CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
1.3. Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp
1.3.3. Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Tăng năng suất lao động trên môi trường cộng tác. Gia tăng năng suất lao động chính là một trong những lợi ích lớn nhất doanh nghiệp nhỏ nhận được từ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Bởi vì năng suất lao động ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mọi tổ chức, doanh nghiệp ở mọi mức độ quy mô. Với ERP, dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều phòng ban trong tổ chức, giúp mỗi nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần.
=> đẩy mạnh tính công nghiệp, cải tiến quy trình theo chuẩn thế giới.
- Đánh giá hiệu quả công việc thông qua các KPI (Key Performance Indicators).
- Công cụ kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Tạo được sự tin tưởng của khách hàng, cổ đông.
- Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới.
- Áp dụng các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới đã có.
- Toàn bộ nghiệp vụ đã được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống chương trình máy tính.
- Cán bộ tác nghiệp không thể tự ý làm khác hoặc định khoản sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận.
- Có số liệu tức thời về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Số liệu trên máy tính có độ tin cậy cao, không phụ thuộc ý muốn chủ quan của người làm báo cáo.
- Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của doanh nghiệp - Có số liệu tổng hợp các chi nhánh một cách tự động và nhanh chóng
- Ở bất kỳ nơi nào có internet đều biết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp - Nguồn dữ liệu chính xác: Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn chuyển sang sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, bạn sẽ cảm nhận được sự
khác biệt ngay lập tức. Các nhà quản lý và nhân viên sẽ không còn phải đau đầu rà soát số liệu bị lệch. Việc kiểm kê hàng tồn hoặc tìm một lỗi sai trong kế toán có thể khiến nhân viên của bạn mất rất nhiều giờ đồng hồ, thậm chí mất hàng tháng.
Các luồng thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực và được kết nối với nhau thành một hệ thống. Chính vì vậy, các báo cáo tự động được tạo ra bởi phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn.
- Hợp tác tốt hơn: Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể đem đến sự khác biệt cho những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình hợp tác. Trước ERP, việc hợp tác có thể bị trì hoãn bởi sự thiếu liên lạc và thiếu thông tin, đặc biệt khi việc hợp tác được chia nhỏ cho nhiều người phụ trách nhiều khâu khác nhau. Với ERP, nhân viên sẽ có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu cần thiết ngay lập tức. Như vậy, họ sẽ sở hữu điều kiện tốt nhất mà không cần phụ thuộc vào thời gian hoặc những đầu việc mà người khác đang làm. Thông qua ERP, thay vì chỉ nhìn thấy một góc nhỏ, họ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công ty, tự tin hơn trong mỗi cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng.
- Giảm chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách sử dụng ERP, thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, họ có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.
- Cải thiện quá trình đưa ra quyết định: Để đưa ra quyết định chính xác, điều quan trọng nhất là bạn phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết, và đặc biệt là dữ liệu đó phải được cập nhật theo thời gian gần nhất. Với ERP, dữ liệu luôn luôn có sẵn và được cập nhật. Chính vì vậy, không nghi ngờ gì, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ cảm thấy yên tâm hơn và tự tin hơn trong mỗi lựa chọn họ đưa ra. ERP giúp họ có một bức tranh tổng thể tốt hơn về các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, trước mỗi sự thay đổi, trước các cuộc khủng hoảng, họ hoàn toàn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Cải thiện quy trình làm việc: Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với những giao diện sử dụng đơn giản, linh hoạt, tiện dụng, thân thiện với người dùng. Chỉ với một màn hình, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của chính họ. ERP hỗ trợ bạn trong mọi quá trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,…giúp công việc của mỗi nhân viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng năng suất lao động.
- Lồng ghép các quy trình: Mục tiêu và cũng là ưu điểm lớn nhất của ERP chính là khả năng tích hợp tất cả các tính năng vào trong cùng một nền tảng hợp nhất. Khi doanh nghiệp chưa sử dụng ERP, tình trạng dữ liệu bị chia lẻ, lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi rất phổ biến, để tổng hợp và kết nối các nguồn thông tin tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian. Với ERP, các dữ liệu sẽ được tập trung vào một hệ thống, dễ dàng tiếp cận, dễ dàng tổng hợp, dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng quan của doanh nghiệp. Chính vì vậy, ERP đóng góp rất lớn vào hiệu quả kinh doanh của tất cả các mô hình mà nó tiếp cận.
- Phương pháp tiếp cận tách biệt nhưng thống nhất: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tích hợp nhiều quy trình khác nhau của doanh nghiệp vào cùng một nền tảng. Các bộ phận khác nhau sẽ sử dụng các chức năng khác nhau. Kế toán sẽ có mô-đun quản trị hệ thống tài chính kế toán. Bán hàng sẽ có mô-đun quản lý bán hàng. Chăm sóc khách hàng sẽ có mô-đun quản trị quan hệ khách hàng,…Việc sử dụng các mô-đun độc lập nhưng vẫn thống nhất tạo ra sự chủ động của các bộ phận để hoạt động hiệu quả hơn.
- Tính đơn giản trong kế toán doanh nghiệp: Một doanh nghiệp đang đà phát triển sẽ phải đối mặt với nhiều thủ tục kế toán, có thể gặp phải nhiều sai sót nếu các công việc được thực hiện thủ công và thông tin không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng,… Các báo cáo tài chính trước đây tiêu tốn của người thực hiện rất nhiều thời gian, công sức, chất xám, trong khi hiệu quả thu về không được đảm bảo. Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tích hợp đầy đủ thông tin, việc phân tích dữ liệu được thực hiện tự động, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên trong khi sự chậm trễ ở các khâu sẽ giảm đi đáng
kể. Thậm chí ERP tuyệt vời đến nỗi, người dùng có thể không hiểu về nghiệp vụ kế toán vẫn có thể sử dụng được. Bởi bên cạnh các hành động đơn giản được thực hiện là hệ thống kế toán chi tiết được thiết kế để chạy ngầm bên dưới.
- Tính an toàn thông tin trong tổ chức: Với mọi doanh nghiệp ở mọi loại hình kinh doanh, thông tin và dữ liệu là một trong những tài sản kinh doanh cần được bảo mật. Nếu những thông tin này bị lọt ra ngoài hoặc rơi vào tay một người không phù hợp thì doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản. Hệ thống ERP sẽ giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, khi chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm quyền.
- Loại bỏ sự dư thừa: Vì ERP loại bỏ được tối đa các công việc thủ công, cập nhật dữ liệu chính xác nên sẽ loại bỏ được những khâu dư thừa trong công việc.
Doanh nghiệp sẽ không cần đến nguồn dữ liệu dự phòng, sẽ không cần mất quá nhiều thời gian rà soát số liệu, hàng hóa, tổng hợp và phân tích báo cáo.
- Mang đến bức tranh toàn cảnh: Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP liên kết tất cả mọi dữ liệu và quy trình với nhau để đảm bảo người dùng có được một cái nhìn toàn cảnh 360 độ.
- Sự hài lòng của khách hàng tốt hơn: Nếu dữ liệu về khách hàng và dữ liệu về hàng tồn không cùng nằm trên một nền tảng, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi lại khách hàng. Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp các thông tin được liên kết, cập nhật chính xác liên tục, từ đó chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn.