CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN ĐÁ
3.3. Thực trạng quy trình giao hàng đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina
3.3.1. Thực trạng hoạt động giao nhận đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina
3.3.1. Thực trạng hoạt động giao nhận đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina
Sau khi tìm kiếm, đàm phán xong với phía đối tác nhập khẩu tại thị trường xuất khẩu, phòng Sales-Marketing của công ty sẽ thực hiện việc soạn thảo để ký kết hợp đồng với đối tác và chuyển yêu cầu về lô hàng và hợp đồng cho bộ phận tiếp theo là phòng Tác nghiệp để thực hiện hợp đồng. Quy trình thực hiện hoạt động giao nhận đá trang trí xuất khẩu qua đường biển tại công ty được thực hiện như sau:
3.3.1.1. Khâu chuẩn bị trước khi giao hàng a) Chuẩn bị hàng hóa
Sau khi nhận được yêu cầu về lô hàng xuất khẩu đá trang trí, nhân viên xuất khẩu của công ty sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa bao gồm các công việc như: Kiểm tra kho hàng để tính toán xem lượng hàng trong kho có đủ cho đơn hàng hay không;
thông báo với bộ phận sản xuất để tiến hành khai thác sản xuất đá trang trí. Bên
cạnh đó, tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng đá trang trí từ các đơn vị sản xuất khác để gom đủ số lượng của đơn hàng và kịp thời tiến độ giao hàng xuất khẩu.
Về nguồn nguyên liệu: công ty có 2 mỏ khai thác và sản xuất ở Nghệ An và Hà Nam. Vì thế nguồn nguyên liệu để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu của công ty chủ yếu lấy từ 2 mỏ này. Ngoài ra, công ty cũng trực tiếp mua hàng của các đơn vị sản xuất khác thông qua hợp đồng mua bán hàng hóa.
Đối với mặt hàng đá trang trí để xuất khẩu, công ty thường nhập đá ở mỏ Nghệ An vì ở đó có trữ lượng lớn, chất lượng đá tốt, đẹp hơn các vùng khác. Bên cạnh đó, để đáp ứng đủ và đúng nhu cầu của khách hàng, công ty còn tìm kiếm nguồn hàng từ các đơn vị sản xuất khác như từ Công ty TNHH Tân Long, Công ty TNHH Tân Trung Nam, Công ty TNHH TM Linh Trung…
Về công nghệ sản xuất: hiện nay công ty chủ yếu áp dụng phương pháp khoan, nổ tách vì tiết kiệm thời gian sản xuất. Công đoạn nổ mìn tách đá tương đối quan trọng, công nhân chuyên quản nổ mìn phải có kinh nghiệm trong việc sử dụng liều lượng thuốc nổ vừa đủ để tách khối đá ngay thẳng nhưng bên trong không bị rạn, nứt làm giảm một phần hoặc toàn bộ giá trị thương phẩm khối đá thành phẩm, nhưng cũng không được quá ít thuốc nổ nếu không khối đá sẽ không được vuông vức, thẳng cạnh phải tốn kém thêm nhiều chi phí và thời gian gia công, sửa chữa lại.
b) Chuẩn bị chứng từ
Sau khi việc chuẩn bị đá trang trí để giao cho phía đối tác được bộ phận sản xuất của công ty hoàn thành. Bộ phận Xuất khẩu của công ty bắt đầu thực hiện quá trình chuẩn bị trước một số chứng từ để làm bộ hồ sơ hải quan cho hàng đá trang trí thông quan xuất khẩu.
Bao gồm các chứng từ sau đây:
Hợp đồng ngoại thương (Commercial Invoice) sao y
Hóa đơn thương mại đối với hàng hóa có thuế (1 bản chính)
Phiếu đóng gói (Packing List) (1 bản chính)
Kết quả mẫu thử - VILAS
Giấy phép khai thác khoáng sản
Giấy phép đầu tư dự án kinh doanh chế biến khoáng sản
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước (bản sao) (áp dụng đối với những hợp đồng có thu mua đá trang trí từ đơn vị sản xuất khác)
Hóa đơn đỏ của hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước (bản sao và bản chính) (áp dụng đối với những hợp đồng có thu mua đá trang trí từ đơn vị sản xuất khác)
Kết quả mẫu thử - VILAS – là một bản mẫu thử nghiệm sản phẩm mẫu được dùng trong thủ tục hải quan, nhằm giám định về hàng hóa. Với mặt hàng đá trang trí của công ty, Vilas được thực hiện ở Viện Vật liệu xây dựng 235 Nguyễn Trãi Thanh Xuân Hà Nội, thời gian lấy kết quả tùy thuộc vào ngày làm việc, thông thường sẽ xong trong vòng 48 tiếng.
3.3.1.2. Khâu giao hàng tại cảng xuất khẩu
Trong hoạt động giao nhận đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina, hầu hết các hợp đồng xuất khẩu đá trang trí của công ty đều là hàng FCL. Quy trình giao hàng đá trang trí tại cảng của công ty được tiến hành như sau:
a) Lên tờ khai – Làm thủ tục hải quan
Việc khai báo và làm thủ tục hải quan được tự công ty thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Lên tờ khai
Sau khi có đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu, sẽ khai tờ khai hải quan hàng xuất qua mạng. Chờ đợi phản hồi từ mạng của chi cục hải quan nơi khai báo. Việc khai báo hải quan xuất khẩu đá trang trí của công ty được thực hiện ở chi cục Hải quan phía Bắc Hà Nội, Số 17, đường Phạm Hùng (ICD Mỹ Đình).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
-Sau khi có phản hồi ra luồng của tờ khai hải quan (luồng của tờ khai ám chỉ mức độ chịu sự kiểm soát hải quan của lô hàng, có những luồng hàng chính là xanh, vàng điện tử, vàng giấy, đỏ tương ứng với mức độ kiểm tra tăng dần). Nhân viên giao nhận tiến hàng in ra giấy và chuẩn bị hồ sơ mang đến chi cục hải quan khai báo. Mặt hàng xuất khẩu là đá trang trí, cho nên luồng ra là luồng vàng giấy. Tức là hàng sẽ được thông quan.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ bằng giấy tại chi cục hải quan.
- Nhân viên giao nhận sẽ giao hồ sơ cho cán bộ hải quan để kiểm tra sơ bộ, đăng ký tờ khai, để đóng dấu thông quan theo hồ sơ đã khai báo điện tử.
- Nhân viên hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá
- Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu đá trang trí của công ty có luồng hàng là vàng giấy nên không cần kiểm tra thực tế hàng hóa.
-Nhân viên giao nhận nộp lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và lấy tờ khai hải quan.
-Nhân viên giao nhận gửi cơ sở cảng, nhận, giao cho hãng tàu cho hải quan thông quan.
b) Giao hàng từ kho ra cảng
Tiến hành đóng hàng vào container
-Đa số các hợp đồng xuất khẩu đá trang trí của công ty được thực hiện theo điều kiện FOB, vì thế nên việc kí hợp đồng lưu khoang (Booking note) sẽ do phía người nhập khẩu thực hiện. Nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với phía nhà nhập khẩu để lấy các thông tin về người vận chuyển đường biển để chủ động liên hệ trao đổi.
Bên vận chuyển phối hợp, sắp xếp và thống nhất với công ty lịch trình tàu phù hợp.
Theo kế hoạch đã thỏa thuận, phía vận chuyển gửi Booking cho công ty để làm thủ tục lấy vỏ container rỗng về đóng hàng.
-Kéo vỏ cont rỗng từ bãi về kho để tiến hành đóng hàng.
-Quy cách đóng gói mặt hàng đá trang trí: Mặt hàng đá trang trí xuất khẩu của công ty là ở dạng viên, đóng gói 20kg/bao.
Kiểm hóa
Đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở, cán bộ giao nhận liên lạc với hải quan để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở của công ty và giám sát quá trình xép hàng vào container. Thông thường hải quan kiểm tra khoảng 10% số lượng hàng hóa giao. Sau khi xếp hàng nhân viên hải quan tiến hành niêm phong kẹp chì và xác nhận tờ khai hải quan để bên vận tải đưa container đến bãi
Vận chuyển hàng đá trang trí từ kho ra cảng
Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan và lấy biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn.
Nhân viên bộ phận chứng từ nộp VGM (Verified Gross Mass) cho bên phía hàng tàu. Đồng thời kiểm tra B/L nháp mà bên phía hãng tàu cung cấp cho mình.
Nếu không có gì sai sót, thông báo lại với hãng tàu để nhận B/L chính thức.
3.3.1.3. Sau giao hàng
Thanh lý tờ khai: Vì đơn hàng xuất khẩu đá trang trí của công ty là hàng đóng nguyên container, cho nên chỉ cần thanh lý tại Hải quan giám sát bãi và vào sổ tàu là hoàn thành.
Thu thập chứng từ
Nhân viên giao nhận tiến hành thu thập chứng từ gốc và giao lại cho bộ phận chứng từ. Sau khi có bộ chứng từ đầy đủ, bộ phận xuất khẩu cung cấp các file scan chứng từ cần thiết qua email cho phía người mua để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Thanh toán chi phí với nhà nhập khẩu
Công ty thường thanh toán tại Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương Tín (Sacombank). Phương thức thanh toán mà Công ty thường sử dụng là T/T (Telegraphic Transfer) và L/C (Letter Credit). Đối với những khách hàng quen thuộc thường sử dụng phương thức thanh toán T/T bởi chi phí thấp và cách thức thực hiện đơn giản. Với khách hàng lần đầu giao dịch thì phương thức này không hay được sử dụng vì yếu tố rủi ro cao, trong một số trường hợp khách hàng có thể không nhận hàng. Vì vậy, mặc dù chi phí cao hơn nhưng phương thức thanh toán L/C vẫn được công ty ưu tiên sử dụng để đảm bảo an toàn, hạn chế rủi ro trong thương mại quốc tế.
Giải quyết khiếu nại
Thanh toán chi phí cho nhà cung cấp
- Công ty sẽ tiến hành thanh toán với các bên, trả tiền cho người chuyên chở cũng như các nhà cung ứng các dịch vụ liên quan trong quá trình giao nhận. Đối với những đơn hàng đá trang trí có thu gom hàng từ các đơn vị sản xuất khác, tiến hành thanh toán chi phí hợp đồng với họ.
- Nhân viên giao nhận của công ty thực hiện việc giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận thông qua mối liên hệ với người chở hàng hoặc đại lý của công ty ở nước ngoài. Tuy nhiên, do tâm lý chủ quan, sau
khi giao hàng lên tàu, nhân viên giao nhận hay lơ là việc theo dõi hành trình vận chuyển hàng hóa nên việc cập nhật thông tin đôi lúc trậm trễ.