CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG NHÂN LỰC
1.2. Nội dung quản lý chất lượng nhân lực y tế
1.2.2. Tổ chức thực hiện quản lý chất lượng nhân lực y tế
Tình trạng thiếu nhân lực do nhiều nguyên nhân ở nhiều đơn vị y tế làm ảnh hưởng tớt kết quả khám và điều trị cho người bệnh cùng các dịch vụ khác có liên quan. Hơn nữa, với việc thay đổi lực lượng lao động y tế giữa các đơn vị y tế có tác động nhất định đến hoạt động trong đơn vị do đó cần tạo lập một lực lượng lao động y tế để giữ được sự ổn định về nhân sự, có thể nói đó là việc làm hết sức quan trọng đảm bảo công tác khám và điều trị diễn ra thường xuyên liên tục đặc biệt đủ lực lượng y tế sử dụng trong trường hợp có xảy ra dịch bệnh, thiên tai xảy ra... Điều này đặt ra yêu cầu cho công tác tuyển dụng nhằm đảm bảo chất lượng nhân lực y tế của mỗi đơn vị.
Đối với công tác tuyển dụng trong ngành y cần phải tuân theo nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 của chính phủ về “tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức” và các quy định khác của Bộ y tế, Sở y tế tại địa phương. Để đảm bảo
chất lượng nhân lực y tế hoạt động tuyển dụng ở các đơn vị phải dựa trên thực trạng khối lượng công việc cũng như cân đối cung cầu nhân sự cùng số liệu thống kê năm trước như:
Tỷ số “bác sỹ/giường bệnh”của toàn bệnh viện (kế hoạch và thực kê) Tỷ số “bác sỹ/giường bệnh” của từng khoa lâm sàng
Tỷ số “điều dưỡng/giường bệnh” của toàn bệnh viện (kế hoạch và thực kê) Tỷ số “điều dưỡng/giường bệnh” của từng khoa lâm sàng
Tỷ số “bác sỹ/điều dưỡng” của toàn bệnh viện Tỷ số “bác sỹ/điều dưỡng” của từng khoa
Tỷ số “dược sỹ/giường bệnh” của toàn bệnh viện
Tỷ số “nhân viên dinh dưỡng/giường bệnh” của toàn bệnh viện
Để tuyển dụng đơn vị y tế phải theo dõi, cập nhật tình hình nhân lực các khoa chuyên môn: khoa nội, khoa ngoại, khoa sản, khoa cấp cứu... với phương pháp tính và so sánh các tỷ số trên đây. Dựa trên thông tin đó tính toán, dự báo được nhu cầu nhân lực cần bổ sung, thay thế số người sẽ về hưu và có kế hoạch bổ sung, tuyển dụng cụ thể cho các vị trí đó.
Nhằm đảm bảo tuyển dụng đủ số lượng và đảm bảo chất lượng thì đơn vị y tế phải có tiêu chí cụ thể khi tuyển dụng, có đầy đủ bản mô tả công việc cho toàn bộ các chức danh nghề nghiệp, đã được Giám đốc phê duyệt, và phải được sửa đổi cập nhật thường xuyên với tần suất tối thiểu 2 năm 1 lần hoặc khi cần thiết. Có đánh giá tính khả thi các bản mô tả công việc cho các chức danh nghề nghiệp và cập nhật, điều chỉnh bổ sung hàng năm, xây dựng “Đề án vị trí việc làm” dựa trên danh sách vị trí và cơ cấu chức danh công tác đã được duyệt bởi lãnh đạo đơn vị.
Hàng năm, Căn cứ vào phiếu đề nghị tuyển dụng của khoa, phòng về nội dung vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển, yêu cầu về trình độ chuyên môn. Đơn vị y tế lên kế hoạch tuyển dụng cán bộ viên chức của đơn vị mình trong đó gồm các nội dung như: chức danh, hiện có bao nhiêu, thiếu bao nhiêu, số lượng cần tuyển dụng. Sau đó, thực hiện thông báo tuyển dụng rộng rãi. Ngoài ra, đơn vị y tế phải thiết lập được quy chế tuyển dụng từ đó mới có cơ sở để xem xét hoạt động tuyển dụng đạt
yêu cầu hay chưa đạt. Nội dung chính của quy trình thường gồm nội dung và trình tự sau:
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Căn cứ vào nhiệm vụ công tác năm kế hoạch, số lượng và trình độ nhân viên hiện có, vào tháng 12 hàng năm hoặc khi đột xuất có nhu cầu về nhân sự, Lãnh đạo các đơn vị lập phiếu đăng ký nhu cầu tuyển dụng chuyển về phòng tổ chức của đơn vị y tế. Lãnh đạo đơn vị dựa trên kế hoạch công việc trong năm yêu cầu phòng hành chính – nhân sự thực hiện nhiệm vụ chuẩn bị lực lượng nhân sự sao cho phù hợp.
