Chương II Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai
2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
Sản phẩm tiêu thụ trực tiếp tại nhà máy, cũng như tiêu thụ qua kho trung chuyển điều được theo dõi chi tiết thông qua Sổ chi tiết TK 155 và sổ Cái TK 155. Kế toán doanh thu căn cứ hóa đơn để cập nhật vào phần mền kế toán. Trong khi cập nhật, kế toán căn cứ các thông tin liên quan như: Hợp đồng tiêu thụ, các quyết định giá, khuyến mại, chiết khấu, các bảng tính liên quan, trên cơ sở đó kế toán phản ánh đúng tính chất của các nghiệp vụ thông qua các bút toán, Máy tính sẽ căn cứ các bút toán đó tự động cập nhật vào các sổ Nhật ký, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan. Số liệu cập nhật đầu vào chủ yếu là số lượng, còn giá xuất được máy tính tự động xác định đơn giá thông qua phương pháp bình quân gia quyền. Trong quá trình cập nhật số liệu, kế toán phải kiểm tra tính pháp lý của chứng từ cập nhật, và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với chứng từ do mình cập nhật.
Các chứng từ sử dụng để hạch toán doanh thu:
- Hóa đơn GTGT đầu ra - Hợp đồng kinh tế - Phiếu thu tiền mặt
- Giấy ủy nhiệm chi thông qua các ngân hàng…
Các chứng từ trên được sử dụng trong một quy trình chặt chẽ, thống nhất, đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lấy ví dụ như quy trình luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng:
Sơ đồ 15: Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Nhà phân phối Xí nghiệp tiêu thụ Phòng kế toán
(XN tiêu thụ)
Chứng từ thanh toán;
Đơn đặt hàng
Ký duyệt đơn hàng
Lập hóa đơn, chứng từ
Ký hóa đơn, chứng từ
Kiểm tra, ký nhận hóa đơn,
chứng từ Tổ viết
phiếu Lãnh
đạo Hạch toán,
lưu Lãnh
đạo
34 Để theo dõi chặt chẽ quá trình tiêu thụ kế toán sử dụng các sổ kế toán như: Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết chi phí bán hàng, Sổ tổng hợp các TK 511, 641, Sổ chi tiết phải thu khách hàng… Để minh họa cho công tác hạch toán kế toán doanh thu tại phòng Kế toán – XN tiêu thụ và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại phòng Tài chính – Kế toán Công ty, đề tài chỉ sử dụng số liệu trong tháng 01/2012.
Thị trường tiêu thụ của Vicem Hoàng Mai khá rộng, để thuận lợi cho các khách hàng ở xa khu vực Nhà máy, Công ty đã sử dụng các kho trung chuyển để xuất hàng cho khách hàng. Khi vận chuyển xi măng vào các kho trung chuyển Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Kế toán Căn cứ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Kế toán tiêu thụ lập Bảng kê theo dõi hàng vận chuyển nội bộ. Trên đó phản ánh chi tiết các nội dung liên quan đến số lượng hàng VCNB như: Số lượng thực xuất tại nhà máy, số lượng thực nhập tại các kho, số lượng vận chuyển của các đơn vị vận tải, số lượng hao hụt trong và ngoài định mức. Kế toán theo dõi chi tiết tại các sổ chi tiết TK 157, sổ chi tiết TK 155. Cuối tháng đối chiếu các số liệu liên quan, lập Bảng nhập xuất tồn kho, ký xác nhận và lưu hồ sơ.
35 Biểu mẫu 1: Mẫu PXK Kiêm VCNB sử dụng tại công ty:
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Ngày 30 tháng 1 năm 2012
Căn cứ lệnh điều động số: ngày 30 tháng 01 năm 2012 Về việc vận chuyển nội bộ
……….………
Họ và tên người vận chuyển:
Cty TNHH vận tải biển Nghi Sơn Hợp đồng số:……
Phương tiện vận chuyển: Đường Thủy - - Dương Hưng 45
Xuất tại kho: Tại nhà máy
Nhập tại kho: Kho Nha Trang – KH Cty CP Xi măng Hoàng Mai
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập [Ký, ghi rõ họ tên] [Ký, ghi rõ họ tên] [Ký, ghi rõ họ tên] [Ký, ghi rõ họ tên]
Phiếu xuất kho Kiêm Vận chuyển nội bộ được lập khi có yêu cầu của các Trưởng đại diện thị trường miền trung được Giám đốc XN phê duyệt, hoặc xuất theo lệnh của Giám đốc xí nghiệp.
