CHƯƠNG 01: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
2.2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
2.2.2.2. Th ực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh
Kiểm soát quy trình cho vay là một khâu rất quan trọng. Kiểm soát viên thường là trưởng phòng Kinh doanh, trưởng phòng Kiểm soát rủi ro. Kiểm soát viên được quyền phê duyệt theo sự ủy quyền của Giám đốc, thực hiện kiểm soát thông qua việc kiểm tra trên hồ sơ chứng từ, đối chiếu giữa hồ sơ trên giấy tờ với hồ sơ khai báo trên máy vi tính, thực hiện phê duyệt trên hồ sơ giấy và đặt lệnh phê duyệt trên hệ thống máy tính. Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay được thực hiện từ khi CVKH nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng đến khi thanh lý hợp đồng tín dụng.
Quy trình kiểm soát cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Sacombank Huế có thể chia làm 3 giai đoạn: Kiểm soát trước khi giải ngân, kiểm soát trong khi giải ngân và kiểm soát sau khi giải ngân.
a. Hoạt động kiểm soát trước khi giải ngân.
a.1. Một số quy định của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín Chi nhánh Thừa Thiên Huế trong quá trình kiểm soát trước khi giải ngân.
a.1.1. Một số quy định về thẩm định tình hình tài chính của khách hàng.
Quy định về hệ thống chấm điểm tín dụng và xếp hạng khách hàng. (Ban hành theo Quyết định số 303/2005/QĐ-HĐQT và các văn bản sửa đổi, bổ sung khác):
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khách hàng là doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện được xếp hạng theo hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ của Sacombank, sau khi xác định ngành nghề quy mô, Sacombank sẽ thực hiện chấm điểm các chỉ tiêu tài chính, phi tài chính để xếp hạng khách hàng. Sau khi chấm điểm tín dụng, Chi nhánh tiến hành xếp hạng khách hàng.
Trong quá trình xem xét cho vay, những người có trách nhiệm xác minh, thẩm định và phán quyết cho vay phải xem kết quả chấm điểm tín dụng và xếp hạng khách hàng như là căn cứ quan trọng để quyết định tín dụng
Bảng kết quả chấm điểm và xếp hạng khách hàng sau khi được CVKH đánh giá phải được xác nhận của Trưởng phòng Kinh doanh và phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh mới có giá trị và được lưu giữ vào hồ sơ tín dụng làm cơ sở cho việc cấp hoặc từ chối cấp phát tín dụng.
Căn cứ vào tổng số điểm đạt được, khách hàng sẽ được ngân hàng xếp thành 10 mức xếp hạng để áp dụng chính sách cụ thể theo từng hạng khách hàng. (Phụ lục 01) a.1.2.Quy định về tài sản đảm bảo và định giá tài sản đảm bảo.
Quy định về các loại tài sản được Sacombank chấp nhận làm tài sản đảm bảo cho khoản cấp tín dụng (Phụ lục 02)
Quy định về định giá tài sản đảm bảo:
Theo Quyết định số 1740/2013/QĐ-QLTD về việc ban hành Quy định về định giá và quản lý tài sản đảm bảo, giá trị TSĐB là giá trị do các Đơn vị thẩm định giá thuộc Sacombank định giá. Trường hợp TSĐB có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên hoặc có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên đối với khoản nợ của khách hàng là người có liên quan với Sacombank hoặc là các đối tượng bị hạn chế cấp tín dụng theo quy định tại Điều 127 Luật các tổ chức tín dụng, TSĐB phải được đơn vị thẩm định giá độc lập định giá theo quy định của pháp luật và giá trị TSĐB là giá trị do các Đơn vị thẩm định giá thuộc Sacombank định giá, tối đa không vượt quá giá trị do Đơn vị thẩm định giá độc lập định giá.
Chi nhánh thực hiện thẩm định giá TSĐB theo phân quyền tương ứng với từng loại TSĐB như sau:
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- TSĐB là bất động sản: Chi nhánh được phép tự định giá đối với bất động sản tọa lạc trong địa bàn hoạt động của mình trong các trường hợp sau:
+ Tổng mức cấp tín dụng đối với 01 khách hàng thuộc mức phán quyết cấp tín dụng của Hội đồng tín dụng Chi nhánh.
