CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
3.4. Một số kiến nghị để ứng dụng hiệu quả hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
- An toàn dữ liệu
Để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì tác giả kiến nghị trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ sao lưu phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: Thay thế server chính vận hành hệ thống và sao lưu dữ liệu của phần mềm.
- Bảo mật dữ liệu khi triển khai phần mềm ERP
Vi phạm dữ liệu có thể làm cho doanh nghiệp của bạn tốn hàng triệu chi phí pháp lý và mất doanh nghiệp. Giảm thiểu những rủi ro này đòi hỏi sự hiểu biết về các mối đe dọa an ninh tiềm ẩn và các vấn đề tuân thủ cam kết liên quan đến người sử dụng hệ thống ERP.
Một số giải pháp để công ty vừa kiểm soát tốt rủi ro vừa an tâm phát triển hệ thống ERP như:
+ Đánh giá văn hóa tổ chức công ty
Một nền văn hóa doanh nghiệp tập trung vào khách hàng sẽ thúc đẩy bảo mật dữ liệu vì nó khuyến khích nhân viên lắng nghe các mối quan tâm về quyền riêng tư dữ liệu của khách hàng và chia sẻ chúng với ban lãnh đạo. Giả sử bạn đã triển khai hệ thống CRM và một số khách hàng đang thể hiện mối quan ngại về quyền riêng tư thì nhóm triển khai ERP của bạn phải là đầu mối liên lạc giữa các đại diện dịch vụ khách hàng và ban lãnh đạo để thiết lập quy trình quản lý dữ liệu và xác định các tiêu chuẩn bảo mật. Điều quan trọng là phát triển một chiến lược quản lý thay đổi để thúc đẩy văn hóa bảo mật dữ liệu là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức.
Phần mềm ERP tích hợp dữ liệu của mọi phòng ban của tổ chức, do đó một số phòng ban có thể có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng. Chia sẻ dữ liệu là điều cần thiết trong quá trình chuyển đổi số. Vì vậy, công ty cần thay đổi tư duy của người sử dụng từ hạn chế truy cập dữ liệu thành gia tăng tính bảo mật của hệ thống.
+ Về mặt giáo dục
Công ty nên thường xuyên tổ chức đào tạo an ninh mạng và cung cấp tài liệu giáo dục theo nhiều định dạng khác nhau nhiều lần trong năm. Đào tạo an ninh mạng cũng là một hoạt động cần thiết trước khi triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp.
+ Phát triển các quy trình quản trị mạnh mẽ
Công ty cần phân tích đầy đủ thông tin về chuỗi cung ứng và quy trình lựa chọn phần mềm ERP của doanh nghiệp để có thể đánh giá công nghệ từ góc độ bảo mật dữ liệu.
Việc phân tích dự đoán thông qua các nguồn thông tin thu thập được giúp công ty nhanh chóng phát hiện các vi phạm liên quan đến quy định bảo mật của tổ chức trong quá trình triển khai hệ thống. Ngay cả các phần mềm ERP hàng đầu cũng có thể tồn tại các lỗ hổng.
Các mô hình quản trị hoạt động hiệu quả góp phần đảm bảo tính pháp lý, đặc biệt là với các tiêu chuẩn quản lý an ninh công nghệ thông tin. Doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp bảo mật, như HyTrust để thử nghiệm.
+ Cảnh giác với bảo mật IoT
IoT đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai ERP cho nhiều tổ chức.
Các nhà phân tích dự đoán rằng sự kết hợp giữa IoT và ERP sẽ ngày càng phổ biến.
IoT cải thiện thông tin chi tiết về dữ liệu và hiệu quả hoạt động, do đó, không khó để biết tại sao các tổ chức lại bị thu hút bởi nó. Nếu công ty cân nhắc việc tích hợp IoT với phần mềm ERP của công ty thì cần lưu ý một số vấn đề về bảo mật.
Các thiết bị IoT dễ bị tấn công mạng vì chúng giao tiếp với các thiết bị kết nối internet khác, làm cho chúng trở thành mục tiêu chính của các tin tặc muốn truy cập vào nhiều nguồn dữ liệu. Các thiết bị IoT là một mục tiêu tấn công thuận tiện đối với những Hacker muốn xâm nhập qua hàng rào bảo vệ an ninh mạng, nơi mà hầu hết các tổ chức chưa phòng vệ đầy đủ để chuẩn bị cho một cuộc tấn công.
Việc thiếu chuyên nghiệp từ phía nhà cung cấp IoT cũng là một lý do khác khiến Hacker nhắm vào IoT. Tin tặc biết rằng nhiều nhà cung cấp IoT đã không dành thời gian để tăng cường an ninh vì họ quá mong muốn giới thiệu thiết bị ra thị trường trước đối thủ cạnh tranh.
Nhóm triển khai ERP của doanh nghiệp cũng có thể bảo vệ dữ liệu bằng cách thiết kế quy trình kinh doanh tối ưu hóa nhằm giảm lỗi.
Thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào bảo mật dữ liệu phần mềm ERP. Việc triển khai phần mềm ERP là một cơ hội tuyệt vời để bàn luận về an ninh mạng với ban lãnh đạo. Công nghệ mới có thể đem đến các mối đe dọa bảo mật, doanh nghiệp cần nhìn nhận và dự báo các rủi ro về an ninh mạng để tìm cách giải quyết.
- Giải pháp quản trị thông minh
Ứng dụng thêm giải pháp quản trị thông minh (Business Intelligence) cho phép công ty có được cái nhìn toàn diện về hệ thống kinh doanh, sản xuất, điều phối
… tạo nên lợi thế cạnh tranh. Giải pháp quản trị thông minh (Business Intelligence) cung cấp tất cả các khía cạnh mà bản báo cáo tài chính yêu cầu như biểu đồ, các chỉ số hiệu suất chính, phiếu ghi, phân tích phi thể thức, cảnh báo và các phân tích mang tính dự đoán. Như vậy với việc tổng hợp số liệu nhanh chóng, việc tạo báo cáo một cách trực quan, hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence) có khả năng đem đến cho nhà quản trị những thông tin, báo cáo gần như ngay lập tức và vô cũng dễ hiểu so với việc phải tốn rất nhiều thời gian như trước đây. Hơn nữa, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng quản lý nhiều mảng nghiệp vụ cùng lúc trong một bảng báo cáo. Việc này sẽ giúp tăng cường đáng kể khả năng quản trị của lãnh đạo trong doanh nghiệp
Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp quản trị như ERP, CRM, HCM... Nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình. Nó được khai thác song song với các phân hệ báo cáo của đơn vị.
Công cụ BI được sử dụng để truy xuất, phân tích, tổng hợp và xử lý tức thì trên hệ thống kho dữ liệu của tổ chức như dữ liệu của bộ phận tài chính kế toán, sản xuất, kinh doanh bán hàng, kế hoạch, hoặc marketing… theo thời gian thực. Do đó cho phép công ty có cái nhìn tức thời và chính xác về tình hình của công ty trong từng thời điểm. Từ đó có các quyết định chính xác.
Giải pháp BI, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều, người lãnh đạo có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào mà không cần nhờ đến bất cứ ai. Trong bối cảnh hiện nay, việc giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh gọn thông tin được coi như một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán được... của các chương trình khuyến mãi, quảng
cáo hệ thống BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình, từ đó người lãnh đạo sẽ biết được chương trình theo mô hình nào mang lại hiệu quả cao nhất để áp dụng lại cho những lần sau.
Trong đơn vị có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác thường khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để đánh giá đúng phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Với sự hỗ trợ của BI, Ban Giám đốc có thể đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác.
Nắm bắt thông tin khách hàng ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp Doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn. Hệ thống BI cung cấp cho Doanh nghiệp cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau:
độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu... để công ty có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.
Việc áp dụng BI đối với các công ty sản xuất kinh doanh đặc biệt hữu ích trong việc đánh giá thị trường trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nhà lãnh đạo không những phải nắm rõ tình hình của công ty mình mà cần phải đánh giá được tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong ngành, nắm được danh sách những khách hàng tiềm năng để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngoài công ty, BI có thể đưa ra báo cáo so sánh phần trăm doanh thu, số khách hàng… của công ty so với các đối thủ khác trong ngành.
- Đo lường hiệu năng sau khi go-live hệ thống
Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở bước go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: Thời điểm sau khi hệ thống go- live mới là thời điểm chính quyết định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều công ty đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát quá trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy (hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà hệ thống ERP thực sự mang lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những thay đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống cũng như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đang trong tình trạng ổn định. Cách duy nhất để đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của công ty trước và sau khi go-live hệ thống.
Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của công ty cũng như đơn vị triển khai xác định được những mảng hoạt động nào của công ty dưới mức hiệu năng thông thường để có các phương án điều chỉnh phù hợp.
- Tiếp tục đào tạo
Bất kể công ty đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước đó thì ngay sau thời điểm go-live hệ thống, công ty cần triển khai tiếp các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút năng suất làm việc. Điều này sẽ giúp công ty tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn.
- Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện
Công ty đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa. Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp để xác định các nút gãy trong quy trình cũng như nguyên nhân gây ra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn.
- Khai thác tối ƣu hệ thống đang vận hành
Rất nhiều công ty khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công chuyển đổi, trước khi quyết định, công ty nên làm rõ một số vấn đề:
+ Công ty đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa?
+ Công ty đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa?
+ Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống không?
+ Các quy trình tác nghiệp trong công ty (mua hàng, bán hàng, các nghiệp vụ kế toán…) có được xác định rõ ràng không?
+ Trong công ty có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh đạo) không hài lòng/chống đối hệ thống không?
+ Quy trình tác nghiệp trong công ty có thể được cải thiện tốt hơn nữa không?
+ Bạn có nghĩ quy mô công ty của mình phát triển quá nhanh, vượt khỏi khả năng đáp ứng của hệ thống hiện tại không?
+ Liệu công ty có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để có một hệ thống mới không?
Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đến lúc công ty cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít nhất một câu trả lời “Không” thì công ty hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên 4 bước tối ưu hóa hệ thống ERP. Khi thực hiện 4 bước này, công ty sẽ nhận thấy có những tính năng của hệ thống chưa được khai thác triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và công ty hoàn toàn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ thống hoàn toàn mới.
- Tối ƣu hóa hệ thống ERP
Xác định và sắp xếp mức độ ƣu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng nhƣ nghiệp vụ.
Công ty cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy
trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các chức năng của hệ thống, lỗi báo cáo…
Đánh giá mức độ hợp lý của các quy trình nghiệp vụ hiện tại, khoanh vùng những quy trình có thể cần đƣợc cải thiện tốt hơn nữa.
Vấn đề thường hay gặp phải là trong quá trình triển khai, khi thiết kế các quy trình tác nghiệp cho công ty, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, yêu cầu của công ty dẫn đến quy trình không hợp lý. Hay có thể quy trình đã hợp lý ở thời điểm đó nhưng thời gian về sau, vì lý do nào đó, công ty thay đổi quy trình tác nghiệp, hoặc do phát triển, công ty phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật trong hệ thống…Điều này sẽ gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ hơn có thể làm xáo trộn các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tìm nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề đã đƣợc xác định
Ban quản lý ERP của công ty cần xác định các nguyên nhân chính cũng như cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên.
Ví dụ, với các vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khi khoanh vùng được các quy trình lỗi, công ty cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại. Bước này cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà công ty và đơn vị triển khai đã thống nhất thiết kế, đồng thời lấy ý kiến các nhân viên tác nghiệp có liên quan đến các quy trình đó nhằm mục đích xác định được quy trình mới tối ưu nhất. Ngoài ra, công ty cần kiểm soát chặt quá trình tùy chỉnh, thay đổi các quy trình này trên hệ thống.
Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ ERP
Kế hoạch này bao gồm tổng hợp các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được Ban quản lý ERP của công ty thống nhất. Cần lưu ý, hãy coi mức độ quan trọng của kế hoạch này như khi công ty triển khai dự án ERP trước kia. Cần làm rõ mục tiêu, các công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, các mốc thời gian…như bất kỳ dự án nào khác.