2. Nghiên cứu, tổng hợp lại nhu cầu và hoạch định tuyển dụng.
Nhu cầu của các khoa chuyên môn gửi về phòng hành chính – nhân sự, phòng sẽ tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu theo đề xuất và thực hiện tổng hợp kết quả báo cáo với cấp trên kiểm tra, duyệt. Trong trường hợp không đồng ý với yêu cầu tuyển dụng thì phòng sẽ có trách nhiệm trao đổi và thông tin về lý do không đồng ý cho các khoa. Trong trường hợp đồng ý với đề xuất tuyển dụng, lãnh đạo phòng tổ chức – hành chính có nhiệm vụ giao cho nhân viên của mình tổng hợp và gửi xin ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc cơ sở y tế.
3. Lãnh đạo đơn vị phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Dựa theo nhu cầu thực tế của khối lượng công việc và dự báo số lượng nhân viên cần có để thực hiện công việc trong tương lai, nội dung chương trình công tác của kỳ tới... lãnh đạo đơn vị duyệt kế hoạch tuyển dụng sau đó gửi lại Phòng hành chính – nhân sự triển khai.
4. Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ.
Nhiệm vụ tiếp theo của phòng nhân sự là đăng tin tuyển dụng trên báo, đài, trang web của tổ chức, thông báo trên các kênh thông tin khác như tài khoản facebook, zalo của tổ chức.
Thông báo tuyển dụng bao gồm các nội dung: Vị trí tuyển dụng; Điều kiện của người đăng ký dự tuyển; Hồ sơ dự tuyển; Thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ; Các yêu cầu khác (nếu có); Phòng hành chính – nhân sự là đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển của các ứng viên
5. Sơ tuyển
Chuyên viên phòng hành chính – nhân sự khi tiếp nhận xem xét, nghiên cứu hồ sơ dự tuyển của người tham gia ứng tuyển, hồ sơ nào đủ điều kiện theo quy định sẽ được duyệt, hồ sơ nào chưa đáp ứng yêu cầu sẽ bị loại và được thông tin rõ nguyên nhân, lý do. Nhân viên của phòng sẽ tiến hành tổng hợp danh sách hồ sơ đủ tiêu chuẩn và báo cáo với lãnh đạo phòng thực hiện tuyển dụng.
6. Tổ chức thi tuyển, xét tuyển.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ lập hội đồng tuyển dụng các thành viên hội đồng sẽ do Ban giám đốc cơ sở quyết định lựa chọn căn cứ vào vị trí công tác phù hợp với chuyên môn của vị trí tuyển dụng và hội đồng có trách nhiệm thực hiện tổ chức thi hoặc xét tuyển ứng viên dự thi.
7. Thông báo kết quả thi tuyển, xét tuyển lập danh sách trúng tuyển và trình duyệt
Từ dữ liệu thi, xét tuyển, Hội đồng tiến hành thông tin kết quả đến thí sinh dự thi. Dựa theo danh sách và kết quả thi, xét tuyển Hội đồng tổng hợp danh sách cá nhân đạt yêu cầu và báo cáo lãnh đạo cơ sở phê duyệt. Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm về toàn bộ quá trình thi, xét tuyển cũng như kết quả cuối cùng của trường hợp có cá nhân thắc mắc và khiếu nại thì hội đồng phải giải đáp cho họ.
8. Mời nhận việc
Dựa theo danh sách trúng tuyển đã được phê chuẩn, nhân viên nhân sự tiến hành thông tin đén cho cá nhân đã trúng tuyển bằng văn bản. Sau đó, giúp đỡ nhân viên mới thực hiện các công việc tiếp theo để nhận việc ở khoa.
9. Thử việc
9.1. Ký hợp đồng lao động thử việc
Người trúng tuyển, trước khi được nhận vào làm chính thức tại đơn vị phải qua giai đoạn thử việc. Nhân viên nhân sự tiến hành soạn thảo hợp đồng thử việc gửi lãnh đạo cơ sở y tế phê chuẩn. Phòng nhân sự thông báo cho cá nhân và khoa có liên quan để thực hiện công việc tiếp theo.
9.2. Hướng dẫn thử việc
Sau khi tiếp nhận nhân viên mới do phòng nhân sự bàn giao khoa có nhiệm vụ giúp đỡ tạo điều kiện cho người mới vào thử việc tại vị trí trong hợp đồng thử việc và cử nhân viên hoặc cán bộ quản lý trực tiếp sẽ theo dõi, giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên mới.
10. Kết thúc hợp đồng thử việc
Nhân viên mới sau khi hết thời gian thử việc sẽ kết thúc hợp đồng thử việc và phải làm báo cáo thử việc trong đó có ý kiến đánh giá nhận xét của người trực tiếp giám sát thời gian thử việc và ý kiến của trưởng khoa. Báo cáo được gửi về phòng nhân sự.
11. Ký HĐLĐ chính thức.
Nhân viên phòng nhân sự tổng hợp các báo cáo thử việc và gửi Ban giám đốc cơ sở y tế kiểm tra, đánh giá và quyết định.
Nếu kết quả thử việc được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ trở lên thì cơ sở y tế sẽ tiến hành tuyển dụng và ký hợp đồng chính thức.
Nếu không đạt yêu cầu cơ sở y tế sẽ chấm dứt Hợp đồng lao động thử việc, và không ký hợp đồng chính thức. Việc tuyển dụng lại được thực hiện lại từ khâu thông báo tuyển dụng
Để được ký hợp đồng lao động chính thức nhân viên mới phải hoàn thiện đầy đủ hồ sơ giấy tờ (bản gốc) theo yêu cầu của phòng nhân sự, Phòng nhân sự sẽ thực hiện so sánh đối chiếu tính xác thực của hồ sơ với bản gốc và trả lại bản gốc cho nhân viên mới.
1.2.2.2. Bố trí sử dụng nhân lực
Bố trí và sử dụng nhân lực trong bệnh viện là quá trình sắp đặt nhân viên vào các vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả trong công việc.
Bố trí và sử dụng nhân sự được coi là một khâu quan trọng trong công tác quản lý chất lượng nhân lực tại đơn vị y tế, nó ảnh hưởng tới chất lượng khám chữa bệnh, hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Thực chất quá trình bố trí và sử dụng nhân lực y tế trong đơn vị y tế là quá trình nhà lãnh đạo tiến hành xác định định mức lao
động, phân công bố trí, hợp tác lao động; xác định quy chế làm việc; tổ chức các yếu tố phục vụ công tác của người lao động đảm bảo hoạt động của cán bộ y bác sĩ tại đơn vị y tế .
Xác định định mức lao động
Định mức lao động trong đơn vị y tế được biểu hiện bởi mức doanh thu hay số lượng bệnh nhân đối với một nhân viên hay một đơn vị công tác ở một giai đoạn xác định. Định mức lao động là cơ sở cho công tác bố trí và sử dụng nhân lực y tế, là căn cứ cho việc trả công người lao động sau này.
Căn cứ để xây dựng định mức lao động
- Loại công việc và yêu cầu công việc: Từng loại công việc, với yêu cầu công việc khác nhau thì định mức lao động cũng khác nhau. Trong đơn vị y tế, với những loại công việc có yêu cầu cao hơn thì sẽ có định mức lao động thấp hơn do cần nhiều thời gian, công sức thực hiện nhiệm vụ đó và ngược lại. Như vậy, lao đông tại các bộ phận tác nghiệp khác nhau sẽ có các định mức khác nhau.
- Quy trình làm việc: Căn cứ vào quy trình khám, chữa bệnh của từng bộ phận, phòng ban để có định mức lao động phù hợp với từng bộ phận, phòng, khoa đó.
Thời gian cho mỗi quy trình phục vụ tại từng đơn vị là khác nhau, do vậy, quy trình thực hiện công việc đơn giản hay phức tạp, thời gian tác nghiệp dài hay ngắn sẽ ảnh hưởng tới định mức lao động của bộ phận thực hiện quy trình đó.
- Trang thiết bị, kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật y khoa trong đơn vị y tế nếu hiện đại và được áp dụng đúng quy trình thì sẽ thúc đẩy năng suất lao động cao hơn, đồng thời định mức lao động tăng lên và ngược lại. Khi xác định định mức lao động, nhà quản trị đơn vị y tế cần căn cứ trên cơ sở vật chất hiện có của mình để đưa ra định mức lao động phù hợp cho nhân viên.
- An toàn lao động: Sở dĩ tất cả các hoạt động trong bệnh viện, cơ sở y tế đều hướng đến sự an toàn cho cả người tác nghiệp và bệnh nhân. Do vậy, khi xây dựng định mức lao động, đơn vị y tế cũng cần chú trọng đến sự an toàn lao động. Tùy từng loại công việc, mức độ an toàn lao động sẽ ảnh hưởng đến định mức lao động, phân công lao động phải thỏa mãn điều kiện tái sản xuất sức lao động của nhân viên.
- Pháp luật: Các dịch vụ chính trong ngành y là những sản phẩm có tính khác biệt bởi nó liên quan đến con người. Do vậy, trong quá trình xây dựng và hoạt động, đơn vị y tế phải dựa trên hành lang pháp lý của nhà nước. Xây dựng định mức cho nhân viên cũng phải căn cứ vào luật lao động để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và đơn vị y tế .
* Quy trình xây dựng định mức lao động
Ở mỗi phương pháp xác định định mức lao động thì có quy trình xây dựng định mức riêng. Với phương pháp thống kê kinh nghiệm có 4 bước, phương pháp phân tích có 5 bước và yêu cầu đầu tư nhiều thời gian hơn.
- Đối với phương pháp thống kê kinh nghiệm, các bước tiến hành như sau:
+ Thống kê năng suất lao động của những người thực hiện các công việc cần xây dựng định mức
+ Tính năng suất lao động trung bình
+ Tính năng suất lao động trung bình tiên tiến
+ Kết hợp năng suất lao động trung bình với kinh nghiệm .
- Đối với phương pháp phân tích: dựa vào kết quả khảo sát thực tế việc thực hiện các khâu công việc để xây dựng các mức lao động cụ thể:
+ Phân loại nhân viên
+ Thực hành các khâu công việc cụ thể đối với từng nhân viên
+ Tính thời gian hoàn thành từng khâu công việc đối với từng loại nhân viên + Xác định nhân tố ảnh hướng đến chất lượng công việc và mức thời gian hao phí + Xác định mức lao động chuẩn.
* Thực hiện phân công lao động:
Phân công lao động là hình thức giao việc cho cá nhân hay một bộ phận lao động nào đó trong đơn vị y tế. Phân công lao động tại đơn vị y tế là việc phân chia quá trình lao động hoàn chỉnh thành nhiều phần việc nhỏ và giao mỗi phần việc cho một hoặc một nhóm người lao động tại mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện.
Nội dung phân công lao động tại đơn vị y tế :
+ Xây dựng danh mục nhiệm vụ: có thể hiểu đó là một văn bản ghi lại công
việc mà mỗi bộ phận phải thực hiện. Mỗi công việc sẽ có tên công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc. Cụ thể như: đón tiếp khách, chào hỏi khách và dẫn khách vào vị trí theo yêu cầu khách; thực hiện quy trình khám, chữa bệnh cho khách, thực hiện nhập viện, xuất viện cho khách…
+ Xác định yêu cầu từng nhiệm vụ: đây là những tiêu chuẩn đối với người làm việc, những yêu cầu của công việc về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, các yếu tố về tinh thần và thể lực. Đảm bảo phục vụ khách đúng quy trình, nhanh và hiệu quả.
+ Thực hiện tổ chức lao động: Dựa trên danh mục các công việc đã được xây dựng, quy mô, công suất và tính chất công việc, các trưởng bộ phận nhận khối lượng công việc từ nhà quản lý tiến hành lập kế hoạch công việc, phân công ca trực...
Hợp tác lao động là việc các nhân viên trong đơn vị y tế phối kết hợp với nhau trong quá trình công tác, bao gồm sự hợp tác lao động giữa đồng nghiệp trong khoa và giữa các khoa, phòng, ban tại đơn vị y tế nhằm đem lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân. Trong quá trình tác nghiệp, đòi hỏi có sự liên kết hợp tác chặt chẽ giữa các lao động với nhau trong mỗi bộ phận, hoặc giữa các bộ phận với nhau nhằm tạo ra sự đồng bộ, nhịp nhàng trong hoạt động phục vụ bệnh nhân và gia đình họ. Đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ cho khách một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn.
- Xác định quy chế làm việc
Quy chế làm việc là sự quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi đối với nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của đơn vị y tế. Quy chế làm việc của đơn vị y tế phải tuân thủ theo pháp luật, quy định của cơ quan chủ quản và đặc thù kinh doanh tại đơn vị y tế. Quy chế làm việc bao gồm việc thiết kế khung thời gian làm việc, thời gian nghỉ và xây dựng nội quy, quy chế làm việc tại đơn vị y tế, tổ chức các ca làm việc trong một ngày. Tùy theo tình hình hoạt động cũng như đặc điểm quá trình sản xuất ở mỗi đơn vị y tế cần bố trí ca trực phù hợp, có chính sách đổi ca, luân phiên nhằm tạo điều kiện đối với nhân viên.
- Yêu cầu khi xây dựng quy chế làm việc: