CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA . 33 CÔNG TY TÀU DỊCH VỤ DẦU KHÍ (PTSC MARINE)
2.3. PHÂN TÍCH NHỮNG NGUYÊN NHÂN LÀM CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CHƯA PHÁT HUY HẾT HIỆU QUẢ
2.3.2. Việc tuân thủ, thực hiện , hiệu lực và hiệu quả của các Quy trình hoạt động
Cơ sở đánh giá:
- Ghi nhận từ những báo cáo, tổng hợp qua các lần đánh giá nội bộ;
- Việc tuân thủ các quy trình hoạt động chính của Công ty, kết quả thực hiện các quy trình thông báo số liệu tổng hợp, báo cáo từ các lần đánh giá nội bộ;
- Khảo sát ý kiến từ các CBCNV trong Công ty.
Phạm vi khảo sát:
- Sổ tay quản lý Hệ thống chất lượng;
- Các quy trình hoạt động của công ty, trong đó chú trọng đến các quy trình chính liên quan đến việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng;
- Các Quy trình hoạt động của các Phòng ban tương ứng với các đối tượng tham gia khảo sát.
Nội dung khảo sát:
- Tính hợp lý của các Quy trình và các Biểu mẫu;
- Tính đầy đủ của tài liệu;
- Việc tuân thủ, thực hiện các Quy trình trong công việc hằng ngày;
- Thăm dò tính đầy đủ/ thừa thiếu của các quy trình;
- Thăm dò tính hợp lý của các quy trình, sự cần thiết phải sửa đổi, chỉnh sửa, cải tiến.
Kết quả khảo sát được ghi nhận, tổng hợp như sau:
+ Quy trình, biễu mẫu chưa phù hợp với thực tế (bảng 2.14), ghi chép hồ sơ
nhiều (bảng 2.15): nhiều quy trình còn dài dòng, thủ tục rườm rà, qua nhiều khâu, nhiều bước, nhiều người kiểm tra, xem xét, phê duyệt dẫn đến nếu thực hiện đúng quy trình công việc sẽ bị chậm trễ, nhân viên làm sai quy trình;
+ Nhân viên không nhớ hết nội dung quy trình. Theo kết quả thăm dò thì có 28% người được hỏi thừa nhận rằng không nhớ hết nội dung quy trình (bảng 2.15). Khi ban hành, sửa đổi quy trình chưa thật sự chú trọng đến công tác đào tạo, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện, chỉ thông báo qua mạng chung đến toàn thể khối văn phòng. Ngoài ra, các nhân viên phụ trách các công việc liên quan có chức vụ thấp còn có tư duy lười tìm hiểu, ngại tham khảo tài liệu, chỉ khi làm sai hoặc chưa tuân thủ quy trình mới sửa đổi. Số lượng trang của mỗi quy trình khá dài (ít nhất là 5 trang) dẫn đến không nhớ hết nội dung quy trình, làm sai quy trình;
+ Số lượng quy trình ban hành cho các bộ phận quá nhiều hoặc thiếu (bảng 2.16);
+ Một số quy trình hiện nay cần được thay đổi, cải tiến nhằm phù hợp với tình hình và yêu cầu thực tế hiện nay (cụ thể là các quy trình đánh giá nội bộ (QHSE – GE 08) và Quy trình sửa chữa tàu trên đốc (QHSE – 03 -03);
+ Cần phải tiến hành nghiên cứu, soản thảo, phê duyệt và ban hành một số quy trình mới (Quy trình cấp phát vật tư, Quy trình mua mới, nâng cấp trang thiết bị).
