CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN
4.2. Một số đề xuất hoàn thiện quy trình giao nhận đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina
4.2.1. Hoàn thiện bước lập và chuẩn bị chứng từ cho mặt hàng đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển theo quy định của luật Hải quan
Chứng từ là cơ sở pháp lý để thực hiện mọi thủ công việc trong quy trình giao nhận hàng hóa. Cần kiểm tra, rà soát các giấy tờ chứng từ cần thiết phục vụ cho việc xuất khẩu đá trang trí bằng đường biển. Bên cạnh đó, cần theo sát quá trình khai thác và sản xuất đá trang trí ở nhà máy sản xuất của công ty để đôn đốc, nắm bắt được thời gian, tránh việc giao hàng chậm trễ. Khi liệt kê các loại giấy tờ, thủ tục thường rất ít khi các có sai sót nhưng trong cả quá trình giao hàng luôn có
những phát sinh xảy ra khiến cho việc cung cấp các loại giấy tờ ở mỗi thời điểm hoạt đông tác nghiệp luôn cần được cập nhật. Chỉ khi các giấy tờ này đủ và phù hợp thì các hoạt động tác nghiệp khác mới có thể diễn ra. Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ là phân công cho nhân viên có kinh nghiệm về chứng từ. Nhân viên bộ phận chứng từ cần phải kiểm tra kĩ lưỡng, để tránh các sai sót. Ngoài ra nhân viên của công ty cũng phải cập nhật các văn bản chính sách mới của nhà nước liên quan đến hoạt động giao nhận.
4.2.2. Tăng cường giám sát quá trình bốc dỡ, giao hàng và sau giao hàng
Hàng được đưa tới cảng thì công ty phải cứ người chuyên trách của công ty thực hiện giao hàng cho cảng và tàu. Nhân viên chuyên trách có nhiệm vụ phụ trách giao hàng cũng như kiểm tra giám sát đôn đốc quá trình giao hàng. Mọi việc cần được thông báo cho công ty để có biện pháp bố trí kịp thời. Nhưng để không mất thời gian trước đó công ty phải luôn liên lạc với cảng về hãng tàu để báo trước về thời gian và được hướng dẫn của cảng và hãng tàu. Trong các trường hợp tàu chậm trễ thường hãng tàu sẽ báo trước cho công ty để công ty có các điều chỉnh phù hợp.
Trong quá trình giao hàng lên tàu nhân viên công ty phải giám sát chặt chẽ về hàng hóa và công tác bốc xếp của cảng.
Như đã đề cập ở trên, khi giao hàng xong thường có tâm lý chủ quan trong nhân viên giao nhận hàng về việc giám sát. Thực tế những rắc rối phát sinh thường do tâm lý chủ quan của bản thân nhân viên và công ty. Chính vì thế khâu kiểm tra giám sát giao hàng thường bị coi nhẹ.
Chính vì vậy, về mặt kĩ thuật thì quá trình giám sát sau giao hàng cần được chú trọng để tránh xảy ra những khiếu kiện cũng như những hậu quả đáng tiếc. Việc giám sát cần được thực hiện ngay cả khi chuẩn bị bốc hàng lên tàu, thực hiện thường xuyên và cập nhật dữ liệu về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Nhân viên giao nhận cũng cần được đào tạo nghiệp vụ để quá trình giám sát diễn ra một cách chuyên nghiệp cũng như hiệu quả hơn.
Sau khi giao hàng xong cho tàu, công ty cần kiểm tra các thông tin về hành trình của tàu do hãng tàu cung cấp để thông báo cho bên nhập khẩu. Song song với việc đó công ty có thể tổng hợp chi phí cho bên cung cấp dịch vụ liên quan và với bên nhập khẩu. Khi hoàn thành công việc có thể thanh toán cho các bên. Nếu có các
khiếu nại công ty cũng cần có kế hoạch để khắc phục như xác nhận thông tin qua hãng tàu, đại lý. Thông tin cho khách hàng và bảo hiểm và xây dựng các phương án khắc phục nếu đó là do lỗi của công ty. Vấn đề này rất cần sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Kết thúc mỗi đơn hàng công ty nên tổng kết để so sánh với các tiêu chuẩn như thời gian thực hiện, chi phí, độ chính xác của mỗi khâu trong quy trình giao hàng xuất khẩu để có các biện pháp khắc phục trong các đơn hàng sắp tới.
4.2.3. Tăng cường mối liên hệ với các hãng tàu, cảng, kho bãi
Việc chuẩn bị hàng hóa trong điều kiện gấp gáp cũng như lưu lượng hàng hóa lớn như hiện nay là một vấn đề nan giải. Làm sao để nâng cao hiệu quả của quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo sự an toàn của hàng hóa, tìm kiếm một nhà vận chuyển, hãng tàu uy tín và đảm bảo luôn là một câu hỏi lớn cho các nhà quản lý.
Hoạt động gần 7 năm trong lĩnh vực xuất khẩu khoáng sản, Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina cần giữ một mối quan hệ tốt với các đối tác vận chuyển của mình. Cụ thể ngoài việc thực hiện đúng và chính xác, đảm bảo uy tín với hãng tàu, điều này có thể đảm bảo một đầu mối vận chuyển công ty có thể tin tưởng và đảm bảo trong những khoảng thời gian cao điểm công ty không bị áp lực về việc không có hãng tàu vận chuyển. Muốn làm như vậy, cần đảm bảo uy tín cũng như việc liên lạc thường xuyên với các hãng tàu của mình. Uy tín về thanh toán, thời gian bốc xếp....
Bên cạnh đó, để đảm bảo thời gian bốc xếp, uy tín với hãng tàu thì công ty cần có một mối quan hệ tốt với cảng. Điều này đảm bảo về kho bãi cũng như thuận lợi có được trong quá trình bốc hàng lên tàu. Trong điều kiện hiện nay, việc thực hiện nhanh chóng hay chậm trễ, dễ dàng hay phức tạp mối quan hệ với thủ quan là một yếu tố quan trọng quyết định.
4.2.4. Nâng cao năng lực, trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên
Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa nói chung và giao hàng xuất khẩu nói riêng, đảm bảo hàng hóa lưu thông một cách trơn tru thông suốt là nhiệm vụ ưu tiên số một. Muốn vậy năng lực quản lý và lãnh đạo phải thực sự thống nhất và nền tảng để các hoạt động tác nghiệp của công ty được thực hiện. Việc đầu tiên đối với mỗi đơn hàng chính là có kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng cho đơn hàng đó, khi tuyến đường của đơn hàng được vạch sẵn và có chuẩn bị công cụ thực hiện kèm theo thì các quá
trình thực hiện chăc chắn sẽ được gọn gàng, dễ dàng hơn nhiều. Trong mỗi bước thực hiện của kế hoạch phải có sự rõ ràng về thời gian, không gian, cách thức, phương tiện mà công ty phải thực hiện. Bố trí con người, phương tiện và tài chính để hoạt động tác nghiệp. Đồng thời gắn trách nhiệm của mỗi thành viên với các hoạt động được giao, như vậy mới tăng tinh thần làm việc và ý thức chủ động của nhân viên.
Công ty đã xây dựng được một môi trường làm việc năng động với những nhân viên có trình độ nhưng trong tương lai cần phát huy thêm những mặt mạnh đó.
Việc đầu tiên cần làm đó là tăng cường hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên. Trong việc nâng cao hiệu quả quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, thì con người là yếu tố then chốt, do vậy việc tăng cường hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên trong công ty cần được đặt lên hàng đầu và trước tiên. Công ty cần đổi mới biện pháp giáo dục, nhắc nhở các bộ công nhân viên trong công ty về mọi trường hợp đều phải làm tốt công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu với tinh thần trách nhiệm cao. Bên cạnh đó, cần đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ nghiệp vụ giao nhận cho nhân viên nằng cách thường xuyên cập nhật kiến thức mới về lĩnh vực giao nhận vận tải nói riêng và lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa nói chung.
Tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận, ngoại thương, ngoại ngữ.
Bên cạnh đó cần có những biện pháp khuyến khích nhân viên một cách phù hợp như tăng lương, xét thưởng định kỳ, cũng như khiến trách khi mà có sai sót.
4.2.5. Đầu tư xây dựng và nâng cấp cơ sở hạ tầng
Trong tương lai, những cơ sở hạ tầng của công ty cũng cần được đầu tư như việc ứng dụng các phần mềm quản lý và kiểm soát quá trình giao nhận hàng hóa, quản lý kho hàng, xây dựng và nâng cấp hệ thống kho bãi, nhà máy khai thác sản xuất của công ty và đội xe vận tải nội địa. Việc trước mắt của công ty là hoàn thiện các khâu mà công ty đang có thế mạnh, đây là việc nên được ưu tiên hơn so với việc phát triển các hệ thống cơ sở hạ tầng bởi chi phí cho phát triển cơ sở vật chất và hạ tầng là rất lớn, công ty cần có khoảng thời gian tích trữ vốn và kinh nghiệm đủ lớn.