CHƯƠNG 01: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
2.2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
2.2.2.1. Các y ếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín Chi nhánh Thừa Thiên Huế
a. Môi trường kiểm soát.
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Trong môi trường làm việc của Sacombank Huế, tính chính trực và giá trị đạo đức luôn được đặt lên hàng đầu nên các nhà quản lý đã xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị đến với mỗi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Theo quan sát thực tế cho thấy, các nhân viên luôn tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp trong công việc cũng như trong các quan hệ với công chúng. Giám đốc, lãnh đạo phòng kinh doanh tại Sacombank Huế luôn tạo không khí làm việc thân thiện, cởi mở với các nhân viên.
Đảm bảo về năng lực:
Quy trình tuyển dụng của Sacombank rất chặt chẽ và hiệu quả, do đó đội ngũ cán bộ, nhân viên của ngân hàng đều là những người có năng lực, chuyên môn cao.
Sacombank Huế nói chung và phòng Kinh doanh nói riêng tự hào có đội ngũ nhân viên có trình độ, thân thiện với khách hàng và có trách nhiệm đối với công việc. Hàng năm, các CVKH được tham gia các khóa đào tạo trong và ngoài ngân hàng để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Công tác quản lý và điều hành:
Thông qua tiếp xúc với các CVKH và quan sát thực tế cho thấy những khó khăn trong quá trình cho vay đều được lãnh đạo phòng Kinh doanh lắng nghe và giải quyết.
Những vấn đề gì cần được giải quyết ngay tại phòng sẽ do trưởng phòng, phó phòng
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
thực hiện. Nếu vượt quá giới hạn sẽ được trình lên cấp cao hơn giải quyết trong thời gian nhanh nhất.
Đối với những văn bản cần phổ biến sẽ có những cuộc họp giao ban hàng tuần, tổng kết mọi công việc đã làm được, chưa làm được và đang thực hiện. Các trưởng, phó phòng sẽ phổ biến lại cho nhân viên trong phòng cùng văn bản hướng dẫn thực hiện.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của Sacombank Huế đã được giới thiệu ở mục 2.1.4.1. Đây là một cơ cấu hợp lý, phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, thiết kế các phòng ban phù hợp với quy mô và đặc thù của ngân hàng.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Sacombank Huế là một trong những ngân hàng có quy mô tương đối lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Các bộ phận, phòng ban trong ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi thành viên đảm nhận một khâu trong quy trình hoạt động xuyên suốt ấy. Nên mỗi thành viên cần phải biết và hiểu rõ công việc của mình để không làm gián đoạn công việc của ngân hàng. Chính vì vậy, Sacombank Huế luôn cụ thể hóa những nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên và mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau bằng văn bản cụ thể, lưu hành nội bộ.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự của Sacombank Huế ưu tiên đề bạt những nhân viên có năng lực, có lòng nhiệt huyết và có thành tích tốt trong công việc lên các cấp quản lý.
Đây là điều đáng khích lệ cho những nhân viên tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết, có ý chí vươn lên và tự khẳng định mình.
Đối với nhân viên tân tuyển, Sacombank Huế tạo điều kiện cho các nhân viên này được tiếp thu kiến thức thực tế thông qua việc học hỏi kinh nghiệm của các nhân viên đi trước. Cuối mỗi năm, tất cả nhân viên đều được đánh giá thành tích công việc.
Những mục tiêu phát triển nghề nghiệp mà nhân viên đã đăng ký từ đầu năm được
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
những điểm nổi bật. Nhân viên sẽ cải thiện các điểm yếu thông qua nhiều hình thức đào tạo. Ngoài ra, Sacombank Huế còn đầu tư rất nhiều trong việc tìm kiếm các ứng viên giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, có tư chất lãnh đạo để đào tạo đội ngũ kế thừa.
b. Đánh giá rủi ro.
Việc đánh giá rủi ro sẽ được căn cứ vào quy định của NHNN kết hợp với kinh nghiệm của các CVKH. Hàng tháng, trưởng phòng Kinh doanh phân công cho một bộ phận trong phòng Kinh doanh thực hiện. Bộ phận này sẽ thực hiện trích lập dự phòng rủi ro sau khi tổng hợp việc trích lập dự phòng từ tất cả các CVKH khác.
Đồng thời để giảm thiểu rủi ro thì công tác kiểm soát nội bộ cũng được thực hiện định kỳ và nghiêm túc. Bên cạnh đó, nhằm góp phần hạn chế rủi ro thì công tác pháp lý chứng từ đối với các giao dịch với khách hàng được thực hiện cẩn trọng, tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đối tác và ngân hàng. Thêm vào đó, Sacombank Huế cũng áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại nhằm quản lý tốt hơn các hoạt động diễn ra trong ngân hàng và giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.
c. Hoạt động kiểm soát.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Tại Sacombank Huế không cho phép một nhân viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mỗi cán bộ, nhân viên chỉ thực hiện một giai đoạn nào đó trong một quy trình nghiệp vụ để kiểm soát lẫn nhau. Trong mỗi bộ phận đều tách bạch giữa các chức năng kho quỹ, bảo quản tài sản với chức năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:
Phòng Kinh doanh của Sacombank Huế kiểm soát rất chặt chẽ và an toàn hệ thống chứng từ và sổ sách. Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng và được lập ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Các nghiệp vụ đều được phê chuẩn bởi nhà quản lý trong phạm vi giới hạn cho phép. Cấp trên ban hành các chính sách phê chuẩn chung cho toàn ngân hàng, cho từng chi nhánh (Ví dụ: Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT ngày 12/12/2012 của Hội đồng quản trị v/v ban hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng). Đối với nghiệp vụ không thường xuyên hay thường xuyên nhưng vượt mức giới hạn cho phép thì phải được phê chuẩn cụ thể bởi một cấp cao hơn.
Kiểm soát vật chất:
Các loại sổ sách, tài sản, con dấu tại ngân hàng Sacombank Huế đều được kiểm soát một cách chặt chẽ và an toàn bằng cách sử dụng tủ sắt có khóa. Tủ sắt được kiểm soát một cách rất nghiêm ngặt và ủy quyền cho thủ quỹ nắm giữ một chìa khóa, một chìa để Chi nhánh nắm giữ và một chìa gửi ở Kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế. Tài sản trong tủ luôn được kiểm kê trước và sau ngày làm việc. Tiền mặt, giấy tờ có giá, con dấu là những tài sản ngân hàng nắm giữ rất nhiều nên hoạt động kiểm soát vật chất được quy định rất rõ ràng, cụ thể và được thực hiện rất nghiêm túc để tránh tình trạng thất thoát.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Sacombank Huế thành lập riêng Ban kiểm tra – Kiểm soát nội bộ (thuộc phòng Kiểm soát rủi ro) độc lập hoàn toàn với các bộ phận, phòng ban khác. Nhiệm vụ của ban là kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc Sacombank Huế về sự tuân thủ pháp luật, các quy định pháp lý của ngành ngân hàng và các quy chế, thể lệ, quy trình nghiệp vụ của Sacombank Huế. Qua đó, Ban Kiểm tra – kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng điều hành và hoạt động của từng đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo cũng như đề xuất khắc phục yếu kém, đề phòng rủi ro (nếu có).
Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:
Định kỳ mỗi tháng, quý, phòng Kinh doanh tại Sacombank Huế đều lập báo cáo tình hình hoạt động với những số liệu thực tế để so sánh với số liệu kế hoạch. Qua đó, đánh giá hoạt động tín dụng có hữu hiệu và hiệu quả không. Từ đó tìm ra những nguyên nhân bất thường để kịp thời khắc phục hay thay đổi chiến lược, kế hoạch cho phù hợp.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
d. Thông tin và truyền thông.
Sacombank nói chung và Sacombank Huế nói riêng là ngân hàng thực hiện giao dịch “một cửa”. Phần mềm giao dịch cốt lõi (phần mềm T24) đã được liên tục cải tiến, bổ sung nhiều tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi thường xuyên của nghiệp vụ ngân hàng.
Cùng với đó, công tác bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cũng đã được đảm bảo, mỗi CVKH đều có một tài khoản và mật khẩu riêng trên hệ thống T24 và chỉ có nhân viên, những người có phận sự mới được truy cập thông tin, sử dụng các thông tin đúng mục đích.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm ứng dụng cũng được nhân viên công nghệ thông tin của Sacombank thường xuyên cập nhật, thay đổi để phù hợp với công tác quản lý.
Hiện nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi từ khâu quản lý đến khâu giao dịch, chăm sóc khách hàng. Toàn bộ Chi nhánh, các phòng Giao dịch, trụ sở của Sacombank Huế đều có kết nối mạng nội bộ với Phòng điện toán. Hệ thống mạng nội bộ là đường truyền chuyên dụng, riêng biệt. Để kết nối với bên ngoài và phục vụ hoạt động kinh doanh, ngân hàng đã thuê riêng kết nối Internet với dung lượng lớn từ nhiều nhà cung cấp khách nhau như VNPT, FPT, Viettel,… Ngân hàng cũng đã đăng ký đầy đủ các tên miền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, ngân hàng còn thiết kế hệ thống e-mail, website nội bộ phục vụ cho việc truyền thông các quy định, chỉ dẫn từ Hội sở hay Văn phòng Khu vực xuống Chi nhánh.
e. Giám sát.
CVKH Sacombank Huế thường xuyên tiếp nhận các ý kiến đóng góp trực tiếp thông qua e-mail hoặc điện thoại từ phía khách hàng nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ. Cùng với đó ngân hàng cũng thực hiện các biện pháp giám sát thường xuyên để phát hiện các biến động bất thường và có hướng giải quyết nhanh chóng, hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đặc biệt, Ban Kiểm tra – Kiểm soát nội bộ luôn hoạt động độc lập, tách biệt với các phòng ban khác và có quyền hạn khá rộng là được kiểm tra các hồ sơ, chứng từ và bất cứ tài liệu nào liên quan đến nội bộ ngân hàng khi thực hiện kiểm tra thực tế. Định kỳ, phòng Kiểm soát rủi ro thường thực hiện các cuộc kiểm tra đối với toàn Chi nhánh, phòng giao dịch để xem xét việc thực hiện các quy định, hướng dẫn; đánh giá kết quả hoạt động; phân tích những thuận lợi, khó khăn trong công tác để từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực góp phần thúc đẩy ngân hàng phát triển tốt hơn.