Chương 2. THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC
3.3 Một số giải pháp hỗ trợ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC
Sau khi xác định đực những giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện tại, Công ty cần tổ chức triển khai áp dụng những biện pháp này. Để các giải pháp đƣợc phát huy hiệu quả, đội ngũ cán bộ cần đồng bộ hệ thống các giải pháp hỗ trợ để tạo điều kiện thực hiện các giải pháp chính đã đề ra. Các nhiệm vụ chính bao gồm:
Một là: Tuyên truyền về chủtrương hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty, minh bạch các thông tin tới người lao động. Ban đầu các hoạt động tuyên
truyền này có thể bắt đầu bằng việc Công ty thông báo tới người lao động trong các phiên đối thoại với người lao động về phương hướng hoạt động mới của Công ty theo những thách thức và khó khăn mới. Xác định những mục tiêu, cụ thể mà Công ty cần đạt được và kêu gọi sự tham gia của người lao động. Hoạt động truyền thông có mục đích làm cho người lao động hiểu được kỳ vọng và lợi ích mà tham gia tích cực vào các giải pháp để hạn chế những trở ngại Công ty có thể gặp phải trong quá trình thay đổi.
Hai là: Dự báo những kháng cự có thể xảy ra trong tổ chức về mặt các nhân và tập thể để chuẩn bị phương án hạn chế những sự kháng cự này đồng thời xem xét, đánh giá các nguồn lực hiện tại của Công ty xem đã đủ để thực hiện sự thay đổi hay chƣa. Từ đó, Công ty có thể chủ động triển khai các giải pháp thay đổi vào thời gian thích hợp. Đối với nhóm nhân viên không tán thành , Công ty cần tìm hiểu lợi ích và những nhu cầu của họđể xem xét khả năng đáp ứng đồng thời nêu ra tính cấp thiết phải thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu, nêu ra những tác hại nếu không thực hiện giải pháp để giảm thiểu những nguyên nhân kháng cự thay đổi do sự tự mãn và trì trệ. Việc đƣa ra những số liệu và minh chứng là điều cần thiết trong giai đoạn này để thuyết phục, thúc đẩy người lao động thay đổi.
Ba là: Xấy dựng kế hoạch cụ thể triển khai các giải pháp thay đổi. Tại thời điểm hiện tại, Công ty đang có đủ những nguồn lực cần thiết để tiến hành các giải pháp nhƣ: nguồn động tài chính do hoạt động làm ăn có lãi trong những năm vừa qua, sự ủng hộ của ban lãnh đạo cấp cao, đội ngũ nhân sự trong Công ty có đủnăng lực để thực hiện các giải pháp.
Đánh giá kết quả triển khai các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo từng giao đoạn: Mục tiêu trong quá trình này của Công ty là thu thập những thông tin phản hồi về kết quả triển khai các giải pháp đánh giá. Trên thực tế việc đánh giá chính xác thành công của giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy rất khó khăn. Do đó, việc triển khai đánh giá cơ cấu tổ
chức nên tập trung đánh giá vào việc xem xét cơ cấu tổ chức mới liệu đã có đƣợc những đặc điểm của một cơ cấu tổ chứ tốt hay chƣa:
+ Về tính thống nhất: Xem xét quá trình hoạt động của cơ cấu tổ chức mới có đảm bảo các bộ phận đều hướng tới thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hay không, mục tiêu từng bộ phận có thống nhất với mục tiêu của tổ chức hay không.
+ Về tính tối ƣu: Xem xét các cơ cấu tổ chức mới đã đảm bảo thực hiện đƣợc đầy đủ các nhiệm vụ để hoàn thành chức năng của tổ chức hay không, có thừa hay thiếu chức năng nào không.
+ Về tính tin cậy: Xem xét các hoạt động truyền thống, phối hợp trong tổ chức có đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin trong tổ chức hay không.
+ Về tính linh hoạt: Xem xét khả năng thích ứng của bộ máy với các biến động của môi trường đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả trong môi trường biến động hay không.
+ Về tính hiệu quả: Xem xét khả năng thực hiện những mục tiêu của tổ chức với mức cho phí nhỏ nhất: liệu cơ cấu tổ chức có còn chức năng nào bị chồng lấn, số cấp quản trịđã tối thiểu hay chƣa.
Tiểu kết chương 3
Qua quá trình tìm hiểu thực tế, phân tích và đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Chương 2. Từ đó, làm sáng tỏ và đưa ra những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Trong chương 3, dựa trên cơ sở phân tích thực trạng hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thương mại Hàng hóa Quốc tế IPC, tác giảđã đề xuất một số giải pháp:
- Hoàn thiện cơ chế quản lý
- Thường xuyên đánh giá sự phù hợp của cơ cấu quản lí hiện tại với thực trạng Công ty và sự biến động của môi trường kinh doanh
- Nâng cao chất lƣợng nhân viên phụ trách nhân sự - Xây dựng và áp dụng văn hóa công ty
Tác giả mong rằng những giải pháp tác giả đề xuất sẽ góp phần giúp Công ty Cổ phần Thương mại Hàng hóa Quốc tế IPC hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý.