PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
2.2. Công tác thu thập bằng chứng kiểm toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty AAC
3.1.2. Đánh giá kỹ thuật thu thập bằng chứng tại công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán AAC
BCKT là nguồn thông tin quan trọng, cần thiết để làm cơ sở cho KTV đưa raý kiến của mình. Do đó, thu thập BCKT sao cho đầy đủ, thích hợp và hiệu lực luôn là mối quan tâm hàng đầu trong các cuộc kiểm toán. Nhìn chung, AAC đã thiết lập được những thủ tục rất tốt và có hiệu quả. Các KTV kết hợp linh hoạt các kỹthuật thu thập, làm tăng độtin cậy của bằng chứng. Bên cạnh đó,khâu chuẩn bị trước kiểm toán cũng được AAC rất chú trọng, nhờ đó tiết kiệm được thời gian cũng như có cái nhìn sâu sắc nhất về khách hàng trước khi đến đơn vị.
Các kỹ thuật thu thập bằng chứng được KTV áp dụng với tần suất và mục đích khác nhau. Tùy vào đặc điểm khách hàng và từng giai đoạn kiểm toán, AAC sẽ vận dụng những phương pháp khác nhau. Mỗi kỹ thuật đều có ưu và nhược điểm riêng.
Việc khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm sẽ giúp AAC thực hiện kiểm toán thuận lợi và chính xác hơn. Sau đây là một số nhận xét về mỗi kỹthuật mà AAC áp dụng trong các cuộc kiểm toán:
Kiểm tra:
AAC áp dụng kiểm tra tài liệu đối với tất cảcác khoản mục và kiểm kê vật chất đối với một sốkhoản mục như tiền mặt, TSCĐ, hàng tồn kho.
Ưu điểm:
Kỹthuật kiểm tra do AAC sửdụng có một số ưu điểm như sau:
Đây là kỹthuật sửdụng nhiều nhất trong các cuộc kiểm toán. Nhờ có kỹthuật này mà KTV dễ dàng phát hiện ra các sai phạm và thiếu sót. Kiểm tra tài liệu có thể được thực hiện bất cứ lúc nào trong quá trình kiểm toán khi KTV cần xác minh sự chính xác, đầy đủ của sốliệu.
Kỹthuật kiểm tra khi được kết hợp với các kỹthuật khác sẽtạo ra các BCKT đáng tin cậy và có tính hiệu lực cao. Phương pháp này cho kết quảrất rõ ràng.
Hạn chế:
Bên cạnh các ưu điểm trên, phương pháp kiểm tra tại AAC vẫn còn một sốhạn chế:
Đối với kiểm tra tài liệu: do số lượng nghiệp vụ lớn, trong khi đó thời gian lại
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
xuất hiện rủi ro cho những nghiệp vụ không được chọn. Nếu sai sót rơi vào nhiều nghiệp vụcó số dư nhỏ nhưng tổng hợp lại là trọng yếu thì ý kiến của KTV sẽbị ảnh hưởng.
Đối với kiểm kê vật chất: theo lý thuyết thì KTV sẽ tiến hành tham gia kiểm kê hoặc chứng kiến kiểm kê cùng với khách hàng. Nhưng trên thực tế, do số lượng khách hàng lớn, thời gian ký hợp đồng kiểm toán sau ngày kết thúc niên độ kế toán, đồng thời do áp lực vềthời gian và nhân sựkiểm toán nên các KTV ít có điều kiện để thực hiện mà thường chấp nhận biên bản kiểm kê do khách hàng tựlập. Vì vậy, KTV không thể kiểm tra được tính “hiện hữu và phát sinh” của các khoản mục được kiểm kê. Bên cạnh đó, rủi ro cho khoản mục cũng gia tăng nếu quy trình kiểm kê của khách hàng không đảm bảo nghiêm túc và chính xác. Cho nên khi chấp nhận biên bản kiểm kê này, KTV cần cân nhắc giữa lợi ích và rủi ro.
Quan sát:
Kỹ thuật quan sát thường được các KTV có kinh nghiệm của AAC thực hiện.
Kỹthuật này có một số ưu điểm và hạn chế như sau:
Ưu điểm:
Quan sát có thể được thực hiện bất cứlúc nào, trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán, tức là khả năng áp dụng rất linh hoạt. Kỹ thuật này mang lại bằng chứng sống động nhất về doanh nghiệp, vềnhững thứ mà trên chứng từsổ sách không được thểhiệnnhư phong cách làm việc của nhân viên, …
Đối với KTV có kinh nghiệm lâu năm, khi kết hợp quan sát với các kỹ thuật khác, họcó thểthu vềnhững bằng chứng thuyết phục nhất. Kỹthuật quan sát khi được vận dụng đúng lúc có thểgóp phần nâng cao hiệu quảcho cuộc kiểm toán.
Nhược điểm:
Đối với những khách hàng không có thiện ý hợp tác hoặc cốý gian lận thì đôi khi kỹ thuật quan sát không phát huy được tác dụng. Ví dụ: KTV có thể thấy dây chuyền sản xuất của công ty nhưng không biết được đó là tài sản của khách hàng hay do khách hàng thuê mướn.
Việc thực hiện kỹthuật quan sát ởAAC chiếm tỷtrọng thấp, do thời gian hạn hẹp nên KTV chỉ tập trung vào kiểm tra các khoản mục. Cho nên có thể gây thiếu sót một sốbằng chứng hữu ích có được nhờ quan sát.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Điều tra–Phỏng vấn:
Điều tra – Phỏng vấn được thực hiện khá thường xuyên trong các cuộc kiểm toán. Yêu cầu của kỹthuật này là KTV phải nắm vững lý thuyết vềvấn đềcần điều tra, nhằm tránh gây ra tình trạng hiểu sai câu hỏi của người được phỏng vấn.
Ưu điểm:
AAC đã xây dựng được hệthống các bảng hỏi đểtìm hiểu vềkhách hàng một cách chi tiết, giúp tiết kiệm được thời gian khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Đồng thời giúp KTV có hiểu biết đầy đủ về tình hình doanh nghiệp, tránh được các thiết sót khi đặt câu hỏi cho bộphận kếtoán.
Phỏng vấn là cách nhanh nhất để giải đáp thắc mắc của KTV. Bất cứkhi nào cần giải thích về một nghiệp vụ hay sựviệc bất thường nào đó, KTV đều có thểthực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng của đơn vị. Bên cạnh đó, các KTV của AAC đều có kiến thức chuyên môn vững, nên điều tra – phỏng vấn luôn mang lại những thông tin có giá trị, góp phần nâng cao hiệu quảcủa công việc.
Kết hợp điều tra – phỏng vấn với các kỹ thuật khác như kiểm tra tài liệu và quan sát giúp KTV thu được những BCKT đáng tin cậy và chính xác hơn.
Hạn chế:
Do áp lực vềthời gian nên KTV thường ít khi sử dụng bảng câu hỏi lập sẵn để phỏng vấn Ban lãnhđạo của khách hàng mà tập trung vào kiểm tra các khoản mục cụthể.
Kết quả phỏng vấn còn phụ thuộc vào trình độ và năng lực của người được phỏng vấn. Nếu KTV không giải thích rõ câu hỏi để người nghe hiểu đúng thì kết quả phỏng vấn có thểmang lại những bằng chứng sai lệch, không phản ánh đúng sựthật.
Thông thường, khi tìm hiểu về đơn vị, KTV hay sử dụng Bảng câu hỏi để đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng. Bảng này được thiết lập chung do đó có thể không phù hợp cho một sốloại hình doanh nghiệp khác nhau. Từ đó, không phát huy được hiệu quảtrong thu thập thông tin. Bên cạnh đó, với một sốngành nghề đặc thù, KTV không có hiểu biết sâu sắc nên gây ra khó khăn trong công tác điều tra.
Kết quả có được từ điều tra – phỏng vấn mang tính chủ quan rất lớn. Thông thường, nhân viên các doanh nghiệp có xu hướng nói tốt cho công ty mình. Ngoài ra,
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
có thểphát hiện được. Vì vậy, thông tin thu thập được từ điều tra–phỏng vấn chủyếu không được sử dụng riêng lẻ mà thường phải được kết hợp với thông tin có được từ các kỹthuật khác.
Xác nhận
Xác nhận là kỹ thuật không thể thiếu trong tất cả các cuộc kiểm toán và mang lại BCKT đáng tin cậy, có tính hiệu lực cao. Kỹ thuật này thường được áp dụng đối với các khoản mục như tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, khoản phải trả.
Ưu điểm:
AAC đã lập được các mẫu thư xác nhận cho đối tượng và mục đích cụthể, do đó giúp tiết kiệm thời gian cho các cuộc kiểm toán. Các mẫu thư xác nhận này quy định rõ những nội dung cần thiết để bên thứ ba điền vào. Do vậy đảm bảo sự đầy đủ của thông tin cần xác nhận, tránh thiếu sót.
Thư xác nhận nếu được bên thứba phản hồi kịp thời sẽlà BCKT thuyết phục nhất, là cơ sở vững chắc cho ý kiến kiểm toán. KTV thường thực hiện gửi thư xác nhận vào trước cuộc kiểm toán, do đó giúp tiết kiệm thời gian và khối lượng công việc cho cuộc kiểm toán.
Hạn chế:
Trong khá nhiều trường hợp, thủ tục này không phát huy được tác dụng do bên thứ ba thiếu hợp tác, không gửi thư trả lời; hoặc thư phản hồi được gửi sau thời hạn quy định; hoặc do thất lạc. Khi đó, KTV phải mất thời gian thực hiện các thủ tục kiểm toán bổsung, làm kéo dài thời gian kiểm toán và tăng chi phí.
Một số trường hợp KTV chấp nhận thư xác nhận do khách hàng tựgửi. Do đó nguy cơ xuất hiện rủi ro khá cao nếu khách hàng và bên thứ ba có sự thông đồng. Vì vậy KTV nên cân nhắc khi sửdụng BCKT này.
