Chương 2. THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC
2.2. Phân tích thực trạng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC
2.2.4. Các tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC
2.2.4.1. Hệ thống văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị Công ty IPC đã ban hành văn bản quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị. Các cá nhân trong Công ty đều nắm đƣợc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong doanh nghiệp. Điều này thể hiện khi đƣợc khảo sát “Đơn vị anh/chị đã có văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình” thì 100% người lao động đều nắm được hệ thống văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong Công ty IPC.
Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tài chính –
Kế toán
Phòng Kinh doanh
Phòng Kỹ thuật -
KCS Ban kiểm soát
Bảng 2.4. Khảo sát về hệ thống văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ Nội dung Sốlƣợng Tỷ lệ (%)
Có 90 100
Không 0 0
Nguồn: Tác giả khảo sát
Tuy nhiên, theo đánh giá của người lao động, vẫn còn một số cán bộ công nhân viên cho rằng hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ chức năng chƣa phù hợp với thực tế.
Đơn vị: %
Biểu đồ 2.1. Sự hợp lý của các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ Nguồn: Tác giả khảo sát Mặc dù có 84,44% người lao động được khảo sát cho rằng Công ty IPC đã có các văn bản quy định hợp lý chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trong doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn còn 15,56% cán bộcông nhân viên chƣa hài lòng về chức năng, nhiệm vụđƣợc ban hành.
2.2.4.2. Phân cấp, phân quyền trong Công ty
Đa số người lao động cho rằng việc phân cấp thẩm quyền giữa các cấp trong Công ty hiện nay đã cụ thể, rõ ràng, không chồng chéo (75,56%). Đây cũng là thành công của Công ty trong phân cấp, phân quyền quản lý. Tuy nhiên vẫn còn 22,22% cán bộ công nhân viên cho rằng phân cấp, phân quyền trong bộ máy quản lý còn chồng chéo, chƣa hợp lý. Đây là điểm mà lãnh đạo Công ty IPC cần chú ý để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý Công ty.
Đơn vị: %
Biểu đồ 2.2. Phân cấp thẩm quyền giữa các cấp trong Công ty hiện nay Nguồn: Tác giả khảo sát Chính vì đa sốngười lao động cho rằng phân cấp phân quyền trong Công ty là tương đối hợp lý nên khi được khảo sát về sốlượng lao động trong đơn vị, chủ yếu người lao động đều cho rằng căn cứ cho việc lựa chọn số lượng lao động trong đơn vị là do nhu cầu của đơn vị (88,88%) và chỉ có 5,56%
người lao động được khảo sát cho rằng số lượng lao động trong đơn vị phụ thuộc vào quan điểm của lãnh đạo.
Biểu đồ2.3: Căn cứ quyết định sốlƣợng lao động trong đơn vị
Nguồn: Tác giả khảo sát
Bên cạnh phân cấp, phân quyền thì để tạo ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bền vững, lãnh đaoh doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa tổ chức là chất keo vô hình gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất. Nhận thức đƣợc điều này, ngày 27/04/2012, Công ty đã công bố Bản Quy ƣớc văn hóa IPC quy định cụ thể các giá trị văn hóa của Công ty định hướng duy trì và phát triển trong thời gian tới. Công ty đã xác định đƣợc cụ thể những giá trị cốt lõi cốt lõi của văn hóa tổ chức, bao gồm: Phương châm, mục tiêu, triết lý hoạt động kinh doanh.
Những giá trị này không chỉ làm tôn chỉ xác định hướng đi cho tổ chức mà còn có ý nghĩa nhắc nhởngười lao động trong Công ty vềý nghĩa tồn tại và lý tưởng hoạt động của Công ty. Qua thời gian 03 năm thực hiện xây dựng văn hóa tổ chức, đã có nhiều thành tựu đạt đƣợc nhƣ việc xây dựng đầy đủ và đồng bộ hệ thống các giá trị văn hóa bao gồm giá trị vật thể và phi vật thể…
Tuy nhiên vẫn còn những tồn tại cần khắc phục trong tương lai như việc tổ chức triển khai, phổ biến văn hóa tổ chức hiện nay của công ty còn thiếu hiệu quả; quá trình chuyển biến của người lao động còn chậm; chưa tạo được động lực thay đổi cho tổ chức vào người lao động…
Điều này cũng được thể hiện qua việc hướng dẫn cấp dưới thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ lãnh đạo Công ty. Khi đƣợc hỏi: “Anh/chị luôn được những chỉ dẫn đầy đủ trong công việc từ cấp trên?” có 87,77 % người lao động chọn đáp án “Luôn đƣợc cấp trên chỉ dẫn đầy đủ trong công việc”
nhưng vẫn còn 13,23% người lao động không đưa ý kiến hoặc cho rằng chưa nhận đƣợc chỉ dẫn đầy đủ của cấp trên khi triển khai công việc. Điều này thể hiện mặc dù doanh nghiệp đã quan tâm tới việc chặt chẽ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, xây dựng văn hóa đồng hành phát triển tuy nhiên vẫn còn tồn tại khoảng cách giữa quản lý và nhân viên.
Biểu đồ: 2.4: Khảo sát về chỉ dẫn công việc cho nhân viên của lãnh đạo Công ty
Nguồn: Tác giả khảo sát Nhận xét chung Bên cạnh những công cụ nêu trên để kết nối bộ phận trong cơ cấu tổ chức, trên phương diện truyền thông nội bộ: Công ty cũng tổ chức các cuộc họp, giao ban, các buổi trao đổi thông tin... thường xuyên giữa các bộ phận và đơn vị; cán bộlãnh đạo cũng trực tiếp xuống các sân bay, kho bãi, công trình để chỉ đạo và giám sát hoạt động phối hợp… Nhìn chung, hoạt động phối hợp trong Công ty đƣợc diễn ra thuận lợi, quá trình trao đổi thông tin giữa các bộ phận đƣợc đảm bảo diễn ra thông suốt và nhanh chóng với nhiều kênh liên lạc có thể lựa chọn. Với các công cụ phối hợp nhƣ hiện tại, Công ty không cần phải tập trung xây dựng mới những công cụ khác để gắn kết mà cần tập trung cải thiện hiệu quả của các công cụ này.
2.2.4.3. Phân công lao động hợp lý
Phân công lao động hợp lý cũng là một trong các tiêu chí đánh giá hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Tại Công ty IPC, việc phân công lao động khá đƣợc chú trọng. Điều này thể hiện qua kết quả khảo sát. Khi đƣợc hỏi “Số lƣợng nhân sự tại đơn vị anh/chị phù hợp, đảm bảo hoàn thành tốt công việc?” có đến 91,11% người lao động trả lời “Đồng ý”. Chỉ có 7,78 % cho rằng số lƣợng nhân sự trong đơn vị là chƣa phù hợp. Điều này cho thấy
bố trí người lao động trong đơn vị của Công ty IPC là tương đối hợp lý, tuy nhiên vẫn cần điều chỉnh để hoàn thiện cơ cấu bộ máy.
Đơn vị: %
Biểu đồ 2.5. Bốtrí phân công lao động hợp lý