PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC
3.2. Một số giải pháp
3.2.2. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
3.2.2.1. Kiến nghịvềthực hiện chương trình kiểm toán của kiểm toán viên
Chương trình kiểm toán được xây dựng theo từng khoản mục cụ thể. Khi bắt đầu thực hiện kiểm toán, nhóm trưởng sẽ phân công công việc cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán. Mỗi người sẽphụtrách một sốkhoản mục riêng lẻ. Mặc dù vậy vẫn khó tránh được sự trùng lặp hay bỏ sót khi tiến hành kiểm toán. Do đó gây lãng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
phí thời gian. Vì vậy, KTV có thể phân công công việc theo từng chu trình kiểm toán.
Như vậy có thểgiúp tiết kiệm thời gian hơn, góp phần nâng cao hiệu quảcông việc.
Khi thực hiện kiểm toán, KTV thường dựa vào giấy làm việc năm trước đểthực hiện những công việc tương tự. Điều này có thểgây thiếu sót trong kiểm tra nếu năm nay khách hàng có thay đổi vềchính sách, quy định. Cho nên AAC nên bắt buộc KTV phải tiến hành đúng và đầy đủ theo trình tự được quy định trong Chương trình kiểm toán. Việc này giúp tránh bỏsót các thủtục kiểm tra, nâng cao chất lượng kiểm toán.
Ngoài ra, nguồn sốliệu thu thập được trong quá trình làm việc chủ yếu được cung cấp bởi phòng kếtoán. AAC nên mởrộng thu thập tài liệuởcác phòng, ban liên quan khác đểbổsung thêm thông tin, tạo cơ sởvững chắc cho các thủtục kiểm toán được thực hiện.
Ví dụ: Thông thường, phòng kếtoán là nguồn cung cấp thông tin chủyếu. KTV có thểmở rộng thu thập từphòng kinh doanh, phòng nhân sự,... để có thêm các thông tin tài chính và cả phi tài chính. Các thông tin này sẽ giúp ích trong quá trình kiểm toán để góp phần vào xác minh tính chân thực của các thông tin kế toán. Ví dụ, thu thập số lượng nhân viên từphòng nhân sựrồi so sánh với bảng tính lương.
3.2.2.2. Kiến nghịvềviệc thực hiện thủtục kiểm kê
Do hạn chếvềthời gian nên thủtục kiểm kê hoặc chứng kiến kiểm kê thường ít được sử dụng. Thay vào đó, KTV sử dụng lại Biên bản kiểm kê do khách hàng cung cấp. Ưu điểm của cách này là tiết kiệm được thời gian và chi phí kiểm toán. Tuy nhiên, rủi ro tiềmẩn là khá cao nếu hệthống KSNB của đơn vị đó hoạt động yếu kém, không hiệu quả. Vì vậy, AAC cần tăng cường thủtục kiểm toán bổsung khi không sắp xếp được lịch kiểm kê với đơn vị.
Ví dụ như:
Đối chiếu sổsách tại ngày khóa sổvới biên bản kiểm kê. Nếu khớp sốliệu thì KTV chấp nhận Biên bản đó. Nếu có sự sai lệch, KTV tiến hành phỏng vấn Kế toán trưởng và kiểm tra tài liệu đểtìm hiểu nguyên nhân, sau đó xửlý chênh lệch.
Tiến hành chọn mẫu kiểm kê. Khi không thể thực hiện được một cuộc kiểm kê, KTV sẽ tiến hành kiểm kê một số mặt hàng nhất định, hoặc tài sản cụ thể,.. Nếu phát hiện chênh lệch thấp hơn mức trọng yếu thì KTV chấp nhận sốliệu đơn vị, chênh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
3.2.2.3. Kiến nghịvềviệc lấy xác nhận của kiểm toán viên
Lấy xác nhận là một kỹthuật thu thập BCKT được đánh giá cao. Nguyên nhân là bằng chứng thu thập được do bên thứ ba cung cấp, cho nên mang tính khách quan và có giá trị hơn những bằng chứng do chính khách hàng cung cấp. Trên thực tế, KTV thường tin tưởng vào khách hàng. AAC sẽchuyển thư xác nhận đã ghi rõđối tượng và các thông tin liên quan cho khách hàng ký và đóng dấu. Sau đó, khách hàng tựgửi thư đó đến bên thứ ba được đề cập. Cách làm này giúp KTV tiết kiệm được công sức, tuy nhiên nó tiềmẩn nhiều rủi ro. Nếu đơn vịkhông gửi thư xác nhận mà thông báo đã gửi rồi nhưng bên thứ ba không hồi âm thì KTV cũngkhó có thể xác minh được. Ngoài ra không loại trừkhả năng có sự thông đồng giữa khách hàng và bên thứ ba độc lập. Do đó, cần nâng cao ý thức về tầm quan trọng của thư xác nhận cho KTV của AAC. Các KTV cần trực tiếp gửi thư xác nhận chứ không được đểkhách hàng tựgửi.
Ngoài việc gửi thư xác nhận, đối với các đối tác có ảnh hưởng trọng yếu, KTV cần tăng cường thủ tục này. Cụ thể, sau khi gửi thư xác nhận, sau một thời gian nhất định, KTV chưa nhận được thư hồi đáp, thì có thểtrực tiếp gọi điện cho bên thứ ba để thúc giục, hoặc thậm chí cử nhân viên đến tận nơi lấy xác nhận.
Khi xác nhận hàng gởi ở bên thứ ba, ngoài việc xác nhận số lượng, chủng loại hàng hóa thì xác nhận phẩm chất hàng hóa cũng là một điều hết sức quan trọng bởi vì điều này ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu sự đánh giá, ảnh hưởng đến việc trích lập dự phòng đối với hàng gởi ở bên thứba. Mẫu thư xác nhận hàng gởi của bên thứba mà AAC đưa ra chưa đề cập đến việc xác nhận phẩm chất hàng hóa, ví dụ như xem hàng hóa có bịmất phẩm chất không. Do đó, AAC cần xây dựng mẫu thư xác nhận trong đó có phần yêu cầu bên thứba xác nhận vềphẩm chất hàng hóa mà họ đang nắm giữ 3.2.2.4. Kiến nghị về việc sử dụng kỹ thuật phỏng vấn trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
AAC đã xây dựng được bảng hỏi đánh giáhệthống KSNB khá chi tiết. KTV sẽ sửdụng bảng hỏi này đểphỏng vấn Ban lãnhđạo và Kế toán trưởng. Điểm bất hợp lý ở đây là Bảng câu hỏi này được sửdụng cho mọi doanh nghiệp. Trong khi mỗi doanh nghiệp có đặc thù hoạt động và kinh doanh khác nhau, Bảng hỏi này có thểkhông phù hợp với đặc điểm của khách hàng, từ đó dẫn đến trường hợp người được phỏng vấn
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
hiểu sai câu hỏi và đưa ra câu trả lời sai lệch. Để khắc phục tình trạng này, trước khi thực hiện phỏng vấn, KTV cần điều chỉnh các câu hỏi trong Bảng hỏi có sẵn sao cho phù hợp với thực tếdoanh nghiệp, từ đó thu được bằng chứng có chất lượng nhất.
Ngoài ra, Bảng câu hỏi đánh giá rủi ro kiểm toán của AAC chưa thống nhất trong câu trảlời Yes/No, gây ra khó khăn trong việc hiểu được nó. Do đó, tôi xin đưa ra cách cải thiện Bảng hỏi này theo hướng dễ hiểu hơn, căn bản vẫn giữ nguyên nội dung của các câu hỏi, chỉ thay đổi vềkết cấu và cách đặt câu hỏi sao cho: Thống nhất câu trảlời Yes thểhiện tình hình tốt và câu trảlời No thểhiện tình hình xấu. Như vậy, khi nhìn vào kết quả phỏng vấn, KTV có thể hình dung ngay vềcác rủi ro của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và giảm bớt nhầm lẫn.
