyên nhân chủ yếu là do các tiêu chuẩn đánh giá đưa ra vẫn còn chung chung. Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc chủ yếu dựa vào kết quả công việc, còn thiếu các tiêu chí như thái độ, tác phong, trách nhiệm trong lao động...
* Mục tiêu của giải pháp: Đưa ra được cơ sở, tiêu chí đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động, từ đó có những đãi ngộ xứng đáng, tạo sự công bằng trong tổ chức.
* Nội dung của giải pháp:
Trên thực tế, đánh giá thực hiện công việc của CBCNV phải được xác định từ những khâu căn bản như: phân tích, bố trí công việc. Do đó, luận văn xin đề xuất cách xác định hệ số đánh giá thực hiện công việc theo "phương pháp thang điểm".
Công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên theo phương pháp này sẽ đánh giá, xếp loại lao động theo 4 thang điểm là A,B,C và D tương ứng với 4 hệ số là A=1.1, B=0.9, C=0.8, D=0.7; các hệ số này một mặt sẽ phản ánh mức độ thực hiện công việc, mặt khác có thể sử dụng như hệ số thưởng phạt nhằm khuyến khích hoặc răn đe nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.
Thời gian để đánh giá xếp loại hàng tháng cho từng người là quá trình công tác trong cả tháng và được tiến hành vào ngày cuối cùng của tháng đó. Các trưởng phòng, đội trưởng các đội, tổ trưởng cùng phối hợp với công đoàn cơ sở tiến hành nhận xét và đánh giá cho toàn bộ nhân viên thuộc phòng, đội do mình quản lý rồi nộp cho phòng Tổ chức hành chính tổng hợp. Từ cấp trưởng phòng, đội trưởng sẽ do Ban giám đốc trực tiếp đánh giá.
Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc được mô tả trong bảng sau:
Bảng 3.1 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
TT Loại A Loại B Loại C Loại D
1 Hoàn thành tốt công việc được phân công
Có 1 lần chưa hoàn thành công việc được giao.
Có từ 1-3 lần thực hiện chậm tiến độ được giao theo thời hạn quy định.
Có từ 2-3 sai sót trong công việc.
Có 2 lần chưa hoàn thành công việc được giao.
Có từ 4-6 lần thực hiện chậm tiến độ được giao theo thời hạn quy định.
Có từ 4-6 sai sót trong công việc.
Không hoàn thành công việc được giao hoặc có từ 3 lần chưa hoàn thành kế hoạch.
Có trên 6 lần thực hiện chậm tiến độ công việc được giao theo thời hạn quy định.
Có trên 6 sai sót trong công việc (bị lập biên bản)
2 Chấp hành kỷ luật lao động theo nội quy, quy định.
Có từ 3-5 lần vi phạm về giờ giấc làm việc theo quy định (đi làm muộn, về sớm hoặc bỏ chỗ làm trong giờ làm việc)
Có từ 6-8 lần vi phạm về giờ giấc làm việc theo quy định
Có trên 8 lần vi phạm về giờ giấc làm việc theo quy định
3 Không có buổi nghỉ làm việc không lý do hoặc không quá 3 buổi nghỉ việc riêng có phép ngoài chế độ quy định
Có 1 buổi nghỉ làm việc không lý do hoặc nghỉ việc riêng có phép ngoài chế độ quy định từ 4-8 buổi
Có 2 buổi nghỉ làm việc không lý do hoặc nghỉ việc riêng có phép ngoài chế độ quy định từ 9-14 buổi
Có từ 3 buổi nghỉ làm không lý do hoặc nghỉ việc riêng có phép ngoài chế độ quy định từ 15 buổi trở lên.