CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
2.3 Phân tích thực trạng một số quy trình nghiệp vụ đặc thù tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu với sự tham gia của nhiều bộ phận thuộc các khối kinh doanh, vật tư, kế hoạch, sản xuất, hành chính… cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ sản xuất, kinh doanh và quản lý nội bộ hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm bao bì được sản xuất với nhiều công đoạn. Có thể xuất bán từ bán thành phẩm, nên hoạt động thống kê, tính giá thành sản xuất đòi hỏi phải thực hiện chi tiết theo từng công đoạn. Sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng/ hợp đồng là chủ yếu nên quá trình theo dõi từ giai đoạn kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị vật tư sản xuất, theo dõi/ thống kê sản xuất, nhập kho bán thành phẩm/ thành phẩm đều thực hiện gắn theo đơn đặt hàng/ hợp đồng.
2.3.1. Quy trình bán hàng
Hình 2.2. Quy trình bán hàng
Đặc thù trong hoạt động kinh doanh:
- Ngoài số ít sản phẩm truyền thống thì doanh nghiệp thường xuyên phát sinh sản phẩm mới nên quy trình kinh doanh có việc “Thiết kế sản phẩm” theo mô tả hoặc theo một sản phẩm có sẵn của khách hàng và “Sản xuất sản phẩm mẫu” sau khi thống nhất được “Thiết kế sản phẩm”.
- Quy trình kinh doanh liên quan nhiều đến các bộ phận như kế toán, vật tư và kế hoạch/ sản xuất vì cần thiết phải tính được giá thành kế hoạch của sản phẩm mới khi thực hiện báo giá cho khách hàng. Trong đó, bộ phận sản xuất xây dựng định mức nguyên vật liệu sản phẩm, bộ phận vật tư xác định/ duyệt đơn giá vật tư, bộ phận kế toán xác định/ duyệt các chi phí sản xuất khác để cấu thành nên giá thành kế hoạch dự tính.
- Kinh doanh chốt đơn hàng và lập yêu cầu sản xuất nên quá trình chốt đơn hàng cũng liên quan đến nhiều bộ phận: Bộ phận sản xuất để xem xét về khả năng đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, Bộ phận vật tư để xem xét về khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư/ nguyên liệu sản xuất… Kế hoạch sản xuất cũng thường xuyên phải điều chỉnh để phù hợp với tiến độ đơn hàng đã ký với khách hàng.
2.3.2. Quy trình mua hàng
Hình 2.3. Quy trình mua hàng
Đặc thù trong hoạt động mua hàng:
- Quản trị/ cân đối nhu cầu vật tư đáp ứng cho những biến động thường xuyên của kế hoạch sản xuất (do cần điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu đơn hàng).
- Yêu cầu về tiến độ nhập hàng thường gấp do những đơn hàng bán (cần sản xuất) phát sinh đột xuất. Doanh nghiệp có nhu cầu quản trị được danh mục nhà cung cấp theo từng loại vật tư/ nguyên liệu, đồng thời quản trị được dữ liệu lịch sử mua hàng theo vật tư (giá, thời điểm, nhà cung cấp…) để đàm phán và chốt đơn hàng nhanh nhất, phục vụ kịp thời hoạt động sản xuất.
- Xác định được chu kỳ, vòng quay hàng tồn kho theo thời điểm để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp (đối với nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm truyền thống).
- Xác định chu kỳ nhập theo từng loại vật tư và nhu cầu sử dụng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất mà không mất nhiều chi phí lưu kho, đặc biệt là các loại vật tư/ nguyên liệu có chu kỳ nhập dài như các vật tư/ nguyên liệu nhập khẩu.
- Đánh giá/ xếp hạng nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp.
2.3.3. Quy trình quản lý kho Quy trình nhập kho
Quy trình xuất kho
Hình 2.4. Quy trình quản lý kho
Đặc thù trong hoạt động quản lý kho:
- Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo lô, cảnh báo về thời gian lưu kho đối với một số nguyên liệu có chất lượng bị ảnh hưởng nếu tồn kho lâu ngày.
- Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo vị trí (nhằm đảm bảo dễ dàng nhập/ xuất trong nghiệp vụ kho).
- Xây dựng được hệ số về quy định tồn kho tối thiểu phù hợp, bao gồm cả các vật tư, công cụ thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc (là yêu cầu chung đối với các doanh nghiệp sản xuất).
- Kiểm soát xuất vật tư/ nhập bán thành phẩm, thành phẩm theo lệnh sản xuất.
- Các báo cáo quản trị về tồn kho khả dụng căn cứ vào các yếu tố làm thay đổi dữ liệu tồn kho như dự kiến nhập hàng (theo đơn hàng mua), dự kiến xuất kho (theo lệnh sản xuất).
2.3.4. Quy trình sản xuất
Hình 2.5. Quy trình sản xuất
Đặc thù trong hoạt động sản xuất:
- Sản phẩm đa dạng theo nhu cầu khách hàng. Nhiều trường hợp khâu sản xuất hàng mẫu có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất chung.
- Yêu cầu sản xuất thường bị thay đổi nên việc lập kế hoạch, công tác chuẩn bị (nhân sự, vật tư, máy móc, …) và triển khai sản xuất gặp nhiều khó khăn.
- Hoạt động sản xuất cần quản lý gắn theo đơn hàng/ hợp đồng bán (đích danh).
Một số lượng sản phẩm truyền thống sản xuất theo kế hoạch của khách hàng nên có thể chủ động được.
- Sản phẩm gồm nhiều công đoạn sản xuất. Yêu cầu thống kê theo công đoạn.
- Nhu cầu cần thống kê tiến độ sản xuất kịp thời (theo ca) nhằm phục vụ công tác kiểm soát được tiến độ giao hàng cho khách hàng.
- Nhiều công đoạn phải kiểm tra chất lượng trong quá trình thực hiện sản xuất
2.3.5. Quy trình quản lý máy móc, thiết bị
Hình 2.6. Quy trình quản lý máy móc, thiết bị
Đặ ù ạ ộng s n xu t:
- Kiểm soát được kế hoạch cần bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
- Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng phù hợp với kế hoạch sản xuất.
- Dự trù được nhu cầu vật tư thường xuyên cho công tác bao dưỡng định kỳ.
- Khó khăn trong việc xử lý các sự cố hỏng đột xuất (thiếu vật tư, phụ tùng thay thế).
- Khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu để cảnh báo nhu cầu bảo dưỡng máy móc, thiết bị đối với những chỉ tiêu dữ liệu liên quan đến sản xuất như số giờ hoạt động của máy, số lần dập của khuôn…