+ Tổng mức cấp tín dụng trên 01 khách hàng vượt mức phán quyết cấp tín dụng của Hội đồng tín dụng chi nhánh nhưng giá trị 01 bất động sản tối đa đến 10 tỷ đồng.
+ Bất động sản là công trình xây dựng trên đất hình thành từ vốn vay. (TSĐB hình thành trong tương lai).
- TSĐB là phương tiện vận chuyển, máy móc thiết bị, hàng hóa:
+ Chi nhánh được tự định giá đối với PTVC, MMTB không có tính chuyên dụng với trị giá mỗi PTVC, MMTB tối đa 20 tỷ đồng.
+ Trường hợp PTVC, MMTB nằm ngoài quy định trên, Chi nhánh thực hiện định giá tài sản trên cơ sở tham khảo chứng thư thẩm định giá của tổ chức có chức năng thẩm định giá theo quy định của pháp luật.
- TSĐB khác: Chi nhánh tự định giá.
a.1.3. Quy chế phán quyết cấp tín dụng:
Theo Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT về việc ban hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng, để hạn chế rủi ro, sai sót và tiêu cực trong quá trình xem xét, thẩm định và ra quyết định cấp tín dụng, hoạt động cấp tín dụng dược thực hiện theo một số nguyên tắc sau:
- Các cấp điều hành được ủy quyền ra quyết định cấp tín dụng trong hạn mức cụ thể. Các khoản cấp tín dụng vượt quyền quyết định của từng cấp được chuyển về cấp cao hơn xem xét, thẩm định lại trước khi ra quyết định cấp tín dụng nhằm bảo đảm tính an toàn vốn khi cấp tín dụng.
- Đối với các hồ sơ vượt quá thẩm quyền ra quyết định, các đơn vị trực thuộc Sacombank phải trình xin ý kiến chấp thuận của cấp có thẩm quyền cao hơn trước khi ấp tín dụng. Hội đồng tín dụng Chi nhánh và những người xác minh, thẩm định phải
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
chịu trách nhiệm chính về các ý kiến đề xuất trong tờ trình cấp tín dụng vượt hạn mức, đồng thời phải thực hiện đầy đủ các ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền trước khi cấp tín dụng.
a.2. Các hoạt động kiểm soát nội bộ chủ yếu trước khi thực hiện giải ngân.
Công việc
Đối tượng
thực hiện
Đối tượng
kiểm duyệt
Rủi ro Kiểm soát
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng
CVKH CVKH, TP.KD
Khách hàng cung cấp giấy tờ còn thiếu nhưng CVKH không kiểm tra kỹ hồ sơ dẫn đến thiếu một số giấy tờ.
Ban hành quy định bằng văn bản về các hồ sơ vay vốn cần thiết.
(Phụ lục 04).
CVKH móc nối với KH dẫn đến sự sai lệch thông tin trong hồ sơ hoặc thiếu giấy tờ nhưng vẫn được chấp nhận hoặc CVKH tự lập hồ sơ cho KH.
Toàn bộ hồ sơ tín dụng sau khi được CVKH tiếp nhận, kiểm tra sẽ được Trưởng phòng Kinh doanh thực hiện kiểm tra lại để đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ.
CVKH giải quyết hồ sơ khách hàng chậm trễ.
Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại phòng kinh doanh được ghi sổ cụ thể để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Thẩm định, đề xuất cho vay.
CVKH CVKH, TP.KD
Khách hàng vay không có phẩm chất tốt, gian lận.
Kiểm tra mối quan hệ tín dụng giữa khách hàng với Sacombank Huế và các tổ chức tín dụng khác thông qua việc thu thập thông tin tín dụng (CIC) từ Ngân hàng Trung ương về khách hàng và những người có liên quan (nếu có).
TSĐB không thuộc quyền sở hữu của khách hàng, không có tính pháp lý khi giải quyết TSĐB để thu hồi nợ.
CVKH yêu cầu khách hàng thực hiện các thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm, thế chấp tài sản và sau đó CVKH tiến hành đi thực tế kiểm tra thực trạng TSĐB tại doanh nghiệp.
CVKH định giá TSĐB tiền vay không đúng theo quy định
Việc định giá tài sản đảm bảo tiền vay thực hiện theo Quyết định số 1740/2013/QĐ-QLTD về việc ban hành Quy định về định giá và quản lý tài sản đảm bảo. Các chỉ tiêu đánh giá tài sản đảm bảo được thể hiện trên Báo cáo thẩm định giá trị tài sản do CVKH lập và được phê duyệt bởi Trưởng phòng kinh doanh
CVKH gặp khó khăn trong công tác thẩm định (khách hàng
Sau khi thực hiện thẩm định, CVKH sẽ lập báo cáo thẩm định.
Những thuận lợi, khó khăn của việc thẩm định sẽ được thể hiện
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
không phối hợp, TSĐB khó định giá,…)
trên Báo cáo thẩm định.
CVKH móc nối với khách hàng nên kết quả thẩm định không đúng với thực tế.
Trưởng phòng kinh doanh thực hiện kiểm soát lại nội dung phân tích tín dụng của khách hàng trên Báo cáo thẩm định của CVKH và ký kiểm soát, yêu cầu CVKH điều chỉnh, bổ sung các thông tin nêu trong Báo cáo thẩm định hoặc bổ sung các hồ sơ cần thiết để đảm bảo cho Hồ sơ khách hàng và các thông tin cung cấp trong trong Báo cáo thẩm định là đầy đủ, chính xác.
Tái thẩm định (Nếu có)
Chuyên viên thẩm
định (thuộc tổ thẩm
định Khu vực)
Giám đốc Khu
vực.
Hồ sơ tín dụng chưa đầy đủ.
Trong Tờ trình cấp tín dụng các thông tin do CVKH đánh giá chưa đầy đủ, chính xác.
Chuyên viên thẩm định thực hiện kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng, đánh giá một cách khách quan, độc lập với thông tin về khách hàng, khoản vay, TSĐB…trong Tờ trình cấp tín dụng và đưa ra ý kiến độc lập về việc cấp tín dụng cho khoản vay.
Đối với các trường hợp có nghi ngờ, Chuyên viên thẩm định cần có sự quan sát, tiếp xúc thực tế,
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
gặp trực tiếp khách hàng để đưa ra quyết định đúng đắn.
Đối với các trường hợp không cần thẩm định thực tế, Chuyên viên Thẩm định tiến hành rà soát lại trên cơ sở Báo cáo thẩm định giá trị TSĐB, Biên bản định giá và hồ sơ TSĐB do CVKH của Chi nhánh cung cấp.
Phê duyệt
TP.KD, Giám
đốc Chi nhánh
TP.KD, Giám đốc Chi
nhánh
Phê duyệt không đúng thẩm quyền quy định
Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng của từng chức danh tại Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT về việc ban hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng.
Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng tín dụng Chi nhánh, khoản tín dụng được coi là phê duyệt khi trong Biên bản họp của Hội đồng tín dụng Chi nhánh kết luận đồng ý cấp tín dụng
Chưa có sự kiểm soát của các phòng ban trước khi phê duyệt
Phải có đầy đủ văn bản, chữ ký của các bộ phận phòng ban đã kiểm soát trước khi chuyển cho bộ phận phê duyệt.
Cho vay vượt giới hạn tín dụng được giao
Giới hạn tín dụng của Chi nhánh được quy định tại Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT về việc ban
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
a.3. Ví dụ minh họa quy trình kiểm soát trước khi giải ngân cho DNTN ABC Ngày 15/08/2013, ông Hoàng Nhật Hùng đại diện cho DNTN ABC chủ động đến Sacombank Huế, đề nghị xin vay vốn. Sau khi tiếp xúc với khách hàng, CVKH đã bước đầu tư vấn và tiến hành hướng dẫn khách hàng lập giấy đề nghị vay vốn (phụ lục 05) với các nội dung chính như sau:
Tên khách hàng : DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ABC
Địa chỉ : 154 Lê Duẩn, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
Đại diện bởi ông/bà : HOÀNG NHẬT HÙNG Sinh năm: 1961
hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng (giới hạn cấp tín dụng trong thẩm quyền của Chi nhánh là từ 1,5 tỷ đồng trở xuống)
Hồ sơ cho vay đã bị từ chối ở Chi nhánh này lại được đồng ý cho vay ở Chi nhánh
khác của
Sacombank.
Hồ sơ vay vốn của khách hàng bị từ chối sẽ được CVKH lưu lại trên hệ thống T24 của toàn ngân hàng.
Soạn thảo, ký
kết hợp đồng.
CVKH, Kiểm
soát viên tín
dụng
Trưởng phòng
kiểm soát rủi
ro, GĐ Chi nhánh
Kiểm soát viên tín dụng soạn thảo hợp đồng không đúng với những điều kiện đã được phê duyệt.
Hợp đồng tín dụng phải được rà soát lại và ký nháy bởi CVKH phụ trách hồ sơ, trưởng phòng Kinh doanh trước khi trình Giám đốc Chi nhánh ký hợp đồng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Chức vụ : Giám đốc doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng vốn: Bổ sung vốn kinh doanh.
Số tiền đề nghị vay : 500.000.000 đồng.
Thời hạn vay : 12 tháng. Phương thức vay: Hạn mức tín dụng Căn cứ vào nhu cầu của DNTN ABC, CVKH sẽ tư vấn cho người đại diện của doanh nghiệp là ông Hoàng Nhật Hùng các hình thức vay vốn với thời hạn vay vốn hợp lý. Sau khi đã thống nhất ý kiến với CVKH, ông Hùng tiến hành chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết để làm hồ sơ khách hàng.
Kiểm soát hồ sơ khách hàng:
Sau khi hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ, CVKH tiến hành kiểm tra các giấy tờ, tài liệu nằm trong bộ hồ sơ của DNTN ABC bao gồm:
Hồ sơ pháp lý:
- Bảng điều lệ hoạt động của công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3101001059 do Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 13/06/2005.
- Mã số thuế 3300173834.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là ông Hoàng Nhật Hùng – Giám đốc.
Hồ sơ tài chính:(Tài liệu về tình hình SXKD, tài chính của khách hàng).
- Báo cáo tài chính 02 năm gần nhất. (Gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính).
- Bảng kê vay nợ các tổ chức tín dụng đến ngày xin vay (đến ngày 15/08/2013).
Hồ sơ tín dụng tài sản thế chấp:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của ông Hoàng Nhật Hùng và bà Nguyễn Thị Trang (vợ ông Hùng) tại 26A/235 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, TP Huế.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Giấy CMND, hộ khẩu của ông Hoàng Nhật Hùng và bà Nguyễn Thị Trang (chủ sở hữu tài sản).
Thực hiện thẩm định khách hàng:
Khi xem xét hồ sơ xin vay vốn, CVKH cần phải thu thập thông tin từ mọi nguồn khác nhau (Sách, báo, thuyết minh báo cáo tài chính, đôi khi phải lấy thông tin từ trung tâm thông tin tín dụng CIC của NHNN ).
Việc xem xét không chỉ dừng lại ở thu thập thông tin mà cán bộ khách hàng cần có kiến thức về kế toán và tài chính để có khả năng dựa vào chỉ tiêu tài chính, để chỉ ra những gian lận có thể có trong báo cáo cũng như đưa ra những rủi ro tiềm tàng đối với doanh nghiệp. Đó là cơ sở để thực hiện công việc cho điểm và xếp hạng tín dụng.
Doanh nghiệp tư nhân ABC có quan hệ tín dụng thường xuyên tại Ngân hàng, do đó CVKH sẽ sử dụng kết quả xếp hạng lần gần nhất vào ngày 31/12/2012 theo đó DNTN ABC đạt hạng xếp hạng A.
Việc định giá TSĐB do CVKH tại Chi nhánh thực hiện và được thể hiện trên Biên bản định giá tài sản thế chấp (Phụ lục 06). Trước đó, ngày 17/08/2013 CVKH đã tiến hành thẩm định thực tế bằng việc xuống tận địa chỉ 154 Lê Duẩn, Thành Phố Huế nơi DNTN ABC đặt trụ sở chính để kiểm tra, xem xét thực trạng hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Đồng thời, CVKH cũng đến số 26A/235 Bà Triệu, Phường Xuân Phú, TP Huế để định giá TSĐB là quyền sử dụng đất của ông Hùng và bà Trang (CVKH xem xét vị trí, quy hoạch, diện tích, lợi thế thương mại,…)
Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, CVKH đưa ra ý kiến đánh giá của mình thông qua việc lập Tờ trình cấp tín dụng (Phụ lục 07) và trình lên Trưởng phòng Kinh doanh xem xét. Trưởng phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin nêu tại Tờ trình cấp tín dụng và ghi ý kiến đánh giá tại phần cuối của Tờ trình.
Sau đó, Tờ trình cấp tín dụng được trình lên cho Giám đốc phê duyệt và ký xác nhận.
Soát xét hồ sơ, đưa ra phán quyết:
Kết luận cuối cùng cho vay hay không cho vay thuộc về thẩm quyền của Hội đồng tín dụng Chi nhánh. Sau khi xem xét toàn bộ hồ sơ, biên bản định giá tài sản thế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
chấp của DNTN ABC và Tờ trình cấp tín dụng của CVKH, Hội đồng tín dụng Chi nhánh tiến hành họp, đưa ra các ý kiến đề xuất và biểu quyết đồng ý cho vay 100%, đồng thời thư ký cuộc họp lập Biên bản phán quyết cấp tín dụng (phụ lục 08), ghi rõ ý kiến phán quyết cấp tín dụng vào biên bản và đưa cho các thành viên của Hội đồng tín dụng ký duyệt đồng thời lập sổ thống kê cuộc họp (Phụ lục 09).
Sau đó, CVKH lập thông báo cấp tín dụng (Phụ lục 10), trình Giám đốc Chi nhánh ký duyệt và gửi thông báo đến khách hàng.
Kiểm soát hợp đồng:
Sau khi Hội đồng tín dụng Chi nhánh đồng ý phán quyết cho vay đối với DNTN ABC. Kiểm soát viên tín dụng tiến hành soạn thảo Hợp đồng tín dụng hạn mức, (phụ lục 11) hợp đồng bảo đảm tiền vay. Sau đó, chuyển cho CVKH ký nháy lên hợp đồng rồi chuyển cho Trưởng phòng Kinh doanh kiểm tra, rà soát lại hồ sơ, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay của DNTN ABC, rồi ký nháy vào hợp đồng.
Việc ký nháy thể hiện rằng Trưởng phòng Kinh doanh đã kiểm tra những nội dung trong hợp đồng và sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát với những phần mà mình đã ký nháy. Điều này không những góp phần giảm thiểu rủi ro khi cho khách hàng vay vốn mà còn giúp tăng tính trách nhiệm của các nhân viên ngân hàng khi làm việc.
Trưởng phòng tín dụng kiểm duyệt xong sẽ trình lên Giám đốc Chi nhánh tiếp tục kiểm tra toàn bộ hồ sơ tín dụng, hợp đồng tín dụng, hợp đồng đảm bảo tiền vay (có chữ ký nháy của CVKH, Trưởng phòng Kinh doanh) rồi thực hiện ký duyệt, đóng dấu ở phần “Ngân hàng” trên hợp đồng.
Sau khi ký kết hợp đồng, Trưởng phòng Kinh doanh còn phải kiểm tra, kiểm soát việc nhập dữ liệu vào hệ thống T24 của CVKH để tiện cho việc theo dõi khoản vay sau này.
Nhận xét: Theo quy định hiện hành của Sacombank Huế, hồ sơ tài chính do khách hàng cung cấp phải kèm theo báo cáo tài chính của 03 năm gần nhất, tuy nhiên qua quan sát thực tế hồ sơ vay vốn của DNTN ABC chỉ có báo cáo tài chính của năm
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế