PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH
2.2. Tình hình xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty năm 2013
2.2.1. Các nhân tố tác động đến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm
2.2.2.5. Kế hoạch lao động
Bảng 2.12: Kế hoạch lao động của công ty năm 2013
S T T
Chỉ tiêu Đơn vị tính TT 2011
TT 2012
KH 2013
So sánh (%) KH
2013/T T 2011
KH 2013/T T 2012
1 Lao động người 260 264 266 102,3 100,8
-Nhu cầu bổ sung (-) người 37 9 2 5,4 22,2
-Thừa lao động (+) người 0 0 0 0,0 0,0
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
2 Quỹ tiền lương Tỷ đồng 17,9 19,4 20,9 116,8 107,7 3 Thu nhập bình quân 1000đ/tháng 4.803 5.365 5.545 115,4 103,4
4 Nhân lực cần đào tạo Người 39 37 40 102,6 108,1
5 Kinh phí đào tạo Triệu đồng 130 160 300 230,8 187,5
(Nguồn: Phòng Kế Toán) Do sản lượng năm 2013 chỉ tăng nhẹ theo dự báo và mục tiêu cắt giảm chi phí, bến số 1 đã khai thác tối đa thậm chí vượt mức công suất trong khi bến số 2 mới ngang giai đoạn đánh giá khả thi nên nhu cầu tăng lao động cũng không có, chỉ tuyển thêm 2 nhân viên kỹ thuật, để chuẩn bị cho hoạt động của bến số 2 trong tương lai.Tuy cố gắng cắt giảm chi phí nhưng công ty vẫn cố gắng giữ vững mục tiêu ban đầu là càng ngày càng nâng cao mức thu nhập cơ bản cho nhân viên, do đó dù răng lợi nhuận dự báo giảm nhưng quỹ lương vẫn tiếp tục tăng đều lên 20,9 tỷ với thu nhập bình quân tăng 3% so với năm 2012. Và với mục tiêu phát triển bền vững lâu dài công ty vẫn tiếp tục tăng số nhân lực cần được đào tạo bao gồm: 37 công nhân, 1 cử nhân (bằng 2), 2 thạc sĩ để nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân và trình độ chuyên môn cho nhân viên với kinh phí đào tạo lên đến 300 triệu, tăng 88% so với năm ngoái. Đây được đánh giá là tầm nhìn, chiến lược dài hạn của công ty.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH NĂM 2013 CỦA
CÔNG TY TNHH MTV CẢNG CHÂN MÂY
Để có thể đạt được các chỉ tiêu kế hoạch mà công ty đưa ra, thậm chí vượt mức chỉ tiêu thì cần phải có các phương án, cách thức thực hiện cụ thể. Qua việc phân tích tình hình xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty và nghiên cứu tình hình kinh tế - xã hội hiện nay, tôi xin đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch kinh doanh năm 2013 cho công ty như sau:
3.1 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường
Với nền kinh tế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp, các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải chú trọng công tác dự báo nhu cầu thị trường, phải biết lấy thị trường làm trung tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Quy mô, cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu về cơ bản quyết định quy mô, cơ cấu và sự phát triển của sản xuất. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu về từng loại dịch vụ mà công ty cung cấp, nhu cầu về từng loại mặt hàng các đối tác của công ty cung cấp có trung chuyển qua cảng, từ đó tìm cách đáp ứng nhu cầu đó.
Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và công tác thực hiện kế hoạch. Kết quả nghiên cứu nhu cầu sẽ giúp công ty định ra được mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó giữa cung cấp dịch vụ với các yếu tố hỗ trợ.
Trong những năm qua, công ty TNHH MTV Cảng Chân Mây cũng đã tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng bản kế hoạch kinh doanh nhưng lại mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường cung cấp dịch vụ của mình dẫn đến việc khi thực hiện kế hoạch thì có một số chỉ tiêu không đạt được so với kế hoạch đề ra do có sự biến động trên thị trường mà công ty chưa tính đến hay có thể là không dự đoán trước được. Công ty vừa phải xác đúng thị
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
trường mà công ty tập trung nghiên cứu và cần khảo sát thực tế, không chỉ xác định trước khi lập kế hoạch mà sau khi lập cũng phải thường xuyên nghiên cứu, theo dõi.
Đối với công ty hiện nay thì thị trường chính chính là thị trường ở khu vực tỉnh Thừa Thiên Huế, một phần Nam Lào và Đông Bắc Thái Lan. Trong đó khu vực tỉnh Thừa Thiên Huế hiện đang đem lại doanh thu lớn nhất cho công tyvới các mặt hàng truyền thống như: dăm gỗ, than, titan, clinker nên đặc biệt phải tìm cách tiếp tục giữ vững vị trí trên địa bàn này.
Tuy nhiên, năm 2013 xuất hiện một số khó khăn như đã trình bày ở trên, dự báo sản lượng qua cảng sẽ giảm mạnh nên phương án dự phòng tốt nhất bây giờ là chú trọng việc mở rộng thị trường. Một mặt đánh giá được khả năng luân chuyển hàng hóa, tiềm năng hàng hóa của các khách hàng truyền thống trong khu vực, mặt khác tìm hiểu phát hiện một số mặt hàng mới, đối tác mới tiềm năng đồng thời tìm hiểu một số nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra hiện tượng lượng hàng trong khu vực không tập trung, được luân chuyển bằng nhiều hình thức vận tải qua nhiều Cảng trong khu vực, từng bước lan rộng ra các tỉnh lân cận tiềm năng như Quảng Trị, Đà Nẵng.
Các tỉnh tiềm năng đã được đánh giá trước đó như: Nam Lào, Đông Bắc Thái Lan kinh tế bắt đầu phát triển, hàng hóa, sắt thép, nông lâm sản như gỗ, cà phê, cao su, sắn lát;
khoáng sản như: than đá, thạch cao, quặng đồng,... Từ đó đưa ra biện pháp tiếp cận thu hút, lôi kéo nguồn hàng nói trên về với cảng ngày một nhiều hơn.
3.2 Tăng cường hoạt động thu thập và nghiên cứu thông tin
Hiện nay hệ thống thông tin có thể nói là đã khá ổn, đủ để cung cấp một số thông tin có chất lượng cần thiết đối với thị trường; đã có 1 đồng chí được bổ sung ở phòng Kế hoạch – Khai thác làm công tác tiếp nhận thông tin, đăng ký kế hoạch với cảng vụ và hỗ trợ các thông tin đối với chủ hàng, đại lý Hàng hải. Tuy nhiên đó là những thông tin trực tiếp, còn các thông tin khác về môi trường hoạt động kinh doanh thì chưa cập nhật được kịp thời và lượng thông tin thu thập được chưa lớn nên muốn đạt hiệu quả thực hiện kế hoạch rút kinh nghiệm từ những năm trước đó thì công ty phải xây dựng được một hế thống thông tin và muốn có hệ thống thông tin thì phải xây dựng một hệ thống cung cấp thông tin thật đầy đủ và hiện đại. Công ty nên xây dựng
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
một đội ngũ chuyên gia gồm 3-4 người chuyên môn về phân tích thị trường, bám sát các thông tin theo từng mảng như:
- Thông tin về đối thủ cạnh tranh trên thị trường miền Trung: cảng Đà Nẵng (Liên Chiểu, Tiên Sa), cảng Dung Quất, cảng Kỳ Hà, cảng Gianh, cảng Nhật Lệ, cảng Cửa Việt, cảng Thuận An, cảng Sông Hàn, cảng Sa Kỳ, cảng dầu, kể cả 2 cảng được đánh giá tiềm năng như: Hòn La, Liên Chiểu. Điểm mạnh và điểm yếu của các đối thủ so sánh với điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, dựa vào đó để đưa ra các chính sách quảng cáo, lời chào hàng nhấn mạnh vào điểm mạnh mà mình có, tránh đề cập tới các dịch vụ mà mình còn yếu kém.
- Thông tin về giá cả các dịch vụ công ty cung cấp trên thị trường và giá cả mà các đối thủ đưa ra: khi triển khai thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh thì phải đồng thời phân tích mức giá, đơn giá mặt hàng, các dịch vụ cung cấp, có phát triển thêm dịch vụ nào mới không và đặc biệt họ xây dựng được mối quan hệ như thế nào với khách hàng.
- Thông tin về môi trường kinh doanh hiện nay, các sự thay đổi chính sách của chính phủ có thay đổi gì phải cập nhật hằng ngày, phải quan sát thật kỹ để báo động trước cho các phòng chức năng điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu và đưa ra đối sách.
Ngoài ra còn phải quan tâm đến tình hình chính trị, văn hóa, xã hội để tạo ra sự phòng ngự cho công ty khi nhận thấy tình hình bất ổn.