Khi xuất hàng bán cho khách hàng tại các kho miền Trung và tại kho nhà máy:
- Tại các kho miền Trung: Khách hàng chuyển đơn đặt hàng thông qua fax, kế toán công nợ duyệt đơn hàng chuyển cho cán bộ quản lý kho lập Lệnh xuất kho.
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư
(Sản phẩm, hàng hóa)
Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá
Thành tiền
Thực
xuất Thực
nhập
1 Xi măng Bao PCB40 Tấn 2 050,00
2 Vỏ bao PCB40 Hoàng Mai Cái 144,00
Tổng cộng:
Mẫu số: 03XKNB3/001 Ký hiệu: HM/11T Số hóa đơn:
0000532
36 Biểu mẫu 2: Mẫu Lệnh xuất xi măng sử dụng tại công ty:
TCT CN XI MĂNG VICEM VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CTY XI MĂNG HOÀNG MAI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số 135/XMHM - TT Hoàng mai, ngày 23 tháng 1 năm 2012
LỆNH XUẤT XI MĂNG
Liên 2: Đơn vị dịch vụ kho
Căn cứ HĐ thuê kho giữa Cty CP Xi Măng Vicem Hoàng Mai và:
Cty CP ĐTXD TM Constrexim
Căn cứ vào đơn đặt hàng số 12 ngày 23/1/2012 và UNC số … ngày 23/1/2012 Của Nhà phân phối
Thừa lệnh của Giám đốc Công ty, trưởng phòng Tiêu thụ lệnh cho kho: Nha Trang Địa chỉ:……….…. Điện thoại:….…. Fax: 058.877478 Xuất cho Nhà phân phối : Cty CP ĐTXD và TM Constrexim
Địa chỉ:……….…. Điện thoại:….…..Fax: 058.877478 Mặt hàng: Xi măng Hoàng Mai PCB40 số lượng: 150 tấn.
(Bằng chữ: Một trăm năm mươi tấn)
Thời gian thực hiện: từ ngày 23/01/2012 đến ngày 31/1/2012 Các Ông (bà) đơn vị dịch vụ kho, Nhà phân phối và các bộ phận liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Lệnh xuất xi măng này có giá trị đến hết ngày 31/1/2012
Người lập phiếu Giám đốc XN tiêu thụ
37 Thủ kho tại kho trung chuyển căn cứ lệnh xuất kho xuất cho khách hàng theo lệnh, hàng ngày thủ kho báo cáo số lượng thực xuất theo lệnh xuất kho. Cán bộ quản lý kho tổng hợp, cân đối số lượng thực xuất cho các nhà phân phối tại các kho chuyển số liệu cho phòng kế toán định kỳ 3-5 ngày lập hóa đơn xuất tại kho một lần.
- Tại kho của nhà máy:
Khách hàng fax đơn đặt hàng theo mẫu của công ty cho tổ viết phiếu hoặc kế toán công nợ để duyệt đơn hàng. Kế toán công nợ căn cứ vào công nợ của khách hàng để duyệt hoặc từ chối đơn hàng đó.
Nếu từ chối đơn hàng, phía công ty phải thông báo cho khách hàng biết lý do bằng điện thoại, thư điện tử hoặc fax bằng văn bản.
Nếu đơn hàng được duyệt: Khi lái xe phụ trách vận chuyển số hàng đó đến XN làm thủ tục nhận hàng, tổ viết phiếu căn cứ đơn hàng để làm các thủ tục cần thiết (kiểm tra giấy tờ lái xe và phương tiện vận chuyển, viết phiếu giao hàng). Phiếu giao hàng được lập làm 4 liên có đầy đủ chữ ký của đại diện bán hàng của Công ty, lái xe.
+ Liên 1: Lưu tại quyển
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Dùng thanh toán cước vận tải + Liên 4: Dùng thanh toán nội bộ
Nhân viên tổ viết phiếu giữ lại liên 1, đưa 3 liên còn lại cho lái xe làm thủ tục nhận hàng. Lái xe cầm liên 2, 3, 4 của Phiếu giao hàng đến kho của nhà máy yêu cầu thủ kho xuất hàng đúng theo chủng loại và số lượng ghi trên Phiếu giao hàng, sau khi xuất hàng, nhân viên tại trạm cân kiểm tra số lượng hàng xuất đúng với đơn hàng và đóng dấu đỏ
“ĐÃ QUA CÂN” vào mặt sau của liên 2 Phiếu giao hàng. Sau đó, lái xe cầm liên 2 của Phiếu giao hàng đó đến tổ viết phiếu yêu cầu xuất hóa đơn GTGT. Nhân viên viết phiếu nhập đầy đủ dữ liệu vào máy sau đó in hóa đơn GTGT làm 3 liên:
+ Liên 1 (màu trắng): Lưu
+ Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng + Liên 3 (màu xanh): Nội bộ
38
………
Mẫu số (Model): 01GTKT3/001 Ký hiệu (Code): HM/11T
Số (Invoice No): 0013691 Biểu mẫu 3: Mẫu hóa đơn GTGT sử dụng tại công ty:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (VAT INVOICCE)
Ngày (D) 1 tháng (M) 1 năm (Y) 2012 Liên (copy) 1: Lưu (for filling)
Đơn vị bán hàng (Seller): Tên khách hàng (Custormer Name): ...
CÔNG TY CP XI MĂNG VICEM HOÀNG MAI
Cty CP VLXD Miền Trung...
Địa chỉ (Address):
Thị trấn Hoàng Mai – Quỳnh Lưu – Nghệ An
Địa chỉ (Address): Số 33 – Nguyễn Thái Học – TP Vinh – Nghệ An
Điện thoại (Telephone) 0383.866.752 Số tài khoản (Bank Acount): ……....….
Số tài khoản: (Account no): ……… Tại Ngân hàng (At Bank) ………....
Tại Ngân hàng ………. MST (Tax code):2 9 0 0 6 1 3 8 2 0 MST (Tax code): 2 9 0 0 3 2 9 2 9 5 Hợp đồng số (Contract no):…………
Địa điểm giao hàng (Delivery Point):
Phương tiện vận tải (Shipping method): Đường bộ Tên tài xế (Driver): Nguyễn Ngọc Công…
Biển số đăng ký (Registration no): 37N - 7528 Số bằng lái (hoặc CMND): 181846882…
Hình thức thanh toán (Mode of payment): TM/CK... Đơn vị vận chuyển: ……….…….
Số TT (No)
Tên hàng hóa, dịch vụ (Service, goods Name)
ĐVT (Unit)
Số lượng (Quantity)
Đơn giá (Unit price)
Thành tiền (Amount) 1 Xi măng Bao PCB40 Tấn 12,00 1 163 636,36 13 963 636
Chiết khấu:... 436 364 Tổng tiền hàng (Total amount):... 13 527 272
Thuế suất (GTGT): 10 %(%VAT). Tổng tiền thuế.(VAT amount):…... 1 352 728 Tổng cộng tiền thanh toán (Amount total setted by guest):...14 880 000 Số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): ………..………
(Mười bốn triệu, tám trăm tám mươi nghìn đồng chẵn)
Người lập hóa đơn Khách hàng Kế toán trưởng TL. Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
39 Khi hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 511. Các tài khoản doanh thu được mở chi tiết để theo dõi theo từng sản phẩm riêng biệt, ví dụ:
TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm TK 51121 – Doanh thu bán xi măng
TK 511211 – Doanh thu bán xi măng bao
TK 5112111 – Doanh thu bán xi măng bao PCB30 TK 5112112 – Doanh thu bán xi măng bao PCB40 TK 5112113 – Doanh thu bán xi măng bao PC40
Đối ứng với TK 511 là TK 33311 và TK 131 dùng để phản ánh khoản phải thu của khách hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp Nhà nước, không phản ánh trực tiếp khoản khách hàng trả tiền hàng qua TK 111 hay TK 112.
Bút toán ghi nhận Doanh thu:
Nợ TK 131 95.125.812.985.36
Có TK 511 86.439.673.934
Có TK 33311 8.439.593.611,36
Bút toán ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK 521 2.287.560.865
Có TK 131 2.287.560.865
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng qua ngân hàng, kế toán sử dụng TK 112 để hạch toán, TK 112 được mở chi tiết cho từng tiểu khoản tại các ngân hàng khác nhau, ví dụ:
TK 112111: Tiền gửi Việt Nam tại NH Công thương
TK 112112: Tiền gửi Việt Nam tại NH Đầu tư và phát triển TK 112113: Tiền gửi Việt Nam tại NH Ngoại thương
40 Bút toán ghi nhận khoản tiền khách hàng trả qua ngân hàng
Nợ TK 112 12.428.622.000
Có TK 131 12.428.622.000
(Nguồn: Sổ tổng hợp các TK)
Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán TK 511 trong tháng 1/2012 Giải thích sơ đồ:
(1) Khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng trong tháng (2) Khoản phải thu khách hàng trong tháng
(3) Chuyển toàn bộ TK 511 trong kỳ sang TK phải trả nội bộ Công ty
Việc cập nhật thường xuyên các chứng từ phát sinh nghiệp vụ vào phần mềm kế toán theo quy trình nhập liệu thì máy tính sẽ tự động phản ánh số liệu vào các sổ liên quan theo định khoản trong phần cập nhật số liệu theo sổ chi tiết TK 511. Cuối tháng, kế toán doanh thu sẽ xuất và in ra sổ tổng hợp TK 511.
Đến cuối tháng kế toán tổng hợp lại, xuất và in ra các sổ cần thiết sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, các Bảng tổng hợp và các Báo cáo doanh thu cần thiết.
TK 511
TK 131 TK 521
TK 336
(2) 86.439.673.934 (1) 6.897.665.047
(3) 79.542.008.887
41 Bảng 3: Sổ tổng hợp TK 511 tháng 01/2012
CÔNG TY CP XI MĂNG VICEM HOÀNG MAI
CN Công ty CP Xi măng Vicem Hoàng Mai – Xí nghiệp Tiêu thụ SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012
TKĐƯ Tên TK đối ứng PS Nợ PS Có
Dư nợ đầu kỳ: 0 0
131 Phải thu của khách hàng 0 86.439.673.934
1311 Phải thu khách hàng 0 86.439.673.934
13111 Phải thu của khách hàng 0 86.439.673.934
131111 Phải thu của khách hàng 0 86.439.673.934
1311111 Phải thu của khách hàng 0 86.439.673.934
335 Chi phí phải trả 0 0
3359 TT Chiết khấu TM phải trả 0 0
336 Phải trả nội bộ 79.542.008.887 0
3361 Phải trả nội bộ công ty Hoàng Mai 79.542.008.887 0
521 Chiết khấu thương mại 6.897.665.047 0
5212 Chiết khấu bán thành phẩm 6.897.665.047 0
52122 Chiết khấu bán TP Xi măng bột 349.609.181 0
521221 Chiết khấu bán TP Xi măng bột PCB30 747.727 0
521222 Chiết khấu bán TP Xi măng bột PCB40 340.404.180 0
521223 Chiết khấu bán TP Xi măng bột PC40 8.457.274 0
52123 Chiết khấu bán TP Xi măng bao 6.548.055.866 0
521231 Chiết khấu bán TP Xi măng bao PCB30 12.240.000 0 521232 Chiết khấu bán TP Xi măng bao PCB40 6.534.197.685 0
521233 Chiết khấu bán TP Xi măng bao PC40 1.618.181 0
Tổng phát sinh: 86.439.673.934 86.439.673.934
Dư nợ cuối kỳ: 0 0
Ngày … tháng … năm …
Kế toán trưởng Người lập
42 Bảng 4: Sổ chi tiết TK 5112112-Xi măng bao PCB40
TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP XI MĂNG VIỆT NAM Công ty CP Xi măng Vicem Hoàng Mai
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản TK 5112112 – Doanh thu bán thành phẩm Xi măng bao PCB40 Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
NT SH
Số dư đầu kỳ 0 0
01/01 13750 Cty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 40.727.273
01/01 13736 Cty TNHH Trường An Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 26.763.636
01/01 13740 DNTN Thanh Bình Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 16.290.909
01/01 13744 Cty CP vật tư TB và XD Nghệ An Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 23.272.727
… … … … … … …
31/01 16085 Cty CP đầu tư XD và TM Constrexim Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 11.636.364
31/01 16086 Cty TNHH Thiên Phú Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 119.272.727
31/01 16070 Cty TNHH XDTM và DV Thuận Yến Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 32.581.818 31/01 16015 Cty CP VT & TM Anh Quân Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 18.618.182
31/01 16011 Cty TNHH MTV Xuân Anh Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 52.363.636
31/01 16028 Cty TNHH Trường An Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 46.545.454
31/01 15990 Cty CP Vicem VLXD Đà Nẵng Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 39.563.636
31/01 15972 DNTN Thanh Bình Bán Xi măng bao PCB40 1311111 0 23.272.727
31/01 108132 K/c TK 521232->5112112 521232 6.534.197.685 0
31/01 108139 K/c TK 5112112->3361 3361 55.725.291.651 0
Tổng PS 62.259.489.336 62.259.489.336
Số dư cuối kỳ 0 0
Ngày … tháng … năm
Kế toán trưởng Người lập