Chương II Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai
2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm của Công ty
Công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và các nhà phân phối, được phân bố chủ yếu ở các tỉnh miền Trung. Tại công ty có Xí nghiệp tiêu thụ là đầu mối trong việc giao dịch và tiêu thụ sản phẩm của công ty với các đơn vị khác ở bên ngoài. XN tiêu thụ có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng mua bán trực tiếp, hợp đồng vận tải của công ty với các cá nhân, tổ chức, các doanh nghiệp khác để vận chuyển xi măng tới các địa bàn tiêu thụ.
Xí nghiệp tiêu thụ là chi nhánh thuộc Công ty CP Xi măng Vicem Hoàng Mai, chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc bán thành phẩm của công ty ra thị trường, vì thế phần hành kế toán Doanh thu bán hàng và các khoản mục kế toán liên quan đến bán hàng được thực hiện tại phòng Kế toán của Xí nghiệp. Ngoài ra, tất cả những chứng từ liên quan đến quá trình bán hàng được lập và thông qua tại Phòng Viết Phiếu của Xí nghiệp. Các phần hành kế toán còn lại được Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty thực hiện.
Các thành phẩm chính:
- Xi măng bao và rời PCB40 - Xi măng bao và rời PC40 - Xi măng bao và rời PCB30
Xi măng các loại, sau quá trình sản xuất được chuyển vào kho. Sau đó, quá trình tiêu thụ được thực hiện bởi Xí nghiệp tiêu thụ. Xí nghiệp có vị trí gần với nhà máy sản xuất và kho, đảm bảo theo dõi hiệu quả tình hình nhập và xuất kho thành phẩm, đồng thời cũng thuận lợi trong việc làm các thủ tục liên quan với khách hàng, các nhà phân phối chính như duyệt đơn mua hàng; ký duyệt, xuất trình hóa đơn, chứng từ; đối chiếu công nợ; kiểm tra việc vận chuyển… Công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng, doanh thu bán hàng được thực hiện độc lập tại Phòng kế toán – XN tiêu thụ thuộc Công ty CP xi măng Vicem Hoàng Mai.
Xí nghiệp tiêu thụ, tiền thân là Trung tâm tiêu thụ được thành lập theo quyết định số 12/QĐ.HĐQT-TC ngày 08/12/2010 của Hội đồng quản trị Công ty CP xi măng Vicem
31 Hoàng Mai, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng theo mẫu quy định và được mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật; được Công ty giao nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ toàn bộ số sản phẩm của công ty sản xuất ra. Ngày 11/5/2011, Công ty ký quyết định đổi tên Trung tâm tiêu thụ thành Xí nghiệp tiêu thụ, có chức năng thực hiện các công tác liên quan đến tiêu thụ, bán sản phẩm do Công ty sản xuất, với các nhiệm vụ chính:
- Giúp Giám đốc Công ty hoạch định chính sách tiêu thụ, tổ chức bán hàng tại nhà máy và cung ứng cho các nhà phân phối.
- Chỉ đạo về mặt nghiệp vụ đối với các nhà phân phối, các đại diện tiêu thụ và chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của phòng Thị trường Tổng công ty.
- Tiếp thị thu nhận xử lý thông tin, dự báo khả năng và năng lực thị trường qua từng thời gian kế hoạch nhằm quản lý, tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất và mở rộng thị phần tiêu thụ cho Xi măng Hoàng Mai.
Sơ đồ phòng kế toán – Xí nghiệp tiêu thụ:
Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại phòng kế toán – XN tiêu thụ Quy mô phòng kế toán tại Xí nghiệp nhỏ hơn so với phòng Tài chính – Kế toán thuộc văn phòng công ty nhưng vẫn đảm bảo hạch toán tốt những bộ phận kế toán liên quan.
Trưởng phòng Phó phòng phụ trách
Kế toán Doanh thu
Kế toán Công nợ phải thu
Kế toán CPBH
Kế toán Thuế
32
Hình thức bán hàng:
Thực hiện quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty, ngay từ khi sản xuất kinh doanh năm 2002, Công ty CP xi măng Vicem Hoàng Mai đã áp dụng mô hình kinh doanh qua hệ thống các Nhà phân phối (NPP) chính. Theo đó, công ty thực hiện bán hàng cho NPP và việc trực tiếp kinh doanh hàng hóa do NPP chịu trách nhiệm. Bán hàng qua NPP chính là phương pháp lựa chọn trên từng địa bàn một hay một số cá nhân, đơn vị SXKD đáp ứng được các tiêu chí để làm NPP chính. NPP là người được trực tiếp mua hàng của công ty thông qua hợp đồng mua bán xi măng.
Nhà phân phối được thanh toán thông qua bảo lãnh của Ngân hàng hoặc thanh toán tiền hàng trước khi nhận hàng, sau đó chịu trách nhiệm phân phối hàng đến các tổ chức, đại lý, công trình và người tiêu dùng cuối cùng theo các địa bàn quy định trong hợp đồng.
Trong công tác tiêu thụ Công ty CP xi măng Vicem Hoàng Mai chú trọng việc bảo đảm lợi ích của nhà phân phối cũng như chú trọng bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Đối với Nhà phân phối: Công ty phân vùng thị phần rõ ràng cho các nhà phân phối, các nhà phân phối được tiêu thụ xi măng Hoàng Mai trên thị phần của mình, đối với các Nhà phân phối có nhiều công trình, dự án trên cả nước, Công ty tiến hành ký hợp đồng. Nhà phân phối dự án và có những biện pháp riêng để bảo vệ các nhà phân phối trên các địa bàn khác.
Do đặc điểm địa bàn xi măng Hoàng Mai là nơi xa các trung tâm tiêu thụ lớn, như cách Hà Nội 220km, cách Miền Trung (từ Đà Nẵng trở vào) từ 550km trở lên, vì vậy Công ty phân chia các khu vực thị trường thành 3 vùng chính gần với 3 phương thức giao hàng và vận chuyển khác nhau.
Do đặc điểm thị trường có thể ở xa nhà máy nên Công ty thực hiện thành lập các hệ thống kho trung chuyển tại một số tỉnh miền Trung để đảm bảo cung cấp kịp thời hàng cho NPP. Theo đó Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển vào các kho miền Trung bằng đường thủy và ban hành giá bán tại các kho trung chuyển hoặc tại mạn tàu cho Nhà phân phối. Kho trung chuyển không có chức năng bán hàng mà chỉ được xuất hàng khi có sự ủy quyền từ Công ty, toàn bộ mọi thủ tục thanh toán, hóa đơn chứng từ đều được xử lý tại chi nhánh XN Tiêu thụ của Công ty.