3.3. Đề xuất giải pháp nh m hoàn ằ thiện công tá c đào t ạo cán bộ, công chức tại Vụ Kế hoạch, Tài chính
3.3.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu đào tạo tại Vụ Kế hoạch, Tài chính
* Căn cứ đề xuất giải pháp
Qua thực tế tìm hiểu về công tác xác định nhu cầu đào tạo tại Vu Kế hoạch, Tài chính cho thấy, việc xác định nhu cầu đào tạo đã căn cứ trên cả phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân. Tuy nhiên, trong phân tích công việc thì mới ch có ỉ bản ân công nhiph ệm v cho m i cá nhân Bụ ỗ . ản phân công nh m iệ v này mang h ch t c a m b n mô t công viụ tín ấ ủ ột ả ả ệc. Ngoài ra, chưa có b n yêu u ả cầ t c hự hiện c g viôn ệc à v tiêu chuẩ hựn t c hiện công việc. Trong phân tích cá nhân, việc tổng hợp, đánh giá chỉ dựa trên các phiếu tự đánh giá của cán bộ, công chức để tổng hợp do vậy còn thiếu sự khác quan trong phân tích.
* Mục tiêu của giải pháp
Mục tiêu của giải pháp này là giúp cho Vụ xác định được chính xác hơn nhu cầu đào tạo của cán bộ, công chức trong Vụ một cách phù hợp, chính xác và khách quan hơn.
* Nội dung thực hiện giải pháp
Ở ên tr đã phân tíchở chương 2, để xác định nhu cầu đào tạo cần ựd a vào vi c ệ phân tích chtổ ức, ph ân tích công vi ệc, nhiệm vụ cũng như phân tích nhân, trên cá cơ sở đó để tổng hợp xác định nhu cầu. Giải pháp cụ thể cho các phân tích này là:
- Đối với phân tích tổ chức dựa vào nhiệm vụ mà Chính Phủ và Bộ giao cho từng giai đoạn, thông thường là 5 năm, Vụ Kế hoạch, Tài chính xây dựng mục tiêu cụ thể cho giai đoạn đó là gì. Bên cạnh đó xác định rõ tình hình nhân sự hiện hành tại Vụ, cơ cấu các phòng, độ tuổi để xem xét sẽ bổ sung bao nhiêu người cho vị trí nào. Để từ đó đề ra các chỉ tiêu tuyển dụng mới đối với vị trí chuyên viên, hoặc có gi i pháp k p tả ị hời trong vi c ệ cân nh c gi a tuy n d ng t b ngo hay ào ắ ữ ể ụ ừ ên ài đ tạo công chức hiện có cho vị trí lãnh đạo.
- Việc phân tích công vi c và phân ệ tích cá nh ân cán bộ công chức ấ, r t quan trọng. Ph ân tích công v c xiệ để ác định được các y c u v ki n thêu ầ ề ế ức, k ỹ n ng c n thi t t c hi n công vi Kh ã xác nh ă ầ ế để hự ệ ệc. i đ đị được các êu u và y cầ kỹ n ng c thi mà ă ần ết cán bộ, công chức ần c ph i có, k t h p v vi c ả ế ợ ới ệ phân tích v ề trình và ánh gđộ đ iá vi c t c hi n công vi c tệ hự ệ ệ hực tế để x nh nh ng kho ng ác đị ữ ả cách còn t n t i i v m i cá nhân. Sau khi xồ ạ đố ới ỗ ác nh đị được kho ng ả cách, ph i ả xem xét tìm nguyên nhân chính kra hiế cá nhân đón chưa hoàn thành công việc được g o. ia Đó thilà ếu ki n tế hức, k n ng hay do v n ỹ ă ấ đ độnề g lực lao độn đ ềg, i u ki n làm việ ệc,… ế N u xác định nguy nhân do thi u ki n thên là ế ế ức k n ng thỹ ă ì đào t o chính gi i pháp. s x nh ạ là ả Ta ẽ ác đị được nh g ki n ữn ế thức, k n ng c n ào t o ỹ ă ầ đ ạ là ì? g Nh ng c n ữ ai ầ đượ đàoc t o? N u ạ ế là do nguy nh kh ên ân ác Vụ ũ c ng c n ầ có nh ng bi n phữ ệ áp để gi quyải ết nhằm mang l hi u qu làm vi c t h n. ại ệ ả ệ ốt ơ Đối với những cán bộ, công chức đ ã làm t t công vi c c a mình thì c g c n xố ệ ủ ũn ầ em ét x kh ả n ng ph ă át triể của n h ong t ng ọ tr ươ lai để có ế k ho ch ạ đào t o h ạ ọ nhằm chu n bẩ ị đảm nh n nhậ ững công vi c có yêu c u cao h n. ệ ầ ơ
V y, th c hi n ậ để ự ệ được nh ng ữ điều n, trê Vụ Kế hoạch, Tài chính cầ n t c hự hi n t t ệ ố các v n v qu n nh c bi t trong vi c ph tích công vi c và ấ đề ề ả trị ânsự đặ ệ ệ ân ệ đánh giá t c hi n công vi c. hự ệ ệ
Trước h , hoàn thiết ện khâu ân tích công vph iệc. Vụ có th s ể ử dụng c phcá ương pháp sau t c h n phân để hự iệ tích c g vi ôn ệc:
82
+ Phương pháp quan sát: L ph ng pháp mà à ươ người nghiên c u qu sát ứ sẽ an m t hộ ay m t nhóộ m cán bộ công chức , làm v c và i i các thông n: Ho t ng iệ gh lạ ti ạ độ m ngà ười đ ó t c hi n, t i hự ệ ạ sao phả hựi t c hi n và t c hi n nh th nào hoàn ệ hự ệ ư ế để thành các b ph n khác nh cộ ậ au ủa m t công vi c. Trộ ệ ước tiêncán b qu n lý, ào t o ộ ả đ ạ quan sát c g v c ang th hi n côn iệ đ ực ệ ủa cán bộ, công chức m t cách kộ ỹ l ng và ưỡ có h thệ ống. C gố ắng ác địx nh tất cả cá b c c g vic ướ ôn ệc được t ực h hiện để hoàn thành công vi c. N u ệ ế cán b qu n lý, ộ ả đào t o ã m t l u mô m t ạ đ có ộ tài iệ tả ộ cách chi t tiế v các nhi m v c a công vi c ề ệ ụ ủ ệ (bản mô công vitả ệc) thì có thể dùng nh m t ư ộ tài liệu h ng d n xác nh nhướ ẫ để đị ững iđểm khác nhau giữa t c hự tế làm vi c c a cán ệ ủ bộ công chức, và yêu c u c n hoàn thành. ầ ầ
Cán b qu n lý, ộ ả đào t o ch kh nh gi a yêu c u công vi v tạ ỉra sự ác au ữ ầ ệc ới hực h n làm vi c và niệ ệ hững thi u sót v kế ề ỹ n ng c a công vi c mà ngă ủ ệ ười cán b tộ hực hi n. Cán b ệ ộquản lý, đào t o có th thạ ể am kh o s d g b g u ây ghi chép ả ử ụn ản sa đ để l quan sát cại ủa mình:
Bảng 3.1. Bảng so sánh gi a yêu c công v và thữ ầu iệc ực tế làm việc của cán bộ công chức
Tên cán bộ công chức: ……
Phòng:………
Cán bộ quản lý theo dõi : ………
Ngày:………
Các yêu cầu của công việc Thực tế nhân viên làm Sự thiếu ụt iữah g yêu c uầ
Các nhiệm vụ được yêu cầu: ………
……….. ………
Các kỹ năng cần thiết cho công việc……….
Nh ng k n nữ ỹ ă g hi n ệ có:………..
Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải hoàn Các kiến thức cần thiết cho công
việc………..
Các kiến th và hi uức ể biết:………
Các kiến thức và hiểu biết:
………..
Các quan điểm cần có khi thực hiện công việc………..
Nh ng quan ữ điểm hự t c hiện côn vg iệc ủa ânc nh viên:………..
Các quan điểm cần có hày cần hoàn thiện thêm: …
(Đề xuất của tác giả) + Phương pháp phỏng v :ấn Sau bước quan sát, cán b qu n lý, ào ộ ả đ tạo tiến hành ph ng v n ng i ỏ ấ ườ cán b xeộ m cán bộ công chức đó ự, th c hiện công v nh iệc ư th nào x nh ế để ácđị lạinhững i ch c a cán b gh ép ủ ộquản lý, ào o. S ó đ tạ au đ tiếp ụ t c p ng v n m t nghỏ ấ ộ ười ực ện th hi không t t công v ố iệc tương tìm htự để iểu các v ấn đề người đó g ph i khi th c hặp ả ự iện công việc. Cu i cùng thì cán b qu n lý, ào ố ộ ả đ tạo
t l v c t S kh nhau gi a yêu rả ời ào ộ “ ự ác ữ cầu và t c t c hhự tế hự iện công v c a iệc ủ nhân viên để chỉ ra nhu cầu đào tạo củ cán bộ công chứca , .
+ Phương pháp n t ký công v chậ iệ : Các cán bộ công chức tự , ghi ch l ép ại các hoạt động c a mình th c hủ để ự iện công viêc. Ph ng áp nươ ph ày thu sẽ đượccác thông tin th eosự ệki n thực tế. ần ư C l u ý vi ghi chép phệc ải được t ực iệnh h liên tục, nhất quán và trung thực.
Tiếp theo là hoàn thành công tác ánh giá thđ ực hiện công việc. Hiện nay, công tác ánh g th hđ iá ực iện công v iệc Vụ được thực iện rất sơh sài, ch y u d ủ ế ựa trên bình b u c a sự ầ ủ trưởng phòng và các ng n i p. đồ gh ệ Việc bình b nầu ày ch y u ủ ế c g ch pũn ỉ hục v cho ụ mụ đích tíc nh l ng v khen tươ à hưởng. Do v y, m ậ ới chỉ đ ánh giá được ết k qu t c hi n c a ả hự ệ ủ cán bộ công chức, m cách chung chung, ch ột rất ứ c a ánh g hư đ iá được các y u v trình kế tố ề độ ỹ năng, thái độ làm việc. Vì v y, ậ Vụ cần phải áp d ng nh ng phụ ữ ương ph ánh giá công vápđ iệc m t cá khoa h h n. ộ ch ọc ơ
H n ơ nữa, việc xác định nhu cầu đàotạo ũ c ng phải dựa trên nguyện ọnv g của cán bộ công chức, . Chính cá nhân họ là người ểhi u rõ những kiến t c k n ng hứ ỹ ă mình còn thiếu sót. Tại Vụ Kế hoạch, Tài chính cũng đ hực ã t hiện vi c các phòng ệ đăng ký nhu cầu ào đ tạo và gửi lên Lãnh đạo Vụ ê duyph ệt. hư N ng n u Vụ ch ế ủ động lập cho mình mra ộ ảt b ng h i i u thì viỏ đ ề tra ệc x ác nh nhu c u đị ầ sẽ mang lại k quết ả cao ơ h n. B ng hả ỏi được ph cho các át cán b , ộ công chức trả lời, sau ó gđ ửi v phòng ề Kế hoạch tổng hợp và Quy hoạch ổn t g h p ợ lại, so nh, cân nh v h sá ắc ới ai cơ sở n n. Sau khi t g hêu trê ổn ợp nhu c xong thì nh lên ầu trì Lãnh đạo Vụ ph duyê ệt.
* Điều kiện để thực hiện giải pháp
Thứ nhất: Bảng so sánh gi a yêu c công v và thữ ầu iệc ực ltế àm vi c ệ của cán bộ công chức được Vụ phê duyệt và áp dụng.
Thứ hai: Vì số lượng cán bộ, công chức trong Vụ tương đối lớn, trong khi đó cán bộ phụ trách đào tạo ít. Do vậy, việc xác định nhu cầu đào tạo thông qua các phương pháp quan sát, phỏng vấn, đánh giá thực hiện công việc nên để trưởng các phòng trong Vụ phụ trách triển khai đến từng chuyên viên..
* Kết quả dự kiến của giải pháp
Thực hiện giải pháp này sẽ giúp Vụxác định được chính xác hơn nhu cầu đào tạo của Vụ. Đảm bảo đào tạo đúng người, đúng chương trình, nội dung, phương pháp và mang tính khách quan hơn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cán bộ, công chức của Vụ.
84
3.3.2. Hoàn thi n ệ các bước trong quy trình o t o cán bđà ạ ộ, công chức tại Vụ Kế hoạch, Tài chính
3.3.2.1. Lựa c ọn đối tượh ng ào t chinh đ ạo xác
* Căn cứ đề xuất giải pháp
Vụ đã xác định đối tượng đào tạo đã có sự phân loại về tính chất của cán bộ, công chức tham gia. Phân loại theo đối tượng là nhưng cán bộ, công chức mới được tuyển dụng hoặc là những người đã có thâm niên công tác hoặc lãnh đạo sẽ có những khóa đào tạo riêng. Tuy nhiên, việc lựa chọn đối tượng đào tạo tại Vụ vẫn còn mang tính chủ quan của lãnh đạo phòng, lãnh đạo Vụ, người có chức năng cử cán bộ mình phụ trách tham gia đào tạo hoặc phụ thuộc vào thâm niên công tác để xác định đối tượng được đào tạo.
* Mục tiêu của giải pháp
Đảm bảo việc lựa chọn đối tượng được đi đào tạo chính xác, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của trong ngắn hạn cũng như chiến lược phát triển dài hạn, theo từng giai đoạn, mục tiêu nhưng vẫn đảm bảo tính khách quan.
* Nội dung thực hiện giải pháp
Lựa ch n i t ng ào ọ đố ượ đ tạo m t ong nh ng ylà ộ tr ữ ếu quyết nh tố đị đến hiệu qu c a công ào t o. ả ủ tácđ ạ Việc ự l a ch n ọ đượ đố ược i t ng đàotạo chính x giúp cho ác Vụ s d g hiử ụn ệu qu ả được kinh ph thí, ời gian đào tạo. Đáp ng ứ chức năng, nhiệm vụ được giao Để có. thể lựa c ọh n được đối tượng chính xác thì Vụ Kế hoạch, Tài chính cần ải ph đưa vào những tiêu ch khách quan: í
+ Kết quả đánh giá sự thực hiện công việc củ cán bộ công chứca , . + Nhu cầu cần ải đ o tạo củph à a vị trí công việc đó.
+ Ngành nghề mà cán bộ công chức đó đang thực hiện.
+ T nh rì độ chuyên môn mà cán bộ công chức đ đ ó ang có.
+ Nhu cầu ân c a cá nh ủ cán bộ công chức.
+Ý thức trách iệm của nh m i cá ỗ nhân.
- Vụ Kế hoạch, Tài chính n d g các k quên sử ụn ết ả của hoạt động phân tích công v c a iệc ủ cán bộ công chức để, ch n ọ lựa. Có nh vư ậy v l a ch n i tiệc ự ọ đố ượng đào tạo mới chính x và thác ực sự phục v mụ ục tiêu nhiệm vụ mà Vụ được giao.
* Kết quả dự kiến của giải pháp
Thực hiện giải pháp này sẽ đảm bảo lựa chọn cán bộ tham gia đao tạo đúng người, đúng việc, khách quan.
3.3.2.2. Hoàn thiện chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
* Căn cứ đề xuất giải pháp
Nội dung đào tạo còn chung chung, mang tính lý thuyết cao, thiếu tính ứng
dụng. Hình thức đào tạo chỉ dẫn kèm cặp của Vụ đang gây ra áp lực đối với giáo viên đào tạo về mặt thời gian khi họ vừa phải làm việc của mình vừa phải kèm cặp người khác.
* Mục tiêu thực hiện giải pháp
Nội dung chương trình, giáo dục, thực hiện đào tạo phải khuyến khích mọi công chức độc lập suy nghĩ, tìm tòi nhằm nâng cao năng lực tư duy, chương trình, giáo trình đào tạo cán bộ, công chức được coi trọng có chất lượng nếu có khả năng đáp ứng:
• Thứ nhất: Chương trình, giáo trình phải gắn với mục tiêu đào tạo cán bộ, công chức nhà nước nói chung, của Vụ Kế hoạch, Tài chính nói riêng.
• Thứ hai: Chương trình, giáo trình đáp ứng các nhu cầu của học viên; phù hợp với trình độ, tâm lý và đáp ứng sự mong đợi của họ.
• Thứ ba: Chương trình, giáo trình phải phù hợp với các điều kiện và nguồn lực của cơ sở đào tạo.
+ Tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ phụ trách đào tạo kèm cặp có thời gian để vừa làm tốt công việc và có thời gian kèm cặp cho học viên.
* Nội dung thực hiện giải pháp
- Rà soát lại toàn bộ nội dung, chương trình đào tạo. Những môn học, bài học nào không thực sự cần thiết thì giảm tải hoặc cắt bỏ, dành quỹ thời gian tập trung cho những môn cần thiết mang tính ứng dụng. Một số môn học thuộc phạm vi chương trình giáo dục phổ thông, giáo dục đại học không nên đưa vào học trong chương trình đào tạo cán bộ, công chức. Cùng với đó cần bổ sung một số môn học mới như khoa học tổ chức dân sự, sư phạm nghề nghiệp, nghiệp vụ công tác quần chúng. Cần có sự điều chỉnh, xác định ranh giới các môn học, bài học, tránh sự trùng lặp giữa các môn học, không nên để người học học đi, học lại quá nhiều.
- Trong kết cấu chương trình, nội dung cần giảm bớt phần lý luận, lý thuyết tăng nội dung ứng dụng, gắn với công việc của cán bộ,công chức. Có như vậy, công tác đào tạo cán bộ, công chức mới thực sự đạt hiệu quả cao.
- Đối với đào tào theo hình thức kèm cặp, giao cho phòng Kế hoạch tổng hợp và Quy hoạch phối hợp với giảng viên xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn đúng phương pháp đào tạo đóng vai trò quan trọng đối với chất lượng chương trình đào tạo. Đồng thời xây dựng chương trình đào tạo khoa học sẽ giúp cho cán bộ hướng dân chủ động xắp xếp thời gian giảng dạy, học viên dễ dàng tiếp thu kiến thức được đào tạo, đồng thời có được những điều kiện tốt nhất phục vụ việc học tập và làm việc. Phương pháp đào tạo thích hợp sẽ góp phần chuyển tải nhanh và hiệu
86 quả hơn lượng kiến thức cần đào tạo.
Công tác này cần phải chú trọng hơn nữa đến việc:
Xây dựng thời gian biểu hợp lý để học viên cũng như cán bộ hướng dẫn, kèm cặpvừa tham gia học tập, giảng dạy và vừa có thời gian hoàn thành công việc phụ trách nhưng vẫn đảm bảo thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Vụ có thể tổ chức các khóa học vào một số ngày làm việc trong tuần kết hợp với 2 ngày nghỉ trong tuần và dành cho học viên được nghỉ ngơi tối thiểu là 1 ngày.
* Điều kiện để thực hiện giải pháp
Nội dung, chương trình đào tạo của Vụ cần phải nhắm đến nhiệm vụ, chức năng của Vụ trong từng giai đoạn trê cơ sở phù hợp với nhu cầu, lợi ích của cán bộ, công chức
Vụ cần tạo mọi điều kiện thuận lợi về thời gian, phương tiện, trang thiết bị môi trường học tập để cán bộ hướng dẫn, học viên có thể tham gia khóa học chất lượng tốt nhất.
* Kết quả dự kiến của giải pháp
Thực hiện thành công giải pháp này sẽ giúp Vụ không chỉ xây dựng được chương trình đào tạo và phương pháp đào tạo phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và đối tượng đào tạo, mà còn giảm bớt áp lực cán bộ hướng dẫn, học viên đem lại hiệu quả cao sau mỗi khóa đào tạo qua đó, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo cán bộ, công chức tại Vụ.
3.3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ng giáo v n, ũ iê người ướh ng d n ẫ
* Căn cứ đề xuất giải pháp
Hiện tại, iáo iên g v được l a ch n ch yếu giáo viên ngoài, giáo vự ọ ủ là iên tại Vụ ch y u ào t o ủ ế đ ạ dưới hình t c h ng d n khứ ướ ẫ èm c p. ặ Thời gian ào t o c a đ ạ ủ giáo vi ên của Vụ ũn c g b n ch do th l ng công vi c nh l n. Trong khị hạ ế ời ượ ệ cá ân ớ i đó, số lượng các lớp ào t o v gđ ạ ới iáo iên v ngo vài ẫ được ựn th c hi n thệ ường xuyên tu nhiên ch ph l ny i í ớ , kinh nghiệm trong công tác chưa nhiều.
* Mục tiêu của giải pháp
Lựa chọn giáo viên có trình độ đứng lớp, nâng cao trình độ các giáo viên tại các trường đào tạo cán bộ của Bộ, bố trí thời gian kết hợp giảng dạy của những lãnh đạo có chuyên môn cho công tác đào tạo của Vụ.
* Nội dung thực hiện giải pháp
- Đối với giảng viên từ bên ngoài thì trước khi mời về giảng dạy cho Vụ, phải tìm hiểu kỹ về chất lượng của họ, cần phối hợp chặt chẽ và có hiệu quả với các trường đại học và cao đẳng mà Vụ hợp tác trong việc lập kế hoạch cũng như thời gian cho các khóa học. Khi đã mời được giáo viên bên ngoài thì Vụ cần cho họ thiết