- Thông tin về nhu cầu tình hình sử dụng các dịch vụ mà công ty cung cấp, có bao nhiêu chủ hàng muốn xuất hàng qua cảng, khách hàng nào đánh giá cảng là cảng là phương án đạt hiệu quả kinh tế nhất trong các sự lựa chọn thì cảng sẽ cử người để chào hàng trực tiếp, còn đối với những khách hàng có nhiều hơn một sự chọn lựa thì đưa ra mức giá cạnh tranh, chào hàng một cách gián tiếp thông qua phương tiện thông tin đại chúng như website của cảng, quảng cáo trên truyền hình, báo chí, các băng rôn và bảng hiệu,...
- Thông tin về tình hình và viễn cảnh thị trường ngành hàng hải: cập nhật thông tin chung về ngành kể cả trong nước lẫn nước ngoài,phải điều chỉnh theo xu hướng phát triển ngành, dù cho phát triển sáng tạo đến đâu cũng tuân theo quy luật của
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
ngành đề ra. Đồng thời khi cập nhật chúng ta mới biết được ngành đang ưu tiên phát triển dịch vụ gì, có điều kiện ưu đãi và tài trợ gì không.
Tất cả những thông tin có thể tổng hợp lại và phân tích thông qua ma trận SWOT với 4 chiến lược: (1) SO (Strengths - Opportunities): các chiến lược dựa trên ưu thế của công ty để tận dụng các cơ hội thị trường. (2) WO (Weaks - Opportunities):
các chiến lược dựa trên khả năng vượt qua các yếu điểm của công ty để tận dụng cơ hội thị trường. (3) ST (Strengths - Threats): các chiến lược dựa trên ưu thế của của công ty để tránh các nguy cơ của thị trường. (4) WT (Weaks - Threats): các chiến lược dựa trên khả năng vượt qua hoặc hạn chế tối đa các yếu điểm của công ty để tránh các nguy cơ của thị trường.
Một số biện pháp đóng góp cho việc xây dựng hệ thống thông tin trên:
- Xây dựng được một số văn phòng đại diện vừa để quảng bá, giới thiệu vừa thu được thông tin chính xác, kịp thời về giá cả, chất lượng, điều kiện xuất nhập hàng.
- Liên kết với các bạn hàng truyền thống nhằm để họ có thể giúp đỡ về vấn đề thông tin đặc biệt là các bạn hàng ở một số thị trường xuất khẩu.
- Áp dụng biện pháp tin học hóa vào hoạt động kinh doanh, không đơn thuần là biết kết nối và sử dụng Internet mà phải mỗi ngày phải thu thập được một thông tin cần thiết, mỗi ngày nên có một cuộc họp nhỏ và ngắn để trao đổi về những thông tin thu thập được. Điều đó còn giúp tránh việc lạm dụng Internet để làm việc cá nhân, làm giảm năng suất hoạt động vốn có.
3.3.Tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và tạo điều kiện để toàn nhân viên đều có thể tham gia và đề cao vai trò của họ trong việc thực hiện bản kế hoạch
Một nhược điểm còn còn tồn tại của công ty đã phân tích ở trên đó chính là kế hoạch khi xây dựng không quan trọng chú ý tớiý kiến cá nhân của các nhân viên của từng bộ phận. Khi kết thúc một năm kinh doanh, đã đi vào đánh giá tình hình thực hiện thì công ty phải lập các bảng hỏi để điều tra, thu thập ý kiến của các cá nhân. Khuyến khích họ nhận xét về bản kế hoạch năm trước, các chỉ tiêu được thực hiện như thế nào, thử đưa ra nhận định bản thân về những việc mà công ty đã làm được hay chưa làm được, tại sao lại hoàn thành được các chỉ tiêu, tại sao không. Sau đó, sẽ có người làm
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
công tác đánh giá bằng cách thu thập, thống kê sử dụng các phần mềm để phân tích.
Tương tự, khi lập một bản kế hoạch mới cho năm tiếp theo cũng sẽ thu thập ý kiến của các cá nhân, yêu cầu mỗi cá nhân đưa ra nhận xét chung về bản kế hoạch, tiếp là một giải pháp hay đề xuất để có thể thực hiện kế hoạch đó. Ý kiến của một, hai người có thể bị giới hạn nên khi điều tra như vậy có thể có một hay hơn một ý kiến hay và thiết thực, mỗi nhân viên ở mỗi phòng ban khác nhau nên dựa vào điều kiện tiếp xúc làm việc thường ngày mà họ có cái nhìn khác về vấn đề. Lúc này, chắc chắn bức tranh sẽ được tổng thể hơn.
Nghĩa vụ và trách nhiệm luôn luôn đi đôi với lợi ích, nếu như có ý kiến xuất sắc, thiết thực và đem lại thành công cho công ty thì bản thân chủ nhân đó sẽ được khuyến khích, tuyên dương, khen thưởng. Lúc này mỗi thành viên đều có ý thức cao trong việc cùng xây dựng phát triển công ty, giúp công ty đạt được các chỉ tiêu đề ra năm 2013, bản thân mỗi cá nhân cũng phát huy được tính sáng tạo và thấy được tầm quan trọng và trách nhiệm của bản thân.
Quan trọng hơn nữa phải có sự kết nối những cố gắng, nỗ lực đó. Hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào trình độ, năng lực của cán bộ trong một phòng nhất định như: phòng Kế toán – phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch chung, phòng Thương vụ - Tiếp thị hay phòng Kế hoạch – khai thác mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ hợp tác giữa các phòng và bộ phận trong công ty.
Phải có sự hòa hợp giữa các mục tiêu và con số giữa các phòng ban, không thể sản lượng không khớp với doanh thu; doanh thu, chi phí lại không khớp với lợi nhuận. Khi thực hiện cũng vậy, không thể phòng nào chỉ biết thực hiện nhiệm vụ phòng nấy, điều đó có thể triệt tiêu lẫn nhau, dẫn tới việc không hoàn thànhkế hoạch. Do đó, lãnh đạo công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau để thực hiện mục tiêu chung.
3.4.Theo dõi và điều chỉnh kịp thời quá trình thực hiện kế hoạch
Bản kế hoạch 2013 có hoàn thành được hay không thì đây chính là yếu tố quyết định. Trong quá trình thực hiện, các con số được thống kê theo tháng sau đó cứ sau mỗi quý phải có báo cáo tổng kết quý. Qua báo cáo tổng kết nếu thấy việc thực hiện
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
quá thấp so với chỉ tiêu trung bình chia cho 4 quý thì đưa ra giải pháp ngay. Nếu là nguyên nhân khách quan thì sẽ điều chỉnh lại các chỉ tiêu phù hợp với tình hình kinh tế, còn nếu là nguyên nhân chủ quan thì phải giải quyết triệt để ngay lập tức, nâng cao mức sản lượng cho quý sau để bù vào cho quý này.
3.5.Tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn về kế hoạch kinh doanh và xin ý kiến của các chuyên gia
Muốn xây dựng nâng cao chất lượng thực hiện kế hoạch kinh doanh thì phải nâng cao chất lượng lập kế hoạch kinh doanh. Muốn nâng cao chất lượng lập kế hoạch kinh doanh thì phải có một đội ngũ chuyên môn chất lượng cao về lập kế hoạch kinh doanh. Hiện nay công ty chưa có nhân viên được đào tạo bài bản chuyên về lĩnh vực này nên khi lập đã có những thiếu sót và cơ sở khoa học, cơ sở dự báo. Để giải quyết vấn đề này cần có thời gian nhất định để đào tạo hoặc tuyển dụng nên bây giờ giải pháp tạm thời là xin ý kiến của các chuyên gia. Trước tiên phải xem thử các chuyên gia nhận định như thế nào về tình hình hiện nay, có gì khả quan hơn sau quý I hay không, tiếp đó là tính khả thi của bản kế hoạch, liệu với tình hình hiện nay, các chỉ tiêu đó có thể hoàn thành không. Sau đó là các giải pháp mà các chuyên gia đưa ra để thực hiện kế hoạch kinh doanh năm 2013.
3.6.Ổn định được giá cước dịch vụ
Hoàn thiện công tác xây dựng biểu giá cước đăng ký với sở tài chính vừa tạo điều kiện thuận lợi cho mọi khách hàng có nhu cầu tham khảo để đưa ra quyết định lựa chọn vừa thuận lợi trong việc chào hàng dịch vụ của công ty đến các khách hàng tiềm năng.
3.7.Tiếp tục giữ vững năng suất và hiệu quả của dịch vụ Để làm được điều đó, công ty phải cần:
- Phát huy nội lực, không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất xếp dỡ giải phóng nhanh tàu và hàng.
- Đẩy nhanh tiến độ các dự án đầu tư về cơ sở vật chất hạ tầng, bổ sung các phương tiện, thiết bị mới, nâng cấp phát huy các phương tiện thiết bị đã sử dụng đáp ứng được sự tăng trưởng của hàng hóa thông qua Cảng, phát triển khai thác tối ưu vị thế của một cảng nước sâu.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