Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1.3. Một số mục tiêu hoàn thiện cõ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp
Chức năng và nhiệm vụ có mối liên kết gắn bó nhƣng lại có ý nghĩa khác hẳn nhau. Chức năng là khả năng thực hiện các công việc của một vị trí nào đó, chức năng thường là tự nhiên và được sinh ra để dành cho một vị trí nào đó. Còn nhiệm vụ là một danh sách công việc thường được giao cho một vị trí nào đó để hoàn thành. Danh sách công việc này có thể hoặc không phù hợp với chức năng của vị trí đó, nhưng thông thường sẽ được giao thông qua đặc điểm chức năng thì mới có thể hoàn thành một cách hoàn hảo nhất.
Mỗi vị trí sẽ có những chức năng khác nhau, tuy nhiên một vị trí cũng sẽ có thể đảm nhiệm nhiều chức năng. Đối với nhiệm vụ, một nhiệm vụ có thể đƣợc thực hiện bởi nhiều vị trí.
Chức năng đƣợc sinh ra một cách tự nhiên cùng với vị trí và có mục đích đánh giá vị trí đó sẽ làm đƣợc những gì. Nhiệm vụ có mục đích sinh ra để các vịtrí hoàn thành, đảm bảo làm tròn chức năng.
Nếu doanh nghiệp không có hệ thống văn bản quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ cho từng đơn vị, từng vịtrí thì các đơn vị sẽ vận hành công việc chồng chéo nhau, hơn nữa rất khó trong việc cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
1.3.2. Phân cấp phân quyền trong doanh nghiệp
Thực chất của việc phân cấp là phân chia quyền hành quản trị giữa quản trị viên cấp cao, quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở. Phân cấp quản trị có thể đƣợc thực hiện ở mức độ cao (rộng) hoặc mức độ thấp (hẹp) phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Nói cách khác, phân cấp là sự chuyển giao hay giao bớt một phần quyền quản lý của cấp trên cho cấp dưới quản lý
Trong doanh nghiệp thường có 3 cấp quản trị. Cấp cao, cấp trung gian và cấp đơn vị. Nhà quản trịở các cấp đều đƣợc giao một số nhiệm vụ, quyền hạn nhất định để quản trị trong phạm vi cấp của mình. Doanh nghiệp lớn có thể có nhiều cấp trung gian hơn.
Trong một tổ chức để cho sự hợp tác của các thành viên có hiệu quả thì sự phân cấp quản trị còn phụ thuộc vào giới hạn tầm quản trị. Do đó sự hạn chế về sốngười mà một người quản trị có thể giám sát hiệu quả ngay cả khi người đó thay đổi, theo từng hoàn cảnh, nên cần phải có các cấp trong tổ chức [14].
1.3.3. Phân công lao động hợp lý
Phân công lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo số lƣợng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó bố nhân sự cho từng công việc phù hợp với khả năng và sởtrường của người lao động [4].
Phân công lao động chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: cơ cấu sản xuất, loại hình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý, trình độ kỹ thuật... Do đó, khi phân công lao động phải chú ý các nhân tốtrên đểphân công lao động hợp lý.
Các hình thức phân công lao động trong doanh nghiệp là:
Phân công lao động theo công nghệ (theo ngành nghề)
Phân công lao động theo công nghệ là hình thức phân công dựa theo tính chất qui trình công nghệ để bố trí lao động sản xuất. Theo hình thức phân công này có các cách phân công chủ yếu sau đây:
+ Phân công dựa theo ngành nghề: Ví dụ: phân công bố trí vào các ngành: kế toán, kinh doanh, sản xuất…
+ Căn cứ vào các giai đoạn công nghệ chủ yếu để phân công: mua sắm, sản xuất, tiêu thụ
Phân công theo mức độ phức tạp công việc
Hình thức này căn cứ vào độ phức tạp công việc để bố trí nhân lực có ngành nghề tương ứng.
Ví dụ: trong sản xuất người ta dựa vào cấp bạc kĩ thuật để xác định mức độ phức tạp của công việc để bố trí lao động có cấp bậc tương ứng như công nhân bậc 1, bậc 2, bậc 3 …đến bậc 7
1.4. Một số nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
1.4.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp Chiến lƣợc của tổ chức
Chiến lƣợc của tổ chức Chiến lƣợc và cơ cấu của tổ chức là hai mặt không thể tách rời của hoạt động quản lý. Khi doanh nghiệp đề ra chiến lƣợc kinh doanh mới, sự khan hiếm về các nguồn lực sẽ tạo động lực cho sự thay đổi về cơ cấu tổ chức để tận dụng những nguồn lực sẵn có, phục vụ cho mục tiêu của tổ chức. Quá trình phát triển của cơ cấu tổ chức để đảm bảo tương thích với chiến lược kinh doanh thường trải qua các giai đoạn: xây dụng chiến lƣợc mới; phát sinh các vấn đề quản lý; cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn đƣợc đề xuất và triển khai; đạt đƣợc thành quả mong đợi. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, chiến lƣợc phát triển doanh nghiệp cũng ngày càng phức tạp, đòi hỏi hoàn thiện. Khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất theo hướng tập trung, chuyên môn hóa cao hay mở rộng sản xuất nhằm đạt mục tiêu. Mức độ chuyên môn hóa theo các lĩnh vực đòi hỏi cơ cấu tổ chức có sự phối hợp chặt chẽ với nhau hơn trên các lĩnh vực. Các doanh nghiệp theo chiến lƣợc đổi mới, tập trung vào các sản phẩm dịch vụ mới thường có một bộ máy phù hợp với chiến lƣợc đó. Bộ máy đòi hỏi sự linh hoạt, phân công lao động giữa các bộ phận nhằm tạo sự thích ứng với chiến lƣợc đổi mới của doanh nghiệp.
Ngƣợc lại, các doanh nghiệp theo chiến lƣợc cắt giảm chi phí, cần xây dựng một bộ máy với các liên kết chặt chẽ đúng quy định và mức độ tập trung quyền lực cao nhất.
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Bộ máy tổ chức phục thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với từng quy mô khác nhau, doanh nghiệp có sự áp dụng quy trình sản xuất kinh doanh cũng nhƣ bố trí nhân lực sao cho hợp lý, nhằm đảm bảo năng suất lao động. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy phải xây dựng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có quy mô càng lớn và phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp. Doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa cao hơn, tuy nhiên lại ít tập trung hơn các doanh nghiệp nhỏ. Do đó, nhà quản lý cần đƣa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho không phức tạp, cồng kềnh.
Công nghệ và tính chất công việc
Công nghệ và tính chất công việc Công nghệ và tính chất công việc trong một doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức cần sắp xếp nhân lực sao cho tăng cường khả năng thích nghi của doanh nghiệp trước những thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Tuy nhiên, trên thực tế cơ cấu tổ chức chƣa có những chuyển biến nhanh, chủ động nên thường đi sau công nghệ gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới. Các doanh nghiệp khi khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng các cán bộ quản lý cấp cao có trình độ học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng chú trọng đầu tƣ các dự án hướng vào việc duy trì và phát triển vị trí dẫn đầu của doanh nghiệp về mặt công nghệ. Cơ cấu tổ chức phù hợp hệ thống công nghệ và đảm bảo tính chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức và công nghệ.
Con người
Con người: Khi xem xét sự ảnh hưởng của yếu tốcon người đến cơ cấu tổ chức, cần tìm hiểu trên hai khía cạnh: quan điểm của nhà lãnh đạo và năng
lực của đội ngũ nhân viên. Quan điểm của lãnh đạo cấp cao có tác động đến cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình nhƣ tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹnăng cao thường hướng tới mô hình có quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận đƣợc chuyên môn hóa nhƣ tổ chức theo chức năng, vì các mô hình nhƣ vậy có sự phân định nhiệm vụrõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng. Ngoài ra trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Cũng cần xem xét tới các yếu tố lực cản của quá trình thay đổi. Đó chính là quan điểm của nhà quản lý và sự đón nhận của người lao động.
1.4.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp Môi trường pháp lý
Môi trường pháp lý: Môi trường pháp lý là được tạo lập bởi những cơ chế chính sách của Nhà nước và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định về bộ máy quản lý của các loại hình doanh nghiệp: - Công ty nhà nước có quy mô lớn: Cơ cấu tổ chức phải bảo gồm: Hội đồng quản trị; Ban kiểm soát, Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc. - Công ty trách nhiệm hữu hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy gồm Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Công ty và Kiểm soát viên, Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc - Công ty cổ phần, cơ cấu bộ máy bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm duyệt, Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc. - Các loại hình doanh nghiệp khác đƣợc quyền tự chủ trong việc quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy
Môi trường kinh doanh
-Môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh lại ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp theo hai mặt: tính phức tạp và tính ổn định của môi trường. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập
trung và 24 ổn định, doanh nghiệp thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc và thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu lực và hiệu quả cao. Ngƣợc lại tổ chức muốn thành công trong môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thì phải xây dựng cơ cấu tổ chức sinh học với các mối quan hệ hữu cơ, nhanh chóng thích ứng được với các điều kiện môi trường.
- Môi trường ngành: Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh và các lực lƣợng cạnh tranh trong ngành mà doanh nghiệp sẽ có cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp.