CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU
3.2. Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần
3.2.2. Thiết kế tài liệu giải pháp
- Xây dựng mô hình cài đặt phần mềm
Đối với Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu, khối nhà máy và văn phòng tập trung, có hạ tầng kết nối internet được đồng bộ. Chính vì vậy để nâng cao công tác quản lý, dữ liệu được cập nhật, kiểm soát tức thời thì công ty nên thực hiện mô hình cài đặt phần mềm dữ liệu tập trung.
Mô tả mô hình:
Doanh nghiệp chỉ có 1 trụ sở nên sẽ cài đặt hệ thống ERP gồm chương trình phần mềm và cơ sở dữ liệu tại đó.
Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy trạm) sẽ được khai báo (tên máy, tài khoản người dùng) và được cài chương trình phần mềm để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
Các tài khoản của người sử dụng sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi tài khoản người dùng/
nhóm tài khoản người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế giao diện riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận. Dữ liệu được lưu tập trung trên server sẽ được sao lưu định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế sao lưu tự động của phần mềm.
- Giải pháp sử dụng liên phòng ban
Hệ thống ERP được thiết kế và sử dụng cho tất cả các phòng ban trong công ty. Mỗi bộ phận hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng sẽ được thiết kế riêng các giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo dữ liệu phù hợp với vị trí người sử dụng. Đây là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các giao diện sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai
Khảo sát chi tiết từng bộ phận để có đầy đủ thông tin xây dựng quy trình chi tiết. Việc thiếu các phân tích đúng về nhu cầu trong chính công ty sẽ dẫn đến việc hệ thống ERP không cung cấp được các chức năng cần thiết. Điều này có thể ảnh
hưởng đến các hoạt động trong thời gian dài, làm giảm năng suất và lợi nhuận. Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tại và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào.
- Quy trình nghiệp vụ mua hàng
(1) Các bộ phận có nhu cầu mua vật tư/ hàng hóa sẽ cập nhật “Đề nghị mua hàng” trên phần mềm.
Một số thông tin theo dõi gồm người đề nghị, bộ phận đề nghị, bộ phận xử lý (thực hiện), mục đích sử dụng, ngày cần sử dụng, thông tin về số lượng tồn kho, số lượng đề nghị và số lượng được duyệt. “Đề nghị mua hàng” được duyệt qua các bộ phận theo quy trình quản lý của doanh nghiệp. Sau khi duyệt, chữ ký của (người sử dụng) người duyệt sẽ được thêm vào biểu mẫu chứng từ đề nghị.
(2) Cập nhật thông tin báo giá của nhà cung cấp.
Báo giá chọn đến đề nghị mua hàng để phục vụ cho việc lập bảng so sách hoặc Biên bản/ tờ trình duyệt giá.
(3) Lập biên bản/ tờ trình duyệt giá mua.
Tờ trình được lập căn cứ vào báo giá của các nhà cung cấp. Tờ trình được duyệt theo một quy trình qua các thành viên của tổ duyệt giá.
(4) Lập hợp đồng mua theo biên bản duyệt giá và tờ trình đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
(5) Theo dõi thực hiện mua hàng: Lập lệnh nhập/ biên bản kiểm tra khi hàng hóa được giao để làm căn cứ nhập kho.
(6) Nhập kho theo lệnh nhập/ biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Quy trình nghiệp vụ bán hàng
(1) Nhu cầu khách hàng: Cập nhật nhu cầu khách hàng.
(2) Phiếu yêu cầu thiết kế: Bộ phận kinh doanh cập nhật phiếu yêu cầu thiết kế, theo dõi tiến độ thực hiện thiết kế của bộ phận sản xuất qua trạng thái của phiếu, có thể tải tài liệu đính kèm như file, hình ảnh… khi lập yêu cầu thiết kế. Cập nhật và theo dõi lịch sử sửa đổi thiết kế theo yêu cầu của khách hàng.
(3) Lập phiếu yêu cầu sản xuất hàng mẫu để gửi cho khách hàng: Cập nhật yêu cầu sản xuất sản phẩm mẫu.
(4) Lập báo giá gửi cho khách hàng sau khi thống nhất được sản phẩm mẫu:
Cập nhật báo giá khách hàng.
(5) Lập hợp đồng/ đơn hàng bán sau khi chốt được đơn giá và các điều khoản hợp đồng với khách hàng: Cập nhật hợp đồng bán.
(6) Lập phiếu yêu cầu sản xuất theo đơn hàng gửi bộ phận sản xuất: Cập nhật phiếu yêu cầu sản xuất.
(7) Lập lệnh xuất kho giao hàng: Bộ phận kinh doanh theo dõi tiến độ sản xuất, khi đến lịch giao hàng thì tiến hành lập lệnh xuất kho để giao hàng cho khách hàng. Bộ phận kho sẽ kế thừa lệnh này để hoàn thiện và tạo thành phiếu xuất kho.
Quy trình tạo phiếu được duyệt qua các trạng thái để xác nhận giữa các bộ phận.
(8) Theo dõi thực hiện bán hàng thông qua hệ thống báo cáo.
+ Báo báo theo dõi thực hiện đơn đặt hàng bán.
+ Báo cáo công nợ phải thu theo hợp đồng, khách hàng,…
- Quy trình sản xuất bao bì
(1) Khai báo các công đoạn sản xuất và thông số kỹ thuật để phục vụ tạo lệnh, tính toán vật tư…
(2) Tiếp nhập yêu cầu sản xuất từ kinh doanh, xử lý yêu cầu --> phân phối đến các phân xưởng thực hiện.
Theo dõi tình trạng phê duyệt của các yêu cầu sản xuất làm căn cứ thực hiện sản xuất trên hệ thống phần mềm.
(3) Tạo lệnh sản xuất cho từng công đoạn, theo từng loại sản phẩm.
(4) Các phân xưởng sản xuất sẽ kế thừa dữ liệu từ lệnh trên giao diện “Phân xưởng sản xuất”. Căn cứ lệnh sản xuất và định mức nguyên vật liệu sản phẩm mà phân xưởng tạo phiếu lĩnh vật tư (phần mềm hỗ trợ tạo phiếu lĩnh theo lệnh sản xuất).
(5) Thống kê sản lượng theo từng công đoạn, từng lệnh sản xuất.
Giao diện màn hình cập nhật thống kê sản lượng, bao gồm nhiều loại thông tin như: Lệnh sản xuất, bộ phận thực hiện sản xuất, máy,… Phiếu thống kê sản lượng sẽ đồng thời được sử dụng để tính và phân bổ lượng sản xuất cho nhân viên. Phiếu thống kê cũng đồng thời cập nhật các chi tiết lỗi trong quá trình sản xuất.
(6) Quản lý tiêu hao vật tư: Kiểm soát lượng tiêu hao trên thực tế so với định mức.
+ Báo cáo tiêu hao vật tư cho sản xuất theo công đoạn.
+ Báo cáo quyết toán vật tư sản xuất theo công đoạn.
- Quy trình quản lý máy móc, thiết bị (1) Quản lý hồ sơ thiết bị
+ Khai báo danh mục, thông tin máy móc thiết bị. Đính kèm tài liệu liệu kỹ thuật, hướng dẫn vận hành, thiết kế…
+ Khai báo và quản lý danh mục chứng chỉ máy móc, thiết bị.
+ Khai báo danh mục chứng chỉ theo từng máy móc, thiết bị cụ thể: Màn hình khai báo gồm danh mục chứng chỉ bắt buộc, và các chứng chỉ đã có theo từng máy móc, thiết bị cụ thể. Quản lý về thời hạn của từng chứng chỉ.
+ Theo dõi tình trạng (thiếu, sắp hết hạn) chứng chỉ theo máy móc, thiết bị.
(2) Quản lý bảo dưỡng thiết bị
+ Khai báo các hạng mục bảo dưỡng.
+ Khai báo danh mục các hạng mục bảo dưỡng sử dụng chung.
+ Đăng ký hạng mục bảo dưỡng cho từng thiết bị, máy móc cụ thể. Và khai báo định mức/ chu kỳ bảo dưỡng của từng hạng mục đối với từng thiết bị, máy móc.
Chu kỳ bảo dưỡng có thể khai báo linh động là thời gian (số ngày/ số tháng/ số năm) hoặc thông số hoạt động của máy như số km, số giờ hoạt động, số lần dập…
+ Khai báo định mức vật tư tiêu hao bảo dưỡng: Việc khai báo định mức tiêu hao vật tư khi bảo dưỡng nhằm mục đích xây dựng được bảng nhu cầu vật tư cần thiết cho các kỳ bảo dưỡng phát sinh. Phần mềm sẽ tự tính toán và tổng hợp nhu cầu vật tư của tất cả các hạng mục, thuộc tất cả các thiết bị phải bảo dưỡng trong kỳ.
Sau đó, so sánh với tồn kho vật tư (nếu có) để đưa ra báo cáo về nhu cầu và lập đề nghị bộ phận mua hàng/ vật tư thực hiện mua.
+ Báo cáo tính toán nhu vật tư theo từng kỳ, theo từng hạng mục bảo dưỡng.
+ Báo cáo nhu cầu thực tế vật tư phải bổ sung để phục vụ bảo dưỡng/ sửa chữa.
(3) Quản lý bảo dưỡng thiết bị
+ Báo cáo danh sách các hạng mục cần phải bảo dưỡng trong kỳ. Căn cứ vào thông tin khai báo về hạng mục bảo dưỡng định kỳ, chu kỳ bảo dưỡng của từng hạng mục trên từng máy móc/ thiết bị. Phần mềm đưa ra cảnh báo về kế hoạch thực hiện bảo dưỡng.
+ Lập kế hoạch bảo dưỡng. Căn cứ vào dữ liệu cảnh báo của phần mềm, người sử dụng có thể lập kế hoạch bảo dưỡng chi tiết trên hệ thống phần mềm.
+ Cập nhật biên bản kiểm tra trước bảo dưỡng.
+ Cập nhật phiếu bảo dưỡng khi thực hiện bảo dưỡng theo từng hạng mục/
thiết bị.
+ Xem Báo cáo về lịch sử/ thực hiện bảo dưỡng.
+ Xem Báo cáo công tác bảo dưỡng đã thực hiện trong kỳ.
(4) Quản lý sửa chữa thiết bị + Biên bản kiểm tra sự cố.
+ Đề nghị vật tư sửa chữa. Căn cứ vào loại sự cố cần sửa chữa, cán bộ phụ trách tiến hành lập “Đề nghị vật tư sửa chữa”. Phiếu này phân công, giao việc và áp tiến độ thực hiện sửa chữa từng nhóm kỹ sư, thợ máy…
+ Biên bản nghiệm thu – bàn giao thiết bị/ máy móc (sau sửa chữa). Sau khi kết thúc sửa chữa, tiến hành lập “Biên bản nghiệm thu/ bàn giao thiết bị, máy móc sau sửa chữa” trên phần mềm và đồng thời lập hồ sơ quyết toán vật tư phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa. Phần mềm sẽ cung cấp báo cáo so sánh giữa dữ liệu tiêu hao định mức và dữ liệu quyết toán vật tư.
+ Dựa trên các thông tin về việc sửa chữa thiết bị, máy móc… cán bộ chuyên môn sẽ theo dõi được lịch sử của từng thiết bị như: Lịch sử các lần sửa chữa, tình trạng sửa chữa, thay thế, cán bộ thực hiện.