CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN ĐÁ
3.4. Đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận đá trang trí xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina
3.4.1. Thành công
a) Khẳng định vị thế của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu khoáng sản
Trải qua thời gian thành lập được gần 7 năm, Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina đã đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và xuất khẩu khoáng sản nói riêng. Trong gần 7 năm hoạt động của mình, ban đầu với quy mô chỉ vài chục người, Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina đã từng bước xây dựng một môi trường làm việc năng động, có cơ chế quản lý rõ ràng và hiệu quả. Xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình độ, nhạy bén, linh hoạt và khả năng chịu áp lực cao trong môi trường kinh tế quốc tế. Đây chính là yếu tố thành công trong không chỉ trong hiện tại mà còn là nền móng của những thành công sắp tới của công ty.
Trong tình hình kinh tế, chính trị quốc tế có nhiều biến động như những năm 2017, 2018, 2019 vừa qua, mà doanh thu và lợi nhuận của công ty có những dấu hiệu không tốt, cán bộ công nhân viên công ty vẫn cố gắng hoàn thành chỉ tiêu, nhiệm vụ, hiệp lực để đưa công ty vượt qua cơn khủng hoảng để bước đầu có những kết quả tích cực. Thể hiện ở sự gia tăng về doanh thu cũng như lợi nhuận, điều này bước đầu khẳng định sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng, cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên công ty.
b) Xây dựng mối quan hệ thân thiết với các bên liên quan
Mở rộng các mối quan hệ của công ty với các bên đối tác ảnh hưởng quan trọng đến việc thu hút nhiều khách hàng. Nhờ việc chủ động tìm kiếm khách hàng cho nên hiện nay sản phẩm của công ty đã có mặt tại nhiều nơi trên thế giới như Đông Á, Nam Á, Trung Đông. Bên cạnh đó, mối quan hệ với các bên công ty vận tải, hải quan, cảng và hãng tàu vẫn không ngừng được thúc đẩy là cơ sở để công ty tiến hành các hoạt động giao nhận, xuất khẩu đá trang trí thuận lợi hơn. Mối quan hệ đó được xây dựng bằng chính uy tín lâu năm của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu.
c) Cải tiến liên tục quy trình thủ tục giao nhận
Khai thác sản xuất và xuất khẩu khoáng sản nói chung, xuất khẩu đá trang trí nói riêng hiện là một trong những hoạt động kinh doanh chủ chốt của công ty. Giao hàng xuất khẩu vừa phải phát triển thúc đẩy bản thân hoạt động này vừa phải là bàn đạp để xúc tiến các hoạt động khác của công ty. Vì vậy, việc nâng cao chất lượng của hoạt động giao hàng xuất khẩu của công ty luôn là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Tuy rằng Công ty TNHH Mirae Aircond.Plant Vina chưa hoạt động lâu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa nhưng hầu hết các khâu trong quy trình giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hầu hết đã đảm bảo thực hiện tốt. Từ khâu chuẩn bị chứng từ, thông báo, khai báo hải quan đến các khâu giao hàng và kiểm soát, giải quyết thanh toán sau giao hàng. Những vấn đề gặp phải trong mỗi khâu được các nhân viên công ty nhanh chóng khắc phục để hoàn thành kịp thời và chính xác trong cả quy trình giao hàng.
Tất cả các yếu tố đó đã tạo nên thành công như hiện nay cho công ty và tạo tiền đề cho những thành công trong những năm tiếp sau nữa.
3.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Thành công vừa qua của công ty đạt được là một tín hiệu đáng mừng. Tuy vậy, trong quy trình giao hàng đá trang trí xuất khẩu tại công ty vẫn còn tồn tại không ít khó khăn và tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quan trọng này.
Cụ thể:
a) Sai sót trong quá trình hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan
Một bộ chứng từ hàng hóa gồm rất nhiều loại giấy tờ như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận mã số kinh doanh, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa- vilas... Những giấy tờ này được kiểm tra kỹ lượng nhưng trong quá trình hoàn thiện bộ chứng từ sai sót là điều khó tránh khỏi. Việc sai sót có nhiều nguyên nhân gây nên có thể do nhân viên giao nhận sai sót, do yêu cầu khác nhau của bên nhập khẩu cũng như bên phía hãng tàu. Chẳng hạn như trong quá trình làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) thường có nhiều nhầm lẫn do CO có mẫu riêng của từng thị trường, việc không chú ý đến thị trường xuất khẩu trong hợp đồng sẽ khiến nhân viên chứng từ nhầm lẫn khi làm C/O. Hoặc một số trường hợp khác các chi tiết trong các giấy tờ nếu không kiểm tra kỹ gây sai sót như báo nhầm tên hãng tàu hoặc số hiệu tàu...
b) Tồn tại trong khâu giao hàng và vận chuyển hàng hóa
Trong quá trình đóng và giao hàng, nhân viên giao nhận của công ty trực tiếp kiểm soát đóng và giao hàng nhưng có thể xảy ra sai sót trong kiểm soát khi không chú ý và ghi nhận. Hoặc một sự cố có thể gặp đó là kiểm tra container rỗng, chỉ một bước kiểm tra và ký nhận công ty rỗng ở tình trạng tốt có thể giúp cho công ty tránh được nhiều rủi ro to lớn có thể gặp. Bởi container sau khi nhận về được đóng, kẹp chì và vận chuyển thì không có thêm khâu nào chứng nhận tình trạng của container nữa, cho nên nếu có vấn đề gì về hàng hóa thì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hay thậm chí gặp phải những rắc rối lớn về kiện tụng. Các hợp đồng xuất khẩu đá trang trí bằng đường biển của công ty chủ yếu thực hiện theo điều kiện FOB nhưng nếu phía các công ty nhập khẩu họ không mua bảo hiểm hàng hóa thì trường hợp có rủi ro họ sẽ cố tình tìm cách đẩy trách nhiệm cho phía doanh nghiệp xuất khẩu.
Điều này lại một lần nữa chú ý về khả năng kiểm soát về giao nhận hàng và vận chuyển nội địa của công ty.
Công tác chuẩn bị trước khi giao hàng lên tàu cũng gây nên sai sót, việc liên hệ trước của nhân viên giao nhận về ngày giờ tàu đến và ký nhận thông báo sẵn sàng cùng các hợp đồng xếp dỡ với cảng cần được thông báo và hoàn thiện trước.
Nhân viên giao nhận do sơ suất mà quên hoặc lỗi trong việc chuẩn bị này làm cho thời gian bị chậm lại hoặc sẽ túng túng hơn cho quá trình giao hàng.
Khi giao hàng lên tàu công việc chủ yếu do bên cảng thuê công nhân. Trong các trường hợp bốc dỡ lên tàu vấn đề sai sót nhất của nhân viên giao nhận là theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình xếp dỡ. Tuy nhiên không phải lúc nào tình hình cũng thuận lợi một số trường hợp nhân viên phụ trách giao hàng cho cảng và tàu chưa đủ khả năng đôn đốc, xử lý và điều chỉnh làm cho quá trình trở nên phức tạp.
Tiến độ giao hàng cho tàu thường bị chậm lại với nguyên nhân chủ yếu do hãng tàu khi nhận chuyên chở. Có nhiều lý do của việc chậm trễ này tuy nhiên nếu có tình trạng này xảy ra buộc phải chờ đợi khi có tàu đến.
c) Quá trình giám sát sau giao hàng chưa được quan tâm đúng mức
Giao hàng xong thường có tâm lý chủ quan trong nhân viên giao nhận hàng về việc giám sát. Thực tế những rắc rối phát sinh thường do tâm lý chủ quan của bản thân nhân viên và công ty. Chính vì thế khâu kiểm tra giám sát giao hàng thường bị coi nhẹ.
Ngược lại với việc giám sát sau giao hàng, việc giải quyết khiếu nại trong công ty lại thường rất tập trung. Khi có các khiếu nại từ phía công ty nhận hàng việc đầu tiên là nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra thông tin cung cấp bằng cách xác định nguồn gốc cung cấp thông tin hoặc bằng cách nhờ đại lý nước ngoài của công ty kiểm tra thông tin. Tiếp sau đó sẽ báo cho bên khách hàng hoặc bảo hiểm (nếu hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF) để chờ xử lý. Nhưng lúc này nhiều công việc phải làm khiến cho nhiều khi giải quyết bị rối. Bản thân người lãnh đạo cũng phải hiểu rõ các luật khi có các khiếu nại xảy ra để có các hành động đúng.
Công việc hoàn tất khi các bên không có gì khiếu nại và đã thanh toán các khoản phải trả cho các bên. Trong việc thanh toán hàng, hầu hết các đối tác và người chuyên chở yêu cầu thanh toán ngay trong khi đó các khách hàng phía nhập khẩu lại yêu cầu chờ đợi làm công nợ của công ty tăng lên và không đảm bảo được tiền trong công ty.