CHƯƠNG 01: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
2.2.1. Th ực trạng quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp được áp dụng tại
Các bước của quy trình cho vay được thể hiện qua sơ đồ tổng quát sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình cho vay tổng quát tại Sacombank Huế.
2.2.1.1. Tiếp cận, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn.
Ở bước này CVKH thực hiện công tác tìm kiếm và tiếp thị khách hàng, tiếp cận nhu cầu cấp tín dụng. Sau khi tiếp thị thành công, CVKH thực hiện các công việc sau:
hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ vay vốn theo quy định (Hồ sơ vay vốn bao
Bước Quy trình
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước 4
Bước 5
Bước 6
Tiếp cận, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn
Thẩm định
Phê duyệt
Hoàn chỉnh hồ sơ, phán quyết, giải ngân.
Quản lý và thu hồi nợ
Tất toán
Lưu hồ sơ
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài sản đảm bảo, hồ sơ tài chính), nhập thông tin khách hàng vào bảng theo dõi hồ sơ, đồng thời báo cáo lại Trưởng phòng kinh doanh về hồ sơ khách hàng mà mình đã tiếp nhận để theo dõi, hỗ trợ.
2.2.1.2. Quy trình thẩm định cho vay và phê duyệt cấp tín dụng.
a. Lưu đồ quy trình thực hiện.
QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT
Bước Trách nhiệm Quá trình Chứng từ, tài liệu
1 CVKH - Hồ sơ khách hàng.
2 CVKH
- Hồ sơ khách hàng.
- Tờ trình cấp tín dụng.
3 TP.KD
- Hồ sơ khách hàng.
- Tờ trình cấp tín dụng.
4
Hội đồng tín dụng Chi nhánh
- Hồ sơ khách hàng.
- Tờ trình cấp tín dụng.
- Biên bản phán quyết cấp tín dụng.
5
Tổ Thẩm định Khu vực/
Phòng Thẩm định Hội sở.
- Hồ sơ tín dung.
- Báo cáo tái thẩm định.
6 Cấp có thẩm quyền
- Hồ sơ tín dụng.
- Báo cáo tái thẩm định được duyệt.
- Biên bản phán quyết cấp tín dụng.
7 CVKH - Thông báo kết quả
cấp tín dụng.
Đánh giá sơ bộ, xác minh thực tế khách hàng
Phân tích, nhận xét, đề xuất
Kiểm soát, đề xuất
Phê duyệt/ Đề xuất
Tham mưu
Phê duyệt
Thông báo cho khách hàng
Khoản vay > 1,5 tỷ
Khoản vay =< 1,5 tỷ
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
b. Diễn giải quy trình.
Bước 1: Đánh giá sơ bộ, xác minh thực tế khách hàng.
Dựa vào bộ hồ sơ khách hàng hiện có, CVKH đánh giá sơ bộ về tính pháp lý, tình hình kinh doanh, tình hình tài chính, nguồn thu nhập, nhu cầu của khách hàng, tài sản đảm bảo, quá trình giao dịch của khách hàng tại Sacombank và các tổ chức tín dụng khác (nếu có) để chuẩn bị các nội dung cần làm việc với khách hàng cho phù hợp.
CVKH thu thập thông tin tín dụng (CIC) từ Ngân hàng Trung ương về khách hàng và những người có liên quan (nếu có) để xem khách hàng thực hiện nghĩa vụ tại các tổ chức tín dụng khác có tốt không? Khách hàng đã từng phát sinh nợ xấu hay chưa?
Xác minh thực tế khách hàng: CVKH thực hiện thẩm định các nội dụng sau:
Thẩm định tính pháp lý: kiểm tra sự phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của Sacombank về năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng thông qua quá trình trao đổi, gặp gỡ trực tiếp.
Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh: Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đưa ra có phù hợp theo quy định của pháp luật không?
