2.1. Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
a) Sơ đồ tổ chức
Quản lý có vai trò to lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Tùy theo cách thức quản lý của doanh nghiệp mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Sơ đồ tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên, cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, sơ đồ tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong doanh nghiệp.
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang được tổ chức theo mô hình trực tuyến, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên .
Cơ cấu của Công ty được minh họa qua sơ đồ sau :
34
GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƯỞNG
QUẢN LÝ SÀN
TRƯỞNG BỘ PHẬN
KỸ THUẬT
TRƯỞNG BỘ PHẬN
KHO
TRƯỞNG BỘ PHẬN
HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
NHÂN VIÊN KẾ
TOÁN
NHÂN VIÊN KINH DOANH
NHÂN VIÊN KỸ THUẬT - CHĂM KHÁCH SÓC
HÀNG
NHÂN VIÊN
KHO
NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Hình: 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty
Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm có:
- Giám đốc: Một giám đốc phụ trách toàn Công ty, quản lý mọi công việc sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật, là người có quyền uỷ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cấp dưới của mình, là người chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, pháp luật điều tiết mọi hoạt động của Công ty.
Công ty Cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang có năm bộ phận chức năng như sau:
Nguồn : Bộ phận hành chính nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần - Anh – Chi nhánh Bắc Giang.
35 - Bộ phận kế toán
- Bộ phận kinh doanh
- Bộ phận kỹ thuật – chăm sóc khách hàng - Bộ phận kho
- Bộ phận hành chính nhân sự
Đứng đầu mỗi bộ phận là các Trưởng bộ phận và Quản lý sàn, cả 5 bộ phận chức năng trên đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty.
Trong mô hình trên thì:
- Giám đốc công ty là người điều hành, chỉ dẫn các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Dưới Giám đốc công ty có 5 Trưởng bộ phận và Quản lý sàn phụ trách theo lĩnh vực được phân công. Các Trưởng bộ phận và Quản lý sàn là người giúp việc cho Giám đốc.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức này là : Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh và báo cáo cho một người phụ trách trực tiếp.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp.
Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất để thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra.
Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn.
Trong thực tế khả năng của người lãnh đạo có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
36
b) Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
- Giám đốc siêu thị : là người được Ban giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành, phối hợp toàn diện các hoạt động của siêu thị nhằm tiến hành kinh doanh đạt các mục tiêu được giao.
- Bộ phận kinh doanh : Chức năng chính là tổ chức, quản lý, điều hành toàn diện các hoạt động hỗ trợ bán hàng, chuẩn bị bán hàng và tổ chức bán hàng của ngành hàng đạt các chỉ tiêu kinh doanh được giao.
- Bộ phận hành chính nhân sự : có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc siêu thị trực tiếp thực hiện công tác hành chính quản trị, tổ chức, nhân - sự và pháp chế trong siêu thị.
- Bộ phận kỹ thuật & chăm sóc khách hàng : có chức năng tổ chức, quản lý, điều hành toàn diện hoạt động đảm bảo kỹ thuật cho các hoạt động nội bộ trong siêu thị, hỗ trợ kỹ thuật cho bộ phận kinh doanh, lắp ráp, chuyển giao và hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng đạt chỉ tiêu được giao.
Thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm thực hiện chính sách marketing; trả hàng khuyến mại; phát triển mối quan hệ với khách hàng; giải quyết khiếu nại của khách hàng; phát hiện những điểm không phù hợp trong hệ thống và góp phần hoàn thiện hệ thống dịch vụ của công ty.
- Bộ phận Kho: có chức năng tổ chức, điều hành toàn diện hoạt động hệ thống kho siêu thị, kiểm soát chất lượng hàng hóa, theo dõi hàng tồn, xuất - nhập kho, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho của siêu thị đạt các mục tiêu được giao.
- Bộ phận kế toán : có chức năng tổ chức thực hiện công tác thu tiền, xuất phiếu và hóa đơn bán hàng, hạch toán kế toán các hoạt động kinh doanh củ- a siêu thị theo đúng quy định của Công ty và luật pháp Nhà nước.