Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm có liên quan
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định [12].
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác đểđạt đƣợc mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tương quan về quyền lực trong tổ chức.
Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Từ đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp" [12].
- Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí:
Tính thống nhất
Một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là có hiệu quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân đóng góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. Mặt khác, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng phải thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức. Đối các các tổ chức nhà nước, nhiệm vụchính là đảm bảo
được hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực mà tổ chức này phụ trách. Khi đó, các bộ phận trực thuộc sẽ chỉ thực hiện những nhiệm vụphi thương mại, các nhiệm vụkinh doanh, thương mại sẽ phải được loại bỏ và chuyển cho các tổ chức sản xuất kinh doanh.
Tính tối ưu
+ Thứ nhất là tối ƣu về các bộ phận. Cơ cấu tổ chức đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết.
+ Thứ hai là giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số cấp quản lý nhỏ nhất, nhờ đó, cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đã đề ra của tổ chức.
Tính tin cậy
+ Thứ nhất, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin đƣợc sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. Cơ cấu chỉ có thể đảm bảo tiêu chí này nếu nó đƣợc thiết kế một các tối ƣu và nhân viên trong tổ chức là những người trung thành.
+ Thứ hai, tính tin cậy còn đƣợc thể hiện ở sự minh bạch các mối quan hệ. Các mối quan hệ tối ƣu đã đƣợc thiết kế cần đƣợc công khai bằng các công cụ tổ chức nhƣ sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn. Các thành viên tổ chức cần hiểu biết rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và họ cần phải hiểu về nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ cả các đồng nghiệp.
Tính linh hoạt
Đƣợc coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhƣ ngoài môi trường. Vận dụng các chi nhánh nhỏ, hay xây dựng các tổ, đội, nhóm sáng tạo cũng nhƣ tối ƣu hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ giúp cho tổ chức cải thiện tính thích nghi.
Tính hiệu quả
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. Cơ cấu chỉ có thể hiệu quả khi tối thiểu hóa số cấp quản lý,
thiết lập đƣợc các mối quan hệ hợp lý và không có sự chồng lấn các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận.
Tính pháp lý
Tính pháp lý của cơ cấu tổ chức là sự đảm bảo tuân thủ theo đúng các quyền và nghĩa vụ do Nhà nước quy định cho các tổ chức xã hội trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau nhƣ Hiến pháp, luật Doanh nghiệp, luật Lao động… Cơ cấu tổ chức đảm bảo hoạt động trong khung pháp lý của Nhà nước sẽ góp phần tạo thuận lợi cho tổ chức trong quá trình hoạt động, hạn chế những rủi ro pháp lý gây ảnh hưởng tới lợi ích của doanh nghiệp.
Các đặc trƣng cơ bản của cơ cấu tổ chức Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng.
Nhƣ vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễđào tạo để thực hiện.
Ƣu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện được kỹnăng lao động nhất định cho người lao động.
Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho người lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ…thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
Theo lời khuyên của các chuyên gia: nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo đƣợc những kĩ năng
cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ năng nhƣng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức đƣợc thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau. Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.
Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp [12].
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng nhƣ việc tiếp nhận và báo cáo thông tin (từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngƣợc lại.
Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: (1) nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lƣợng.
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận.
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang (có từ 1- 2 cấp quản lý) - Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên) - Cơ cấu mạng lưới (không có cấp quản lý)
Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (chế độ thủtrưởng).
Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến.
Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Nguồn: [12]
TP kế hoạch Trợ lý
Thi công Giám đốc
TP kĩ thuật TP tổ chức
Giám sát Cơ giới
Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như sau:
- Đối với những nhà tham mưu:
Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động.
Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức
Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình
Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu (đa dạng hóa các phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn).
Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận đƣợc ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.
Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là những người:
- Có quyền hạn tham mưu.
- Có quyền ra quyết định theo chếđộ ủy quyền và chếđộ phân quyền - Sựđại diện của họluôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt.
Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định.
Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn.
Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng đƣợc tăng cường tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung: tham gia, phân quyền và ủy quyền
- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tƣợng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý [12].
- Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức [12].
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt đƣợc sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận, phân hệ bên trong cũng nhƣ các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
- Công cụ hữu hình: kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ thuật - Công cụ vô hình: văn hóa (những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan điểm…), quan hệcá nhân…