2.2 Thực trạng nguồn nhân lực của Công ty
2.2.2 Phân tích các nội dung thuộc chức năng thu hút nguồn nhân lực tại Công ty . 41
2.2.2.1 Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực
Công tác xác định nhu cầu về nguồn nhân lực của Công ty đang được triển khai như sau :
Trưởng bộ phận căn cứ vào định biên nhân sự và tình hình nhân sự thực tế lập kế hoạch nhu cầu sử dụng nhân sự, dự tính nhu cầu tuyển dụng cho cả năm của bộ phận sau đó gửi cho Hành chính nhân sự. Bộ phận Hành chính nhân sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của Công ty trình Giám đốc duyệt và gửi kế hoạch tuyển dụng năm cho Phòng nhân sự Tổng công ty trước ngày 20/12 hàng năm.
Yêu cầu tuyển dụng đột xuất được áp dụng trong các trường hợp thay thế nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động, nhân sự nghỉ chế độ thai sản, được BGĐ phê duyệt nghỉ vô thời hạn hoặc có thời hạn từ 02 tháng trở lên để điều trị bệnh tật ốm đau, tai nạn…, nhân sự điều chuyển – điều động công tác.-
42
Bảng 2.5. Nhu cầu tuyển dụng năm 2017
Phòng ban
Số lao động định mức
Số lao động thực
tế năm 2017
Nhu cầu
Giám đốc siêu thị 1 1 0
Bộ phận Hành chính nhân sự 6 6 0
Phụ trách hành chính nhân sự- 1 1 0
Tổ trưởng bảo vệ 1 1 0
Nhân viên bảo vệ 4 4 0
Nhân viên nhân sự 2 2 0
Bộ phận Kế toán 6 6 0
Trưởng bộ phận kế toán 1 1 0
Nhân viên kế toán 5 5 0
Bộ phận kỹ thuật
– Chăm sóc khách hàng 18 15 3
Trưởng bộ phận 1 1 0
Nhân viên kỹ thuật 3 3 0
Nhân viên kỹ thuật ICT 3 3 0
Nhân viên kỹ thuật tòa nhà 2 2 0
Nhân viên kỹ thuật bảo hành 1 1 0
43
Nhân viên kỹ thuật triển khai 16 13 3
Nhân viên lái xe ô tô 2 2 0
Bộ phận Kho 8 8 0
Trưởng bộ phận kho 1 1 0
Nhân viên kho 7 7 0
Bộ phận Kinh doanh 32 29 3
Kinh doanh điện tử - ICT 16 15 1
Quản lý sàn 1 1 0
Nhân viên tư vấn bán hàng 14 13 1
Kinh doanh Điện lạnh – Gia dụng 16 15 2
Quản lý sàn 1 1 0
Nhân viên tư vấn bán hàng 14 12 2
Tổng 71 65 6
Nguồn : Bộ phận hành chính – nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang
Ví dụ năm 2017 nhu cầu tuyển dụng là 06 người trong đó : 03 nhân viên kinh doanh và 03 nhân viên kỹ thuật triển khai. Căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh của 2 vị trí này xác định được :
- Đối với nhân viên kinh doanh yêu cầu trình độ từ trung cấp trở lên, sức khỏe tốt, độ tuổi từ 18 35, ngoại hình khá, không yêu cầu giới tính và kinh - nghiệm.
- Đối với nhân viên kỹ thuật triển khai yêu cầu trình độ từ THPT, sức khỏe tốt, giới tính nam, ưu tiên có kinh nghiệm.
44
Bộ phận hành chính – nhân sự tổng hợp số lượng và các yêu cầu trên trình Giám đốc kiểm tra và gửi kế hoạch cho phòng Nhân sự, sau khi được duyệt sẽ triển khai công tác tuyển dụng nhân sự.
Công tác xác định nhu cầu về nguồn nhân lực của Công ty đã xác định được nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng, có kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực hằng năm. Tuy nhiên, kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực chỉ dựa vào sự thiếu hụt nhân lực so với định biên nhân sự, chưa có sự gắn kết với việc dự báo về bán hàng. Khi đó, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt nhân lực khi dự báo về bán hàng có sự tăng trưởng và ngược lại. Kế hoạch tuyển dụng còn sơ sài, chưa chi tiết ví dụ năm 2017 chưa xác định Công ty sẽ có nhân viên thuộc trình độ nào: đại học, cao đẳng, trung cấp, lao động phổ thông? Và ở mỗi trình độ đó sẽ tuyển bao nhiêu nhân viên phù hợp với vị trí nào? Cách thức tuyển dụng?
2.2.2.2 Tuyển dụng nguồn nhân lực
Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực là một trong những khâu quan trọng nhằm sàng lọc trong số những ứng viên xin việc để chọn ra người đáp ứng được các yêu cầu đề ra. Công tác này tại Công ty đang được triển khai như sau:
- Hình thức tuyển dụng :
Hình thức tuyển dụng tại Công ty bao gồm : sự tự giới thiệu của nhân viên trong Công ty, tuyển dụng thông qua việc đăng quảng cáo trên website, mạng xã hội …
- Nguồn tuyển dụng :
Đối với tuyển dụng nội bộ : Công ty thông báo nội dung tuyển dụng rộng rãi trên hệ thống E mail của Công ty, trong mục Tuyển dụng trên website của - Công ty. Mọi thành viên trong Công ty có quyền ứng tuyển, hoặc giới thiệu người thân ứng tuyển các vị trí phù hợp. Hình th c ứ tuyển dụng nguồn nội bộ giảm được chi phí cho công ty. Tăng sự hài lòng cho nhân viên, kích thích, động viên cho nhân viên nỗ lực trong công việc. Tuy nhiên, tuyển dụng nội
45
bộ sẽ không được khách quan, có sự cả nể, thiên vị đối với những ứng viên là con em những người có chức quyền trong Công ty.
Đối với nguồn bên ngoài : Công ty đưa thông báo tuyển dụng trên các trang web : timviecnhanh.com, trananh.vn. Công ty tiếp nhận hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua địa chỉ E mail của bộ phận hành chính nhân sự.-
- Quy trình tuyển dụng :
Quy trình tuyển dụng của Công ty bao gồm 15 bước : Bảng 2.6. Quy trình tuyển dụng
Tiến
trình Nội dung Người/ Bộ phận thực
hiện
Bước 1 Yêu cầu tuyển dụng Hành chính – nhân sự Bước 2 Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng Giám đốc
Bước 3 Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng
Hành chính – nhân sự Bước 4 Thông báo tuyển dụng
Bước 5 Tìm kiếm và tiếp nhận hồ sơ
Bước 6 Kiểm tra/ Sơ loại
Bước 7 Tổ chức tuyển dụng
Bước 8 Thẩm định hồ sơ Hành chính – nhân sự
Bước 9 Tiếp nhận hồ sơ và phiếu đánh giá
phỏng vấn của ứng viên đạt yêu cầu Hành chính – nhân sự
46 Bước
10 Phê duyệt phiếu đánh giá phỏng vấn Giám đốc Bước
11 Phản hồi kết quả phê duyệt tuyển dụng Hành chính – nhân sự Bước
12
Thông báo mời làm việc và hoàn thiện
hồ sơ Hành chính – nhân sự
Bước 13
Tiếp nhận hồ sơ làm việc Nhân viên
mới Hành chính – nhân sự
Bước 14
Thông báo ứng viên đủ điều kiện đi làm
và thời gian nhận việc Hành chính – nhân sự Bước
15
Tiếp nhận nhân viên mới, phổ biến quy
trình quy định với người lao động mới Hành chính – nhân sự Nguồn : Bộ phận hành chính – nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
– Chi nhánh Bắc Giang Bước 1 : Lập kế hoạch – yêu cầu tuyển dụng
Trưởng bộ phận lập kế hoạch sử dụng nhân sự, dự tính nhu cầu tuyển dụng cho cả năm của bộ phận sau đó gửi cho Hành chính nhân sự. Bộ phận Hành chính nhân sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận và lập kế hoạch nhu cầu tuyển dụng của Công ty trình Giám đốc phê duyệt. Trong trường hợp yêu cầu tuyển dụng đột xuất, trưởng bộ phận lập yêu cầu tuyển dụng gửi Hành chính nhân sự, sau khi kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu tuyển dụng (số nhân sự cần tuyển so với định biên) Hành chính nhân sự sẽ trình Giám đốc duyệt.
Bước 2 : Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
47
Giám đốc là người phê duyệt cuối cùng, dựa trên những tiêu chí cụ thể như : số lượng nhân viên cần tuyển, ngành nghề, trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn …
Bước 3 : Lập kế hoạch tổ chức tuyển dụng
Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng : kế hoạch tổ chức, thời gian, địa điểm thực hiện, dự trù kinh phí (nếu có) và xin phê duyệt của Giám đốc.
Bước 4 : Thông báo tuyển dụng
Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm thông báo nội dung tuyển dụng rộng rãi trên hệ thống E mail của công ty, trong mục tuyển dụng trên website của - Công ty và các phương tiện thông tin đại chúng. Mọi thành viên trong Công ty có quyền và nghĩa vụ giới thiệu những ứng viên phù hợp đến dự tuyển.
Bước 5 : Thu nhận và khai thác hồ sơ
Có 2 hình thức nộp hồ sơ : nộp hồ sơ trực tuyến và nộp hồ sơ trực tiếp. Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm tập hợp hồ sơ của ứng viên, lập danh sách data gồm đầy đủ, chính xác các thông tin ứng viên dự tuyển và lưu dữ liệu.
Bước 6 : Kiểm tra – sơ loại hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Hành chính nhân sự sơ loại ứng viên theo các tiêu chí tuyển dụng của Công ty được quy định tại bản Tiêu chuẩn chức danh, gồm : - Các tiêu chuẩn ngoại hình : chiều cao, cân nặng, vóc dáng …
- Các tiêu chuẩn chuyên môn, bằng cấp, các khóa đào tạo.
- Các yêu cầu kinh nghiệm làm việc trong cùng lĩnh vực.
- Các tiêu chuẩn khác: độ tuổi, giới tính, hộ khẩu thường trú, quan hệ gia đình…
Bước 7 : Tổ chức tuyển dụng
Phương pháp tuyển dụng tại Công ty là phỏng vấn theo nguyên tắc :
48
- Việc tuyển chọn phải căn cứ vào năng lực và phẩm chất thực sự của ứng viên nhằm đáp ứng các yêu cầu công việc mà không có bất cứ sự phân biệt, ưu tiên nào.
- Cán bộ tham gia phỏng vấn cần đưa ra đánh giá riêng về sự phù hợp của ứng viên và có quyền bảo lưu ý kiến riêng.
- Kết quả bài thi, kết quả phỏng vấn phải lập thành văn bản, đầy đủ nhận xét, đánh giá ứng viên và chữ ký của cán bộ phỏng vấn. Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức phỏng vấn.
Bước 8 : Phê duyệt kết quả tuyển dụng
Hành chính nhân sự tổng hợp kết quả phỏng vấn và trình Giám đốc phê duyệt.
Bước 9 : Tiếp nhận hồ sơ và phiếu đánh giá phỏng vấn của ứng viên đạt yêu cầu
Sau khi có kết quả tuyển chọn những ứng viên đạt yêu cầu, Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tổng hợp hồ sơ phỏng vấn của ứng viên trúng tuyển.
Bước 10 : Phản hồi kết quả phê duyệt tuyển dụng
Hành chính nhân sự có trách nhiệm thông báo kết quả phê duyệt của Giám đốc tới các bộ phận.
Bước 11 : Thẩm định thông tin ứng viên
Mục đích nhằm kiểm tra tính trung thực các thông tin ứng viên khai trong hồ sơ.
Bước 12 : Thông báo mời làm việc và hoàn thiện hồ sơ nhận việc cho ứng viên trúng tuyển
Hành chính nhân sự gửi thông báo mời làm việc tới ứng viên trúng tuyển và có trách nhiệm hướng dẫn ứng viên hoàn thiện hồ sơ nhận việc theo quy định của Công ty.
Bước 13 : Tiếp nhận hồ sơ làm việc nhân viên mới
Hành chính nhân sự có trách nhiệm tiếp nhân, kiểm tra tính hợp lệ, làm các thủ tục tiếp nhận hồ sơ.
49
Bước 14 : Thông báo kết quả ứng viên đã hoàn thiện hồ sơ và thời gian nhận việc
Hành chính nhân sự có trách nhiệm thông báo ứng viên đã hoàn thiện hồ sơ trong vòng 2 ngày kể từ khi nhân viên mới hoàn thiện xong các thủ tục cần hiết.
Bước 15 : Tiếp nhận nhân sự mới
Nhân sự mới sau khi hoàn thiện xong hồ sơ nhận việc sẽ bắt đầu tiếp nhận công việc, Hành chính nhân sự tiếp đón, làm các thủ tục và bàn giao nhân sự cho Trưởng bộ phận.
Như vậy, quy trình tuyển dụng của Công ty được thực hiện khá đầy đủ và bài bản, đảm bảo cho sự ổn định về lực lượng lao động, góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, kênh thông tin tuyển dụng không rộng rãi, chỉ tuyển dụng nội bộ và trang web www.timviecnhanh.com, www.trananh.vn của Công ty nên không thu hút được nhiều nhân tài khác. Công ty chỉ dựa vào giấy khám sức khỏe ứng viên nộp, không tổ chức khám sức khỏe lại cho nhân viên tuy tiết kiệm được chi phí và giảm thời gian nhưng dễ dẫn đến nguồn lực không đáp ứng được áp lực công việc. Ngoài ra, Công ty không có tổ chức phỏng vấn sơ bộ mà chỉ phỏng vấn sau khi sàng lọc hồ sơ như vậy sẽ bỏ qua nhiều người có trình độ chuyên môn tốt nhưng thiếu khả năng viết hồ sơ.
Nguyên nhân gây nên tình trạng trên là do kinh phí dành cho công tác tuyển dụng nguồn nhân lực còn hạn chế. Đồng thời những người trực tiếp làm công tác tuyển dụng chưa được trang bị những kiến thức chuyên sâu về quản trị nguồn nhân lực dẫn đến hoạt động tuyển dụng còn nhiều bất cập.
50 - Tình hình tuyển dụng :
Bảng 2.7 . Kết quả tuyển dụng lao động của Công ty giai đoạn 2015-2017
Số người Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Nhân sự 71 71 71
Tuyển mới 0 4 3
Nghỉ việc 0 4 3
Nguồn : Bộ phận hành chính – nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang
Trong 3 năm, Công ty có 3 đợt tuyển dụng và nghỉ việc, tính bình quân cứ khoảng 1 năm có một đợt tuyển dụng và nghỉ việc. Ngoại trừ đợt đầu tuyển thêm nhằm bổ sung nhân lực, các đợt tuyển dụng sau đó chủ yếu để bù đắp nguồn lực bị hao hụt. Như vậy, có thể thấy nguồn nhân lực tại Công ty không ổn định về số lượng, thường xuyên phải tuyển mới để bù đắp nguồn lực bị thiếu hụt do nghỉ việc.
Bảng 2.8 . Bảng tỷ lệ nghỉ việc theo vị trí công tác của Công ty giai đoạn 2015-2017
Chức vụ Đang làm Tỷ lệ
%
Đã nghỉ Tỷ lệ
%
Tổng cộng
Quản lý 7 9,9 0 0 7
Nhân viên 64 90,1 7 10,9 64
Nguồn : Bộ phận hành chính – nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang
-
Trong giai đoạn 2015 2017 Công ty có 12 nhân sự nghỉ việc, chiếm 10.9% trong tổng số nhân viên làm việc tại Công ty, tập trung tại nhóm nhân viên thừa hành, nhóm cán bộ quản lý không có sự thay đổi về nhân sự.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng này là mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với công việc còn thấp.