Ví dụ: Thay vì hỏi “Công việc của kế toán và thủ quỹ do một người đảm nhận?”, câu trả lời No thể hiện tình hình tốt, KTV có thể chỉnh sửa câu hỏi thành
“Công việc của kế toán và thủ quỹ không cùng một người đảm nhân?” để làm có câu trảlời Yes và thểhiện tình hình tốt.
3.2.2.5. Kiến nghịvềviệc sửdụng kỹthuật quan sát
Quan sát là kỹ thuật được sử dụng trong các cuộc kiểm toán nhưng KTV vẫn chưa phát huy tối đa được tác dụng của nó. Kỹ năng quan sát của nhân viên AAC chủ yếu vẫn mang tính chủ quan, ngẫu nhiên và chưa đạt được kết quả. Vì vậy, AAC nên hướng dẫn cho nhân viên nâng cao kỹ năng này, đồng thời với kỹ thuật phân tích để phán đoán sơ bộ được tình hình doanh nghiệp. Như vậy, cuộc kiểm toán sẽ được tối ưu hóa và mang lại hiệu quả cao hơn.
Một ví dụ cho thủtục này là quan sát thái độ của người được phỏng vấn, qua đó đánh giá mức độ trung thực của người đó và độtin cậy của các câu trảlời. Nếu người đó có thái độ lúng túng, đánh trống lảng thìđó là biểu hiện cho việc thông tin thu thập được không đáng tin cậy và KTV nên thực hiện quan sát và phỏng vấn một sốnhân viên khác.
3.2.2.6. Kiến nghịvềviệc thu thập thông tin từbên ngoài.
Trong quá trình kiểm toán, KTV sẽ được tiếp xúc với rất nhiều khách hàng, tương ứng với rất nhiều hoạt động, ngành nghề kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, KTV không thểcó hiểu biết sâu sắc vềtất cả các loại hình kinh doanh được gặp. Cho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
phương tiện thông tin đại chúng để hiểu biết thêm về đặc thù của khách hàng là điều hết sức cần thiết. Những thông tin đó sẽgiúp KTV có cái nhìn tổng quát hơn về đơn vị được kiểm toán. Sau khi thực hiện được thủtục này, KTV có những hiểu biết vềkhách hàng trong mối quan hệ tương quan với thị trường, pháp luật, đối thủ cạnh tranh, nhà đầu tư… qua đó nhận diện được những vấn đề bất thường trong hoạt động kinh doanh của đơn vịkhách hàng. Từ đó, nâng cao hiệu quảcuộc kiểm toán.
Ví dụ: Khi kiểm toán một Công ty vềxây dựng, KTV cần tham khảo ý kiến của chuyên gia xây dựng về các vấn đề liên quan đến chuyên môn, đồng thời cần nghiên cứu các tài liệu vềluật pháp có liên quan.
3.2.2.7. Kiến nghịvềviệc sửdụng kỹthuật tính toán.
Tính toán là kỹthuật dễthực hiện vì có cơ sởvà các công thức rõ ràng. Tuy nhiên, nếu kiểm toán viên gặp phải đơn vị khách hàng có lượng sốliệu lớn thìđối với một khoản mục nhất định, việc tính toán cũng trởnên khá phức tạp và rất dễdẫn đến sai sót. Đểgiảm thiểu rủi ro này, kiểm toán viên nên hạn chếviệc thực hiện tính toán một cách thủcông, thay vào đó, sử dụng các phần mềm tính toán trên máy tính là một giải pháp tốt. Các kết quả tính toán được thể hiện ngay trên bảng tính rất tiện cho việc đối chiếu so sánh của kiểm toán viên, đặc biệt là việc tính toán lại đểso sánh với kết quảcủa khách hàng.
Ví dụ: Phần mềm văn phòng Excel chuyên vềtính toán sẽlà công cụhỗtrợ đắc lực cho KTV trong các cuộc kiểm toán. Việc sử dụng Excel sẽ giúp công việc được thực hiện chính xác và nhanh chóng hơn, từ đó tiết kiệm thời gian cho KTV.