Bảng 2.11: Kết quả thăm dò về tính hợp lý của Quy trình
Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Đa số cỏc Quy trỡnh đó hợp lý, cú hiệu
quả”
103 55,4
Trả lời “Cú một số Quy trỡnh cũn chưa hợp lý,
cần phải được sửa đổi cải tiến” 49 26,3
Trả lời “Cần bổ sung, soạn thảo và ban hành
một số Quy trình mới” 34
18,3
Tổng số người thăm dò 186 100
Bảng 2.12: Kết quả thăm dò về tính đầy đủ của tài liệu
Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Đầy đủ cỏc Quy trỡnh & Hướng dẫn liờn
quan” 140 75,3
Trả lời “Quỏ nhiều, cú nhiều Quy trỡnh khụng liên quan vẫn phân phát gây lãng phí và mất thời gian”
25 13,4
Trả lời “Thiếu và cần được bổ sung cỏc Quy
trình, hướng dẫn liên quan” 21 11,3
Tổng số người thăm dò 186 100
Bảng 2.13: Kết quả thăm dò về việc đọc, hiểu các Quy trình hiện nay của CBCNV Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Đó đọc, hiểu hết cỏc Quy trỡnh liờn
quan đến công tác chuyên môn và quan trọng của Công ty”
52 28
Trả lời “Chỉ đọc và hiểu cỏc Quy trỡnh liờn
quan đến công việc của phòng/ bộ phận mình” 126 67,7 Trả lời “Chưa đọc, hiểu hết cỏc quy trỡnh liờn
quan đến công tác chuyên môn và quan trọng của Công ty
8 4,3
Tổng số người thăm dò 186 100
Bảng 2.14: Kết quả thăm dò về cách thức thực hiện công việc chuyên môn Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Khụng tuõn theo Quy trỡnh và hướng
dẫn thực hiện. Chỉ làm theo cách riêng để đạt kết quả như ý muốn”
23 12,4
Trả lời “Tuõn thủ và thực hiện đỳng theo Quy
trình và hướng dẫn thực hiện” 144 77,5
Trả lời “Cách khác” 19 10,1
Tổng số người thăm dò 186 100
Bảng 2.15: Kết quả thăm dò về lý do không tuân thủ Quy trình
Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Khụng nhớ và hiểu Quy trỡnh và
hướng dẫn thực hiện. ” 47 42
Trả lời “Nhận thấy Quy trỡnh và hướng dẫn
thực hiện chưa phù hợp” 44 39,3
Trả lời “Mất thời gian và nhiều thủ tục ” 19 17 Trả lời “Làm theo ý mình thì thấy thoải mái
hơn
2 1,7
Tổng số người trả lời 112 100
Bảng 2.16: Kết quả thăm dò về tính hợp lý, rõ ràng của các Quy trình
Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Cỏc Quy trỡnh hiện nay đó hợp lý, rừ
ràng”
151 81,2
Trả lời “Cỏc Quy trỡnh hiện nay chưa hợp lý, rừ ràng và cần được cải tiến, thay đổi”
20 10,8
Số người không trả lời 15
4
8
Tổng số người trả lời 186
186
100 Bảng 2.17: Kết quả thăm dò về tính đầy đủ của các Quy trình 100
Số người trả lời Tỉ lệ (%) Trả lời “Số Quy trỡnh hiện này đó đầy đủ”. 140 75,3 Trả lời “Số quy trình hiện nay còn thiếu,
chưa đầy đủ và cần được ban hành thêm” 21 11,3 Trả lời “Số quy trình hiện này quá nhiều” 25 13,4
Tổng số người thăm dò 186 100
Bảng 2.18: Kết quả thăm dò về việc cải tiến các Quy trình
Số người trả lời Tỉ lệ (%)
Cải tiến quy trình đánh giá nội bộ 87 46,8
Cải tiến Quy trình sửa chữa tàu trên đốc 54 29
Một số quy trình khác 24 12,9
Tổng số người thăm dò 186
Bảng 2.19: Kết quả thăm dò về việc soạn thảo, ban hành Quy trình mới Số người trả lời Tỉ lệ (%) Quy trình “Cấp phát, Tiêu thụ, Quyết toán sử
dụng vật tư” 66 35,5
Quy trình mua mới, nâng cấp trang thiết bị
đội tàu 47 25,3
Một số Quy trình khác 11 5,9
Tổng số người thăm dò 186