Phương án có khả thi, mang lại hiệu quả kinh tế không? Trong khâu này, CVKH chủ yếu phân tích các khía cạnh sau:
- Quy mô hoạt động, tình hình văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, tình trạng máy móc thiết bị, cách thức, kinh nghiệm điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh, tình hình nhân viên,…
- Loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ sản xuất, kinh doanh của khách hàng, công năng sử dụng?
- Tình hình nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu cung cấp đầu vào; nhu cầu và thị trường đầu ra của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; phương thức mua, bán, thanh toán,…
của khách hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Thuận lợi, khó khăn, xu hướng phát triển ngành hàng, sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của khách hàng.
Tình hình tài chính của khách hàng: CVKH chú trọng xác minh, làm rõ các khoản mục tài sản, nguồn vốn chiếm tỷ trọng lớn, biến động bất thường có khả năng ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính; đánh giá nguyên nhân và biện pháp khắc phục trong kỳ kế hoạch của khách hàng.
Đánh giá nhu cầu cấp tín dụng của khách hàng: CVKH xác minh lại mục đích vay vốn và nhu cầu sử dụng vốn của khách hàng. Đồng thời cân đối khả năng tài chính của khách hàng tham gia vào phương án kinh doanh, khả năng tài trợ của Sacombank.
Thẩm định tài sản đảm bảo: Quá trình thẩm định tài sản đảm bảo được thực hiện nghiêm túc, CVKH đã trực tiếp xuống tận nơi kiểm tra, xem xét thực trạng tài sản đảm bảo.
- Kiểm tra, đối chiếu bản chính giấy tờ TSĐB, hiện trạng, giá trị TSĐB,…
- Nếu TSĐB của bên thứ ba: xét mối quan hệ giữa khách hàng và bên bảo lãnh, CVKH phải nói rõ nghĩa vụ và trách nhiệm bảo lãnh cho bên bảo lãnh biết, xác định năng lực tài chính của bên bảo lãnh.
Bước 2: Phân tích, nhận xét, đề xuất.
Trong khâu này, CVKH thực hiện các công việc cụ thể như sau:
- Kiểm tra, rà soát và thu thập đầy đủ chứng từ pháp lý, tình hình hoạt động, tài chính, phương án SXKD, nguồn thu nhập, tài sản đảm bảo của khách hàng.
- Tham khảo thông tin về sản phẩm, thị trường, dự báo thị trường về sản phẩm kinh doanh của khách hàng và các đơn vị cạnh tranh với khách hàng.
- Đánh giá tình hình quan hệ, dư nợ, TSĐB của khách hàng tại các TCTD khác và Sacombank (nếu có).
- Chấm điểm tín dụng tự động.
- Lập tờ trình cấp tín dụng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Đưa ra ý kiến đề xuất cụ thể, rõ ràng: hình thức cho vay, số tiền, thời hạn, phân kỳ trả nợ, lãi suất,….
Bước 3: Kiểm soát, đề xuất.
Trưởng phòng kinh doanh xem xét tờ trình cấp tín dụng của CVKH. Trên cơ sở đó, TP.KD nêu rõ ý kiến đề xuất (trình thuận duyệt/không thuận duyệt) lên HĐTD Chi nhánh.
Trường hợp hồ sơ tín dụng phát sinh tại Phòng giao dịch nhưng vượt mức phê duyệt của Trưởng PGD (do Giám đốc Chi nhánh ủy nhiệm) trình về Chi nhánh thì phải có ý kiến đề xuất trực tiếp của TP.KD trên tờ trình cấp tín dụng (không phải thực hiện bước thẩm định của CVKH tại phòng này) trước khi chuyển trình lên cấp phán quyết phê duyệt (Hội đồng tín dụng Chi nhánh).
Bước 4: Phê duyệt/đề xuất
Hội đồng tín dụng Chi nhánh được phân quyền phê duyệt, phán quyết cấp tín dụng theo phân quyền của Tổng Giám đốc. Là cơ quan có thẩm quyền phán quyết cấp tín dụng cao nhất tại Chi nhánh, các thành viên bao gồm: Giám đốc Chi nhánh (chủ tịch Hội đồng), Phó Giám đốc Chi nhánh (thành viên), Trưởng phòng Kiểm soát rủi ro (thành viên) và CVKH phụ trách hồ sơ của khách hàng (thư ký).
Căn cứ vào tờ trình cấp tín dụng đã được TP.KD duyệt, HĐTD Chi nhánh họp để xem xét và ra phán quyết cấp tín dụng theo cơ chế làm việc của HĐTD Chi nhánh:
- Thư ký chuẩn bị cuộc họp, cung cấp tài liệu cần thiết, trình bày báo cáo thẩm định và ý kiến đề xuất.
- Trưởng phòng Kiểm soát rủi ro trình bày ý kiến tham mưu.
- Các thành viên Hội đồng tín dụng yêu cầu giải trình, đưa ra ý kiến biểu quyết từ chối hoặc đồng ý cấp tín dụng, thông qua phương thức tham dự cuộc họp, điện thoại trực tiếp (họp từ xa) hoặc ý kiến bằng văn bản.
- Thư ký lập Biên bản phán quyết cấp tín dụng, đọc lại và trình các thành viên Hội đồng tín dụng Chi nhánh tham dự cuộc họp ký tên.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Trường hợp mức cấp tín dụng thuộc thẩm quyền của HĐTD chi nhánh (từ 1,5 tỷ VNĐ trở xuống) thì sau khi ra quyết định phán quyết, chuyển sang thực hiện bước 7.
Trường hợp mức phán quyết vượt thẩm quyền của HĐTD Chi nhánh (khoản vay trên 1,5 tỷ VNĐ): Sau khi có biên bản phán quyết của HĐTD, Chủ tịch Hội đồng thay mặt cho Hội đồng trình chuyển hồ sơ cấp tín dụng về Văn phòng Khu vực để tiến hành tái thẩm định.
Bước 5: Tham mưu.
Đối với hồ sơ tín dụng thuộc quyền phán quyết của Văn phòng Khu vực, sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Hội đồng tín dụng Chi nhánh trình lên, toàn bộ hồ sơ tín dụng được chuyển qua Tổ thẩm định Khu vực để thực hiện công tác tái thẩm định trước khi trình Giám đốc Khu vực phê duyệt.
Trong quá trình tái thẩm định, nếu CV.TĐ nhận thấy HSTD chưa hoàn chỉnh, cần bổ sung thông tin thì đề nghị Chi nhánh bổ sung các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác tái thẩm và lập báo cáo tái thẩm định.
Bước 6: Phê duyệt.
Giám đốc Khu vực xem xét và ra phán quyết cấp tín dụng trong thẩm quyền vào Báo cáo tái thẩm định đã được Tổ Thẩm định Khu vực có ý kiến tham mưu.
Bước 7: Thông báo cho khách hàng.
Sau khi có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền, CVKH lập thông báo trình BGĐ Chi nhánh ký phát hành thông báo về việc cấp phát tín dụng cho khách hàng.
2.2.1.3. Hoàn chỉnh hồ sơ, phán quyết, giải ngân.
a. Lưu đồ quy trình thực hiện.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 2.4. Quy trình hoàn chỉnh hồ sơ, phán quyết, giải ngân.
QUY TRÌNH HOÀN CHỈNH HỒ SƠ, PHÁN QUYẾT, GIẢI NGÂN
Bước Trách nhiệm Quá trình Chứng từ
1 Kiểm soát viên
tín dụng - Hợp đồng tín dụng.
- Hợp đồng bảo đảm tiền vay.
2
Trưởng phòng Kiểm soát rủi ro
- Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay đã được kiểm soát
3 Giám đốc Chi nhánh
- Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay đã được ký.
4 CVKH
- HĐTD đã được KH ký.
- HĐ bảo đảm tiền vay đã được công chứng.
