CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
3.2. Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần
3.2.3. Xây dựng hệ thống
Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với hệ thống ERP được triển khai tốt hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sửa để phù hợp với công ty. Để làm được như vậy, các quy trình kinh doanh phải được thấu hiểu và ánh xạ theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng công ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ. Vì thế một sự mô phỏng các quy trình hoạt động thật sự của công ty sẽ được sử dụng. Sự mô phỏng đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm hệ thống, họ sẽ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề nào còn tồn tại trong hệ thống trước khi chạy hệ thống thật.
Cấu hình hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của quy trình kinh doanh mà còn cả điểm yếu của nó. Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động của công ty cũng như để thành công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong hệ thống ERP đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng. Ví dụ, công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài quy trình giao hàng không thích
hợp với hệ thống. Công ty rõ ràng cần biết những quy trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong quy trình kinh doanh của mình. Một nguyên tắc trong phần lớn các dự án triển khai ERP là các chức năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty.
- Triển khai
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, công ty sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân công ty, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số
“kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của công ty sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: Tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp nhà quản lý thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được. Đây cũng là khoảng thời gian, nguồn nhân lực trong công ty được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn. Một số điểm cần lưu ý trong quá trình triển khai và thử nghiệm:
- Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của công ty.
- Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu.
- Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.
- So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh thực tế.
- Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc.
Một điều đặc biệt chú ý: Giai đoạn triển khai và thử nghiệm giải pháp là giai đoạn rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của quá trình ứng dụng ERP.
Trong thực tế, nhiều công ty đã đi đến bước này và không thể tiến hơn được nữa,
đành phải tạm dừng và chấp nhận những thiệt hại về thời gian, chi phí đã phải bỏ ra.
- Kiểm thử
Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không. Ngoài ra, việc chạy thử giúp công ty đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.
Thời gian để thực hiện giai đoạn này là 1 tháng. Trong đó tuần đầu đội dự án tiến hành trình bày, đào tạo người dùng sử dụng phần mềm theo hướng đã thống nhất trong giai đoạn quy trình tương lai. Hai tuần tiếp theo hướng dẫn người dùng thực hành hệ thống và thực hiện kiểm thử theo các nội dung trong tài liệu kịch bản kiểm thử. Tuần tiếp theo là tổng hợp lại tài liệu kịch bản kiểm thử, ghi nhận và giải quyết các vấn đề mà người dùng khi thực hiện kiểm thử phát hiện.
Mỗi phân hệ đều cần xây dựng một tài liệu kịch bản kiểm thử cho từng chức năng, nghiệp vụ một. Nội dung kịch bản kiểm thử cần bao phủ được hết các chức năng, nghiệp vụ, tình huống có thể xẩy ra.
- Huấn luyện người sử dụng
Thông thường nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho công ty, cụ thể là cho Ban Giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống.
Ban Giám đốc công ty và nhân viên quản trị sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, các tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống. Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn an ninh dữ liệu và cách quản trị các phương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu. Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách sử dụng có hiệu quả.
3.2.4. Chu n bị trước khi vận hành chính thức - Đào tạo
Chuyển đổi nhiều lần để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dữ liệu.
Đào tạo người dùng chính và người dùng cuối: Sử dụng phương pháp “Train the Trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ người dùng chính của công ty để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó người dùng chính sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và người dùng chính sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối.
Phương pháp “Train the Trainer” giúp cho người dùng chính kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
- Chuyển đổi dữ liệu hệ thống
Việc chuyển đổi dữ liệu hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức. Dữ liệu được chuyển đổi ở đây là dữ liệu về số dư cuối kỳ và dữ liệu về các danh mục cần sử dụng. Thời gian thực hiện giai đoạn này là một tháng. Chi tiết các công đoạn chuyển đổi dữ liệu bao gồm:
+ Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu: Thời gian thực hiện là 2 tuần, bộ phận tư vấn làm việc trực tiếp với người dùng cuối để đưa ra yêu cầu dữ liệu cần chuyển đổi
+ Phương pháp và thủ tục chuyển đổi: Nội dung này do đơn vị tư vấn thực hiện, tùy theo những loại dữ liệu khác nhau mà có những phương pháp chuyển đổi khác nhau. Hệ thống cho phép thực hiện chuyển đổi dữ liệu qua chức năng Import từ Excel theo mẫu biểu, qua các bảng trung gian được thiết kế sẵn.
+ Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Sau khi xác định