Tính toán
Kỹthuật tính toán được sửdụng với tần suất khá lớn và áp dụng cho mọi khoản mục cần kiểm tra.
Ưu điểm:
Kỹ thuật tính toán mang lại sự chính xác số học cho các khoản mục. Hiện nay, mỗi nhân viên của AAC đều được trang bị máy tính cá nhân nên việc thực hiện
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
tính toán diễn ra nhanh chóng, chính xác, giảm bớt khối lượng công việc cho KTV, từ đó góp phần nâng cao hiệu quảcông việc.
AAC cũng phân công công việc hợp lý trong đoàn kiểm toán. Những KTV lâu năm, nhiều kinh nghiệm sẽ được phân công để tính toán những khoản mục phức tạp, trong khi các trợ lý KTV kiểm tra tính toán các khoản mục đơn giản. Như vậy sẽ giảm được rủi ro xảy ra, tăng độtin cậy cho kết quảlàm việc.
Hạn chế:
Đối với kỹ thuật tính toán, chủ yếu đều do máy tính thực hiện nên độ chính xác cao, các sai sót hầu như nằmởkhâu nhập liệu. Với số lượng các con sốnhiều, việc KTV nhập liệu vào máy tính sai sót là điều khó tránh khỏi. Cho nên khi thực hiện kiểm toán, KTV đều yêu cầu khách hàng cung cấp file mềm về dữ liệu kế toán. Có được các file mềm này sẽgiúp KTV rút ngắn thời gian nhập liệu, đồng thời hạn chếsai sót trong quá trình đó.
Phân tích
Kỹthuật phân tích thường áp dụng cho một sốkhoản mục trên báo cáo tài chính và báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh.
Ưu điểm:
Đối với KTV có kinh nghiệm lâu năm, việc phân tích sơ bộ các chỉ tiêu giúp KTV có cái nhìn tổng quát nhất về hoạt động của doanh nghiệp, các biến động bất thường. Phân tích khi kết hợp với các kỹthuật khác có thểgiúp KTV phát hiện một số rủi ro dễnhận thấy.
Hạn chế:
Thực tế trong các cuộc kiểm toán, thủ tục phân tích rất ít khi được sử dụng.
Hầu như chỉ có những KTV có kinh nghiệm mới sử dụng thủ tục này, và mức độ áp dụng còn thấp, tức là chỉ phân tích một cách tổng quát nhất về biến động, và sự phân tích này ít khi được thể hiện trên giấy làm việc. Do đó, trong các cuộc kiểm toán năm sau, kết quảcủa thủtục phân tích năm trước không được biết đến, gây ra một số thiếu sót trong việc áp dụng các thủ tục kiểm toán. Vì vậy, hiệu quả của kỹthuật phân tích trong thực tế là chưa cao.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Đối với một số KTV chưa có kinh nghiệm, việc sử dụng thủ tục phân tích nhưng chưa hiểu hết các mối quan hệgiữa các chỉ tiêu, cũng có thểlàm cho kết quảbị sai lệch, gâyảnh hưởng đến các thủtục được áp dụng sau này.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
Thủtục phân tích có xuất hiện trong quy trình kiểm toán BCTC do AAC lập, tuy nhiên, KTV ít khi thực hiện kỹthuật này. Chỉ đối với một số trường hợp khách hàng lớn, sự biến động là rõ rệt, thì KTV mới thể hiện kết quả phân tích trên giấy làm việc một cách rõ ràng. Việc chưa chú trọng vào thủ tục phân tích trong giai đoạn chuẩn bị có thể làm cho KTV nhận biết thiếu một số rủi ro, dẫn đến thiếu sót trong định hướng kiểm toán.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán:
Trong thực tế, các KTV hiếm khi sửdụng thủtục phân tích trong giai đoạn này.
Mặt khác, nếu có sửdụng thì kết quảphân tích mang nhiều ý kiến chủquan của người thực hiện, cho nên chưa phát huy được tác dụng tối đa của thủtục này.
KTV ít thểhiện kết quảtrên giấy làm việc đểthểhiện biến động bất thường của chỉ tiêu này như thếnào,ảnh hưởng đến các chỉ tiêu khác ra sao,…
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán:
KTV ít khi sử dụng thủtục phân tích trong giai đoạn này mà thường chỉ đưa ra ý kiến vềmột khoản mục cụthểsau khi thực hiện phân tích.
Một số hạn chế chung còn tồn tại:
AAC chỉgửi danh sách tài liệu yêu cầu cho một sốkhách hàng kiểm toán năm đầu tiên. Khi không gửi danh sách này trước cho đơn vị, kết quảlà làm mất thời gian trong quá trình kiểm toán khi đơn vịkhông chuẩn bịchứng từ trước.
Dữ liệu file mềm của kết quả làm việc năm trước thường không được tập trung lại tại Công ty mà lưu riêng lẻ ở từng cá nhân, gây khó khăn cho việc sử dụng trong các năm sau.
Kho lưu trữ hồ sơ kiểm toán có diện tích nhỏ, cho nên việc tìm kiếm hồ sơ gặp nhiều khó khăn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