CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu
2.2.1 Đặc điểm giao nhận hàng hóa XNK bằng đưởng biển
Vận tải đường biển ra đời khá sớm so với các phương thức vận tải khác.
Ngay từ thế kỷ thứ V trước công nguyên con người đã biết lợi dụng biển làm các tuyến đường giao thông để giao lưu các vùng các miền, các quốc gia với nhau trên
thế giới. Cho đến nay vận tải biển được phát triển mạnh và trở thành ngành vận tải hiện đại trong hệ thống vận tải quốc tế.
Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của vận tải đường biển:
Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong buôn bán quốc tế. Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên. Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn. Nhìn chung năng lực chuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tàu biển) không bị hạn chế như các công cụ của các phương thức vận tải khác. Ưu điểm nổi bật của vận tải đường biển là giá thành thấp.
Tuy nhiên, vận tải đường biển có một số nhược điểm: Vận tải đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điệu kiện tự nhiên. Tốc độ của tàu biển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tàu biển còn bị hạn chế.
Từ những đặc điểm kinh tế kỹ thuật nói trên của vận tải đường biển, ta có thể rút ra kết luận một cách tổng quát về phạm vi áp dụng như sau:
Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá trong buôn bán quốc tế.
Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá có khối lượng lớn, chuyên chở trên cự ly dài nhưng không đòi hỏi thời gian giao hàng nhanh chóng.
Tác dụng của vận tải đường biển đối với buôn bán quốc tế.
Vận tải đường biển là yếu tố không tách rời buôn bán quốc tế. Vận tải đường biển thúc đẩy buôn bán quốc tế phát triển. Vận tải đường biển phát triển góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hoá và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế. Vận tải đường biển tác động tới cán cân thanh toán quốc tế.
2.2.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp xuất nhập khẩu
a) Chuẩn bị trước khi giao hàng.
Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi hợp đồng xuất khẩu hàng hóa được kí kết, doanh nghiệp sẽ bắt đầu tiến hành việc chuẩn bị hàng hóa cho đơn hàng xuất khẩu.
Đối với doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình, cần lập kế hoạch sản xuất và thu gom hàng hóa: kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho,
chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng để tiến hành giao hàng cho người mua. Tiến hành thu mua hàng hóa từ các đơn vị sản xuất khác (nếu cần).
Chuẩn bị chứng từ
Nhân viên bộ phận chứng từ sau khi nhận được thông tin đã gom hàng đầy đủ cho đơn hàng thì tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ có liên quan đến hàng xuất khẩu.
Bao gồm các chứng từ sau đây:
- Tờ khai hải quan (2 bản chính) - Hợp đồng xuất khẩu (1 bản sao)
- Hóa đơn thương mại đối với hàng hóa có thuế (1 bản chính) - Bản kê chi tiết hàng hóa (1 bản chính, 1 bản sao)
-Bản định mức sử dụng nguyên liệu của mã hàng (nếu là hàng gia công, sản xuất xuất khẩu và chỉ nộp một lần đầu xuất khẩu) (1 bản chính)
- Giấy chứng nhận mã số kinh doanh xuất khẩu (1 bản sao) Ngoài ra có thể kèm theo một số giấy tờ khác như:
- Giấy giới thiệu chưa đề tên: 2 bản
- Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản chính) - Giấy chứng nhận xuất xứ (1 bản chính) - Tờ khai trị giá tính thuế (1 bộ)
c) Giao hàng Khai báo hải quan
Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:
-Nhân viên giao nhận sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, sẽ khai tờ khai hải quan qua mạng. Chờ đợi phản hồi từ mạng của chi cục hải quan nơi khai báo.
-Sau khi có phản hồi ra luồng của tờ khai hải quan (luồng của tờ khai ám chỉ mức độ chịu sự kiểm soát hải quan của lô hàng, có những luồng hàng chính là xanh, vàng điện tử, vàng giấy, đỏ tương ứng với mức độ kiểm tra tăng dần). Nhân viên giao nhận tiến hàng in ra giấy và chuẩn bị hồ sơ mang đến chi cục hải quan khai báo.
-Nhân viên giao nhận sẽ giao hồ sơ cho cán bộ hải quan để kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai, để đóng dấu thông quan theo hồ sơ đã khai báo điện tử.
-Nhân viên hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá.
-Tùy vào luồng hàng mà nhân viên giao nhận cùng nhân viên hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc không.
-Nhân viên giao nhận nộp lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và lấy tờ khai hải quan.
-Nhân viên giao nhận gửi cơ sở cảng, nhận, giao cho hãng tàu cho hải quan thông quan.
Giao hàng từ kho chuyển ra cảng ( Đối với hàng nguyên container) - Tiến hành nhận hàng
Nhân viên của doanh nghiệp nhận hàng và kiểm hàng tại kho của của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của doanh nghiệp xuất khẩu và điều kiện của khách hàng.
- Đóng hàng vào container
Nhân viên giao nhận tiến hành nhận container sau khi ký đơn xin khoang (Booking note) nhận packing list, seal (chì) và lệnh vỏ container rỗng. Tùy theo số lượng và kiểu cách hàng hóa mà doanh nghiệp xuất khẩu lên phương án mượn loại container thích hợp. Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận là người có khả năng kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hàng hoặc các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Nhân viên giao nhận sau đó kéo container về kho của công ty xuất khẩu để xếp hàng.
- Kiểm hóa
Đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở, cán bộ giao nhận liên lạc với hải quan để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở của công ty và giám sát quá trình xếp hàng vào container. Thông thường hải quan kiểm tra khoảng 10% số lượng hàng hóa giao. Sau khi xếp hàng nhân viên hải quan tiến hành niêm phong kẹp chì và xác nhận tờ khai hải quan để người vận tải đưa container đến bãi.
- Tiến hành giao hàng
Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan và lấy biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn.
d) Sau giao hàng
-Doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiến hành thu thập đầy đủ các chứng từ để chuẩn bị cho việc thanh toán với các nhà cung cấp và với bên nhập khẩu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp xuất khẩu gửi file scan chứng từ cần thiết cho người mua để họ chuẩn bị trước những việc cần thiết cho hoạt động nhập khẩu.
-Doanh nghiệp xuất khẩu tiến hành thanh toán với các bên, trả tiền cho người chuyên chở cũng như các nhà cung ứng các dịch vụ liên quan trong quá trình giao hàng.
-Nhân viên giao nhận phải giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận thông qua mối liên hệ với người chở hàng hoặc đại lý của công ty ở nước ngoài.
-Đối với các trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhận phải báo cho khách hàng hoặc thay mặt khách hàng báo cho bên bảo hiểm. Căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm để thay mặt khách hàng mời cơ quan giám định xác nhận tổn thất thực tế để làm cơ sở giải quyết khiếu nại và đòi bồi thường.