D Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đờng.
1.6.2. Hình thức Nhật ký Sổ Cái.
Đặc trng của hình thức này: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký- Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Các loại sổ kế toán theo hình thức này là:
- Nhật ký- Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL kết hợp với sổ kho NVL (nếu NVL lu chuyển qua kho).
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký – Sổ Cái, sau đó vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký- Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ , thẻ kế toán chi tiết).
Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký- Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng.
Nh vậy trong hình thức Nhật ký - Sổ Cái việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo hệ thống (trên cơ sở Nhật ký sổ Sái), nhng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi trên sổ kế toán chi tiết. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ tổng hợp đợc tiến hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng cân đối số phát sinh.
Hình thức Nhật ký- Sổ Cái có u điểm là: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra, nhng có nhợc điểm là khó phân công lao động kế toán tổng hợp (chỉ có một sổ kế toán tổng hợp), đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh.
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc: phiếu nhập xuât…. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký- Sổ Cái TK152
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn VL
1.6.3.Hình thức chứng từ - ghi sổ.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ - ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái TK152.
- Các sổ chi tiết NVL…
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bắng nhau, và số d của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Nh vậy, trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đợc tiến hành tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian (Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi theo hệ thống (sổ cái tài khoản), tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ cái tài khoản,Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi sổ kế toán chi tiết. Trong một số trờng hợp có sự kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên sổ Cái tài khoản (sổ nhiều cột).
Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán cũng đợc tiến hành trên các bảng chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh nh trong hình thức sổ Nhật ký chung.
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ- ghi sổ.
34 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: phiếu nhập, xuất... Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK152 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hình thức chứng từ ghi sổ có u điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán, nhng có nhợc điểm lớn là công việc bị trùng lắp, khối lợng công việc ghi chép kế toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo thờng chậm.
Hình thức sổ kế toán Chứng từ - ghi sổ thờng áp dụng ở đơn vị quy vừa, quy mô lớn, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán.