Bộ máy quản lý cơ quan gồm 0 người, trong đó Ban giám đôc gồm 5 người 5 là các Cổ đông và Giám đốc có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế về mọi hoạt động của công ty, trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, quy mô đầu tư. Cụ thể về bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế và Thương mại Hoa Cẩm Chướng như sau:
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra giám sát
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế và Thương mại Hoa Cẩm Chướng
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Chủ tịch Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phòng Kinh doanh Phòng
Xuất- Nhập khẩu Phòng Kế
toán Tài - chính Phòng
Hành chính – Nhân sự
BP Kho hàng
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban Phòng Kinh doanh:
- Chức năng Chăm sóc khách hàng, ổn định, khai thác và phát triển thị trường.
Trực tiếp đề xuất các phương án kinh doanh hiệu quả nhất với Tổng giám đốc
- Trực tiếp nhận đơn đặt hàng, tư vấn sản phẩm cho khách hàng, giải quyết các thắc mắc, hoàn thiện các thủ tục pháp lý, làm việc cụ thể với khách hàng về các chính sách bán hàng của công ty ( chính sách giá cả, chiết khấu, hoa hồng, quà tặng…)
- Phòng Kinh doanh căn cứ trên đặc thù, đặc điểm của từng khách hàng, đặc trưng của thị trường tiêu thụ để tiến hành phân khúc thị trường, sàng lọc các đối tượng khách hàng từ đó làm căn cứ hoạch định các kế hoạch kinh doanh cụ thể bao gồm cả tầm ngắn hạn , trung hạn và dài hạn nhằm khẳng định uy tín công ty, ổn định thị trường hiện tại, khai thác và mở rộng thêm các thị trường tiềm năng khác.
- Phối hợp cùng các bộ phận khác trong Công ty, đảm bảo mọi hoạt động được thông suốt, hiệu quả tối ưu, cùng thực hiện mục tiêu thúc đẩy sự phát triển của Công ty.
Hình 2.2: Cách thức hoạt động của phòng Kinh doanh
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Phòng Xuất nhập khẩu:
- Nhận đơn đặt hàng từ Phòng kinh doanh, trực tiếp liên hệ và làm việc với Ban giám đốc
Phòng Kinh
Bộ phận Thủ kho kiêm bán
Hàng hóa
Nhà cung cấp Khách hàng
Nhà cung cấp, hoàn thiện các thủ tục pháp lý để nhập khẩu lô hàng theo đúng kế hoạch và tiến độ.
- Là Bộ phận tương tác và hỗ trợ các Phòng ban khác trong Công ty để hoàn thành mọi kế hoạch và mục tiêu kinh doanh cũng như mục tiêu quản lý.
- Trực tiếp làm việc với nhà cung ứng để nắm bắt thông tin, phối hợp với các bộ phận đánh giá khả năng cạnh tranh của sản phẩm dựa trên giá cả, tính ưu việt về công nghệ, về chất lượng sản phẩm nhập khẩu.
- Cụ thể phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu nhận đơn hàng từ phòng Kinh doanh, làm việc với nhà cung cấp, với bộ phận kế toán và nhập hàng về kho.
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Hình 2.3: Sơ đồ cách thực hoạt động phòng xuất nh p khậ ẩu
Phòng tài chính kế toán:
- Là Bộ phận hỗ trợ đắc lực cho Tổng Giám đốc về công tác kế toán tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty, đặc biệt là các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn để đảm bảo cho mọi nhu cầu về vốn phục vụ nhiệm vụ KDTM của toàn Công ty.
- Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kế toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn,
Ban giám đốc
P. Kinh doanh Xuất Nhập -
Nhà cung cấp P.Kinh doanh
P. Kế toán
BP. Kho
tài sản cũng như kết quả hoạt động KDTM của Công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của toàn Công ty thông qua công tác quản lý thu, chi tài chính, phân phối thu nhập, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước; đề xuất với Tổng Giám đốc các biện pháp phân tích, sử dụng các quỹ của Công ty, tổng hợp phân tích tình hình quản lý, sử dụng các quỹ của công ty trong năm.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên và có nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành. Mở tài khoản gửi ngân hàng, hàng tháng lên bảng cân đối kế toán, lập báo cáo định kì.
- Đảm bảo đủ đúng thời gian tiền lương cho cán bộ, CNV và thanh toán các chế độ cho các bộ, CNV toàn Công ty…
Trong đó, Bộ phận kế toán bán hàng gồm 4 kế toán viên, trong đó có một kế toán bán hàng kiêm kế toán tổng hợp chung về bán hàng sẽ tiến hành giám sát, kiểm tra, lập hóa đơn GTGT, theo dõi công nợ và thanh toán của khách hàng cũng như mức chiết khấu cho các đại lý, bệnh viện, trung tâm chỉnh hình,… .Mỗi kế toán bán hàng sẽ chịu trách nhiệm đối với một nhóm khách hàng nhất định. Mỗi khách hàng đã được mã hóa theo số và địa chỉ riêng. Đồng thời ghi sổ và theo dõi, tổng hợp hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty.
Phòng Tổ chức hành chính:
Cùng với Ban giám đốc soạn thảo các điều lệ, quy định của Công ty cho phù hợp với tình hình hoạt động và đặc thù kinh doanh.
Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự thực hiện công tác hành chính quản trị.
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty:
- Mối quan hệ giữa các phòng là mối quan hệ bình đẳng, cộng tác, cùng phối hợp tạo mọi điều kiện giúp đỡ lẫn nhau thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ riêng, thúc đẩy sự phát triển chung của toàn Công ty.