51 2.2.2.3 Sắp xếp, bố trí vị trí nguồn nhân lực
Hiện tại công tác sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực tại Công ty được thực hiện theo chiều dọc (nhân viên sẽ được chuyển từ vị trí hiện tại lên hoặc xuống vị trí cao hoặc thấp hơn), và chiều ngang (nhân viên được chuyển công tác qua vị trí khác ngang bằng với vị trí cũ nhưng phù hợp với công việc hơn).
Đối với nhân viên mới, được kí hợp đồng thử việc ngay khi vào làm, dựa vào hồ sơ dự tuyển và kết quả phỏng vấn sẽ được phân công về các bộ phận với công việc phù hợp. Qua quá trình 2 tháng thử việc nhằm đánh giá năng lực, khả năng làm việc thực tế của ứng viên, đồng thời giúp ứng viên làm quen với văn hóa, môi trường làm việc của Công ty. Sau thời gian thử việc, ứng viên sẽ thực hiện bài kiểm tra trắc nghiệm nhằm đánh giá kỹ năng, nghiệp vụ. Những ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc sẽ được kí hợp đồng chính thức với Công ty.
Đối với nhân viên chính thức, qua thời gian công tác có thể được chuyển lên vị trí cao hơn nếu có thành tích tốt trong công việc và vượt qua kỳ thi tuyển hàng năm của công ty. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể bị chuyển xuống vị trí thấp hơn nếu trong quá trình làm việc có những vi phạm đến mức bị kỷ luật.
Bảng 2.9. Bố trí nhân sự tại các bộ phận năm 2015 -2017
Bộ phận Số lao động theo năm (người)
2015 2016 2017
Giám đốc 1 1 1
Hành chính nhân sự 6 6 6
Kế toán 6 6 6
Kỹ thuật - CSKH 18 18 18
Kho 8 8 8
Kinh doanh 32 32 32
Nguồn : Bộ phận hành chính – nhân sự Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh – Chi nhánh Bắc Giang
52
Công tác sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực của Công ty đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh. Đảm bảo đúng người, đúng việc, đảm bảo đúng thời hạn, mềm dẻo và linh hoạt. Do kinh doanh hàng điện máy nên phần lớn lực lượng lao động được bố trí ở bộ phận bán hàng, vận chuyển và lắp đặt.
2.2.2.4 Đánh giá chung về công tác thu hút nguồn nhân lực tại Công ty
Ưu điểm
- Công tác xác định nhu cầu nhân lực về cơ bản đã xác định được nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng. Có kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực hằng năm, cuối năm đều lập kế hoạch tuyển dụng cho năm sau.
- Hình th c ứ tuyển dụng nguồn nội bộ giảm được chi phí cho công ty. Tăng sự hài lòng cho nhân viên, kích thích, động viên cho nhân viên nỗ lực trong công việc.
- Quy trình tuyển dụng của Công ty được thực hiện khá đầy đủ và bài bản, đảm bảo cho sự ổn định về lực lượng lao động, góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Công ty không tổ chức khám sức khỏe lại cho nhân viên tuy tiết kiệm được chi phí và giảm thời gian.
- Công tác bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực của Công ty được thực hiện tốt, bố trí đúng người, đúng việc, mềm dẻo và linh hoạt.
Nhược điểm
- Công tác tuyển dụng chưa hoàn toàn tốt, nguồn nhân lực được tuyển mới đáp ứng đủ số lượng, tuy nhiên chưa đảm bảo chất lượng, chưa đáp ứng được áp lực công việc.
- Lao động trẻ tuổi nên thiếu kinh nghiệm thực tế, thiếu kỹ năng và chưa được đào tạo chuyên sâu.
- Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty chỉ dựa vào sự thiếu hụt nhân lực so với định biên nhân sự, chưa có sự gắn kết với việc dự báo về bán