CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1. Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài a) Môi trường luật pháp
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Vì thế, môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên; hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Bên cạnh đó thì việc thay đổi luật pháp tại nước xuất khẩu cũng có những tác động không nhỏ tới việc vận tải biển và việc giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển. Ví dụ như việc chính phủ Việt Nam cho áp dụng việc thông quan điện tử đã giúp tiết giảm thời gian và công sức không nhỏ cho các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Điều này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chuẩn xác từ nhân
viên khai báo hải quan, gián tiếp làm tăng hiệu quả của hoạt động XNK nói chung, giao nhận hàng hóa xuất khẩu nói riêng.
b) Môi trường chính trị, xã hội
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển. Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng tàu (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc tàu chở hàng phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua),… Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
c) Môi trường công nghệ
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải đường biển, như các công nghệ đóng tàu ngày càng tiên tiến, các công nghệ dẫn đường, điều khiển trao đổi dữ liệu ngày càng phát triển thúc đẩy sự thay đổi ngày càng nhanh của vận tải biển. Điều này làm cho công tác giao nhận hàng hóa cũng có những bước tiến triển nhất định.
Hiệu quả đạt được như trên trước hết là nhờ vào sự phát triển của công nghệ đóng tàu. Ngày nay, ngày càng nhiều tàu chở hàng thế hệ mới ra đời hiện đại hơn nhiều so với các tàu cũ, việc áp dụng những vật liệu mới trong chế tạo, cải tiến cách thức thiết kế khoang tàu, tiết kiệm nhiên liệu… cùng với việc áp dụng công nghệ tin học mới trong việc chế tạo, khai thác và bảo dưỡng tàu đã đưa lại cho ngành vận tải biển một bộ mặt mới trong ngành vận tải thế giới. Các tàu càng ngày càng to hơn, chở được nhiều hàng hóa hơn song lại nhanh hơn và an toàn hơn rất nhiều.
Việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến, như áp dụng Hải quan điện tử ở Việt nam đang từng bước làm cho ngành vận tải biển nói chung và giao nhận hàng hóa XNK nói riêng có những sự thay đổi không nhỏ.
d) Thời tiết
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá bằng đường biển. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao hàng. Ngoài ra, quá trình chuyên chở dài ngày trên biển trong những điều kiện thời tiết phức tạp cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại cho hàng hóa hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp. Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho doanh nghiệp xuất khẩu.
e) Đặc điểm của hàng hoá
Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng hóa dễ hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,…Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá.
Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng. Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.
2.3.2 Các nhân tố thuộc môi trường bên trong
Hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng chịu tác động của nhiều nhân tố chủ quan; trong đó phải kể đến những nhân tố như: cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc; nguồn vốn đầu tư; trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình; lượng vốn đầu tư.
a) Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp xuất khẩu bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhất là trong
điều kiện container hoá như hiện nay, doanh nghiệp cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, doanh nghiệp xuất khẩu đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại doanh nghiệp xuất khẩu sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
b) Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình
Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình. Quy trình giao hàng có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau.
Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đtôi lại uy tín, niềm tin của khách hàng.
c) Lượng vốn đầu tư
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để có thể xây dựng cơ sở hạn tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng có tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp, doanh nghiệp sẽ phải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất ký thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.