- Đơn đăng ký giao dịch đảm bảo được xác nhận
5 Bộ phận quản lý tín dụng
- Hồ sơ TSĐB bản chính.
- Biên bản giao nhận TSĐB.
- Giấy nhận nợ đã được khách hàng ký và đóng dấu.
6 Giám đốc Chi nhánh
- Giấy nhận nợ hoàn chỉnh có phê duyệt của Giám đốc chi nhánh
7
- GDV - Nhân viên KSTD - Thủ quỹ
- Phiếu giải ngân, phiếu nhập ngoại bảng đã được GĐCN ký.
- Biên bản giao nhận hồ sơ và TSĐB có chữ ký các bên.
Lập hợp đồng
Kiểm soát hợp đồng
Ký hợp đồng
Công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo.
Nhận hồ sơ TSĐB, lập chứng từ giải ngân.
Duyệt
Giải ngân
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
b. Diễn giải quy trình.
Bước 1: Lập hợp đồng.
Kiểm soát viên tín dụng kiểm soát lại hồ sơ tín dụng và bút phê của các cấp phê duyệt, lập hợp đồng bảo đảm tiền vay, hợp đồng tín dụng sau khi Giao dịch viên mở số hợp đồng bảo đảm tiền vay, hợp đồng tín dụng trên hệ thống T24.
Bước 2: Kiểm soát hợp đồng.
Trưởng phòng Kiểm soát rủi ro kiểm soát các hợp đồng bảo đảm tiền vay, hợp đồng tín dụng trước khi trình Giám đốc Chi nhánh ký hợp đồng.
Bước 3: Ký hợp đồng.
Kiểm soát viên tín dụng trình GĐCN ký các hợp đồng bảo đảm tiền vay, hợp đồng tín dụng sau khi đã có các chữ ký nháy của CVKH phụ trách hồ sơ và TP.KD. Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản do khách hàng giữ, một bản do Sacombank Huế giữ.
Bước 4: Công chứng hợp đồng bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm.
CVKH lên lịch hẹn với khách hàng ngày công chứng.
Tiến hành công chứng hợp đồng bảo đảm tiền vay tại cơ quan công chứng, đồng thời cho khách hàng ký hợp đồng tín dụng.
Sau đó, CVKH thực hiện việc đăng ký hồ sơ giao dịch bảo đảm. Nhận giấy chứng nhận đăng ký giao dịch bảo đảm và toàn bộ hồ sơ tín dụng (bản chính) đã xác nhận từ cơ quan đăng ký.
Bước 5: Nhận hồ sơ tài sản đảm bảo, lập chứng từ giải ngân.
Kiểm soát viên tín dụng tiếp nhận hồ sơ bản chính liên quan đến TSĐB từ CVKH (thực hiện theo Quyết định số 46/2008/QĐ-HĐQT ngày 16/01/2008 về việc ban hành quy trình quản lý hồ sơ tài sản đảm bảo). Kiểm soát viên tín dụng tiếp nhận từ khách hàng các chứng từ bổ sung trước khi giải ngân và giấy chứng nhận/ Hợp đồng bảo hiểm đối với trường hợp TSĐB cần mua bảo hiểm).
Kiểm soát viên tín dụng thực hiện triển khai phán quyết, lập chứng từ giải ngân.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Bước 6: Duyệt.
Sau khi hoàn tất chứng từ, Kiểm soát viên tín dụng chuyển hồ sơ giải ngân sang Giao dịch viên (gồm giấy nhận nợ và hồ sơ TSĐB). Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ Kiểm soát viên tín dụng và thực hiện:
- Nhập ngoại bảng TSĐB.
- Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt: Lập phiếu giải ngân đồng thời cho khách hàng ký tên, đóng dấu đầy đủ vào phiếu giải ngân.
- Trường hợp giải ngân bằng chuyển khoản: Lập phiếu chuyển khoản.
Sau đó, Giao dịch viên chuyển hồ sơ giải ngân cho trưởng phòng Kiểm soát rủi ro kiểm soát để trình GĐCN ký duyệt.
Bước 7: Giải ngân, lưu hồ sơ tín dụng.
Giao dịch viên chuyển hồ sơ giải ngân cho bộ phận quỹ để tiến hành giải ngân cho khách hàng (nếu giải ngân bằng tiền mặt) hoặc duyệt các bút toán chuyển khoản (nếu giải ngân bằng chuyển khoản); đồng thời tiến hành giao nhận hồ sơ TSĐB với nhân viên quản lý hồ sơ TSĐB.
Đối với trường hợp hồ sơ tín dụng theo hạn mức: Khi khách hàng yêu cầu giải ngân, CVKH hướng dẫn khách hàng điền thông tin vào giấy nhận nợ, bổ sung chứng từ sử dụng vốn và chuyển chứng từ của khách hàng cho Kiểm soát viên tín dụng. Kiểm soát viên tín dụng lập chứng từ giải ngân (bao gồm giấy nhận nợ) và kiểm soát hạn mức tín dụng, kiểm soát TSĐB của khách hàng, kiểm soát mức dư nợ, kiểm soát tính pháp lý của chứng từ, đối chiếu chứng từ sử dụng vốn với phương án vay vốn. Sau đó chuyển hồ sơ giải ngân sang Giao dịch viên thực hiện giải ngân cho khách hàng theo bước 6 và 7 của quy trình này. Trường hợp có nhận bổ sung TSĐB thì phải kiểm tra và giao nhận theo đúng quy định hiện hành.
2.2.1.4. Quản lý và thu hồi nợ.
Sau 2 tuần kể từ khi giải ngân cho khách hàng, CVKH tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay xem khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích, đúng như các
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
cam kết trong hợp đồng tín dụng không. Sau đó định kỳ 6 tháng/lần mới tiếp tục kiểm tra và đồng thời kiểm tra hiện trạng TSĐB. CVKH phải đánh giá lại giá trị của TSĐB theo thực trạng và giá thực tế trên thị trường, đánh giá xu hướng tăng/giảm giá trị TSĐB trong thời gian tới, kiểm tra sự thanh khoản của tài sản và có sự thay đổi về chủ sở hữu hay không?...
Sau khi cho vay, CVKH kiểm tra định kỳ tiến độ thực hiện kế hoạch được nêu trong hồ sơ, kiểm tra việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng và đôn đốc việc trả gốc, lãi. Tại Sacombank Huế, chính sách phân loại nợ trên được thực hiện tự động hóa một cách minh bạch trên phần mềm T24 toàn hệ thống khiến cho nợ quá hạn các nhóm tự động phát sinh trên hồ sơ quản lý món vay giúp cho CVKH kịp thời nhắc nhở khách hàng thực hiện nghĩa vụ trả nợ.
Kết thúc mỗi lần kiểm tra, CVKH tiến hành lập biên bản kiểm tra sau cho vay kiêm phân loại nợ định tính. Trong quá trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất khi CVKH hay TP.KD phát hiện khách hàng có dấu hiệu rủi ro như: tần suất giao dịch rút vốn tăng nhanh, các chỉ số tài chính dưới mức trung bình ngành,… thì CVKH trình lên Giám đốc/ Phó Giám đốc và đề xuất các biện pháp giải quyết hợp lý.
Khi đến hạn trả nợ nếu bên vay không trả đúng hạn do nguyên nhân khách quan, nếu có giải trình để xin gia hạn nợ thì căn cứ vào tình hình, GĐCN sẽ xem xét cho gia hạn. Nếu bên vay không được cho gia hạn thì chuyển sang nợ quá hạn và phải chịu lãi suất nợ quá hạn theo quy định.
Trong trường hợp khách hàng có dấu hiệu không trả được nợ hoặc không trả nợ đúng hạn thì thực hiện cơ cấu lại thời hạn trả nợ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế