CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
2.4. Những hạn chế và khó khăn trong việc quản trị nguồn lực của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu
- Quản trị thông tin
Trong thời đại công nghệ như hiện nay thì thông tin doanh nghiệp như: Khách hàng, hàng hoá, dữ liệu kế toán, tiến độ sản xuất của doanh nghiệp… Các thông tin này phải được lưu trữ một cách cẩn thận và phải được tích hợp vào một phần mềm duy nhất. Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu chưa làm được điều đó mà phải dùng các phần mềm rời rạc để quản lý dữ liệu hay thậm chí là sử dụng bảng tính Excel mà không chịu cập nhật, đổi mới phương pháp quản lý áp dụng những thành tựu công nghệ thông tin hiện đại. Kết quả là hàng loạt các thông tin về khách hàng, về nhà cung cấp, tình trạng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất,… cùng với số lượng lớn các mặt hàng, chủng loại đa dạng trong ngành bao bì đã khiến dữ liệu cần quản lý vốn đã phức tạp nay còn tăng lên theo cấp số nhân. Các thông tin đa phần được quản lý trên giấy tờ nên khi Ban Giám đốc cần các báo cáo thì mất thời gian để tập hợp thông tin.
Việc lưu trữ rời rạc như vậy khiến cho chủ công ty rất khó để có thể quản lý và nhìn được tổng quan về doanh nghiệp mình và rất mất thời gian để các bộ phận, phòng ban của công ty tổng hợp lại và tính chính xác cũng rất khó kiểm soát. Cách làm này rất rủi ro khi nhân viên quản lý bộ phận vắng mặt.
- Quản trị nguồn lực
Do sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý nên thông tin cũng rời rạc, không có liên kết, nhất quán với nhau dẫn đến doanh nghiệp không tập trung được công tác hoạch định nhân sự để tối ưu hoá hiệu suất cũng như tạo điều kiện cho việc tổng hợp các dữ liệu cần thiết cho doanh nghiệp để doanh nghiệp phát triển hơn.
Cũng chính sự rời rạc, thiếu liên kết giữa các thông tin của các phòng ban nên việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Từ đó, gây cản trở cho việc sắp xếp, phân bổ nguồn lực hợp lý để tối ưu hóa hiệu suất sử dụng máy móc, vật tư, nguyên liệu, nhân công,…
- Quản trị kế hoạch
Việc lập kế hoạch và phát triển doanh nghiệp là điều không thể thiếu trong bất cứ một nơi nào. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thực sự coi trọng việc lập kế hoạch này và đưa ra các chiến lược, kế hoạch cần thiết, thiếu căn cứ nên gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình, các báo cáo từ cấp dưới.
- Quản trị doanh thu, chi phí
Đây là vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự sống còn của doanh nghiệp. Công ty luôn hướng tới doanh thu, đồng thời tìm các biện pháp giảm thiểu chi phí xuống một cách thấp nhất có thể, từ đó dẫn đến việc kinh doanh và cạnh tranh ngày càng nhiều. Tuy nhiên, nếu sử dụng nhiều phần mềm như đã nói ở phía trên thì sẽ không biết tối ưu ở bộ phận nào cho hợp lý.
- Quản trị chất lƣợng
Phải đảm bảo được giá thành thấp nhất để cạnh tranh, tuy nhiên chất lượng không thể nào bỏ qua được. Vì vậy phải có những quy trình và công cụ kiểm soát
- Quản lý kho
Ở Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu luôn phát sinh các sản phẩm mới do mỗi nhóm khách hàng khác nhau thì có những yêu cầu những mẫu mã, kích thước khác nhau để đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng. Do đó, công ty luôn phải đối mặt trong việc quản lý dữ liệu về sản phẩm.
- Quản lý sản xuất
Khách hàng đa dạng từ nhỏ lẻ lặp lại việc mua hàng không thường xuyên khiến cho khâu lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất gặp nhiều khó khăn. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải tổng hợp được những đơn lẻ lại và lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp để tiết kiệm được thời gian và chi phí.
- Quản lý tài chính
Thường xuyên phát sinh các sản phẩm mới nhưng lại yêu cầu tính toán sát giá và báo giá cho khách hàng để đảm bảo khả năng cạnh tranh nhưng đơn hàng không bị lỗ. Do việc quản lý trên giấy tờ còn nhiều, dẫn đến thông tin quản trị của công ty bị phân tán không tập trung. Khi các lãnh đạo cần báo cáo, thì phải mất rất nhiều thời gian để các phòng ban tập hợp.
Một điểm quan trọng nữa đó chính là sự không đồng nhất về bộ mã danh mục giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban có một tên gọi khác nhau cho cùng 1 sản phẩm, nên khi cần thông tin về sản phẩm đó đều rất khó để truy xuất dữ liệu. Khó khăn trong việc tiếp cận thông tin để phân tích và kiểm soát quản trị.
Thông tin công ty không đồng nhất, dẫn đến việc phân tích số liệu sai. Gây ảnh hưởng rất lớn đế công tác quản trị. Việc áp dụng phần mềm vào trong quản trị sẽ giúp lãnh đạo kiểm tra sức khỏe của công ty tức thời, mà không mất nhiều thời gian để chờ tập hợp số liệu.
- Báo giá
Hiện nay, phòng kinh doanh thường dùng Excel với cấu trúc rời rạc để làm báo giá cho khách hàng. Thế nhưng, ngoài mặt tiện ích mang lại thì việc kiểm soát thông tin khách hàng của công ty hầu như không có. Ngoài ra khi làm báo giá cho khách hàng, việc không biết được chính xác lượng hàng trong kho đang có là bao nhiêu, sẽ dẫn đến việc tính toán ngày giao hàng cho khách hàng không chính xác.